Kontrola hotovostních operací banky. Přehled systémů kontroly hotovostních transakcí

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Pokladna je obrovský daňový a účetní sektor, který se řídí mnoha předpisy a rozsáhlými soubory pravidel. Všechny organizace a jednotliví podnikatelé, kteří provádějí vypořádání s protistranami pomocí hotovosti, jsou povinni je dodržovat. Vzhledem k tomu, že se v této oblasti účetnictví často setkáváme s různými druhy podvodů, je kontrola hotovostních transakcí každým rokem stále složitější, zpřísněná a modernizovaná. Tento článek pojednává o roli pokladny v podniku, pravidlech chování a také metodách a systémech pro kontrolu operací.

Role pokladny v organizacích a bankách

Pokladna podniku je nezbytná pro organizace, které přijímají a vydávají hotovost v hotovosti. Účel těchto operací může být jakýkoli: vydávání mezd zaměstnancům, cestovní výdaje, kancelářské výdaje, přijímání plateb od zákazníků, vypořádání s dodavateli. Všechny tyto akce musí být provedeny prostřednictvím pokladny. Kontrola hotovostních transakcí je svěřena daňové službě.

Když jste v obvyklé rutiněV dialogu je použito slovo "pokladna", před očima se vám objeví samotná pokladna. Ve skutečnosti to v organizacích není pouze řídicí a výpočetní zařízení. Pokladna fyzické nebo právnické osoby je celý systém, který zahrnuje dobře vybavené pokladní pracoviště, software, samotné zařízení, dostupnost reportingu, dodržování limitních a inkasních pravidel. Specialista pracující v této oblasti musí být také řádně vydán.

Pravidla pro vybavení místnosti

Kontrola hotovostních transakcí začíná požadavky na prostory, ve kterých se nachází samotná pokladna. Bez řádného vybavení a vybavení, jak to vyžadují pravidla a předpisy centrální banky, by pokladna neměla fungovat. Samozřejmě ne všechny organizace dodržují předpisy. Takový přístup za prvé může vést k pokutám, za druhé je nebezpečný pro peníze i zaměstnance, který za ně finančně zodpovídá. Bankovní organizace musí bezpodmínečně splnit všechny požadavky, jinak jim může být odebrána licence. Níže jsou uvedeny obecné požadavky na vybavení pokladny:

• Přítomnost pouze jedněch dveří, které se zavírají zevnitř. Zámek dveří musí být bezpečný, v některých případech se používají železné závory a závory a také visací zámky, aby nebylo možné dveře vylomit zvenčí.
• V místnosti je okno pro kontakt se zákazníky, příjem a výdej peněz. Okno by se také mělo těsně zavírat a být opatřeno pantemvisací zámek. Mimochodem, rozměry dveří a okna jsou jasně regulovány. Odchylka od stanovených rozměrů je povolena, pokud má podnik bezpečnostní jednotku.
• Místnost by měla být vybavena kovovými skříněmi. Musí být připevněny k nosným konstrukcím budovy tak, aby nemohly být vyjmuty spolu s detaily interiéru, ke kterým jsou přišroubovány. Na konci pracovního dne jsou skříně uzamčeny a zapečetěny.
• Větrání a okna by měla být bezpečně uzavřena a opatřena kovovými mřížemi.
• V místnosti musí být dva hasicí přístroje.
• Pokladna musí být vyzbrojena alarmy, které odesílají signály z různých bezpečnostních okruhů na místní policejní stanici nebo bezpečnostní organizaci.

Postup pro práci s pokladní

Kontrola hotovostních transakcí předpokládá určité pořadí práce. Po příchodu na své pracoviště je prvořadou povinností pokladního zkontrolovat neporušenost pečetí na krabicích a trezoru a také, zda nejeví známky porušení a neoprávněného vstupu do areálu. Pokud nenajdete žádné varovné signály, můžete se pustit do práce. Pokud se objeví známky cizí přítomnosti, je nutné okamžitě přivolat orgány činné v trestním řízení a před příjezdem zaměstnanců zajistit nedotknutelnost dokumentů, zařízení a nábytku umístěných v pokladně. Ověřit, co na místě chybělo, je možné pouze za přítomnosti strážníků. S nimi se přepočítá obsah trezoru. Po kontroleprovozovně je zákon vypracován ve čtyřech vyhotoveních: jeden je určen pro policisty, druhý pro pojišťovnu a třetí pro samotnou společnost. Čtvrtá kopie je potřeba, pokud existuje nadřazená organizace.

Přístup do místnosti, ve které se nachází pokladna, by měl mít přístup pouze pokladník, vystavený podle všech požadavků centrální banky a TKRF, a úřadům. Sada klíčů určená pro nadřízené musí být zapečetěna a uložena na bezpečném místě. V pokladně by neměly být žádné osobní věci pokladníka. Nachází se tam pouze to, co patří hospodářské organizaci.

