Určení potřeby personálu: koncepce, metody plánování a způsoby, jak ji pokrýt

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Jedním z nejcennějších zdrojů každé společnosti jsou její zaměstnanci. Je to však dost drahé. Proto je nesmírně důležité stanovit si takový počet zaměstnanců, ve kterém dosáhnete maximálního ekonomického efektu s nejnižšími náklady. K tomu se používají speciální metody a přístupy. Stanovení potřeby personálu je jedním z prioritních úkolů managementu. Jak se tento proces provádí, bude diskutováno později.

Typy pracovních potřeb

Proces určování potřeby personálu je systémem integrovaných komplexních opatření. Jeho úkolem je dosahovat konkrétních cílů pro výrobní proces. Jedná se o poměrně komplikovaný postup, protože je nutné určit nejen počet zaměstnanců, kteří budou vykonávat potřebnéúkoly, ale také vytvořit co nejefektivnější výrobní systém. Personál je tedy vybírán také podle jejich kvalifikace a zkušeností. Školení je poskytováno podle potřeby.

V organizaci musí plánování pokrývat několik různých oblastí rozvoje. V tomto případě bude proces plánování v oblasti pracovních zdrojů co nejefektivnější.

Existují různé přístupy a metody pro stanovení personálních potřeb. Nejčastěji se dělí na 2 hlavní typy:

• Slibné. Tento přístup se také nazývá strategický. Souvisí to s budoucností organizace. Potřeba personálu je v tomto případě stanovena v souladu se zvoleným kurzem organizace. Přitom se dlouhodobě počítá nejen s počtem pracovních zdrojů, ale i s úrovní kvalifikace zaměstnanců.
• Situační. Takové plánování umožňuje zajistit produkci potřebné množství zdrojů v krátkodobém horizontu. Při tomto přístupu je věnována pozornost fluktuaci zaměstnanců a také ukazatelům počtu dovolených, nemocenské, mateřské a dlouhodobé dovolené, krácení atd.

Procedura plánování se provádí průběžně v různých časových obdobích. Podobný postup by tedy mohl být:

• Krátkodobé – až 12 měsíců.
• Střednědobý – od 1 roku do 5 let.
• Dlouhodobé – více než 5 let.

Zkušení manažeři rovněž určují kvalitativní a kvantitativní potřeby zaměstnanců. vV druhém případě můžete nastavit přesný počet zaměstnanců firmy. V kvalitativním hodnocení se určuje potřeba personálu určité kvalifikace.

Kvantitativní potřeba

Definice kvalitativních a kvantitativních personálních potřeb se výrazně liší. Plánování jde oběma směry. Při stanovení kvantitativních ukazatelů se volí metoda, pomocí které lze vypočítat optimální počet zaměstnanců ve státě. Stanovení této hodnoty se provádí v určitém časovém rámci.

Stanovení kvantitativní potřeby personálu probíhá pomocí několika základních ukazatelů:

• Běžný počet zaměstnanců. Jedná se o počet zaměstnanců na seznamu pro konkrétní datum. Toto bere v úvahu počet zaměstnanců, kteří odešli a přišli v den analýzy.
• Číslo přílohy. Počet zaměstnanců, kteří jsou ve stavu firmy a kteří musí ten den přijít do práce, aby splnili své pracovní povinnosti. Pokud najdeme rozdíl mezi průměrným číslem a číslem docházky, získáme ukazatel celodenní prostoje z důvodu dovolené, služební cesty, nemoci zaměstnanců.
• Průměrný počet zaměstnanců. Tento ukazatel slouží ke sledování počtu zaměstnanců za určité období. Používá se při výpočtu průměrné mzdy, produktivity práce, ukazatelů fluktuace, fluktuace zaměstnanců atd. Potřebujete-li zjistit průměrný početzaměstnanců za měsíc nebo jiné období se sečte počet zaměstnanců za každý den vydělený počtem dnů. To zahrnuje víkendy a svátky. Pokud potřebujete určit průměr za rok, sečtěte průměrný počet zaměstnanců za každý měsíc. Výsledek je vydělen 12.

Pro stanovení prezentovaných ukazatelů výroba zaznamenává mzdy a docházku. Zdrojem informací jsou zároveň příkazy k přijetí a odvolání z pozice, k převedení, nahrazení, dočasné nepřítomnosti zaměstnance z dobrého důvodu atd.

K výpočtu počtu zaměstnanců k určitému datu se k určení potřeby zaměstnanců používají různé metody:

1. Způsob náročnosti práce. Předpokládá použití informací o době pracovního procesu.
2. Metody výpočtu. Používejte data o sazbách za služby, pracovních pozicích, počtu a možnosti správy.
3. Stochastické metody. Umožňuje určit číselné charakteristiky pomocí korelační nebo regresní analýzy.
4. Metoda expertních odhadů. Zahrnuje jednoduché nebo rozšířené (jednoduché, vícenásobné) výpočty.

