Optimalizace počtu zaměstnanců: typy, cíle, činnosti, postupy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Zaměstnanci v každé společnosti musí mít ty správné dovednosti a schopnosti, aby svou práci zvládli. Aby byla činnost celého podniku efektivní a zisková, musí se management postarat o optimalizaci počtu zaměstnanců. Společnost by měla zaměstnávat takový počet občanů, který je nezbytný pro optimální fungování podniku. Není proto neobvyklé, že po pečlivé analýze zjistíme potřebu propouštění, snižování, převádění nebo přijímání zaměstnanců. Optimalizaci může provádět přímé vedení společnosti nebo zástupci organizací třetích stran specializujících se na tuto akci.

Koncept optimalizace

Optimalizace počtu zaměstnanců v podniku je proces stanovení počtu zaměstnanců nezbytných pro efektivní a optimální fungování společnosti. Právě za takových podmínek lze očekávat, že s minimálními náklady na odměňování pracovníků budezajistit vynikající práci společnosti.

Optimalizace struktury a počtu zaměstnanců vám umožní určit nejlepší poměr mezi mzdovými náklady a efektivitou specialistů. Vedení různých společností může k realizaci tohoto procesu používat různé metody, ale výsledkem je obvykle změna počtu zaměstnanců ve firmě. Je povoleno ponechat počet najatých specialistů beze změny, ale zároveň jsou prováděny přesuny mezi různými strukturálními jednotkami.

Funkce procesu

Každý zaměstnavatel by si měl být vědom některých nuancí, díky kterým je optimalizace počtu zaměstnanců úspěšná:

• nejčastěji je po dokončení tohoto procesu nutné provést určité změny v personálním obsazení společnosti;
• management musí často zcela změnit hlavní aspekty fungování podniku;
• ve velkých společnostech optimalizaci provádějí přímí zaměstnanci společnosti s potřebným vzděláním a znalostmi;
• malé společnosti outsourcují postup.

Právě prostřednictvím tohoto procesu mohou firmy určit, kolik pracovníků je potřeba, aby společnost generovala vysoké zisky s minimálními mzdovými náklady.

Jakých cílů bylo dosaženo?

Cíle optimalizace počtu zaměstnanců jsou následující:

• snížení mzdových nákladů pro majitele firmynajatí specialisté;
• zvyšování dovedností zaměstnanců, protože plní pouze úkoly, které odpovídají jejich dovednostem, vzdělání a kvalifikaci;
• zbavit se zaměstnanců, kteří společnosti nepřinášejí žádný užitek, a téměř v každém podniku se najdou takoví nevýkonní zaměstnanci, kteří nechtějí zvyšovat svůj výkon a nemají zájem o rozvoj podniku;
• zlepšení organizační struktury společnosti, která zajišťuje snadné řízení všech zaměstnanců společnosti.

I když dobře organizovaným procesem lze skutečně dosáhnout mnoha smysluplných cílů, je důležité svěřit tento postup pouze zkušeným odborníkům.

Důsledky negramotné optimalizace

Pokud optimalizace počtu zaměstnanců není provedena správně, může to mít pro podnik negativní důsledky. Management nebude schopen vidět žádné výhody procesu, což může také vést ke snížení zisku z činnosti.

Pokud budou propuštěni nebo sníženi zaměstnanci, kteří jsou skutečně důležití a nezbytní pro chod podniku, dojde ke ztrátě, zhoršení image společnosti nebo propuštění ostatních zaměstnanců společnosti. Proto by měl postup provádět pouze zkušení specialisté, kteří nejprve pečlivě analyzují všechny zaměstnance společnosti.

Kdy je postup vyžadován?

Opatření k optimalizaci počtu zaměstnancůmůže být jiný. Vybírají se v závislosti na důvodu procesu. Proces je nejčastěji vyžadován v následujících situacích:

• společnost utrácí příliš mnoho na to, aby zaplatila velký počet zaměstnanců, ale zisk z provozu je považován za nízký;
• dochází k určitým úpravám firemní kultury podniku a někteří konzervativní zaměstnanci nemohou měnit pravidla své práce, což vede ke snížení efektivity jejich činností, což se stává důvodem je třeba hledat loajálnější a úspěšnější specialisty;
• do výrobního procesu se zavádějí různé technologie nebo zařízení, se kterými stávající specialisté dosud nepracovali, takže existuje možnost, že si s novými úkoly prostě nebudou schopni poradit;
• vzhledem k nízkým ziskům se může vedení společnosti rozhodnout přestat pracovat v jakékoli oblasti činnosti, proto přestává být potřeba služeb některých specialistů, což vede k redukci pozic nebo zaměstnanců.

Hlavním cílem tohoto procesu je snížit náklady na mzdy zaměstnanců a zvýšit zisky z činnosti podniku. Ale v procesu optimalizace počtu zaměstnanců v podniku je nutné vzít v úvahu důvody pro jeho implementaci.

