Optimalizace obchodních procesů je Metody, kroky a chyby

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Optimalizace obchodních procesů je poměrně oblíbené téma. Málokdy to někdo dokáže správně aplikovat hned napoprvé, protože začátečníci dělají chyby, které se nakonec projeví v praxi. Abyste se jim vyhnuli, přečtěte si náš článek. Začněme vzdělávací program definicí.

Koncept

Optimalizace obchodních procesů jsou činnosti zaměřené na zlepšení efektivity podnikání.

Existuje mnoho optimalizačních metod, z nichž každá má své výhody a nevýhody.

Podíváme se na ně níže, ale nejprve zjistíme, zda je optimalizace skutečně nezbytná.

Je to potřeba?

Již jsme řekli, že optimalizace podnikových procesů je soubor činností zaměřených na zlepšení efektivity podnikání. A opravdu je.

Každý podnik je založen na určitých obchodních procesech, které provádějí zaměstnanci organizace. Patří mezi ně procesy prodeje, výroby a řízení, zásobování, kancelářské práce a tak dále. Jakmile podnik začne automatizovat stávající procesy, jepráce se stává mnohem efektivnější.

Velké organizace fungují na systému řízení určitého standardu (ISO 9001), což svědčí o vysoké podnikatelské kultuře. Systém je postaven tak, aby organizoval co nejvíce procesů a zároveň je zvýraznil a naplánoval.

Vzhledem k tomu, že optimalizace podnikových procesů je komplexem určitých opatření, měl by to teoreticky dělat specialista. Tak to bývá ve velkých společnostech. Ale bez ohledu na to, jak je proces postaven, musí být pravidelně reorganizován, protože se mění pracovní podmínky, objevují se nová volná místa a procesy. Pokud není provedena optimalizace, dochází ke konfliktům, které brání normálnímu fungování částí organizace. A to se, jak chápete, nakonec odráží v ziscích.

Abyste pochopili, zda je potřeba optimalizovat obchodní procesy společnosti, musíte zkontrolovat problémy. Níže je uveden seznam a pokud se alespoň jedna položka odráží v aktivitách organizace, měli byste přemýšlet o optimalizaci.

Pomůže optimalizace

Postupem času tedy mohou v jakékoli organizaci nastat problémy. Jsou lakmusovým papírkem, kterým lze snadno určit potřebu optimalizace podnikových procesů společnosti. Jaké problémy mohou nastat?

1. Pracovní povinnosti se opakují. Pokud jsou do toho samého nuceni nejen zaměstnanci, ale i celá oddělení, pak to rozhodně svědčí o nutnosti reorganizace. To nemůže trvat věčně, což znamená, že výsledkem bude chaos, zbytečné finanční injekce aneoprávněná konkurence mezi zaměstnanci a odděleními.
2. Vůdci mohou pouze spravovat. Tito šéfové jsou většinou k ničemu, protože nevědí nic o marketingu, ekonomice a managementu.
3. Společnost nemá systém pro zlepšování dovedností zaměstnanců. Toto je vážné opomenutí, které vrhá podnik zpět. Koneckonců, pokud zaměstnanec nezíská nové znalosti, pak se nesnaží nic změnit a označuje čas.
4. Dokonalé je nepřítelem dobra. Lidé pracují v jednom režimu a najednou se rozhodnou zvýšit úroveň aktivity. K tomu zavádějí IT systém pro řízení zaměstnanců, prodeje nebo financí. Zní to dobře, ale zaměstnanci to často dělají bez ohledu na aktuální procesy organizace nebo jednoduše kopírují procesy někoho jiného. V důsledku toho byly vynaloženy obrovské částky bez jasného důvodu a ekonomického efektu nebylo dosaženo.

Čeho pomáhá optimalizace obchodních procesů v organizaci dosáhnout?

1. Zlepšete zákaznickou zkušenost.
2. Snižuje čas a provozní náklady.
3. Umožňuje vám dosáhnout nových cílů.
4. Zvyšuje ovladatelnost společnosti.

