Základní principy plánování

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Zběsilé tempo života nenechává čas na váš oblíbený koníček, rodinu, rekreaci. Na tomto pozadí vznikají problémy, které mohou vést k úplnému kolapsu života. Pokud chcete řídit svůj čas, je tento článek o zásadách plánování právě pro vás. Podíváme se na typy plánování v různých oblastech života, od organizace pracoviště po finance.

Základní principy plánování

Bez ohledu na to, jak otřepaná je představa, že být zaneprázdněný není totéž jako být produktivní, mnozí z nás se alespoň jednou v životě chováme, jako bychom tuto frázi nikdy neslyšeli. Dalo by se to vinit z moderního přístupu k pokroku, na firemní procesy, na šéfa nebo vaše kolegy, nebýt omezení, která sedí v samotné hlavě člověka.

Abyste se dostali ze začarovaného kruhu, musíte přehodnotit svůj život, zvážit pro a proti a pak se vydat na novou cestu. K tomu pomohou zásady plánování, o kterých bude řeč později.

Pět důvodů, proč byste si z denního plánovače měli udělat nový zvyk

1. Plánování buduje sebekázeň.
2. Deníkvám umožní dosáhnout vašich cílů.
3. Vedení deníku buduje sebevědomí.
4. Deník dělá akce mnohem efektivnějšími, jasnější dny, naplňuje život výsledky.
5. Zápisy v časopisech se mohou změnit ze zvyku na kreativní práci.

Velkou roli hraje vizualizace, obrázek a dokonce i design. Mimochodem, na tom závisí vaše motivace po dobu vedení deníku. Principy a metody plánování se s takovým deníkem snáze dodržují.

Nejlepší pravidla řízení času

1. Prvních 15 minut každého dne byste měli věnovat vytváření seznamu úkolů. Zní to banálně, ale opravdu si začnete všímat, jak se celý váš svět mění. To je začátek všeho. Stojí za to seřadit body plánu podle důležitosti a složitosti.
2. Musí být prováděny podle hierarchie. První – zvýšená složitost, pak – sekundární.
3. Jakmile dokončíte každý úkol ze svého seznamu, plně se do něj ponořte a nenechte se ničím rozptylovat. Když sedíte u počítače, nejprve zavřete všechny karty a aplikace, které nepotřebujete, sundejte telefon ze svého zorného pole. Dokonce i skutečnost, že je telefon právě na dohled, vás přiměje nevědomky na něj přepnout, abyste si mohli zkontrolovat poštu nebo příchozí hovory.
4. Když se posadíte k úkolu, určete, kolik času potřebujete na jeho dokončení.
5. Dejte si hodinky na dohled. Když jsme hodně zaneprázdněni prací, ztrácíme pojem o čase.
6. Před každým hovorem nebo schůzkou si zapište dva nebo třinabízí účel této akce. To pomůže nasměrovat konverzaci správným směrem a rychleji dosáhnout požadovaného výsledku.
7. Vzdejte se zvyku odpovídat na zprávy, když je dostanete při plnění úkolu.

Nenechte svůj den ovládat kalendář

Princip plánování práce znamená úplnou kontrolu nad svým časem. Nechte si poznámky v kalendáři v telefonu nebo v počítači, když potřebujete řešit termíny. Je velmi důležité domluvit si schůzky sami se sebou.

Nechytej všechno

Pomocí principů plánování aktivit musíte nejprve splnit aktuální úkol. Pokud vám váš šéf nebo nadřízený zadal nový úkol, který není naléhavý, odložte jej. Dokončete, co jste začali jako první. To ušetří spoustu času.

Naučte se říkat ne

V souladu se zásadami strategického plánování přijměte pouze úkoly, které vás přiblíží k vašemu cíli. Naučte se vybírat z obrovského množství možností několik věcí, které budete dělat. Příležitosti rostou úměrně s organizací plánování: principy time managementu otevírají miliony nových cest. Máte stejné množství času, ale stále více věcí na práci.

Vypočítejte si cenu vaší hodiny práce

Další zásadou plánování je správně spočítat náklady na hodinu vaší práce. Chcete-li získat správný výsledek, musíte provést následující výpočty: vydělte mzdy podlepočet pracovních dnů, pak toto číslo vydělte počtem odpracovaných hodin za den. Toto je jeden z nejdůležitějších principů finančního plánování.

Rozlučte se s inspirací

Je mnoho lidí, kteří nemohou pracovat, protože na to nemají morálku. Když dodržíte zásady plánování, musíte se rozloučit s inspirací a prostě začít dělat požadovanou práci. Po několika (možná neúspěšných) pokusech se dostaví inspirace a chuť pracovat zároveň. Hlavní je začít, navzdory prokrastinaci a lenosti.

Udělejte z pravidelných úkolů návyk

Princip strategického plánování je přeměnit úkoly, které děláte každý den, na dobrý zvyk. Takzvaná rutina, která by se neměla považovat za plnohodnotnou práci, ale ve skutečnosti je. To vám pomůže cítit se lépe ve svých úkolech a dokončit je mnohem rychleji a produktivněji.

