Výkaz firemní karty: příklad. Účetnictví pro firemní bankovní kartu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-17 18:44

V poslední době se platby firemními kartami staly pro většinu firem běžnou záležitostí. Tyto platební nástroje se snadno používají.

Účtování firemních karet je docela jednoduché. Zkušení účetní zpravidla nemají problémy se zaznamenáváním transakcí. Potíže mohou nastat při sestavování zprávy na firemní kartu zaměstnancem, kterému byla vydána. Dále zvažte vlastnosti odrazu transakcí.

Obecné informace

Firemní karty se nazývají bankovní karty, jejichž prostředky patří organizaci. Používají se k úhradě výdajů vzniklých zaměstnancům v rámci jejich profesní činnosti.

Firemní kartou je možné platit cestovní, obchodní a pohostinské výdaje. Tento platební nástroj se nepoužívá pro osobní účely zaměstnance, připisování jeho výdělků a sociálních dávek.

Zobrazení

Existují kreditní a zúčtovací (debetní) karty. Používánímposlední platba je provedena na úkor prostředků držených na účtu podniku nebo kontokorentu.

U kreditních karet se platby provádějí na úkor vypůjčených prostředků poskytnutých bankovní strukturou.

Funkce operace

Doplnění se provádí bankovním převodem. Za tímto účelem je bankovní organizaci zaslán platební příkaz.

Prostředky jsou utráceny pouze s použitím karty. Může se jednat jak o běžné bezhotovostní transakce, tak o výběry hotovosti.

Firemní karty nepodléhají zúčtovacím limitům stanoveným centrální bankou pro hotovostní platby. Mezitím mohou bankovní organizace, vedené doporučeními centrální banky, stanovit limit pro vydávání. Například na firemní kartě Sberbank je maximální částka 100 tisíc rublů za den.

Výhody platebních nástrojů

Lze zaznamenat následující výhody používání firemních karet:

• Kontrola výdajů zaměstnanců. Nejprve se všechny transakce projeví na účtu společnosti. Za druhé se vygeneruje zpráva o firemní kartě, která odráží všechny náklady vynaložené za konkrétní období.
• Schopnost kdykoli použít finanční prostředky. Přístup k penězům na účtu je nonstop.
• V případě problémů okamžitě zablokujte kartu.
• Možnost využívat finanční prostředky na služební cesty do zahraničí. Při odjezdu z Ruské federace není třeba kupovat cizí měnu. Přitom z Ruska to možné jeokamžitě doplňte účet zaměstnance, který je v zahraničí.
• Významná úspora času při rezervaci a platbě vstupenek, hotelových pokojů.

Oznámení o federální daňové službě a fondech

Informace o otevřeném účtu musí být zaslány FIU, VSS a daňové službě. V současné době odesílá oznámení samotná bankovní organizace, která obsluhuje účet.

Oznámení je podáno do 7 dnů (funguje).

Důležité nuance

Firemní karty pro právnické osoby se vydávají pro konkrétní zaměstnance podniku, tj. jsou registrovaní.

Reflexe operací v účetnictví na firemních kartách se provádí zpravidla na samostatném účtu.

Bankovní účet lze otevřít jak v rublech, tak v cizí měně. V tomto případě v prvním případě není potřeba zakládat další cizoměnový účet. Podle Nařízení centrální banky č. 266-P lze platbu firemní kartou provádět i v měně, která se liší od měny účtu. Při příjmu například dolarů systém banky převede požadovanou částku (automaticky převede rubly na dolary).

Účely výdajů

Regulační akty stanoví seznam transakcí, které lze provádět v cizí měně pomocí firemní karty:

• Příjem hotovosti v cizí měně v zahraničí Ruské federace k úhradě pohostinství, cestovních výdajů.
• Platba výdajů (zástupce/cestovné) v obchodních/servisních organizacích v cizí měně mimo Rusko.

Jiné operace jsou považovány za nezákonné. Sledování souladu se seznamem provádí bankovní struktura.

Dokument místní organizace

Podnik by měl vypracovat zákon, který definuje základní pravidla pro používání firemních karet. Tento dokument musí být nainstalován:

• Seznam transakcí a výdajů, které smí zaměstnanec provádět.
• Limity vypořádání.
• Postup pro odeslání hlášení na firemní kartě.
• Informace o nepřípustnosti prozrazení PIN kódu třetím stranám.
• Lhůta, do které má zaměstnanec předložit předběžnou zprávu na firemní kartě. Ve stejném odstavci je vhodné uvést dokumenty, které potvrzují informace.