Existují také požadavky na množství hotovosti, kterou lze uchovávat na pokladně organizace. Je nutné předem vypočítat a v příslušných úkonech doložit limit peněžních prostředků, nad kterým by na konci pracovního dne neměla být na pokladně žádná hotovost. Pro udržení limitu je prováděna speciální operace - inkaso, což znamená, že specializovaný transport se spolehlivou ochranou dopravuje prostředky do banky. Malé pobočky banky shromažďují své prostředky do hlavních trezorů a organizací - do banky, se kterou mají smlouvu o službách a podpoře. Hotovostní limit lze překročit pouze do tří dnů, kdy jsou zaměstnancům organizace vypláceny mzdy.

Postup pro výdej hotovosti z pokladny

Kontrola hotovostních transakcí banky a organizací je založena na jasné regulaci fixace všech úkonů sV hotovosti. Všechny transakce jsou řádně zdokumentovány a zohledněny v různých typech podnikového účetnictví.

Systém pro kontrolu hotovostních transakcí zahrnuje promítání veškerých manipulací s hotovostí pomocí hotovostních příjmů a výdajů, zálohových výkazů, kontrol a úkonů s použitými prostředky vystavenými na základě výkazu. Všechny transakce jsou zaznamenány v pokladní knize. Na konci pracovního dne se sestaví zpráva s přiloženými konečnými daňovými stvrzenkami vytištěnými z pokladny.

Všechny operace pro vydání peněžních prostředků musí být potvrzeny hotovostními příkazy s podpisem osoby, které byly vystaveny. V účetním programu je účel vydání uveden v komentářích. Zálohy a platby podle zprávy pak musí být potvrzeny šeky, provedenými úkony nebo přijatými službami. Vystavení mezd je rovněž potvrzeno výdajovým pokladním příkazem a mzdovým listem.

Kontrola hotovostních a zúčtovacích transakcí kategoricky zakazuje vydávání finančních prostředků určených jedné osobě proti podpisu druhé.

Pravidla pokladníka

Účtování a kontrola hotovostních transakcí je primárně svěřena specialistovi zvanému „pokladník“. V organizacích s malým počtem zaměstnanců mohou jeho roli plnit následující úředníci:

• Hlavní účetní.
• Účetní určité sekce.
• Jakýkoli zaměstnanec se speciálními znalostmi adovednosti.

Povinnou podmínkou pro všechny úředníky vykonávající funkce pokladního (i na částečný úvazek) je dohoda o plné odpovědnosti. Pokud se rozhodne, že z vedoucího nebo účetního udělá pokladní, pak to musí být vždy stejná osoba. Pokud odchází na nemocenskou nebo dovolenou, je nahrazen jiným zaměstnancem uvedeným v příkazu vedoucího a také podepsal novou dohodu o odpovědnosti. Kromě toho je nutné vypracovat akt o převzetí a převodu hmotného majetku. V procesu jeho přípravy se počítá hotovost, kontroluje se stav zařízení, dostupnost všech dokumentů za přítomnosti komise. Komise je skupina nejméně tří osob. Nejčastěji zahrnuje hlavního účetního a management. Zákon je sepsán ve třech vyhotoveních.

Při registraci pokladníka je vzor jeho podpisu zaslán servisní bance organizace nebo ústředí banky. Je to ona, kdo by měl být na všech dokumentech souvisejících s prací pokladny.

Uchazeč, který se uchází o pozici pokladního, musí být před přijetím pečlivě zkontrolován, zda nemá v práci nepříjemné precedenty. Jeho doklady a fotografie jsou předány bezpečnostní službě nebo jsou informace požadovány od orgánů činných v trestním řízení. Nyní je internet v této věci pro zaměstnavatele dobrým pomocníkem. Existuje mnoho databází, kde organizace sdílejí informace o zaměstnancích, kteří byli propuštěni a dopustili se špatného chování na pracovišti.

Nedoporučuje se pracovat s pokladnouumožnit lidem se závislostí na alkoholu a drogách, předchozími odsouzeními, narušiteli veřejného pořádku a také s různými duševními chorobami.

Kontrola registrace hotovostních transakcí

Správné provedení a dostupnost všech dokumentů je nezbytným požadavkem centrální banky, obslužné banky, daňové služby a dalších kontrolních orgánů. Finanční kontrola hotovostních transakcí může být prováděna neplánovaně, s varováním, se zabavením dokumentace a hotovostního vybavení. Mnoho organizací, zejména finančních struktur, praktikuje plánovaný interní audit pokladny. V tomto případě je sestavena komise složená z vlastních kompetentních pracovníků v této věci nebo je najata speciální auditorská společnost, která veškeré kontroly na profesionální úrovni provede a vystaví zprávu o poruchách, nesrovnalostech v hotovostních operacích a dokumentaci.

Terénní a jiné typy kontrol mohou mít vliv na pracovní smlouvy, odpovědnost, osobní údaje zaměstnanců, stav pokladních dokladů, správnost a pravidelnost jejich údržby, fiskální paměť pokladny, vybavení a vybavení pokladny. pokladna, odraz transakcí, jejich platnost v účetnictví, ekonomickém a daňovém účetnictví.

