Reengineering obchodních procesů: koncepce, cíle, principy

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Řízení reengineeringu obchodních procesů zahrnuje soubor metod a technik. Organizace je používá k úspěšnému navrhování svých činností. To se děje podle stanovených cílů.

Reengineering obchodních procesů znamená kompletní přehodnocení a další přepracování všech organizačních procesů. To je nezbytné k dosažení cílů a záměrů. Zlepšení může nastat velmi náhle, skokově. Navzdory tomu je organizace schopna dosáhnout úspěchu a provést požadovanou úpravu nákladů na zboží a služby, kvalitu poskytovaných služeb a zlepšení poskytování služeb.

Složky definice

Definice reengineeringu podnikových procesů zahrnuje čtyři základní slova: základní, radikální, ostrý, proces.

Fundamentalita vstupuje do první fáze, ve které je nutné odpovědět na řadu otázek souvisejících s těmi hlavními:

1. Proč organizace dělá tuto činnost a ne něco jinéhoostatní?
2. Proč organizace dělá svou práci těmito způsoby a neimplementuje jiné možnosti?
3. Kterou organizací se nakonec plánuje stát a co vidí za pár let?

Lidé, kteří odpovídají na některé z těchto otázek, musí přehodnotit současná pravidla podnikání. Často mohou být zastaralé, neúčinné a nepoužitelné pro konkrétní produkci.

Radikální odkazuje na přeplánování podnikání. Změny nejsou jen povrchní. Celý operační systém se může změnit. Majiteli firmy se nabízí možnosti, jejichž implementací lze změnit celou výrobu.

Ostrost. Reengineering podnikových procesů se nepoužívá v případech, kdy je požadováno zlepšení a zvýšení ukazatelů obdržených příjmů o určité procento, maximálně však o 100 %. Účelnost použití je splatná pouze v případě, že chce podnikatel zvýšit výkon o 500 % a více. V takových případech dochází k úplné výměně metod používaných k podnikání a výrobě zboží. Všechno nové je nahradí.

Řízení obchodního procesu reengineeringu zahrnuje použití nových metod ve firmě krok za krokem, díky kterým můžete vytvořit zcela nový produkt aktuálně relevantní pro spotřebitele. Dobře navržené procesy umožňují organizaci dosáhnout svých cílů a vyřešit řadu problémů.

Za coorganizace mohou používat reengineering?

V současné době existují tři typy organizací, které potřebují upravit nebo úplně změnit svou práci:

Organizace, které jsou ve fázi bankrotu. Často je to způsobeno tím, že ceny zboží a služeb jsou nastaveny mnohem výše než u konkurence nebo kvalita neodpovídá deklarované hodnotě. Pokud nebudou opatření přijata včas, může být organizace po nějaké době zlikvidována

• Organizace, které v současné době nemají problémy a potíže v podnikání, ale mohou se po čase objevit a negativně ovlivnit podnikání. Tyto problémy mohou být spojeny s nárůstem trhu se zbožím a službami konkurentů nebo se změnou potřeb kupujících.
• Organizace, které nemají žádné problémy, ale majitel firmy hledí do budoucnosti. Chce tak předejít problémům, které mohou nastat v cestě firmy. Takové organizace jsou převážně vůdci. Jejich marketingová politika je agresivní, nespokojí se s dobrou pozicí na trhu, chtějí neustále zlepšovat své pracovní procesy.

Mezi hlavní úkoly reengineeringu podnikových procesů tedy patří zavádění inovací, které organizaci umožní pevně upevnit svou pozici na trhu a neztratit schopnost konkurovat. To vše umožňuje společnosti přežít a pokračovat v plném fungování bez ohledu na početkonkurenti.

Vývoj projektu reengineeringu obchodních procesů můžete zvážit na příkladu fází, které jsou součástí práce:

1. V první fázi se vytvoří image, které bude organizace odpovídat. K tomu se buduje určitý obraz, který bude zahrnovat potřebné směry rozvoje aktivit. To vše přispěje k dosažení stanovených cílů.
2. Analyzujte výkon existující organizace. V této fázi provedou specialisté studii podniku, na základě které se vytvoří schéma, které odpovídá práci v daném okamžiku.
3. Proces vývoje nové aktivity. V tomto případě se vytvářejí nové procesy nebo se mění stávající. Díky informačním systémům se tyto procesy začínají testovat.
4. Po absolvování všech fází je vyvinutý proces implementován do práce podniku.

V těchto fázích je kompletně postavena podstata reengineeringu obchodních procesů.

