Elektronická správa dokumentů mezi organizacemi: jak to funguje?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Správa elektronických dokumentů (EDM) je rychlý způsob výměny informací založený na použití elektronických dokumentů s virtuálními podpisy. Již dlouho si získal uznání ve vyspělých zemích světa jako účinný nástroj pro operativní podnikání.

Essence

Správa elektronických dokumentů mezi organizacemi je soubor procesů pro vytváření, zpracování, odesílání, přenos, přijímání, ukládání, používání a ničení dokumentů. Všechny tyto procesy se provádějí po kontrole integrity a potvrzení přijetí dokumentů.

Pravidla pro provádění toku dokumentů mezi právnickými osobami se provádějí dohodou stran. Výměna informací probíhá pomocí telekomunikačních prostředků a dokumenty jsou uchovávány na elektronických médiích. Doba uchovávání účetních informací by neměla přesáhnout dobu stanovenou zákonem.

Organizacesi mezi sebou mohou vyměňovat formální i neformální dokumenty s podpisy účastníků. V oblasti podnikatelské činnosti to mohou být: faktury, dohody, faktury, smlouvy, dohody, objednávky, oznámení, plné moci atd. Informace lze přenášet ve formě textových, tabulkových a grafických souborů.

Účel implementace EDI

Předpoklady pro zavedení EDI mohou být:

• snížení rutinní práce;
• snížit ztráty dokumentů;
• "transparentní" práce s dokumenty;
• zlepšení výkonnostní disciplíny – poskytování dokumentů včas atd.

Mezi kvantitativní cíle patří:

• Zkraťte dobu zpracování dokumentu 10krát.
• Snižte kancelářské výdaje na polovinu.

Elektronická správa dokumentů mezi organizacemi: jak to funguje

V souladu s vnitrostátní legislativou je elektronická správa dokumentů mezi organizacemi prováděna na základě dohody obou stran. Pro výměnu dat je nutné, aby všichni účastníci byli připojeni k zařízení jednoho operátora. Dále musí uživatel odeslat žádost o přidání do seznamu protistran. Po potvrzení požadavku si účastníci systému mohou vyměňovat data.

modul EDI bude muset provádět následující funkce:

• Pozvěte protistrany k výměně dat.
• Vytvořte adresář.
• Integrace s účetním softwarem,například 1С.
• Podepište a zašifrujte dokumentaci.
• Strukturujte korespondenci.
• Sledování e-mailových stavů.

Správa elektronických dokumentů mezi organizacemi se provádí pomocí certifikátů. Připojení k serveru a autentizace se provádí prostřednictvím osobního digitálního certifikátu. EDS je vydán každému uživateli systému, uložený na nosiči elektronického Tokenu a chráněný PIN kódem. Uživatel musí zadat své přihlašovací jméno, heslo k osobnímu účtu. Teprve poté bude mít přístup ke svým dokumentům.

Proces výměny může zahájit kterýkoli zaměstnanec organizace připojený k systému. Před odesláním dokumentu protistraně musí být podepsán digitálním podpisem. Tato operace se provádí pomocí programu Cryptopro. Dokument je odeslán přes EDI. Zaměstnanec protistrany obdrží oznámení o přijetí nového dokumentu. Pokud to přijme, pak také umístí EDS. Pokud potřebujete v dokumentu provést změny, vytvoří se nová elektronická verze. Po dokončení úprav je třeba uložit všechny změny pomocí EDS. Poté je doklad se změnou zaslán protistraně. V případě potřeby se provádí elektronická koordinace informací.

Pokud potřebujete provést změny znovu, celý postup se opakuje znovu. Pokud nejsou žádné stížnosti na novou verzi, pak je dokument respektován. Konečný vzorek se považuje za podepsaný dvěma digitálními podpisy. Všechny verze dokumentu jsou uloženy na serveru a jsou k dispozici k prohlížení. Jakmile bude vzorek uveden ve stavu platného, změňte jejdokument nebude fungovat. Přerušeným smlouvám je přiřazen stav „Zrušeno“. Takto probíhá správa elektronických dokumentů mezi organizacemi.

Zařízení

Co je potřeba pro elektronickou správu dokumentů mezi organizacemi? Nejprve musíte vybrat telekomunikačního operátora a nainstalovat speciální software pro výměnu informací. Za druhé, s každou protistranou, se kterou má organizace v úmyslu vést elektronickou korespondenci, je nutné uzavřít „Dohodu o výměně elektronických dokumentů“.

Je také nutné nainstalovat EDI server, kam se budou ukládat všechny dokumenty. Může se jednat jak o klientské zařízení, tak o „cloudové“úložiště. Přístup k systémovým datům zvenčí se provádí prostřednictvím aplikace, která je nainstalována na zařízení zaměstnanců organizace. Interakce počítačů se serverem probíhá prostřednictvím protokolu HTTP s dodatečným šifrováním SSL 128. Přístup k dokumentům probíhá pouze přes aplikační rozhraní a po autentizaci.

Projekt EDF

Projekt automatizace procesů může trvat od několika měsíců do několika let. Termín přímo závisí na počtu procesů, které je třeba automatizovat, na zdrojích a finančních možnostech organizace. Stručné schéma pro zavedení EDI je následující:

• Vytvoření pracovní skupiny.
• Formování cílů, termínů a rozpočtu projektu.
• Zkoumejte stávající procesy.
• Vypracujte úkoly.
• VyberteEDI systémy.
• Podpis dohody o implementaci EDS.
• Schválení pracovního řádu.
• Plnění systémových adresářů.
• Školení personálu.
• Předběžné testování.
• Vydání objednávky na zavedení EDS.
• Vylepšování softwaru a provozních postupů.
• Spuštění pilotního projektu.
• Úplný přechod na EDI.

