Účtování pro firemní karty: platební postup

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Bankovní firemní karty, jak víte, jsou všestranné. Proto se dnes výpočty s nimi hojně používají. Firemní karty je vhodné využít při pracovních cestách zaměstnanců v tuzemsku i zahraničí, při platbách za reprezentativní služby, příjmu hotovosti na výdejních místech a bankomatech. V článku se zamyslíme nad tím, jak jsou firemní karty zohledňovány v účetnictví.

Obecná pravidla

K získání firemní karty podepíše společnost smlouvu s bankovní strukturou. Tím se otevře speciální bankovní účet. Částky, které se na něm tvoří, se zohledňují podle účtu. 55.

Pro zachycení prostředků na firemní kartě podniku se v účetnictví používá speciální podúčet k účtu 55.

Funkce Analytics

Výstavba analytického účetnictví se provádí v závislosti na podmínkách používání karet.

V některých případech dohoda s bankou stanoví přítomnost pojistného vkladu na účet společnosti. Představuje minimální částku trvale na účtu. Nazývá se také neredukovatelná rovnováha. Tato částka může být ve výjimečných případech utracena. Záloha se použije zejména v případě překročení platebního limitu.

V účtování firemních karet právnických osob je vhodné zřídit si k účtu podúčty 2. řádu. 55. Mohou to být podúčty. „Platební limit“a „Záloha na pojištění“.

Uvedené podúčty v účetnictví firemních karet právnických osob se otevřou bez problémů, pokud je k jednomu firemnímu účtu připojeno několik karet, pomocí kterých může kterýkoli držitel provádět platební transakce v rámci stanoveného limitu. Při připsání finančních prostředků předkládá klient bance výpis s údaji o držitelích a čísly karet, částky, které je třeba každému z nich převést.

Reflexe zápisu

Při doplňování běžného účtu firemní karty se v účetnictví provede záznam:

db ch. 55 podúčtů "Zvláštní účet" Kd sc. 57 "Zúčtovací účty" (52 "Měnové účty")

U cizí měny na zvláštním účtu by mělo být přecenění provedeno k datu transakce a ke dni vykázání. Výsledné kurzové rozdíly v účtování firemních karet se projeví následovně:

• db ch. 55 podúčtů Podúčet "Speciální účet" Kd 91. „Ostatní příjmy“(ve výši kladnýchrozdíl);
• db ch. 91, pododdíl "Ostatní výdaje" Kd c. 55 podúčtů "Speciální účty" (podle výše záporných rozdílů).

Převody jsou na cestě

Když banka obdrží primární dokumentaci potvrzující provedení transakcí firemní kartou, provede se záznam na běžném účtu v účetnictví:

db ch. 10 (20, 25, 26 atd.) počet Cd. 57 „Přestupy jsou na cestě“.

Používání účtu 57 je způsobeno tím, že primární doklady (účtenky, složenky atd.) přijímá a zpracovává účetní oddělení před vytvořením výpisu z kartového účtu potvrzujícího odepsání prostředků.

Pro tento účet by měl být otevřen speciální podúčet. Bude odrážet platby na firemní kartě.

V účetnictví lze operativní kontrolu zůstatku finančních prostředků provádět odečtením částky na podúčtu. "Operace na kartových účtech" (k účtu 57) ze zůstatku podúčtu "Zvláštní účet" (k účtu 55).

Odraz operací

Provádí se po obdržení bankovního výpisu, který potvrzuje skutečný odpis. V účetnictví se operace s firemními kartami odrážejí takto:

db ch. 57 podúčtů "Operace na zvláštních účtech" Cd sc. 55 podúčtů "Speciální účet"

Seznam operací povolených k implementaci naznačuje, že držitel má právo nejen provádět platby kartou, ale také ji používat k přijímání hotovosti.

Výběr hotovosti z firemní karty v účetnictví se provádí na základě podkladů. Vydávají se ve výdejním místě nebo v bankomatu. Kabeláž bude vypadat takto:

db ch. 71 cd sc. 57 podúčtů "Operace na speciálních účtech" (pro množství přijatých prostředků)

Použití hotovosti se zaznamenává podle obecných pravidel v souladu s primární dokumentací připojenou ke zprávě o výdajích zaměstnance.