Také:

• Okruh zaměstnanců oprávněných přijímat firemní karty je určen příkazem vedoucího.
• Uzavřete dohody o odpovědnosti s příslušnými zaměstnanci.
• Držitelé karet zaměstnanců by měli být obeznámeni s postupem používání podpisových karet.

Vrácení a vydávání platebních nástrojů je vedeno ve zvláštní knize.

Funkce odrazu

Účtování pro běžný účet je vedeno v podniku na účtu. 55. Otevře se mu podúčet 55.4.

Pokud má účet minimální zůstatek, je vhodné vytvořit podúčty druhého řádu: „Minimální zůstatek“a „Platební limit“.

Pokud si organizace otevřela několik účtů (pro každou kartu), pak podúčet 55.4 vytvoříkaždému z nich. Pokud je k jednomu účtu vydáno několik karet různých zaměstnanců, kteří provádějí platby v rámci obecného limitu, nutnost vést analytické záznamy v kontextu držitelů určuje podnik nezávisle.

V případech, kdy je firemní karta propojena s jedním běžným účtem, je vhodné vytvořit k účtu podúčet. 51 nebo 52.

Účetnictví

Pravidla pro zaznamenávání transakcí jsou pro usnadnění uvedena v tabulce:

db	cd	Destination	Potvrzení
55.4	51	Převod částky platebního limitu a minimálního zůstatku (v rublech) z účtu podniku na kartový účet (rubl)	Platební příkaz, výpis z účtu.
55.4	52	Převod platebního limitu a minimálního zůstatku v cizí měně z účtu v cizí měně na firemní.	Platební doklad, výpis z účtu.
55.4	67, 66	Příjem kreditních prostředků na kartový účet v den jednorázového připsání, pokud byla uzavřena příslušná dohoda s bankovní strukturou	Bankovní příkaz, výpis z účtu.
55.4	66	Příjem kreditních prostředků na kartuúčet v den platby kreditními prostředky bankovní organizace při absenci vlastních peněz společnosti, pokud byla s bankou podepsána smlouva o kontokorentním úvěru	Výpis z bankovního účtu, záruka.
91.2	51, 52	Placení bankovních poplatků za vydání, vydání, obsluhu karty	Bankovní výpis, účetní výpis.
91.2	66	Výpočet úroku z úvěru poskytnutého firemní kartou	Bankovní výpis, účetní výpis.
66	51, 52	Převod finančních prostředků na splacení půjčky nebo úroku z půjčky přijaté v souvislosti s používáním karty	Platební příkaz (dokument), výpis z účtu.

Pro vyjádření doplnění firemní karty v „1C“se používá dokument „Odepsání z účtu“. Nachází se v sekci "Banka a pokladna".

Účtování pro vyrovnání

Existují dvě možnosti záznamu transakcí: zjednodušené a akademické. Jejich vlastnosti jsou uvedeny v tabulkách.

Zjednodušená metoda

db	cd	Destination	Potvrzení
71	55.4	Odraz množství práce zaplacené kartou,služby, zboží a také hotovost vybíraná z karty v souvislosti s držiteli (hlasujícími zaměstnanci) k datu uvedenému na výpisu z účtu	Výpis z účtu s dešifrovací aplikací pro firemní karty.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 atd.	71	Reflexe zaplacených materiálů, prací, služeb v souladu s předběžnou zprávou předloženou zaměstnancem s přiloženými podpůrnými dokumenty k datu zprávy.	Faktury, vstupenky, účtenky, šeky, originální složenky, šeky z bankomatu atd.

Akademická verze

db	cd	Destination	Potvrzení
10, 20, 26, 44 atd.	71	Odraz materiálů, prací, služeb placených firemní kartou v souladu se zprávou s podpůrnou dokumentací ke dni jejího předložení	Vstupenky, účtenky, originální stvrzenky, účtenky z terminálu atd.
71	57	Odraz transakce provedené kartou, ale nezaúčtované na bankovním účtu	Účetní reference.
57	55.4	Odraz částky zaplaceného zboží, prací, služeb, hotovosti vybrané z karty v kontextu odpovědných osob v den, kdy jsou uvedeny na výpisu z účtu	Výpisbanka s dešifrováním pomocí karet.

Pokud se datum hlášení na firemní kartě shoduje se dnem, kdy je transakce zohledněna ve výpisu z účtu, transakce se provádějí podle první možnosti.

U obou možností je navíc třeba vzít v úvahu výši poškození:

db	cd	Destination	Potvrzení
73.2	55.4	Odraz výše materiálních škod způsobených nedoložením podkladů zaměstnancem nebo v souvislosti s použitím prostředků na kartě pro osobní potřeby	Bankovní výpis, účetní výpis.
50, 70	73.2	Náhrada škody způsobené zaměstnancem prostřednictvím pokladny podniku nebo srážkou z výdělku	Výpis z účetnictví, účtenka.