Všechny tyto položky ovlivňují konečnou cenu produktů nebo služeb ve směru jejího snižování. Optimalizovaná společnost navíc přitahuje mnohem více nových zákazníků, což znamená, že zisky jsou vyšší a konkurenceschopnost se zvyšuje.

Jakékoli použití materiálů je povoleno pouze v případě, že existuje hypertextový odkaz.

Je důležité pochopit, že všechny obchodní procesy jsou vzájemně propojeny. Tedy optimalizace podnikových procesů vorganizace tak či onak ovlivní chod celého podniku. Aby to bylo méně nápadné, management společnosti začne nejprve optimalizovat malé procesy, aniž by utrácel příliš mnoho času a peněz. Postupně se modelování a optimalizace obchodních procesů přenáší na další oddělení.

Pokusy změnit vše najednou většinou končí velmi smutně a v budoucnu se touha něco změnit v práci společnosti setká negativně.

Kde začít?

Modelování a optimalizace podnikových procesů začíná tím, že metody staré práce zastarávají. Optimalizace je nezbytná pro každou firmu s výjimkou státních korporací. Čím rychleji si firma osvojí nové způsoby práce a implementuje je do svých procesů, tím bude úspěšnější.

Firmy, které se neustále vyvíjejí, mají celé oddělení, které se zabývá optimalizací obchodních procesů malých podniků nebo velkých organizací. Vždyť jen štědré financování moderních technologií je klíčem k úspěšnému podnikání.

Kritéria hodnocení

Abyste mohli správně optimalizovat, musíte stanovit priority. Ty jsou vybírány podle určitých kritérií. Jsou uvedeny níže:

1. Význam procesu. Před optimalizací práce je nutné identifikovat hlavní procesy, jejichž zlepšení povede k vysokým výsledkům. K určení takového procesu stačí vědět, jakou roli hraje ve všech činnostech organizace. Existuje také nevýhoda: pokud je proces již v popředí a efektivněfunguje, pak bude optimalizace k ničemu. Samozřejmě se můžete pokusit tento proces již zlepšit, ale bude to plýtvání finančními prostředky, které by byly užitečné pro někoho jiného. Je lepší utrácet čas a peníze na problematické obchodní procesy.
2. Problém procesu. Zní to povědomě, ale co to znamená? V tomto kontextu je naznačen rozdíl mezi tím, co je získáno jako výsledek, a požadovanými akcemi. To znamená, že pokud některý proces nefunguje vůbec, jak by měl, pak je to jasný důvod k optimalizaci.
3. Schopnost implementovat procesní změny. Optimalizace obchodních procesů malého nebo velkého podniku začíná tím, že je vybrána nejjednodušší možnost pro zahájení procesu. Vyberou si například přesně tu, která bude vyžadovat co nejméně finančních prostředků na zlepšení, osobního času a pracovních zdrojů. Je také důležité věnovat pozornost negativním faktorům, které se nevyhnutelně objeví, a vzít je v úvahu.

Ukazuje se tedy, že pro úspěšnou reorganizaci musíte vzít v úvahu všechna kritéria a faktory. Zpravidla největší procesy podléhají optimalizaci, protože právě na jejich úkor podnik funguje.

Principy

Metody pro optimalizaci obchodních procesů jsou různé, ale než si nějakou vyberete, musíte znát principy zlepšování. Bez jejich dodržování nedosáhnete požadovaného efektu. Zvažte níže uvedené zásady:

1. Nadace. Než začnete s optimalizací procesů, musíte pochopit, který proces je za co zodpovědný. To znamená, že nejprve musíte porozumět struktuře podnikání a teprve poté se pustit do optimalizace. Pokud se tak nestane, paknení jasné, co je třeba reorganizovat, což znamená, že to nebude mít žádný účinek.
2. Nejprve musíte opravit chyby. Před reorganizací podniku je nutné odstranit drobné chyby, které budou překážet optimalizaci.
3. Nejednoznačná rozhodnutí. Tak se nazývá situace, kdy optimalizace jednoho procesu negativně ovlivňuje druhý. Z tohoto důvodu je před zlepšením jakéhokoli procesu nutné spočítat všechny pozitivní a negativní stránky a teprve poté učinit správné rozhodnutí.
4. Zamítnutí změny. Zaměstnanci organizace často nejsou ze změn nadšení, což znamená, že se brání ze všech sil. Navíc odpor může být nevědomý nebo vyjádřený.