Hlavní kroky

Jakýkoli proces a jeho implementace se skládají z fází. Mezi hlavní fáze reengineeringu obchodních procesů patří:

1. Globální myšlení, na jehož základě se rozvíjejí perspektivy v přístupech. Vedoucí manažeři se musí dobře orientovat a rozumět všem rysům, které jsou spojeny s rozvojem podniku. V tomto procesu musíte vzít v úvahu potřeby zákazníků, výhody konkurentů a nejnovější vývoj technologií, které lze implementovat v podnikání.
2. Připravte seorganizací. Komunikace je hlavním klíčem k úspěchu. Předem je třeba sestavit seznam úkolů a cílů, jejichž řešení je plánováno. V případech, kdy iniciativa přichází od zaměstnanců, je třeba je podporovat.
3. Neustále kontrolujte implementaci procesů. Pokud je třeba něco zlepšit, pak se k tomu vyplatí vrátit, tento přístup vám umožní vyhnout se řadě chyb v práci. V případě potřeby se můžete obrátit na specialisty na plný úvazek, kteří se mohou v průběhu práce setkat s problémy a podrobně je popsat. Jakékoli nápady, které se objeví, by měly být zaznamenány, aby se mohly později hodit.
4. Určete úroveň účinnosti. Účinnost lze monitorovat pouze v případě, že byl předem poskytnut referenční bod.
5. Buďte kreativní. Prvním krokem je věnovat pozornost potřebám potenciálních zákazníků. Shromažďování informací je třeba pečlivě sledovat, sledovat zdroje, které je poskytly, a v případě potřeby urychlit proces šíření. V případě potřeby delegujte pravomoci a kontrolujte zákaznický servis.
6. Změna aktivit v rámci organizace musí být naplánována předem. Zlepšení výkonu může bezpochyby nastat v krátké době, ale implementace bude nějakou dobu trvat. Předem musíte sestavit plán, ve kterém můžete specifikovat všechny požadované ukazatele, a měly by být převedeny.
7. Všechny procesy musí být přezkoumány a vyhodnoceny. Musí existovat zpětná vazba od zaměstnanců. Je nutné kontrolovat všechny fáze realizace a vyhodnocovatefektivita a výkon.

Při používání účinných metod v organizaci můžete snadno a rychle dosáhnout svých cílů.

Jaké metody se při práci používají?

Pro zlepšení činnosti organizací a podniků je nutné používat určité nástroje. Mezi hlavní metody reengineeringu obchodních procesů patří:

1. V procesu transformace podniku se může stát, že se objeví zbytečné procesy, které je nutné nejprve zlikvidovat, abychom na tom neztráceli čas. Tyto procesy zahrnují ověřování a schvalování.
2. V procesu činnosti se mohou mezi procesy vyskytnout mezery, které je také třeba včas identifikovat a odstranit.
3. Všechny reorganizační práce by měly stát minimální množství vynaložených zdrojů. Pokud například potřebujete vyřešit více úkolů, pak je nejlepší je seskupit a pověřit provedením jednoho zaměstnance. Tato metoda vám umožňuje snížit nejen náklady, ale také počet zaměstnanců zapojených do obchodního procesu.
4. Některé procesy lze delegovat na zaměstnance organizací a společností třetích stran.
5. V procesu činnosti se můžete setkat s obtížnými úkoly. Každý takový proces by měl zahrnovat několik možností řešení. To vám umožní mít na výběr a vybrat si tu nejlepší možnost.
6. Dobu cyklu lze zkrátit provedením několika kroků na stejném místě ve stejnou dobu. tomůže pomoci snížit náklady na dopravu.
7. Spojte více úkolů. Pokud řešení úkolů leží na bedrech zaměstnanců, pak je lze sloučit do jednoho celku a dát jim příležitost vykonávat nikoli jeden úkol, ale celý proces.
8. Usnadněte si práci co nejvíce. Ve většině případů mají zaměstnanci v organizaci omezenou pracovní dobu, postrádají náležité dovednosti a není čas na školení. V takových chvílích je potřeba co nejvíce zjednodušit práci, která bude mimořádně jasná a přehledná pro každého.

Postupem času, kdy zaměstnanci osobně naplňují své cíle a řeší problémy, začnou získávat zkušenosti, takže v budoucnu je bude možné svěřit složitějším procesům.

Jaké jsou principy fungování?

