Horizontální komunikace: základní pojmy, typy, metody řízení v organizaci

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Komunikace je běžně označována jako různé formy přenosu informací. Co se týče podnikatelského prostředí, je zvykem rozlišovat vertikální a horizontální komunikace. Každý z nich má své vlastní charakteristiky, charakteristické rysy interakce účastníků. Tento článek to prozkoumá podrobněji. Pojďme zdůraznit hlavní rozdíly mezi těmito typy komunikace.

Co je to?

Nejprve zvažte klíčový koncept. Komunikace je tedy proces přenosu informací používaný lidmi. Může se objevit v několika formách:

• Explicitní. Jedná se o použití mluveného jazyka, textu nebo nějakého druhu grafických obrázků, vizuálů atd.
• Implicitní. Komunikace prostřednictvím neverbálních gest, výrazů obličeje, určitých výrazů obličeje.

Pokud jde o hlavní prostředky obchodní komunikace, jsou tyto:

• Schůzka.
• Videokonference.
• E-mail.
• Telefonní konverzace.
• Přenos poznámek.
• Osobníkonverzace.
• Používání internetových technologií (chat, instant messenger).
• Podání zpráv.

Je obvyklé vyčlenit následující komunikační prvky:

• Odesílatelé. Jsou to osoby, které tvoří, kódují data a přenášejí je dalším účastníkům procesu.
• Zprávy. Kódované informace specifické pro odesílatele.
• Kanály. Zde vynikají komunikační prostředky, prostředí, ve kterých lze informace šířit.
• Příjemce. Osoba, které byly informace zaslány. Prvek, který interpretuje informace.

Interní a externí skupiny

Vertikální a horizontální komunikace v organizaci jsou ve své podstatě podkategorie.

Obchodní komunikace se obecně dělí na externí a interní. Ty jsou reprezentovány komunikací, která probíhá přímo v rámci organizace, zejména mezi jednotlivými zaměstnanci, odděleními, dílnami, divizemi společnosti. Externí komunikace je komunikace s vnějšími subjekty. Mohou to být smluvní partneři, dodavatelé, zákazníci, servisní organizace, zástupci vládních agentur atd.

Vnitřní komunikaci v organizaci představují horizontální a vertikální a také komunikační sítě. Vertikální se dále dělí do dvou dalších kategorií:

• Reverse (princip zdola nahoru).
• Hierarchický (princip shora dolů).

Tyto funkceprezentované odrůdy budou podrobně diskutovány v článku.

Horizontální komunikace

Co tím myslíš? Horizontální komunikace je výměna oficiálních, obchodních informací mezi zaměstnanci zastávajícími ve společnosti stejné, rovné postavení. Zde může být komunikace relevantní jak mezi pracovníky stejné dílny, divize, pobočky, tak mezi pracovníky ekvivalentních oddělení dílen a poboček.

Horizontální komunikace je komunikace mezi manažery, kteří mají stejný rozsah kompetencí, a také mezi zaměstnanci, kteří mají stejnou kategorii, jsou na rovnocenných pozicích, mají stejný soubor pravomocí a odpovědností.

Horizontální komunikace v organizaci je nezbytná především k vytvoření zdravé, přátelské a pohodlné pracovní atmosféry. Jedná se o organizaci plnohodnotné, plodné obchodní komunikace. Správně organizovaný systém horizontální komunikace vám umožňuje dosahovat pozitivních výsledků na základě výsledků práce každého člena týmu.

Možné problémy

Tento druh obchodní komunikace může být zastíněn určitými problémy. Zde jsou ty hlavní, které jsou charakteristické pro horizontální komunikaci v managementu:

• Použití odborného žargonu. Pro nově přijaté zaměstnance, zaměstnance jiného oddělení to může být nesrozumitelné.
• Spory o důležitosti konkrétního webu, konkrétního typu činnosti.
• Snížení obchodní komunikace nadomácnost, diskuse o osobních problémech. Na tomto základě se objevují fámy, rozhovory za vašimi zády, diskuse, které odvádějí pozornost od pracovního procesu.
• Efektivita obchodní komunikace se může snížit kvůli výskytu lajků, osobních nesympatií atd.

Řešení problémů

Aby interní horizontální komunikace ve společnosti předcházela takovým problémům, měl by manažer udělat následující:

• Požádejte podřízené, kolegy, aby komunikovali jazykem srozumitelným všem, aby rozluštili odborné termíny.
• Upravujte komunikaci mezi svými podřízenými, neutralizujte spory a nedorozumění mezi nimi.
• Pořádejte valné hromady, včetně neformálních, aby zaměstnanci mohli mezi sebou komunikovat.

Vertikální typ

Horizontální komunikace je komunikace mezi zaměstnanci stejné organizace, obchodní komunikace mezi pracovníky stejného oddělení, dílny, zastávající rovnocenné pozice. Vertikální komunikace v podnikatelském prostředí je přenos informací mezi vedením a podřízenými. Zahrnuje následující formuláře:

• Objednávky.
• Doporučení.
• Objednávky.

