Personální číslo zaměstnance: jak se přiděluje? Proč potřebujete mzdové číslo?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Ne každý zaměstnanec se potýká s pojmem jako „personální číslo zaměstnance“. Často je to známo těm, kteří vykonávají svou pracovní činnost ve velkém nebo středním podniku. Účetní oddělení malé LLC obvykle neinformuje zaměstnance. Velké továrny zaměstnancům vždy sdělují svá personální čísla. Ať už o tom zaměstnanci vědí nebo ne, přidělení pořadového čísla provádí personální oddělení nebo účetní oddělení. Toto se řídí platnými zákony a absence tohoto odstavce je porušením.

Osobní číslo – co to je?

V zásadě už ze samotného názvu je jasné, co je to osobní číslo. Jedná se o jakousi číselnou hodnotu, která je přiřazena konkrétnímu zaměstnanci. Toto je šifra, která označuje zaměstnance.

Mezi zvláštnosti personálních čísel patří skutečnost, že jsou individuální. To znamená, že neexistují žádní zaměstnanci, jejichž kód by zcela odpovídal. Propouštěnému zaměstnanci zároveň zůstává zachováno osobní číslo. Pokud bude u tohoto zaměstnavatele pracovat i v budoucnu, pakdostane své staré číslo.

Za zmínku také stojí, že personální číslo je zaměstnanci přiděleno při nástupu do zaměstnání, do budoucna se nemění. To znamená, že žádost o práci stanoví určitý kód, který v budoucnu zůstane stejný, bez ohledu na změnu pozice nebo zvýšení platu.

Potřeba osobních čísel. K čemu jsou?

Přesto je lepší přijít na to, proč zaměstnavatel potřebuje personální čísla. Zaměstnanec z toho nic nedostane. Jak bylo uvedeno výše, zaměstnanec si nemusí být vědom přítomnosti takové šifry. Proč však bylo tehdy personální číslo zaměstnance původně zavedeno? Jak se tato šifra přiděluje a co znamená?

Personální čísla pomáhají účetnímu oddělení LLC nebo podniku. Díky nim je implementace elektronické správy dokumentů jednodušší. Ačkoli stojí za zmínku, že personální čísla ve velkých továrnách se používají již dlouhou dobu, dokonce ještě před vznikem programu 1C.

Jaké jsou hlavní body, které vám umožňují používat tuto šifru? Za prvé:

• Usnadnění práce specialistů personálního oddělení. Důvodem je skutečnost, že sledování osobního čísla pomáhá „neztratit“zaměstnance při změně pozice.
• Asistence účetnímu oddělení při práci s výpočtem a výdejem mezd. Zde personální čísla v 1C přímo souvisí. Právě tento program pomáhá při výběru zaměstnance nikoli podle jména nebo pozice, ale podle osobního čísla.
• Sledování polohy zaměstnance napracoviště. Relevantní pro podniky, které jsou vybaveny systémem elektronického průkazu.

Konkrétní příklady. Proč potřebujete osobní číslo?

Abyste pochopili, kdo a jak zaměstnanci přiděluje osobní číslo, je nutné plně pochopit, proč je tento parametr potřeba.

Především pomáhá vyhnout se zbytečným pomluvám. Pokud tedy účetní nebo specialista na příděly a odměňování vidí při výpočtu mezd pouze personální čísla. Nemůže přesně pochopit, jakou částku dostal Ivanov a jakou částku - Petrov. To znamená, že vám umožňuje dále zvýšit utajení.

Osobní číslo také pomáhá neudělat chybu. Toto je další parametr, který umožňuje zkontrolovat správnost dokumentu. To platí zejména tehdy, když existují jmenovci nebo plnohodnotní jmenovci. Parametry si samozřejmě můžete zkontrolovat i podle pozice nebo data zaměstnání. Osobní čísla by však neměla být snížena.

Kdo si může přivlastnit?

Personální čísla přiděluje zaměstnancům specialista na personálním oddělení. Je však třeba upozornit, že legislativa neupravuje postavení zaměstnance zabývajícího se zadáváním šifer. Když se však ucházíte o zaměstnání, jsou to přímo přítomni personalisté.

To mohou také provést vedoucí strukturálních divizí nebo dokonce vedoucí podniku. V případě nepřítomnosti personálního pracovníka může jeho místo v této věci zaujmoutúčetní.