Mezi hlavní principy reengineeringu obchodních procesů patří:

1. Několik typů práce je spojeno do jedné. Během fungování podniku zaměstnanci tráví většinu času nikoli řešením problémů, ale koordinací a interakcí. V tomto případě nejen ztracený čas, ale také zvýšené náklady. Pro snížení těchto ukazatelů je vhodné kombinovat.
2. Rozhodnutí je na umělci. Osoba, které se důvěřuje, že práci udělá, může osobně rozhodovat o úkolu, který dělá. Vyhnete se tak plýtvání časem a zpomalení všech procesů při kontaktování manažera.
3. Veškerá práce musí být provedena v přísném pořadí.
4. Práce se dělá kdeje to nutné. Funkce jsou rozděleny v závislosti na pracovním procesu, nikoli na povinnostech. Pokud je například pro zaměstnance snazší a lepší nakoupit to, co je pro práci nezbytné sám, je lepší svěřit to jemu, a ne osobě, jejíž povinnosti by to mělo být.
5. Jakýkoli proces zahrnuje několik možností provedení. Implementace procesu se provádí v závislosti na situacích.
6. Omezte práci s ověřováním a kontrolou, protože to vše s sebou nese nejen další čas, ale také nepředvídané náklady.
7. Snižte podíl schvalování – to nezpůsobuje náklady, ale zpomaluje všechny procesy.
8. Jako odpovědnou osobu můžete jmenovat manažera, kterému je přidělena odpovědnost za dokončení úkolu.

Pokud se podíváme na hodnocení odborníků, pochopíme, že téměř 50 % projektů selže. Abychom tomu zabránili, je nutné k práci přistupovat zodpovědně a vykonávat ji efektivně.

Jaké jsou cíle práce?

Mezi hlavní cíle reengineeringu obchodních procesů patří:

1. Nejen zvýšit úroveň schopnosti konkurovat jiným společnostem poskytujícím stejný sortiment zboží a služeb, ale také zvýšit ziskovost podnikání. Učinit takový krok je prostě nezbytné, pokud je organizace na pokraji bankrotu a následné likvidace.
2. Zabraňte možným problémům, které se mohou časem objevit. Například, pokud je činnost organizace docela úspěšná, pak s příchodem novýchhráči na trhu mohou zvýšit konkurenci. To může vést ke zvýšení kvality vyráběného zboží, snížení nákladů. K tomu je třeba včas vyvinout potřebné procesy.
3. Pomáhá předcházet ztrátě pozice na trhu zboží a služeb. To se může týkat předních organizací, které se snaží dostat na další úroveň a nejsou spokojené s dobrou prací. V procesu probíhající práce se ukazatele zlepšují a majitel firmy se nemusí obávat, že ztratí svou vedoucí pozici.

Jaký je koncept reengineeringu?

Výsledek odvedené práce je určen efektivitou motivačních systémů a technologií reengineeringu obchodních procesů. Hlavním rysem rozhodování a realizace procesů je, že v práci mají zaměstnanci, kteří vykonávají přenesenou působnost, možnost samostatně se rozhodovat v rámci svých povinností. To pomáhá zlepšovat a zvyšovat efektivitu podniku i zaměstnanců.

Reengineering je založen na použití radikálních opatření, práce se dělá jednou, ale záběr je široký. Koncept reengineeringu podnikových procesů leží mezi managementem a informačními technologiemi, což přispívá k vytváření dalších nástrojů pro podporu. Pro konsolidaci implementovaného procesu je nutné použití nových informačních systémů a pokynů, které budou rozšířeny na zaměstnance. V některých případech bude nutné zlepšit kvalifikaci pracovníků a jejich dalšíškolení.

Jaké změny mohou v práci nastat?

Moderní svět, ve kterém podnikatelé vykonávají svou práci, se za posledních několik let výrazně změnil. Změny v reengineeringu obchodních procesů nepochybně také ovlivnily:

1. V tuto chvíli začali spotřebitelé nezávisle vykonávat kontrolu nad trhem a vzali tuto záležitost do svých rukou. Nyní má každý dostatek znalostí a představ o tom, jak by měl produkt vypadat a jaké funkce by měl plnit, a podle toho určuje náklady na tento produkt, částku, kterou může utratit a nebude zklamán. A co je nejdůležitější, kupující má na výběr.
2. Spotřebitelé vytvářejí očekávání, která se týkají konkrétního produktu. Bez ohledu na to, zda právě vstoupil na trh, nebo jde o starý produkt, který prošel nějakými změnami. Po zboží bude poptávka, pouze pokud bude schopno splnit očekávání a potřeby.
3. V současné době prošly významnými změnami produktivní technologie a zejména informační technologie, které mají schopnost využít metodu k přenosu potřebných informací ke spotřebitelům.

Navzdory změnám, ke kterým došlo, existují organizace a podniky, které stále používají staré metody k vývoji a implementaci nápadů na řízení výkonnosti.

Realizace projektu

Projekty lze realizovatjasně zvažte na příkladu reengineeringu obchodních procesů společnosti, která je největším mobilním operátorem v Rusku, jmenovitě Rostelecom.

Manažerský tým uzavřel servisní smlouvu s jednou ze společností již v roce 2003 a optimalizace procesů řízení pokračuje dodnes. Jako příklad můžeme uvést konkrétní etapu, která skončila již v roce 2005 a stále funguje. Mezi hlavní pokroky patří vytvořený model, který umožňuje proces výpočtu služeb pro použití komunikací.