Toto posílá šéf jeho podřízeným. Zaměstnanci posílají zprávy, zprávy, zprávy atd. jako odpověď manažerovi.

Vertikální komunikace se dělí na dva typy:

• Mezi odděleními, divizemi, dílnami umístěnými na různých hierarchických úrovníchve společnosti.
• Přímo mezi podřízenými a vedoucími sbory.

Přenos informací je zde dostupný ve dvou formách – downstream (hierarchický) a upstream (reverzní). Pojďme je konkrétně představit.

Skupina shora dolů

Zde budou informace pocházet z vyšších úrovní hierarchie do nižších. Tedy od šéfa k jeho podřízeným. V rámci této skupiny lze rozlišit následující formy obchodní komunikace:

• Objednávky a objednávky. Může být doplněno vysvětlením o dosahování cílů, provádění úkolů, používání určitých technik a metod.
• Dokumenty-hodnocení úsilí podřízených.
• Podpora a kontrola.
• Pobídky pro zaměstnance.

Hierarchické problémy podtypů

Problémy obchodní komunikace typu „shora dolů“(komunikace manažera s jeho podřízenými) zahrnují následující:

• Nedorozumění. Může nastat situace, že šéfové a umělci mluví různými jazyky – doslova i obrazně. I když je jako dorozumívací jazyk jasně zvolena ruština, různé úrovně odborného vzdělání budou stále nechávat prostor pro nedorozumění. Například, pokud šéf zneužívá odbornou, technickou slovní zásobu při komunikaci s nekvalifikovaným personálem. Jiný příklad: šéf mezinárodní společnosti nemůže vždy najít společnou řeč se zaměstnanci, kteří jsou představiteli jiné národní kultury. I když znají cizí jazyk, nemusí rozumět zvláštnostem řeči jejich rodilého mluvčího – stejné zkratky, žargon, slovní hra.
• Množství informací. Manažeři neposílají vždy potřebné informace ve správném množství. V některých situacích je pro podřízeného obtížné splnit zadaný úkol z důvodu nedostatku potřebných informací. A v jiných případech umělec trpí potřebou studovat nadbytečné, zbytečné, irelevantní informace.

Skupina zdola nahoru

Toto jsou informace, které zasílají podřízení vedoucímu. Zde vynikají následující formy:

• Památky.
• Přehledy.
• Zprávy o fázích provedené práce.
• Hlášení o výskytu nepředvídaných problémů v průběhu řešení servisního úkolu.
• Návrhy s inovativními nápady, způsoby, jak zlepšit výrobu, zavádět nové technologie a metody činnosti ve společnosti.

Taková zpětná vazba je pro manažery neméně důležitá, než když jim sami zadáváte příkazy. Právě od podřízených můžete získat nejnovější informace o stavu věcí ve firmě. Tyto informace nám umožňují posoudit kolektivní náladu, identifikovat rostoucí nespokojenost zaměstnanců v zárodku.

Problémy s obráceným podtypem

Zpětná vazba mezi účinkujícími a vedením může být poškozena následujícími problémy:

• Podřízení zřídka posílají negativní zpětnou vazbu, stížnosti svému vedení i na ty aspekty, které jsou docelavážné. Důvod je jednoduchý – strach z propuštění.
• Často zůstávají bez odpovědi i komentáře a návrhy zaslané zaměstnanci. Důvodem je buď nadměrné zaměstnávání manažera, nebo jeho nedostatek respektu k vlastním zaměstnancům. Považuje za důležité analyzovat jejich zprávy. V reakci na to jsou pracovníci přesvědčeni, že taková zpětná vazba je zbytečná.
• Vložená kritika nemusí vůbec dojít ke svému konečnému cíli. Například v případě, kdy zaměstnanec zašle generálnímu řediteli dopis se stížností na jeho přímé vedení. Podřízený šéf může takové zpětné vazbě zabránit, protože to pro něj bude mít negativní důsledky.
• Pro objasnění nejasných témat, pomoc při řešení problémů, které se náhle objevily, se zaměstnanci ve většině případů raději obracejí na kolegy než na manažery. Důvodem může být to, že nedoufají, že se jim dostane plnohodnotné, kvalifikované pomoci, bojí se, že budou obviněni z neschopnosti.
• Často existuje územní, geografický důvod nemožnosti takového spojení. Kanceláře, kde se nacházejí podřízení a velící štáb, mohou být umístěny v různých oblastech osady, a dokonce i v různých městech, státech.

Způsoby řešení problémů

Všechny výše uvedené problémy lze vyřešit následovně:

• Definujte anonymní poštu a e-mailové schránky, kde jsou zaměstnancibude moci posílat stížnosti a návrhy inkognito.
• Vyvinout systém odměňování zaměstnanců, kteří využívají zpětnou vazbu od vedení.
• Vytvářejte komunikační schémata mezi jednoduchým pracovníkem a vysoce postaveným šéfem bez přechodných překážek v podobě přímého vedení zaměstnanců.
• Zaveďte registraci všech odvolání obdržených manažery od podřízených s potřebou hlásit opatření přijatá v reakci na to.