Účtování hotovostních transakcí. Základní pojmy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Každá organizace, bez ohledu na svou velikost, se při provádění činností téměř jakéhokoli druhu potýká s potřebou používat hotovost. A pokud se k úhradě potřebného materiálu nebo objednaných služeb zpravidla používají bezhotovostní platby, dochází k platbě za cestovné a některé další výdaje pomocí hotovosti. K tomu je v podniku vytvořena pokladna a účtování hotovostních transakcí musí být vedeno v souladu s legislativními akty a regulačními dokumenty.

Organizaci kontroly nad hotovostí provádí účetní oddělení, přičemž jeho úsilí směřuje k posílení platební disciplíny a také k zajištění správného využívání a rozdělování finančních zdrojů. Účtování hotovostních transakcí zase znamená správnou, úplnou a včasnou dokumentaci, stejně jako zákonnost hotovostních transakcí.

Syntetické, stejně jako podrobnější analytické účtování hotovostních transakcí a peněžních dokladů zahrnuje vedení příslušných účtů. Například na určitém účtu číslo 50 (v účtové osnově se nazývá "Pokladna") se odráží stav, příjem a výdej všech pokladních a peněžních dokladů souvisejících s celou hlavní pokladnou podniku. V případě potřeby se otevře podúčet s číslem 50-1, který se nazývá „Pokladna organizace“a pro každou měnu je třeba otevřít samostatný účet.

Účet 50-2 (název - "Provozní pokladna") je potřeba, pokud organizace provádí pohyb finančních prostředků na pokladnách provozních míst, komoditních kanceláří a zastávek.

Podúčet číslo 50-3, nazvaný „Peněžní doklady“, odráží poštovní známky, plně zaplacené letenky, směnky a kolky v pokladně ve výši skutečných (skutečných) nákladů vynaložených v jejich pořízení. Analytics v tomto případě zahrnuje účtování peněžních dokumentů podle jejich typů.

Účtování hotovostních transakcí v podniku si nelze představit bez provedení příslušných dokumentů. Jejich seznam zahrnuje došlé (KO-1) a podle toho i odchozí (KO-2) objednávky, deník pro promítání (evidování) všech typů příchozích a odchozích pokladních dokladů (formulář KO-3), jakož i pokladní knihu. schváleného formuláře KO-4.

Všechny provozní organizace obvykle dostávají hotovost, kterou potřebujízúčtovací účty. To vyžaduje další doklad stanoveného formuláře - pokladní šek. Servisní banka vydává takové šeky organizacím ve formě knih obsahujících 25 nebo 50 šeků.

Peněžní poukázky mají svůj vlastní postup plnění, který je upraven příslušnými regulačními dokumenty. Navíc lze takové dokumenty vyhotovit jak ručně, tak pomocí počítače.

Pokladní kniha je druh evidence. V něm se účtování hotovostních transakcí provádí v chronologickém pořadí a správnost jednání kontroluje hlavní účetní. Organizace může mít pouze jednu takovou knihu a ta musí být jasně očíslovaná, pečlivě sešněrovaná a zapečetěná. Výmazy a opravy v dokumentech, které podporují účetní proces, jsou nepřijatelné. Ve výjimečných případech musí být provedené opravy potvrzeny podpisy pokladníka a samozřejmě hlavního účetního.

Pokladní doklady mohou zpracovávat tito zaměstnanci podniku: hlavní účetní, účetní nebo jakákoli jiná osoba určená vedoucím po dohodě s hlavním účetním, což by mělo být uvedeno v příslušném administrativním dokladu. V případech, kdy z nějakého důvodu (malá firma) neexistuje účetní oddělení a ani hlavní účetní, zpracovává pokladní doklady sám vedoucí. Základem pro přípravu pokladních dokladů jsou různé doklady: platební a zúčtovací výpisy, šeky, žádosti, faktury.

Pro normální fungování podniku je nezbytná jasná kontrola všech oblastí činnosti. Proto účtování hotovostních transakcí vyžaduje zvláštní pozornost a systematizaci. Správná dokumentace a zajištění bezpečnosti finančních prostředků a peněžních dokumentů zase zaručuje uspokojení všech naléhavých potřeb podniku souvisejících s hotovostí.