Ze slov Vadima Izotova, který je zástupcem generálního ředitele, lze pochopit, že vyvinutý model nám umožnil přistoupit k zavedení nového fakturačního systému.

Co může ovlivnit

Reengineering obchodních procesů v organizaci může být ovlivněn řadou faktorů:

1. Motivace zaměstnanců. Pro efektivní realizaci projektu je nutné zavést motivaci, která bude všem srozumitelná a zároveň zdokumentovaná. Vedoucí organizace musí jasně pochopit, že použitá opatření povedou k úspěchu a že všechny budované aktivity budou radikálně změněny. Pro zajištění úspěchu si majitel firmy musí být vědom toho, že reengineering obchodního procesu organizace je nezbytným opatřením, a poskytnout všechny nezbytné podmínky pro jeho další implementaci.

2. Vedoucí tým. Realizace jakýchkoli projektů by měla probíhat pod dohledem řídícího týmu. Na druhé straně on jepravomoc mezi podřízenými a nese plnou odpovědnost za vykonanou práci. K dosažení požadovaných výsledků musí být reengineering podnikových procesů řízen kompetentně, jasně, pevně, dovedně. Podnikatel musí jasně pochopit, že v procesu mohou nastat určité problémy, protože organizace bude kompletně reorganizována. Musí stát pevně a neuchylovat se ke starým metodám. Manažer je povinen učinit všechna opatření, aby plánovaný projekt došel do konce a byl následně realizován.

3. Personál. Tým pro reengineering obchodních procesů by měl zahrnovat zaměstnance na plný úvazek, kteří budou dříve pověřeni příslušnými pravomocemi. Musí jasně rozumět tomu, proč jsou změny potřebné a co brání efektivní práci v rámci společnosti. Zaměstnanec se musí řídit oprávněním, které mu bylo uděleno, a kvalifikovaně vykonávat své povinnosti.

Jak ukazuje praxe, pro nižší zaměstnance je mnohem snazší vysvětlit, proč potřebují využívat inovace a přestavět práci celého podniku. Pro zaměstnance, kteří jsou součástí manažerů, je mnohem obtížnější tuto myšlenku předat, protože nechápou, co jim nová výroba dá. Američtí výzkumníci identifikovali tři skupiny, do kterých mohou manažeři patřit:

• Tigr je mladý zaměstnanec, který právě začal budovat svou kariéru. Má chuť se do projektu zapojit, má nadšení, jasně plní zadané úkoly, neškodí.
• Donkey je specialista, který pracuje vspolečnost po dlouhou dobu a dosáhla vrcholu na kariérním žebříčku. Chce stabilitu v práci, klid. Absolutně nechápe, proč je nutné reengineering obchodních procesů podniku. S takovými zaměstnanci by se mělo zacházet opatrně, protože mohou poškodit realizaci projektu.
• Shark – specialisté, kteří vyvíjejí manažerské postupy a pokyny, což vám umožňuje řídit řadu operací v rámci organizace. Takoví zaměstnanci mají často v organizaci vliv. Mělo by se s nimi zacházet opatrně, protože mohou způsobit velké potíže a problémy, pokud začnou sabotovat změny v životě podniku.

4. Komunikační dovednosti. V případě, že zaměstnanci potřebují stanovit nový úkol, pak musí být předem velmi jasně formulován. Je třeba to sdělit v jazyce, kterému každý rozumí. Úspěch v efektivitě reengineeringu podnikových procesů bude zcela záviset na tom, jak jasně zaměstnanci rozumí svému vedoucímu. Právě to vám umožní dosáhnout požadovaných cílů a výsledků.

5. Velikost rozpočtu. Provádění reengineeringu podnikových procesů znamená, že do implementace a implementace bude nutné investovat určité množství finančních prostředků. Tomuto bodu je třeba věnovat zvláštní pozornost, pokud se plánuje zapojení informačních technologií do práce. Vedoucí organizací mají často tendenci předpokládat, že reengineering je samofinancovatelný, což tak vůbec není. Postarejte se o velikost rozpočtu, který lze utratit za všechnyfunguje, potřeba předem.

6. Technologická podpora. Pro efektivní provedení práce na implementaci a implementaci projektu reengineeringu podnikových procesů je nutná podpora, která je plně konzistentní s vybranými metodami a nástroji. Ve většině případů jde o vybudování informačního systému, který může podporovat nové podnikání.

Přípravné práce by měly být zahájeny předem. Protože ve většině případů je nemožné vytvořit styl ve vztahu ke členům personálu a v týmu jako celku v krátkém čase.