Přehled firemní karty: příklad

Zaměstnanec, který obdržel finanční prostředky na zprávu, musí poskytnout dokument, který popisuje všechny vzniklé náklady. K němu jsou připojeny podpůrné papíry. Příslušné pokyny jsou stanoveny v pořadí schváleném centrální bankou.

Nařízením Státního statistického výboru z roku 2001 byla schválena standardní forma zprávy AO-1.

Ve formuláři však nejsou žádné řádky, do kterých byste mohli promítnout transakce na firemních kartách. Existují dva způsoby, jak situaci napravit:

• Doplňte standardní formulář. Jak je stanoveno v řádu, organizacemá právo přidávat další řádky do jednotného formuláře.
• Vypracujte formulář sami. Jednotné formuláře od 1. 1. 2013 nejsou pro podniky povinné. Odpovídající ustanovení vyplývá z federálního zákona č. 402.

Uvažujme příklad. Zaměstnanci byla vydána firemní karta Sberbank, na které je k dispozici 50 tisíc rublů. Byl instruován, aby si koupil multifunkční zařízení, jehož cena je 110 tisíc rublů. V souladu s platebním příkazem bylo na kartu převedeno 65 tisíc rublů. Po zakoupení zařízení se zůstatek ukázal být 5 000 rublů.

Účetní podniku doplňuje standardní formu výkazu o několik řádků. Nejprve jsou uvedeny sloupce, které odrážejí částky finančních prostředků k datu použití karty:

• "Zůstatek na kartě". Tento řádek je vyplněn, pokud zaměstnanec nepředal platební nástroj.
• „Výdejní karta …“. Tento řádek obsahuje informace, zda byl platební nástroj vydán před provedením úkolu.

Zůstatek na kartě je za podmínek v příkladu uznán jako rovný 0, protože karta byla zaměstnanci vydána před dokončením úkolu. Řádek „Vydaná karta“uvádí její číslo a dostupnou částku.

Aby se zohlednilo doplnění prostředků, byl do přehledu přidán sloupec "Příkaz k úhradě". Zde je uvedeno datum, číslo dokumentu.

Řádek „Celkem“by měl obsahovat částku zůstatku na vydané kartě a částku dodatečného převodu. Podle podmínek příkladu je celkem 115tisíc RUB

Na zadní straně zprávy by měly být uvedeny dokumenty, kterými zaměstnanec potvrzuje vynaložené výdaje. Zaměstnanec musí uvést datum výdajů a částku.

Výběr hotovosti

Při vytváření formuláře hlášení je nutné počítat se situací, kdy zaměstnanec nebude moci platit za služby nebo zboží bankovním převodem. V souladu s tím bude muset zaměstnanec vyplatit požadovanou částku.

Za účelem zohlednění takových transakcí jsou přidány následující řádky:

• "Staženo z karty".
• "Utracené peníze".
• "Přidáno na kartu přes terminál".
• "Zůstatek hotovosti".

Všechny transakce s finančními prostředky jsou uvedeny na přední straně zprávy.

Potvrzení o přijetí dokumentu

Odpovědný zaměstnanec musí podat zprávu účetnímu nebo vedoucímu podniku. Poté je dokument zkontrolován a poté schválen ředitelem organizace.

Zboží, služby zakoupené zaměstnancem se započítávají. Zaměstnanec obdrží potvrzení o přijetí hlášení - spodní část formuláře. Pokud není poskytnuta ve formě vyvinuté podnikem, je účtenka vystavena v libovolné formě.

Schválení formuláře

Podle obecných pravidel musí vedoucí schválit formulář vytvořený podnikem nezávisle. Takový požadavek je stanoven ve federálním zákoně č. 402. Stejný požadavek platí, pokud organizace používá jednotný formulář.

Obvykle vzorkyformuláře prvotních dokladů jsou uvedeny v přílohách objednávky o schválení účetního postupu.

Otevření účtu

K vytvoření účtu s firemními kartami bude společnost nejprve potřebovat dokumenty potřebné k otevření běžného účtu. Kromě toho musíte napsat žádost, jejíž formulář poskytuje banka. Je psána pro každého zaměstnance-držitele karty. Přiloženy jsou i doklady, kterými se identifikují příslušní zaměstnanci. Jedná se zejména o cestovní pas a dokumenty potvrzující pracovní vztahy s podnikem (kopie smlouvy). V případě potřeby si banka může vyžádat další doklady.