Úrovně optimalizace

Optimalizace obchodních procesů v logistice či jiných oblastech je rozdělena do několika úrovní, z nichž každá svým způsobem ovlivňuje výsledek. Například administrativní a řídící procesy jsou odpovědné za přijímání správných rozhodnutí a jednání manažerského týmu. Díky nim se shromažďují informace o pracovním postupu organizace zapojené do hlavního obchodního procesu.

Efektivita optimalizace podnikových procesů může být různá, ale v každém případě povede ke snížení finančních nákladů. Jakou úroveň si firma zvolí, závisí na mnoha faktorech. Pokud chce například management ušetřit peníze, volba padne na jednu úroveň, a když je cílem dosáhnout strategického výsledku, padne volba na jinou.

Zvažte všechny úrovně automatizace a optimalizace podnikáníprocesy:

1. První úroveň. Tato fáze je spojena s finančními náklady. Každé oddělení podniku vytváří výdaje pro své vlastní potřeby. Ale tuto úroveň lze nazvat nejrychlejší, pokud je cílem snížit náklady. To je způsobeno tím, že úroveň neovlivňuje zájmy ostatních oddělení společnosti, což znamená, že nejsou potřeba žádná další schválení. Za nevýhodu úrovně je považována malá úspora. Zpravidla nepřesahuje 20 %. Je důležité pochopit, že ne všechny výdaje jsou připisovány jednomu oddělení, některé vznikají během provádění úkolu. Například jedno oddělení objednává informace o analýze organizace jinému, v této situaci ponese veškeré náklady dodavatel.
2. Druhá úroveň. Příklady optimalizace obchodních procesů druhé úrovně zajišťují, že náklady jsou redukovány na společný proces mezi zákazníky a dodavateli. Z úrovně vyplývá aktivita obou stran, jednostranná práce je prostě nepřijatelná. Ke snížení nákladů dochází pouze tehdy, když všichni účastníci optimalizace prodiskutovali a došli ke konsenzu o tom, jak budou procesy a spolupráce probíhat. Druhá úroveň poskytuje úsporu více než 20 %, lze ji využít k optimalizaci různých funkcí podniku. Hlavní podmínkou je, že všechny funkce musí mít stejný výsledek a směřovat k dosažení výsledku.
3. Třetí úroveň. Tento přístup k optimalizaci podnikových procesů poskytuje až 30% úsporu. Je pravda, že existují určité potíže: abyste mohli pracovat s výdaji, musíte pochopit celý systém podnikáníorganizační procesy. To je způsobeno tím, že optimalizace této úrovně poskytuje velké množství aktivit.

Metody optimalizace

Obchodní procesy v každé organizaci probíhají svým vlastním způsobem, ale to odborníkům nebrání vyzdvihnout hlavní optimalizační metody. Zvažte je podrobněji:

1. SWOT analýza. Podstatou metody je studium silných a slabých stránek podnikového procesu. Tak se nazývá metoda strategického plánování, která se používá k hodnocení jevů a faktorů ovlivňujících podnik nebo podnikatelský projekt. Metoda má několik parametrů specifických: silné stránky, příležitosti, slabé stránky, hrozby. Cílem optimalizace obchodních procesů pomocí této metody je najít a opravit zranitelná místa a také snížit rizika a možné hrozby.
2. Příčiny – následky. Metoda je charakterizována Ishikawovým diagramem, neboli diagramem příčin a následků. Jde o jeden ze sedmi nejznámějších nástrojů pro posuzování, kontrolu, měření a zlepšování kvality výrobních procesů. Metoda vám umožňuje najít vztah mezi parametry, což pomáhá provádět přesné studie požadovaného obchodního procesu. Diagram usnadňuje identifikaci hlavních faktorů, které ovlivňují výrobní proces.
3. Benchmarking. Metoda hodnocení výhod a analýzy výhod konkurentů a partnerů za účelem identifikace nejproduktivnějších faktorů. Benchmarking má něco společného s průmyslovou špionáží, ale ne úplně. K implementaci metody postačuje povrchní pozorování, nikoli úvodkonkurenti.
4. Optimalizace a analýza obchodních procesů na základě ukazatelů. Využívá se princip stanovení cílů podnikového procesu, po jehož dosažení se cíl buď zvýší, nebo pokud nebylo možné se k němu přiblížit, jsou analyzovány způsoby jeho realizace. Technologie pro optimalizaci obchodních procesů je taková, že v první řadě je analyzován výkon.
5. Brainstorming. Metodou je aktivní diskuse o úkolech, vyjadřování různých možností. Ze všech návrhů je jako výsledek vybrána nejúspěšnější nabídka.
6. 6 Sigma. Snížením počtu výrobních chyb se dosáhne zvýšení ukazatelů produktivity.
7. Změna a výpočet fragmentace procesů. Metoda spočívá ve skutečnosti, že složky obchodního procesu se zvětšují nebo snižují.
8. Analýza obchodní logiky. Cílem je eliminovat neefektivní postupy, propojit paralelní činnosti, sdílet odpovědnost za procesy a sdílet rozhodovací pravomoci, zachytit informace u zdroje a zpracovat je ve skutečné činnosti společnosti.
9. Funkční analýza nákladů. Metoda je zaměřena na dosažení co nejvyšší funkčnosti objektu na úkor minimálních nákladů pro kupujícího i prodávajícího.
10. Simulace obchodních procesů. Optimalizace logistických obchodních procesů umožňuje reprezentovat jednání lidí a využití technologií pomocí počítačového modelu. Během simulace musí být dodrženy čtyři fáze: sestavení modelu, spuštění modelu, analýza výsledkuukazatele výkonnosti, vyhodnocení dalších možných scénářů. Metoda je účinná pouze tehdy, jsou-li k sestavení modelu použity skutečné a přesné hodnoty.
11. Analýza a výpočet složitosti a trvání procesu. Tato metoda vám umožňuje vypočítat požadovaný počet pracovníků a zatížení, kterému jsou vystaveni.
12. Analýza matice rozdělení odpovědnosti. Jedná se o funkční vizuální tabulku, která rozděluje organizaci do odkazů, jednotek a tak dále. to znamená, že metoda umožňuje přiřadit úkoly strukturálním jednotkám.

Kroky optimalizace

Práce na optimalizaci podnikových procesů je rozdělena do pěti etap. Pojďme si o každé z nich promluvit více:

1. Popis procesů organizace. Analýza a optimalizace podnikových procesů jsou neoddělitelně spojeny. Bez definování funkcí každého oddělení a zaměstnance nelze zahájit efektivní optimalizaci. Zdá se, že tento krok se zdá být samozřejmý, ale ve skutečnosti na něj většina společností zapomíná, a to je velká chyba. Je lepší začít procesy učení prostřednictvím hodnotového řetězce. Existují společnosti, které poskytují zdroje nebo produkty vaší organizaci nebo provádějí další funkce, které váš klient potřebuje. Pochopit, v jaké fázi a jak se tvoří přidaná hodnota konečného produktu. Použití takové strategie umožňuje rychle vypočítat výstupní a vstupní body do společnosti. Budete tak moci studovat celý pracovní postup podniku, vysvětlit zaměstnancům, kdo co dělá,oddělit pracovní procesy, které vyžadují prioritní optimalizaci, rozhodnout o způsobech, jak zlepšit kvalitu služby nebo produktu. Během výzkumu pochopíte, že kromě klíčových procesů existují i podpůrné. Zpravidla nepotřebují financování, protože tvoří infrastrukturu podniku a napomáhají nepřetržitému fungování hlavních procesů. Existují také vývojové procesy odpovědné za budoucí zisky.
2. Jmenování odpovědných osob. Systém optimalizace obchodních procesů je postaven tak, že nemůže fungovat bez kontroly. Proto je jmenována osoba odpovědná za její realizaci. Jedna osoba by navíc měla provádět obecné řízení, zatímco ostatní by měli kontrolovat každou fázi. Vedoucí musí být nejen povinný, ale také umět koordinovat práci podřízených. Takové lídry lze přirovnat k věčné baterii, protože musí neustále pracovat a optimalizovat výrobu. Z tohoto důvodu by měla být jasně stanovena pracovní odpovědnost, k tomu stačí povinnosti předepsat ve vnitřních předpisech podniku.
3. Implementace optimalizace. Dostáváme se tedy k optimalizaci podnikových procesů podniku. Pro ni je vyhrazena pouze třetí fáze, protože nejprve je třeba se připravit. Nemyslete si, že každá organizace je v naprostém pořádku. V každém podniku můžete najít desítky problémů. A po objevení je třeba jednat v souladu s plánem. Nejprve je potřeba vyhodnotit všechny procesy společnosti a také eliminovat opakování pracovních povinností. další krokbude výpočet času pro každý z podnikových procesů, srovnávací analýza s průměrnými ukazateli, úprava na reálné ukazatele. Dále musíte zorganizovat provozní analýzu výrobních zdrojů. Potřebujete vysledovat pohyb hodnot a informací ve firmě a vymýtit oblasti, kde dochází ke ztrátě obojího. Posledním krokem bude analýza účinnosti využití zdrojů v každém procesu.
4. Automatizace hlavních procesů podniku. Není divu, že je tento krok popsán ve čtvrtém odstavci, protože než v něm budete pokračovat, musíte jasně pochopit, jak bude optimalizace probíhat. Pokud je v podniku úplný zmatek, pak bez ohledu na to, jak optimalizujete proces, bude to mít nulový smysl. Jediné, čeho lze dosáhnout, jsou velké finanční výdaje a ztráta času.
5. Vyhodnocení výsledků. Optimalizace řízení podnikových procesů byla překonána, stejně jako samotná reorganizace. Je čas udělat inventuru. Pokud byla operace provedena správně, výsledkem bude odstranění opakujících se pozic a povinností zaměstnanců, dohled nad výkonem práce pracovníky, snížení chybovosti a snížení vlivu lidského faktoru ve výrobě, zavedení systému faktory efektivity, které motivují zaměstnance, utvářená znalostní základna o procesech organizace, omezování porušení ve výrobě z důvodu nedostatku personálu nebo nedostatku zdrojů, hledání financí, které nejsou zapojeny do oběhu a jejich likvidace, minimalizace nákupu nepotřebných produktů.

Běžné chyby

Komuoptimalizace přinesla výsledky, musíme se snažit nedělat chyby, které dělají ostatní podnikatelé. Zde jsou některé z nich.

První chyba je nesprávné uvedení problému. Pokud manažer neví, co přesně je třeba udělat pro zlepšení práce podniku, pak neuspěje. Prvním krokem je pochopit, jaký výsledek od optimalizace očekáváte. Například je zbytečné sestavovat charakteristiky účetního oddělení, pokud organizace nemá žádné přímé příjmy. Nedostatek zisku je úkolem obchodního oddělení, nikoli účetního. Čili v této situaci je potřeba změnit práci právě tohoto oddělení a bonusem bude změna práce jiných služeb. Zkrátka stojí za to začít s optimalizací popisem podnikových procesů, o tom jsme již mluvili výše.

Druhou chybou je nepoměr mezi úsilím a úkoly. Často můžete vidět popis procesů, které absolutně nesouvisí s hlavním cílem podniku. Přehnaným příkladem, ale jasně vystihujícím podstatu, je komunikace mezi vedoucím a sekretářkou za účelem zavolání náměstka. Je jasné, že proces nemá žádný význam a nemá žádnou hodnotu. Ukazuje se, že organizace tímto procesem plýtvá penězi.