Ukazatele kvality

Stanovení kvalitativní potřeby personálu se vyznačuje značnými obtížemi. Analytik musí v průběhu takové studie určit nejen počet zaměstnanců, ale také míru profesionality, kvalifikaci pracovníků, které organizace potřebuje.

Potíž spočívá v tom, že v současné době neexistuje jednotný systém určování kvality práce, potenciálu zaměstnanců. Existuje pouze základní výčet vlastností a vlastností, které určují stupeň kvalifikace, dovedností zaměstnance:

• Ekonomický. Určují složitost práce, kterou zaměstnanec vykonává, jeho kvalifikaci, pracovní podmínky, délku služby a příslušnost k oboru.
• Osobní. Přítomnost určitých dovedností, disciplína, výkonnost, svědomité plnění svých povinností, kreativita a kreativita.
• Organizační a technické. Technické vybavení pracovní síly, její atraktivita, úroveň organizace výrobní technologie, racionalizace.
• Sociokulturní. Společenská aktivita, kolektivismus, morální a obecný kulturní rozvoj.

Určení potřeby personálu organizace na kvalitativním základě je založeno na následujících údajích:

• Organizační struktura.
• Rozdělení zaměstnanců podle úrovně odborné kvalifikace (uvedené ve výrobní a technické dokumentaci).
• Požadavky na pracovní místa.
• Personální obsazení strukturálních divizí společnosti.
• Předpisy organizačních a manažerských procesů.

Pro každý znak kvality se určuje potřeba počtu zaměstnanců. Celkový počet zaměstnanců, který je nutný pro řádný chod organizace, se zjistí sečtením výsledkůpro každé kritérium. Za tímto účelem jsou vyvíjeny následující organizační dokumenty:

• Systémové cíle, na základě kterých je postavena organizační struktura společnosti.
• Obecná organizační struktura podniku a jeho divizí.
• Personál.
• Popisy práce. Používají se také při výpočtu pracovní náročnosti funkcí hlavního a řídícího personálu.

Faktory ovlivňující potřebu pracovních zdrojů

Jsou určité faktory, které ovlivňují procesy plánování pracovních sil a požadavky na personál.

Mohou být přímé nebo nepřímé, interní nebo externí. Největší vliv mají následující faktory:

• Podmínky na trhu práce. Jsou definovány několika vlastnostmi. Podmínky zahrnují demografickou situaci, nezaměstnanost, kvalitu vzdělání, nabídku a poptávku po pracovní síle v různých sektorech, zapojení služeb zaměstnanosti do procesů přípravy specialistů.
• Technologické inovace. Aktivní pokrok v moderním světě vede ke zjednodušení lidské práce, mění její obsah. To vyžaduje včasnou rekvalifikaci kvalifikovaných odborníků.
• Změny v oblasti legislativy. Tento faktor je těžké předvídat. To se týká právních předpisů v oblasti ochrany práce a zaměstnanosti.
• Přístup k náboru konkurentů. Organizace musí neustále sledovat a studovat metody a přístupy k práci s personálemkonkurentů. Na základě těchto informací se upravuje vlastní personální politika organizace.
• Cíle společnosti. Mohou být krátkodobé nebo dlouhodobé a sledovat společnou strategii.
• Financování. Každá organizace má určité finanční možnosti. Na základě toho je také vybrána personální politika organizace.
• Personální potenciál. To je základem úspěchu realizace marketingového plánu. Pokud personální oddělení podniku může zvážit rozvojovou zónu, schopnosti personálu, umožňuje vám to včas uzavřít vznikající volná místa.

Fáze práce

Při určování personálních potřeb existuje několik základních kroků. Při provádění podobného úkolu nejčastěji vynikají tři velké procesy.

V první fázi podnik analyzuje vlastní zdroje. To je nezbytné, aby bylo možné určit, zda je v budoucnu možné uspokojit takové potřeby vlastními silami. V tomto případě jsou důležitými ukazateli zisk, obrat firmy. Musí mít dostatek zdrojů, aby zaplatila svým zaměstnancům.

Dále je ve druhé fázi provedena analýza potřeby personálu v minulém období. Je učiněn závěr o účelnosti a efektivnosti využití pracovních zdrojů. Analytik identifikuje slabá místa v tomto procesu. Vyvíjí se dlouhodobý plán, který vám umožní zcela eliminovat nebo minimalizovat negativní dopad odstrašujících faktorů.

