KDP – co to je? Vedení KDP - co to je?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Význam dobře napsané personální dokumentace je těžké přeceňovat. Personální dokumenty jsou konsolidací významných právních skutečností na papíře. A jakákoli chyba personalisty bude mít negativní důsledky pro zaměstnance i zaměstnavatele, proto je tak důležité dodržovat pravidla KDP v personalistice.

Co je HR?

KDP – co to je? Jedná se o oblast činnosti, která dokumentuje veškeré pracovněprávní vztahy a zachycuje informace o personálním obsazení a pohybu personálu, v důsledku čehož jsou dokumentovány veškeré personální postupy.

Co je KDP z právního hlediska? Všechny personální dokumenty mají právní (nebo obchodní) hodnotu. Pomocí nich jako písemných důkazů můžete obhájit své postavení u soudu. Takže například personální obsazení, personální příkazy a výplatní listiny mohou sloužit jako základ pro získání nebo potvrzení daňových a příjmových výhod.

KDP - co to je a k čemu sloužípotřeba? Většina správně provedených personálních dokumentů obsahuje mimořádně důležité informace. Právě na základě této dokumentace mohou být potvrzena určitá práva zaměstnance, například při žádosti o předčasný důchod z důvodu práce v nebezpečných nebo nebezpečných odvětvích.

KDP – co je to pro sociální sféru? Dokumentace pracovněprávních vztahů hraje významnou roli při zajišťování důchodových, sociálních a jiných záruk, které jsou zaměstnancům poskytovány v souladu s platnou legislativou. Všechny regulační a legislativní akty týkající se pracovního práva jsou nezbytné pro kvalitní práci každého personálního specialisty.

Správa KDP – co to je a z čeho se skládá?

Vyřizování pracovních sešitů a smluv je samozřejmě velmi důležitou součástí práce každého zaměstnance personální služby, ale na tyto okamžiky se řízení personální evidence neomezuje. Všechny dokumenty, které musí mít personalista po ruce, lze rozdělit do dvou hlavních bloků.

První skupina zahrnuje legislativní i podzákonné normy, které vysvětlují normy ochrany práce a pracovního práva. Všechny dokumenty tohoto druhu jsou povinné.

Druhá skupina - dokumentace doporučujícího charakteru: metodická doporučení k vedení personální evidence a manažerské práci.

Pro personalistu je důležité vědět, které z dokumentů jsou povinné pro vyřízení v konkrétním podniku a které vstoupí v platnost pouze za určitých okolností. Tomu se vyhnetenegativní zkušenost při jednání s personálními inspektory.

Při vytváření personální dokumentace je třeba dodržovat následující pravidla:

interní dokumenty (jejich vzhled, vývoj a schvalovací postup) mohou být vhodné a srozumitelné speciálně pro daný podnik nebo organizaci;

externí dokumentace je vypracována podle obecně uznávaných pravidel, aby tyto dokumenty měly právní sílu;

Uložení personální dokumentace je prováděno s ohledem na pravidla a požadavky archivní služby

Návrh pokynů pro správu záznamů lidských zdrojů

Instrukce KDP – co to je? Ve skutečnosti se jedná o podrobného průvodce organizací oddělení nebo personální služby a podnikáním v nich. Vedoucí organizace jmenuje osobu odpovědnou za vypracování tohoto dokumentu. Zpravidla to provádí vedoucí personálního oddělení, právník nebo hlavní účetní. Také vedoucí organizace sám může vypracovat pokyny pro KDP (toto je často praktikováno v malých společnostech). Když je pokyn připraven, musí být schválen na příkaz ředitele nebo vedoucího a také ověřen podpisy všech zainteresovaných úředníků. Všichni zaměstnanci se s pokyny seznámí pod vlastnoručním podpisem.

Hlavní problémy regulované tímto dokumentem:

• seznam povinných personálních dokumentů organizace;
• postup přípravy dokumentů, které upravují pracovní vztahy;
• pravidla pro zpracování personální dokumentace;
• tok dokumentů v personáluslužba;
• ovládání dokumentů;
• postup pro přenos případů z OK do archivu.

Organizace KDP

Na základě regulačních právních aktů, metodických doporučení je možné sestavit následující schéma organizace celé personální kanceláře společnosti:

1. Vypracujte dokumenty, které jsou pro společnost povinné (předpisy, pokyny, vnitřní předpisy, předpisy o bezpečnosti práce a požární bezpečnosti).

2. Upravit personální obsazení. Organizace již má zpravidla vypracovaný personální stůl a zaměstnance, kteří vykonávají určité povinnosti, ale pracovní knihy a záznamy o zaměstnání nejsou vždy správně sestaveny. Pracovní tabulku můžete zkontrolovat tak, že si vyžádáte informace o platech zaměstnanců a názvech jejich pozic v účetním oddělení. Naleznete tam personální čísla zaměstnanců. Měli byste také zkontrolovat správnost osobních složek zaměstnanců společnosti a zjistit, jaké dokumenty chybí.

3. Zkontrolujte soulad informací v personální tabulce a v pracovních smlouvách.

4. Zkontrolujte správnost provedení příkazů OK. Všechny personální transakce (nábor, přesun na jinou pozici, zvýšení platu) musí být zaznamenány v dokladech příslušného vzorku. Musí je podepsat jak vedoucí organizace, tak zaměstnanec. Všechny nedostatky by měly být opraveny.

5. Zkontrolujte správnost vyplňování sešitů.

6. Uspořádejte osobní složky zaměstnancůpokud nebyly provedeny dříve.

7. Vydejte potřebné knihy a časopisy.

8. Vytvořte si plán dovolené.

9. Skupinové osobní složky.

10. Vydejte nomenklaturu případů.

Audit KDP

Personální audit je komplexní rozbor veškeré personální dokumentace, ověření jejího souladu s požadavky platné legislativy, místních zákonů a protokolů. Správná organizace správy osobních záznamů je naléhavou záležitostí, jejíž ignorování může s sebou nést určitá rizika.

V procesu personálního auditu se kontroluje nejen správnost dokumentace, ale také její soulad s platnými zákony. Audit personálních dokumentů je účinným nástrojem pro řešení problémů, které vznikají ve finanční a ekonomické činnosti společnosti.

Typické chyby při žádosti o KDP

Audit personální dokumentace nám umožňuje identifikovat řadu závažných chyb, které se v různých společnostech a organizacích mnohokrát opakují. V malých institucích dochází k vytváření četných lokálních protokolů, které se ve skutečnosti jen duplikují, nebo ještě hůř, odporují. Veškerý personální pracovní tok musí být sjednocen a minimalizován.

Obvyklé chyby jsou také:

• nedostatek schválených informací o rozvrhu práce a odpočinku v ústavu nebo jeho nesoulad s údaji uvedenými v pracovní smlouvě;
• nepřítomnostpostup pro výpočet a výplatu mezd;
• chyby personálu;
• bez účtování mezd;
• porušení práv zaměstnanců při stanovování pravidel pro práci s osobními informacemi a osobními údaji;
• Špatně sepsaná pracovní smlouva.

Toto není celý seznam. Aby nedocházelo k chybám v personální dokumentaci, je nutné důsledně dodržovat předpisy, legislativní akty a metodická doporučení.