Zpracovat formuláře

Existují různé formy a typy optimalizace počtu zaměstnanců. Jsou vybírány v závislosti na důvodu implementace procesu arysy změny počtu zaměstnanců. Jsou vybrány následující formy řízení:

• snížení množství mzdových nákladů zaměstnanců;
• hledejte nové zaměstnance s vysokou kvalifikací, zkušenostmi a dalšími nezbytnými dovednostmi;
• realizace různých aktivit, jejichž hlavním účelem je zvýšení kvalifikace stávajících zaměstnanců nebo využití motivace ke zlepšení výkonu.

V závislosti na dostupném formuláři jsou vybrány nejlepší metody.

Jaké metody se používají k optimalizaci počtu zaměstnanců?

K provedení tohoto procesu může management podniku použít různé metody. Zpravidla se uchylují k těmto metodám:

• propouštění zaměstnanců (možné snížení, jakož i propuštění z vlastní vůle nebo na základě zvláštní dohody stran);
• odstranění jednotlivých jednotek, které nevytvářejí zisk, ze společnosti;
• zaměstnanecký leasing, outsourcing nebo outstaffing.

Výběr metod pro optimalizaci počtu zaměstnanců závisí na důvodech implementace procesu a také na cílech, kterých musí vedení podniku dosáhnout. Dále zvažte každý proces podrobněji.

Jaké účinné intervence se používají?

Pro optimalizaci počtu zaměstnanců se stále častěji používají různé metody, které jsou pro zaměstnavatele vysoce efektivní a neotřelé. Patří mezi ně:

• Představení zaměstnanců. Představuje ji proces, při kterém jsou zaměstnanci vyváděni z firmy. Mohou být registrováni u jiné firmy provádějící stejné úkoly.
• Outsourcing. Znamená to stažení přímého pracovního procesu z práce společnosti. To vede ke snížení nákladů společnosti a také ke snížení počtu zaměstnanců.
• Zaměstnanecký leasing. Předpokládá, že firma využívá služeb zaměstnance, který není oficiálně registrován. Takové specialisty nabízejí speciální leasingové společnosti na základě konkrétní dohody. Vedení organizace po určitou dobu vyhodnocuje schopnosti a možnosti specialisty. Pokud bude spolupráce úspěšná, je uzavřena pracovní smlouva na dobu neurčitou.

V Rusku se výše uvedené metody optimalizace počtu zaměstnanců v organizaci používají poměrně zřídka, ale v západních zemích se efektivně používají, protože vám umožňují dosáhnout vašich cílů s minimálními náklady a úsilím ze strany vlastníků podniku.

Zásady omezení

Manažer, který plánuje optimalizaci, si musí prostudovat určitá doporučení specialistů, pro které vybírá vhodnou odbornou literaturu. Optimalizace počtu zaměstnanců je téměř vždy spojena s nutností snížení počtu zaměstnanců ve firmě. Může to být způsobeno změnou směru, zavedením nového vybavení nebo jinými faktory.

Pro snížení množstvípracovníky lze využít různými způsoby:

• propouštění občanů sepsáním mírové dohody, jejímž prostřednictvím mohou zaměstnanci očekávat dobrou odměnu;
• pokud je nutné ukončit spolupráci se zaměstnanci, kteří nezvládají své hlavní úkoly, a proto jejich jednání vede ke špatným výsledkům ve fungování společnosti, pak se provádí certifikace, takže pokud se ukáže z výsledkem tohoto procesu je, že občan skutečně nemá potřebné dovednosti a znalosti, pak je propuštěn z důvodu nesouladu se svou pozicí;
• redukce stavu nebo pozice, ale postup musí být proveden na základě požadavků zákona, proto jsou všichni zaměstnanci, se kterými bude smlouva ukončena, informováni o plánovaném procesu dva měsíce předem a některé osoby mají také přednostní právo zůstat ve firmě;
• propuštění zaměstnanců, kteří pravidelně porušují pracovní kázeň, jelikož za takových podmínek nepřinášejí společnosti žádný zisk, proto mohou být propuštěni v rámci disciplinárního řízení.

Potřeba přestat spolupracovat s najatými specialisty a zároveň optimalizovat počet zaměstnanců vede k tomu, že zaměstnanci mají k tomuto procesu negativní postoj.

Důvody, proč mít ve společnosti zbytečné zaměstnance

Optimalizace počtu zaměstnanců je téměř vždy spojena s nutností ukončit pracovní poměrs různými zaměstnanci. Je možné, že tento úkol nezvládnou nebo nebudou schopni pracovat v jiné oblasti činnosti. Identifikace takových specialistů je poměrně jednoduchá, ale je důležité vědět, odkud přesně ve firmě pocházejí. Mezi důvody, proč se objevují další pracovníci, kteří společnosti nepřinášejí žádný zisk, patří:

• pokud společnost aktualizuje vybavení a technologie, pak si mnoho zaměstnanců s těmito položkami prostě nedokáže poradit a obvykle se tento problém vyskytuje u lidí po 45 letech;
• společnost používá špatně napsané a nedomyšlené popisy práce, takže mnoho zaměstnanců nechápe, jaké činnosti jsou zahrnuty do jejich povinností;
• celá kancelář není rozdělena na žádné zóny a oddělení, takže všichni zaměstnanci jsou v jedné velké místnosti a plní různé funkce;
• vedoucí společnosti je v podnikání nováčkem, proto při otevírání podniku nevytvořil kompetentní organizační strukturu;
• ve společnosti neexistuje žádné personální plánování, takže zaměstnanci jsou najímáni spontánně, což se obvykle týká podniků, kde lidé zvou své příbuzné nebo přátele do práce;
• společnost nemá jasné rozdělení pravomocí mezi všechny zaměstnance společnosti;
• v každé pobočce může hlavní manažer samostatně vykonávat funkční služby, což často vede k negramotné organizaci práce zaměstnanců;
• s pracovníky, kteří musí vykonávat dočasnou práci, se sepisuje standardní pracovní smlouva;
• inspolečnost dostává nové vybavení, které potřebuje nové zaměstnance, a dřívější specialisté zůstávají jako asistenti, ačkoli ve skutečnosti nepřinášejí společnosti žádný užitek.

Aby podnikatelé v budoucnu nemuseli propouštět zaměstnance, musí k výběru zaměstnanců přistupovat zodpovědně. Pro sezónní nebo jednorázové práce je žádoucí sepisovat smlouvy na dobu určitou.

Jak se identifikují další zaměstnanci?

Před optimalizací počtu zaměstnanců je nutné zjistit důvody její implementace a také zvolit nejlepší metody a formy. Obvykle je postup vyžadován, když je identifikován velký počet zaměstnanců, kteří společnosti nepřinášejí žádný užitek. Můžete je definovat následujícími způsoby:

• probíhá personální audit za účelem zjištění struktury zaměstnanců podle pozice, věku a dalších kritérií;
• porovnává tempo růstu mzdových nákladů s mírou růstu zisku z činností společnosti;
• odhadněte počet zaměstnanců v konkurenčních firmách.

Před propuštěním nebo propuštěním pracovníků byste měli zhodnotit, zda tento proces přinese pozitivní výsledek pro chod podniku.

Jak proces probíhá?

Pokud si vedoucí podniku uvědomí potřebu optimalizace zaměstnanců, může proces provést sám nebo se obrátit na profesionály. Pokud je zvolen klasický přístup k této události, jsou provedeny následující metody:

• ředitel společnosti určuje slibné směry rozvoje společnosti a také cíle, kterých je třeba v určitém časovém období dosáhnout;
• formy a metody budoucí optimalizace jsou vybrány;
• zavádí se vybraný postup, pro který lze najímat nové specialisty a také propouštět nebo redukovat stávající zaměstnance;
• všechny procesy implementované ve společnosti jsou revidovány, protože příčinou ztrát mohou být nejen zaměstnanci, kteří nemají požadovanou úroveň kvalifikace, ale i další nuance činností společnosti;
• vytvoření nového personálního stolu;
• zavádí se nové popisy práce nebo jiné dokumenty, na jejichž základě specialisté pracují.

Pokud společnost využívá propouštění ke snížení počtu zaměstnanců, pak se zaměstnavatel musí připravit na značné finanční ztráty, protože je nutné propuštěným zaměstnancům vyplatit odstupné.

Často i rozpočtové instituce dostávají příkaz k optimalizaci počtu zaměstnanců. To je obvykle způsobeno nízkou efektivitou takové organizace.

Doporučení pro zaměstnavatele

Pokud se vedoucí podniku rozhodne použít optimalizaci, pak je vhodné vzít v úvahu následující tipy:

• je nutné najít individuální přístup k propouštění každého zaměstnance;
• zaměstnavatel se musí připravit na nespokojenost zaměstnanců;
• je žádoucí využívat různé pobídky, které občanům umožní přestat samostatně nebo sestavenímdohoda stran;
• v případě potřeby se využívá zaměstnání na částečný úvazek;
• pokud má zaměstnanec dobré zkušenosti, ale nezvládá dobře nové úkoly, je vhodné ho poslat na pokročilé školení a nenutit ho hned skončit.

Pokud jsou zaměstnanci v rámci optimalizace nezákonně propuštěni, mohou se obrátit na soud, aby byli znovu dosazeni a obdržet od ředitele morální újmu.

Závěr

Restrukturalizace a optimalizace počtu zaměstnanců v podniku jsou složité procesy, které lze implementovat v různých formách a typech. Jejich hlavním cílem je minimalizovat mzdové náklady zaměstnanců. Mohou spočívat v najímání nebo propouštění různých pracovníků.

Postup mohou provádět zaměstnanci společnosti nebo specialisté třetích stran. Pokud se plánuje propuštění specialistů, pak je důležité provést tento proces s ohledem na požadavky zákona, aby takové rozhodnutí zaměstnavatele nebylo napadnutelné.