Ve třetí fázi je akceptovánorozhodnutí o konkrétních krocích v oblasti personální politiky v tuto chvíli. To zohledňuje celkové cíle a záměry organizace. Rozhoduje se o udržení a snížení počtu některých zaměstnanců. Po analýze určení potřeby personálu lze učinit několik rozhodnutí:

• snížení počtu zaměstnanců;
• přilákání personálu zvenčí;
• školení a rekvalifikace personálu.

Uvedené akce lze navíc provádět současně. Záleží na situaci, která se v organizaci vyvinula.

Metody pro stanovení potřeby

Určování potřeb podniku ohledně personálu se provádí v souladu s určitými metodami.

Existuje několik oblíbených technik:

1. Focení pracovního dne. Jedná se o efektivní, ale časově velmi náročnou metodu. Zaměstnanec má řadu povinností. Při jejich provádění se zaznamenává čas. Tento přístup vám umožňuje identifikovat nadbytečné akce. V některých případech se rozhoduje o potřebě práce konkrétního zaměstnance v celkovém výrobním procesu nebo volném pracovním místě jako takovém. Při malém množství práce může být nutné spojit dvě pracovní jednotky do jedné.
2. Výpočet podle servisních standardů. Pro každého zaměstnance jsou stanoveny určité výkonnostní ukazatele založené na různých standardech a pravidlech. Díky informacím o denní rychlosti výroby mohou manažeři vypočítat potřebu zaměstnancůnějakou dobu.
3. Odborná hodnocení. Jedná se o jednu z nejoblíbenějších metod. Používají ho různé společnosti. Pro určení potřeby personálu je rozhodující názor manažerů. Ale zároveň se manažeři musí vyznačovat vysokou úrovní vzdělání a profesionality. Je důležité mít jasnou představu o budoucím vývoji tohoto odvětví.
4. Extrapolace. Na základě aktuálních údajů je vytvořena dlouhodobá prognóza. To zohledňuje možné změny. Může se jednat o zdražení, plánované akce státu v tomto odvětví, jeho rozvoj do budoucna atd. Tento přístup se používá, pokud jsou vnitřní i vnější podmínky organizace stabilní. U nás jej lze použít pouze pro krátkodobé plánování.
5. Sestavení počítačového modelu. Vedoucí oddělení předávají informace, na jejichž základě je sestavena počítačová prognóza potřeb organizace na pracovní sílu pro danou perspektivu. Jedná se o relativně novou metodu, takže neměla čas získat významnou distribuci. Vyžaduje značné finanční náklady a také zapojení příslušných specialistů do práce. Tato technika je vhodnější pro velké podniky.

Výpočtové vzorce

Určení potřeby personálu se provádí pomocí speciálních výpočtů.

Před výběrem vzorce si musíte určit, čemu společnost v procesu provádění své personální politiky více inklinuje:

• Zvýšitobjem výroby, což vyžaduje zapojení dalších zaměstnanců.
• Snížit objem výroby, což vede k uvolnění pracovních zdrojů.
• Neplánuje se změna objemu výroby. Potřeba personálu je dána přirozeným pohybem personálu v případě propuštění, výnosu, důchodového věku atd.

V plánovacích odděleních podniků proto probíhá kalkulace a zdůvodňování růstu produkce. Pro zvýšení produktivity se berou v úvahu všechny faktory. Pro určení plánovaného počtu zaměstnanců použijte vzorec:

Chpsp=ChbpI + OI, kde Nspp je průměrný plánovaný počet zaměstnanců v plánovacím období, Nbp je počet zaměstnanců v minulém (základním) období, I je index změny objemu výroby v budoucnosti, OI je celková změna počtu zaměstnanců v roce základní období.

Průměrný počet zaměstnanců

Potřebu personálu lze určit pomocí jiného vzorce. Průměrný počet zaměstnanců můžete určit následovně:

Chss=ChyavKss, kde Nss je počet průměrného počtu zaměstnanců, Nyav je počet zaměstnanců potřebný k dokončení úkolu během jedné směny, Kss je koeficient průměrného počtu zaměstnanců.

Metody pokrytí potřeby

Když se určí potřeba pracovních zdrojů, nastíněte způsoby, jak ji pokrýt:

• Externí. Pozornost je v tomto případě věnována absolventům specializovaných vzdělávacích institucí, personálních rekvalifikačních středisek a také návrhůmpersonální agentury, otevřený trh práce.
• Domácí. Zaměstnanci společnosti procházejí rekvalifikací, zdokonalují své dovednosti. Za tímto účelem je uskutečňován odborný rozvoj pro možnost kariérního růstu. Tento přístup snižuje fluktuaci zaměstnanců.

Počet pracovníků podpory

Určení potřeby pomocného personálu se také provádí podle jednoduchého vzorce:

Chsvr=KrmRSKss, kde Nvvr je počet uvedených zaměstnanců podpory, Krm je počet pracovních míst pro zaměstnance podpory, RS je počet pracovních směn za jeden den.