Zařízení pokladny

Seznam zařízení pro kontrolu hotovostních transakcí zahrnuje specializovanou pokladnu. Tohle v běžných železářstvích nekoupíte. Na rozdíl odz tiskárny, faxu, počítacího stroje a dalšího kancelářského vybavení mohou KKM prodávat pouze organizace, které k tomu získaly speciální licenci. Řídicí a výpočetní zařízení zpravidla obsluhují stejné organizace. Každá pokladna musí být registrována u finančního úřadu. Speciální paměťové zařízení neustále zaznamenává všechny operace, které pokladník se strojem provádí. Dále jsou tyto údaje přeneseny na daňovou službu za účelem odsouhlasení s předloženými zprávami podniku. Všechny poruchy, opravy, odpisy pokladny je také nutné oznámit finančnímu úřadu.

Všechny právnické osoby (podniky) přijímající hotovost od zákazníků jsou povinny pracovat s pokladnou. Od používání registračních pokladen mohou být osvobozeni pouze jednotliví podnikatelé. Mají právo vystavovat šeky ručně, osvědčující jejich pravost vlastní pečetí. Tato úleva ale neplatí pro všechny podnikatele. Některé činnosti vyžadují pouze použití registrační pokladny.

Kontrola hotovostních transakcí

Kromě kontroly externími službami je vyžadována interní kontrola. Pravidla pro vedení pokladny stanoví následující harmonogram plánovaných kontrol: před podáním výroční zprávy, před podáním čtvrtletních zpráv, v případech, kdy se změní finančně odpovědná osoba, která s touto pokladnou pracovala. Provádí se také kontrola pokladny a hotovostních transakcí, pokud byl zaměstnanec podezřelý z nepoctivosti, byly odhaleny skutečnosti krádeže nebo podvodu, výše hotovosti neodpovídá výši uvedené v dokladech.

Vedení některých organizací má politiku častých neplánovaných kontrol, aby zaměstnanci nebyli v pokušení využít své oficiální postavení a úzký kontakt s hotovostí. Pro každou kontrolu je jmenována zvláštní komise, která se pokaždé skládá z různých lidí, kteří nesouvisejí s tvorbou obsahu pokladny. Složení komise je zaznamenáno v aktu ověření. Samotný proces je často doprovázen videozáznamem.

Zvláštnosti bankovních hotovostních transakcí

Systém kontroly hotovostních transakcí banky předpokládá složitější konfiguraci. V pobočkách finančních institucí existuje několik úrovní ověřování prováděného různými specialisty. Vzhledem k tomu, že bankou prochází mnohem více peněz než v běžných organizacích, jsou složitost a zvýšené požadavky na kontrolní systém plně opodstatněné. Navzdory tomu, že se každý rok snaží automatizovat všechny operace v bankách, jsou potřeba alespoň dva zaměstnanci, kteří jsou zodpovědní za správné vedení operací: pokladní-operátor a vedoucí pokladny. První provádí transakce během pracovního dne, druhá vystavuje zálohovou částku, vybírá a počítá zůstatky, vyplňuje hotovostní dokumentaci, vybírá prostředky přesahující hotovostní limit a vykonává každodenní kontrolu na primární úrovni.

Kontrola hotovosti a další kontrolní systémy pokladen

Kontrola provádění hotovostních transakcí je stále více prováděna pomocí nejnovějších technologií. Jejich účelem je zaznamenat akcepokladní, klient, i data z fiskální paměti pokladen. Tyto údaje vám umožňují prokázat pochybení, podvody, krádeže a další podvody. U soudu bude tento videozáznam nezpochybnitelným důkazem, protože již není možné změnit kombinovaná svědectví obou zdrojů.

Cash Control je systém řízení pokladny, který se skládá z pokladny, barevných videokamer s vysokým rozlišením, video serveru, programu, který synchronizuje materiál snímaný kamerou s textem na pokladně, i vzdálené pracoviště pro bezpečnostního specialistu. Takových systémů je dnes na trhu mnoho. Všechny jsou založeny na stejném způsobu práce, s rozdíly ve funkčnosti, ceně, designu a metodách připojení a analýzy. Mezi nimi jsou následující řídicí systémy:

• DIT-POS - cena závisí na nastavení serveru, propojuje až 16 pokladen, ukládá video a textové informace v komplexu.
• POS-inspektor - ruský vývoj, stojí asi 6000 rublů, má funkci vyhledávání operace podle parametrů účtenky.
• POS-intellect - také ruský vývoj, vyznačuje se schopností integrace s různými obchodními systémy, text na videu není jen překryt, ale integrován programově, vyhledávání fragmentů videa se provádí automaticky.
• CHEKTV je další ruský vývoj se schopností integrace s registračními pokladnami a obchodními systémy, s univerzálním systémem nahrávání videa, softwarovou integrací textu a videa, s možností hardwaruanalýza dat a automatické vyhledávání fragmentů.