Komu lze přidělit osobní číslo

Lze všem zaměstnancům přidělit kód? Účtování o personálních počtech se obvykle vede pro všechny zaměstnance podniku. Jmenovitě:

• Pro zaměstnance na plný úvazek.
• Dočasní nebo sezónní pracovníci.
• Pro externí pracovníky na částečný úvazek.
• Pro ty, kteří pracují na částečný úvazek.

Ve skutečnosti má každý zaměstnanec své osobní číslo bez ohledu na to, jak dlouho je zaměstnán. Je pozoruhodné, že i studenti, kteří se hlásí na praxi v jakémkoli oddělení, obdrží svůj kód.

Za zmínku stojí, že pokud má zaměstnanec jakoukoli kombinaci zaměstnání nebo profesí v rámci jednoho podniku, stále dostává jedno osobní číslo. Zaměstnanec, který pracuje na částečný úvazek ve dvou společnostech, má v každé z nich svůj vlastní kód.

Jak se přiděluje osobní číslo zaměstnance. Co říká zákon?

Okamžitě je třeba poznamenat, že legislativa je ohledně přidělování osobního čísla v podniku poměrně vágní. V zákoníku práce ani federálních zákonech totiž neexistují žádné konkrétní články, které by upravovaly přidělování personálního čísla zaměstnancům. Každý zaměstnavatel si pro sebe vyvíjí systém, který mu pomáhá vést kompetentní a pohodlný záznam těchto šifer. Zde hrají důležitou roli interní dokumenty organizace. V nich můžete například definovat pozici zaměstnance, na kterém se podílípřiřazení čísla.

Jak uchovávat záznamy? Praktické tipy

Obecně se uznává, že každému zaměstnanci je přiděleno osobní číslo a měli byste začít s prvním číslem. Ve skutečnosti se stává identickým s pojmem „sériové číslo“.

Takové záznamy lze uchovávat dvěma způsoby:

• Používání speciálních programů.
• Ručně zaměstnancem.

Poslední metoda se používá stále méně. Důvodem je skutečnost, že nejoblíbenější program 1C umožňuje automaticky přiřadit čísla každému nově zaměstnanému zaměstnanci podniku.

Praktické tipy

Přidělování osobního čísla se může zdát jako zdlouhavý proces. Nicméně není. Vyplatí se dodržovat několik jednoduchých pravidel a tato akce bude provedena automaticky.

V první řadě musí být tato povinnost stanovena konkrétnímu pracovníkovi interními dokumenty organizace. To pomůže vyhnout se konfliktům v budoucnu. Odstraní také situaci, kdy za tuto operaci není nikdo zodpovědný.

Za druhé, přímé přidělení čísla zaměstnanci by mělo být provedeno první pracovní den zaměstnance, v ideálním případě - v době uzavření pracovní smlouvy. V tomto případě bude číslování správné a bez mezer.

Konkrétní číselný kód musí být sdělen zaměstnancům, protože to nejen zvyšuje jejich důležitost v jejich očích, ale také pomáhá vyhnout se chybám ve mzdové agenděpoplatky. Důvodem je skutečnost, že při sepisování žádostí o peněžitou pomoc nebo o čerpání dovolené zaměstnanec uvede mimo jiné své osobní číslo.

Tento parametr musí být rovněž bezpodmínečně uveden v objednávce zaměstnání. Může být napsáno do softwaru nebo ručně napsáno zástupcem lidských zdrojů.

Účetní deník. Oprava osobních čísel

Podniky, které jsou nuceny používat pro své zaměstnance osobní čísla, často používají dokument, jako je registr osobních čísel.

V tomto interním dokumentu podniku mohou být specifikovány následující parametry:

• Údaje z pasu zaměstnance, včetně jeho příjmení, jména a příjmení a také čísla a série dokumentu.
• Datum přijetí zaměstnance na jeho hlavní pracoviště.
• Číslo pracovní smlouvy a také datum jejího vyhotovení.
• Pozice specialisty.
• Jednotka, ve které bude zaměstnanec pracovat.
• Přímo osobní číslo.

Osobní číslo je povinné pro velké podniky. Malé firmy však tento způsob využívají i k usnadnění života zaměstnancům personálního oddělení nebo účetního oddělení. V obecném smyslu se jedná o číslování zaměstnanců. Protože je každé číslo jedinečné, pomáhá to zajistit, aby byly prostředky připsány správné osobě. To platí zejména při zaměstnávání jmenovců nebo jmenovců. Vedení evidence osobních čísel není složité ani časově náročnépostup. V zásadě je přidělen specialistovi na personálním oddělení. Zákon však umožňuje přidělit toto poslání jinému zaměstnanci. Tato skutečnost je zapsána v dokumentech přímo organizaci.