Technika rajčat

Kvalita, kterou by měl mít každý obchodník nebo obchodník, je disciplína. Každý majitel firmy má hlavní pracovní odpovědnost, kterou je snít, vytvářet jasnou vizi budoucnosti a představu o tom, kam se bude společnost ubírat, vytvářet nápady na dobré produkty, které budou nejlépe uspokojovat potřeby stávajícího trhu a přinášet hodnotu svět kolem.

Nestačí však přijít se zajímavým nápadem. Je důležité tuto myšlenku znátnářadí. Úspěch vašeho podnikání přímo závisí na tom, jak dokážete proměnit své sny v činy. Proto je nesmírně důležité zvýšit v sobě disciplínu. Svoboda není, když děláte, co chcete, ale když jste dostatečně disciplinovaní, abyste svůj plán uskutečnili. Proto je potřeba neustále "napumpovat svaly" disciplíny, protože to je podobné rozvoji svalů v posilovně. Existuje jeden nástroj, který vám s tím pomůže. Říká se tomu technika Pomodoro.

Co je to za techniku? Faktem je, že tolik lidí, kteří vykonávají svou každodenní práci, trpí rozostřením. Každý den můžete mít dost důležitých, prioritních cílů, ale začnete být vtaženi do obratu malých věcí a vaše pozornost je rozptýlena. Výsledkem je, že den plyne, ohlížíte se zpět a ptáte se sami sebe, co se dnes dělalo, ale nemůžete najít odpověď. Prostě jste celý den „cvakali“nějaké všední věci a neměli čas řešit důležité úkoly. Tento problém pomáhá vyřešit technika Pomodoro.

Psychologové prokázali, že aby člověk mohl pracovat co nejproduktivněji, potřebuje provádět akce ve zvláštních časových úsecích 25 minut. To je optimální období, během kterého si člověk dokáže udržet koncentraci. Obvykle se mozek po pětadvaceti minutách začne unavovat soustředěnou prací, a tak je potřeba mu dát mírnou pauzu. Celá technika Pomodoro je založena na tom, že si stanovíte jeden úkol, který chceteprovést a trvat dvacet pět minut.

Zároveň vypnete všechny komunikační prostředky: skype, mail, telefon atd. To se děje tak, že se nemůžete žádným způsobem rozptýlit. Dále použijete časovač. Můžete použít jakýkoli pohodlný časovač (technika „Tomato“se zrodila na základě použití kuchyňského časovače v podobě rajčete, na kterém jste mohli detekovat maximálně dvacet pět minut), spusťte jej vpravo čas. Časovač začne tikat, vy se věnujete svému úkolu a soustředíte se pouze na něj. Nemůžete se ničím rozptýlit, jinak budete muset resetovat časovač a spustit odpočítávání znovu. Pokud vás něco vyruší, rychle si to zapište do svého počítače nebo deníku, abyste se k tomu mohli vrátit o přestávce.

Takže naučíte všechny kolem vás, aby nebyli rušeni, když vám na stole tiká časovač. To znamená, že děláte velmi důležitou věc. Když uplyne dvacet pět minut a zazvoní časovač, odložíte úkol a na pět minut se odmlčíte, ať už je úkol splněn nebo ne. Po pěti minutách nastavíte nový časovač a začnete nový úkol nebo budete pokračovat v nedokončeném.

Po čtyřech rajčatech se udělá půlhodinová pauza. Pak zase "rajčata" s pětiminutovým odpočinkem. Během těchto pěti minut je důležité změnit druh aktivity: například se zahřát, vypít kávu nebo cvičit oči. Důležitá je také změna duševní činnosti. Tím se také udržíte v centru pozornosti. Pokud uděláte osm „pomatos“za den, jste velmiproduktivní člověk, pokud dvanáct je nejlepší výsledek, kterého lze dosáhnout.

Tato technika skutečně pomáhá řešit problémy a zlepšovat výkon. Malá rada: aby vás neobtěžovaly žádné hovory, vyhraďte si před „pomodoros“chvilku pro sebe a vyřešte všechny naléhavé úkoly, aby vás to během dne nerozptylovalo. Všechny hovory, schůzky, vše, co bylo nutné – rozhodněte se na začátku dne. Pokud uděláte alespoň 6 „pomatos“denně, věřte mi, že celkový výkon výrazně stoupne a uvidíte plody svého snažení.

Několik tipů pro úspěšné plánování

• Probuďte se ve stejnou dobu. Plánování spánku je také důležité pro řízení času.
• Potřebuješ v noci spát. Ideální doba pro spánek je od 22:00 do 06:00. Tělo má čas si odpočinout a nabrat síly. Pokud jdete ráno spát, biologické hodiny se ztratí. Proto je tak těžké se „rozhoupat“. Někteří jdou do kuchyně, aby si udělali šálek kávy, ale to neřeší problém tělesné únavy.
• Udělejte si čas na meditaci. Udělejte to po dobu 20-30 minut ráno nebo večer. Zvyšuje koncentraci, posiluje nervový systém a zlepšuje celkové zdraví.
• Ráno si dejte kontrastní sprchy. Abyste se necítili uvařeni, stačí 10 minut takové procedury.

Podle všech tipů se můžete naučit plánovat a řídit svůj čas. Hlavní věc je začít!