Důležitý okamžik

Kromě výše uvedeného modelu workflow a účtování firemních karet může v praxi nastat situace, kdy zaměstnanec nedodal primární nebo jinou dokumentaci potvrzující transakce během sledovaného období. V tomto případě může výpis z účtu odrážet odepsání prostředků.

V takových situacích musíte postupovat následovně. Každá karta je přiřazena konkrétní osobě – držiteli. Podle postupu pro generování zpráv o pohybu peněžních prostředků na zvláštních účtech musí uvádět číslo karty, ze které byl debet proveden. V takové situaci je význam kompetentní organizace analytiků na účtu 55.

Odečítání z firemních bankovních karet v účetnictví se provádí na základě výpisu nepotvrzeného dokumenty a odráží se takto:

db ch. 73 cd c. 55 podúčtů "Speciální účet"

Pokud držitel karty neposkytne primární dokumentaci nebo náklady, které mu vznikly, nejsou uznány jako ekonomicky oprávněné, musí je vrátitvynaložené prostředky podle stanovených pravidel. Reflexe vrácení se provádí na kreditním účtu. 73 v souladu s účetními položkami prostředků podniku (např. účty 50, 51).

Účetní transakce v cizí měně

Specifika účtování firemních bankovních karet s cizí měnou jsou dána podmínkami jejího odpisu a konverze poskytnutými finanční institucí. Kromě toho má význam samotný vzhled karty.

Vyslaný zaměstnanec vypracuje podle obecných pravidel po návratu ze zahraničí zálohovou zprávu, kterou předloží účetnímu oddělení. K ní přikládá originální dokumentaci. Zahrnuje mimo jiné doklady vystavené při platbách kartou.

Všechny výdaje v cizí měně musí být převedeny na rubly v den schválení zprávy. V tomto případě se zadávají:

• db ch. 08 (26, 44) Počet Cd. 71 (pro částku rublového ekvivalentu výdajů podle směnného kurzu centrální banky);
• db ch. 71 cd sc. 57 podúčtů "Operace na speciálních účtech" (pro částku výdajů zaplacenou kartou, v rublech podle směnného kurzu centrální banky).

Další položky závisí na tom, která firemní karta (měna nebo rubl) byla použita. Při účtování devizových operací dluh na účtu. 57 podléhá přecenění a datu jejich provize. Při obdržení bankovního výpisu se provede záznam:

db ch. 57 podúčtů "Operace na zvláštních účtech" Cd sc. 55 podúčtů "Speciální bankovní účet" - ekvivalent rublu ve směnném kurzuCentrální banka v den odepsání prostředků

Zároveň podle účtu. 57 určí kurzový rozdíl. Je připsána nebo odepsána. 91 (v závislosti na povaze opravy kurzu).

Při použití rublové podnikové karty v účetnictví bude zapsána částka v rublech uvedená ve výpisu. Obvykle se jeho hodnota liší od hodnoty uvedené na účtu. 57 podúčtů "Operace na speciální karty" v den schválení zprávy. Důvodem je skutečnost, že finanční struktury při přeceňování devizových transakcí používají vnitřní kurz, který se neshoduje s kurzem centrální banky.

Výsledný rozdíl se považuje za součet. Vzhledem k tomu, že částka platby v rublech ve výši odpovídající částce v cizí měně je upravena o rozdíly, odráží se na stejném účtu jako hlavní částka cestovních výdajů. Mohlo by to být c. 08, 44, 26 atd.

Poplatky

Účtuje se jim služba firemních karet. V účetnictví jsou provize zahrnuty do ostatních nákladů a jsou promítnuty do příslušného podúčtu účtu. 91.

Výše a postup odepisování odměny jsou stanoveny v souladu se sazebníkem bankovní organizace. Jsou uvedeny v příloze ke smlouvě o poskytování služeb účtu.

Úrok ze zůstatku

Pokud smlouva o poskytování služeb kartových účtů stanoví jejich přírůstek, jsou zahrnuty do ostatních příjmů. V tomto případě je zapojení sestaveno:

db ch. 55 podúčtů "Speciální účet"Kd sc. 91 podúčtů "Jiný příjem"

Nuance

Výše uvedený postup pro zaznamenávání transakcí platí zejména pro podniky, které vlastní kartové účty a provádějí z nich zúčtování s obchodními partnery.

Společnost zároveň může přijímat platby z karet jednotlivců a organizací. Vydavatelé karet (vydavatelé karet) uzavírají smlouvy s obchodníky o prodeji produktů držitelům karet.