Chyby v implementaci EDI

V procesu automatizace dokumentů je třeba věnovat zvláštní pozornost procesům, ve kterých je přítomnost papíru vyžadována zákonem. Papírový dokument nelze duplikovat elektronicky. To výrazně zpomaluje pracovní proces a způsobuje negativní postoj k procesu automatizace jako celku. Nikdo neplatí navíc za dvojitou práci.

V procesu implementace je nutné vyvinout nový postup pro práci s dokumenty, vyškolit personál a teprve poté se pustit do plné implementace. Toho lze dosáhnout pouze tehdy, pokud budou zaměstnanci informováni o výhodách používání nových technologií.

Další oblíbenou chybou je slabá studie požadavků na EDMS. Pokud uživatelé musí pracovat v nenakonfigurovaném systému, pak se proces EDI liší od procesu přijatého v organizaci.

Správa elektronických dokumentů mezi organizacemi: výhody a nevýhody

Výhody:

• Snížení nákladů na zasílání originálních dokumentů poštou.
• Úspora úložného prostoru pro dokumentaci. Vše je uloženo elektronicky.
• Snadné použití. Dokument je odeslán z jednoho pracoviště. Rychlé vyhledávání dokumentu se provádí podle stavu (odesláno, přijato, přijato atd.).
• Okamžité doručení. Všechny odeslané informace se dostanou k adresátovi během několika sekund.
• Dokument nelze ztratit, dokud nevyprší doba jeho uchování v systému.

Vady:

• Abyste mohli zařízení používat, musíte si zakoupit licenci, která stojí spoustu peněz.
• Nejčastěji lze data vyměňovat pouze mezi členy stejného systému.
• Správa elektronických dokumentů mezi organizacemi v 1C nebo pomocí jakéhokoli jiného softwaru se liší od dříve používaného schématu. Se zavedením nového algoritmu budou mít všichni zaměstnanci otázky ohledně provádění práce.
• Technické vybavení. Před zavedením EDI musí organizace zakoupit vybavení a vyškolit zaměstnance pro správu nového systému.
• EDI se provádí pomocí EDS, jehož platnost je 1 rok. Certifikáty je třeba sledovat a včas aktualizovat. Je také nutné kontrolovat dobu platnosti certifikátů protistrany, aby se předešlo problémům s daní.

Právní předpis

Jaké předpisy upravují elektronickou správu dokumentů mezi organizacemi? Legislativa Ruské federace zahrnuje federální zákon č. 63 „O elektronickém podpisu“, pravidla pro předkládání dokumentů Federální daňové službě jsou předepsána v nařízení Ministerstva financí č. MMV-7-2 / 168. EDOmezi organizacemi se provádí na základě příkazu Ministerstva financí č. 50n. Pravidla pro výměnu primárních účetních dokladů v elektronické podobě jsou předepsána v příkazu Federální daňové služby č. ММВ-7-6/36@. Všichni operátoři EDI se musí při své činnosti řídit příkazem Federální daňové služby č. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektronická správa dokumentů mezi organizacemi SBIS poskytuje zákazníkům následující výhody:

• Dokumenty můžete zasílat jakékoli organizaci, která je registrována na území Ruské federace. Pokud protistrana není členem systému SBIS, pak pracovník společnosti jednoduše kontaktuje zástupce organizace a zašle mu na jeho e-mail pozvánky k účasti v systému. Ihned po potvrzení žádosti proběhne výměna informací mezi účastníky bez zprostředkovatelů.
• Do počítače nemusíte instalovat software. Stačí mít aktuální verzi prohlížeče a přístup k internetu.
• K práci s daty nepotřebujete speciální program. Pokud je zpráva původně připravena v softwaru třetí strany, například 1C, můžete nastavit integraci dat se systémem VLIS.
• Typický formulář dokumentu není nainstalován. Můžete posílat text, tabulky, obrázky a další.

SKB "Kontur"

Jeden z prvních softwarových vývojářů v Rusku dodává zařízení pro elektronickou správu dokumentů mezi organizacemi. "Kontur" vyvinul systém Diadoc, s jehož pomocí se provádí výměna elektronických dokumentů. Charakteristickým rysem systému je, že přístup k datům lze získat v zahraničí. Speciálně pro tento účel společnost vyvinula roamingové tarify. Pokud chcete, můžete k datům přistupovat přes API.

Co potřebujete?

Pro připojení EDI musí organizace zakoupit:

• licencovaný software;
• server;
• provést upgrade zařízení;
• vlakový personál;
• nastavit a integrovat EDMS pro práci s interními aplikacemi.

Je třeba takové investice provést, aby bylo možné propojit správu elektronických dokumentů mezi organizací? Zahrnutí do nákladů na konzultace technické podpory, EDMS a aktualizace softwaru je druhou fází investice. Tyto náklady bude nutné platit měsíčně.

Závěr

Papírový pracovní postup je nahrazen elektronickým. Nejenže snižuje náklady organizace na procesy, ale také zvyšuje efektivitu podnikání jako celku. Pro úspěšné fungování EDI je nutné jasně formulovat cíle implementace systému a správně nakonfigurovat zařízení.