Třetí chyba je špatná volba způsobu popisu. Pro charakterizaci procesů se používají různé prostředky, včetně programů různých kapacit. Náklady na takové programy jsou poměrně vysoké, začínají na 100 dolarech a nemají žádnou horní hranici. Je jasné, že kapacita programu by měla odpovídat velikosti firmy. Ukázalo se, že je to zbytečnémalá firma získat rozsáhlý program. Nástroj je třeba volit podle úkolů a cílů podniku, které se management snaží řešit optimalizací. Ale neměli bychom si myslet, že software je hlavním nástrojem. Toto je pouze pomocný nástroj. Optimalizaci nejvíce ovlivňuje její správná organizace.

Doplňková literatura

Vedoucí společnosti by kromě informací na internetu měli číst také knihy, které jim v tomto složitém procesu pomohou. Zde jsou některé knihy:

1. “Obchodní procesy. Modelování, implementace, řízení“od Vladimíra Řepina. Pokud se rozhodnete změnit obchodní procesy a vyzkoušet nový přístup, pak je tato kniha určena právě vám. Tím neříkám, že se čte snadno, ale přesto se v ní skrývá spousta důležitých informací. Každá kapitola bude muset pochopit a projít. Publikace obsahuje spoustu nákresů, tabulek a schémat, které pomáhají odhalit proces. Je také pozoruhodné, že v jiných otevřených zdrojích o tom není ani slovo.
2. „Systematický přístup k neustálému zlepšování. Goldrattova teorie omezení od Williama Detmera. Všechny autorčiny knihy se smetou z regálů jako teplé rožky. A to vše proto, že pomáhá řešit mnoho problémů, jako je rozpor mezi načasováním služeb a kvalitou, mezi finančními náklady a cenou. Dříve nebylo možné zjistit úplné informace od autora, ale nyní vyšla kniha, která všechna tajemství odhaluje.
3. “Řízení obchodních procesů. Praktický průvodceo úspěšné realizaci projektů“od Johana Nelise, Johna Jestona. Kniha pojednává o základních principech řízení podnikových procesů, jejich výhodách a kladných vlastnostech. Publikace je také bohatá na příklady, jak hospodařit. Kniha je vhodná jako reference pro podniky realizující projekty procesního řízení. Je to dáno tím, že popsaný materiál vypovídá o nástrojích, které lze aplikovat v praxi, a také pomáhá efektivně realizovat podnikatelské projekty.
4. "Cíl. Proces neustálého zlepšování od Eliyahu Goldratta. Publikace vysvětluje, že člověk, který vidí v obchodním projektu nějaký problém, je povinen budovat vztahy příčiny a následku mezi výsledky a procesy. Jednotlivec musí porozumět základním principům dosahování efektivity pracovního postupu organizace.
5. Lean Software: Od nápadu k zisku od Toma a Mary Poppendyckových. Management poskytne pomoc v situacích, kdy je potřeba vytvořit co nejefektivnější procesy. Tuto knihu by si měli přečíst vrcholoví manažeři, stejně jako manažeři, vývojáři společnosti. To znamená, že informace budou užitečné právě pro ty, kdo jsou zapojeni do softwaru.

Závěr

Jak vidíte, ke správné optimalizaci potřebujete hodně vědět a hodně rozumět. Reorganizace nepomůže, pokud manažer nerozumí tomu, s čím pracuje. Často je takových šéfů mnoho, což je důvodem krachu mnoha společností.

I když zřizovatel sám problematice nerozumí, jeho úkolem je najít kompetentní zaměstnance, kteřínebudou pracovat ve vlastním zájmu, ale proto, že jsou oddaní své práci. Takových obětavých pracovníků zbylo velmi málo, to znamená, že pokud máte štěstí a našli jste je, tak se snažte nepustit. Je to kompetence personálu, která určuje, jak moc bude organizace vzkvétat. Ani ten nejtalentovanější vůdce nebude schopen vytáhnout společnost sám, a proto by se neměla zanedbávat profesionalita zaměstnanců. Koneckonců, jde o vaše peníze a čas.