Smlouva stanoví pravidla pro vybavení bodu technickými prostředky, autorizaci provozu, podmínky vypořádání s kupujícími, výši provize servisní banky. Ta je zpravidla sražena z příjmů z prodeje zboží a připsána na účet obchodního podniku.

Sbírka lístků

Slip je terminálová kontrola. Postup a četnost jejich vymáhání je stanovena v podmínkách smlouvy uzavřené s přijímající bankou (úvěrová společnost, která organizuje akceptační místa karet a poskytuje služby pro obsluhu celého spektra operací v nich). Zároveň je povinná evidence složenek. Označuje počet šeků a celkovou částku.

Registr by měl být vyplněn ve dvou kopiích. Jeden spolu se složenkami dostane sběratel, druhý zůstane v obchodním podniku. V druhém případě sběratel vydá také účtenku.

Jako základ pro zobrazení částek na účtu. 57 je druhá kopie dokumentu. Před předáním složenek sběrateli podnik nemůže zacházet s částkami jako s „převody v tranzitu“. Účet 57 tedy není zohledněn.

Před převodem složenek do banky (pokud jsou na pokladně obchodního podniku) se peněžní prostředky za prodané zboží neodepisují z účtů a nepřipisují se na účet. V souladu s tím se má za to, že kupující vytvořili pohledávky.

Když je výtěžek z prodeje připsán na účet, je vytvořena transakce:

db ch. 51 cd sc. 57

Účtování pro firemní karty v C1

Reflexe operací není v současné době doprovázena žádnými obtížemi. Musím říci, že dříve se například účtování firemních karet v C1 7 7 provádělo téměř ručně.

Softwarový produkt 1C „Účetnictví“je neustále vylepšován. První výrazné změny zaznamenali uživatelé verze programu C1 8 2. Účtování firemních karet v nejnovější aplikaci je ještě jednodušší. Zvažte některé nuance reflektujících operací.

Provoz doplňování firemních karet v účetnictví v C1 8 3 se promítne pomocí dokladu "Odepis z účtu". Chcete-li jej otevřít, přejděte do sekce „Banka a pokladna“, poté do „Výpisy z účtu“a klikněte na tlačítko „Debet“.

Ve formuláři dokladu je uveden typ operace "Převod na jiný účet". Pro výběr účtu příjemce otevřete adresář "Bankovní účty". Debetní položka bude sc. 55.04.

Ve verzi 1C 8.2stejným způsobem byly provedeny odpisy. Zároveň nebyl vypracován samostatný doklad pro příjem peněžních prostředků za převod z zúčtovacího účtu - byl zohledněn jako obrat pohybu částek.

Výběr hotovosti z bankomatu

Při proplácení finančních prostředků je zaměstnanec skutečně přijímá na základě zprávy. V souladu s tím je povinen poskytnout dokumenty potvrzující výdaje.

Předpokládejme, že zaměstnanec vybral z karty určitou částku a zaplatil za nákup inventárních položek.

Výběr v 1C se projeví pomocí dokumentu „Odepisy z účtu“. Je nutné uvést druh operace: "převod na odpovědného zaměstnance", účet 55.04. Bankovní účet je ten, ke kterému je karta připojena. Dokument také uvádí informace o jeho držiteli, tj. o odpovědné osobě.

Když se operace projeví, bude proveden záznam:

db ch. Počet Cd 71,01. 55.04

Srážková bankovní provize při výběru prostředků

Tato operace se projeví pomocí dokumentu "Odepsání z účtu". Jeho typ je "ostatní odpis", účetní účet - 55.04. Bankovní účet je účet, ke kterému je karta připojena.

Podrobnosti označují účet. 91,02. Toto je debetní účet, na který se provize převádí. V adresáři "Ostatní výdaje / příjmy" byste měli vybrat položku, která zahrnuje náklady na úhradu bankovních služeb. Poté bude vygenerován záznam:

db ch. Počet 91,02 Cd. 55.04.

Operace potvrzení výdajů

V 1C se výdaje odrážejí pomocí dokumentu „Zálohareport.

Při vyplňování v záložce „Zálohy“vyberte „Debet z účtu“.

V záložce "Zboží" vyplňte údaje o zakoupených skladových položkách, jejich fakturu a DPH.