Inventář je povinný: případy, objednávka, načasování

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Zásoby představují speciální postup pro vyrovnání existujících hodnot, zboží, peněz nebo dlouhodobého majetku společnosti s hodnotami, které jsou k dispozici v oficiálních dokumentech podniku. Může být prováděno na povinném základě nebo z podnětu vedení společnosti. Provádění inventury je pro některé společnosti povinné a tento proces se nutně provádí každý rok ve všech firmách. Hlavním účelem tohoto postupu je identifikovat různé nesrovnalosti a nedostatky. Mnoho firem si neuvědomuje hodnotu tohoto procesu, takže je používán pouze jako formalita. I když pokud správně přistoupíte k inventáři, pak s jeho pomocí můžete identifikovat všechny nedostatky nebo přebytky.

Účel procesu

Mnoho začínajících podnikatelů přemýšlí o tom, zda je nutné provést inventuru a jakých cílů lze tímto procesem dosáhnout. Postup je reprezentován systematickým účtováním o hmotném majetku a fondech, u kterého dochází ke srovnání skutečného stavuindikátory s údaji z oficiálních dokumentů.

Hlavním účelem inventáře je identifikovat nesrovnalosti. Mohou se objevit z různých důvodů:

• hodnoty jsou ovlivněny přírodními faktory, takže sem patří smrštění, zhoršení kvality v důsledku nesprávného skladování, vypařování nebo ztráta, ke které dochází během přepravy zboží;
• nezákonné jednání ze strany zaměstnanců společnosti, například nesprávné měření, povolování body kitů nebo dokonce krádež cenností;
• problémy, které se objevují při účtování, proto se po inventuře často zjistí různé chyby, opravy, nepřesnosti, překlepy či jiné nejasnosti v dokladech.

Na základě toho umožňuje systematický audit každému manažerovi společnosti včas identifikovat různá porušení a problémy.

Funkce ověření

Provádění inventury zboží nutně zahrnuje použití různých funkcí postupu:

1. Podmínky, za kterých je skladováno různé zboží, jsou objektivně hodnoceny a takové hodnocení je objektivní.
2. Je určeno, jak správně a kompetentně je ve firmě prováděna údržba různých dokumentů.
3. Odráží vlastnosti skladového hospodářství ve společnosti.
4. Posuzuje se úplnost a správnost účetnictví.
5. Prevence různého zneužívání a porušení ze strany najatých specialistů je samozřejmostí.

Vzhledem k tak četným funkcím drženíZásoby jsou považovány za důležitý proces v každé společnosti.

Případy povinného počítání zásob

Některé společnosti jsou povinny provést postup bez selhání na základě právních požadavků. Informace o tom, ve kterých případech je inventura povinná, jsou obsaženy v následujících předpisech:

• ve federálním zákoně č. 402 „O účetnictví“;
• ve směrnicích schválených vyhláškou Ministerstva financí č. 49.

Kontrola se určitě provádí v následujících situacích:

• při pronájmu nemovitosti;
• prodej nebo odkup aktiv vlastněných společností;
• transformace státního nebo obecního podniku;
• před sestavením roční účetní závěrky;
• při jmenování nové finančně odpovědné osoby ve společnosti;
• když je zjištěno poškození cenností nebo krádež majetku;
• po přírodních katastrofách nebo jiných mimořádných událostech;
• když je společnost reorganizována;
• před likvidací organizace;
• v jiných situacích stanovených zákonem.

Inventář je povinný před přípravou výročních zpráv. Takový postup umožňuje nejen zohlednit požadavky zákona, ale také předejít různým chybám či nedostatkům v účetních dokladech. Společnosti obvykle provádějí kontrolu každoročně před koncem kalendářního roku.

Inventarizace dlouhodobého majetku se provádí každé tři roky. Každý manažer by měl znát všechny případy povinné inventury. Kromě toho může nezávisle jmenovat inspekci, pokud existují pochybnosti o poctivosti práce určitých najatých specialistů.

Jak vzniká procesní objednávka

Provedení inventury nutně zahrnuje zohlednění požadavků obsažených v pokynech. Četné nuance určují přímí manažeři společností. Za tímto účelem jsou pravidla stanovena v základní dokumentaci.

Ředitel společnosti dokáže identifikovat některé důležité body:

• když je vyžadován proces;
• kolikrát ročně lze provést inventuru;
• kdy se proces provádí;
• jak dlouho to trvá;
• jaká aktiva je třeba zkontrolovat;
• kdo je členem nebo předsedou inventarizační komise.

Odpovědi na všechny tyto otázky jsou stanoveny v zakládací dokumentaci. Při změně finančně odpovědných osob je povinné provedení inventury. Za takových podmínek si nový najatý specialista může být jistý, že manko, které vzniklo za jeho předchůdce, se na něj žádným způsobem nepřenese.

Co se kontroluje?

Inventuru lze provádět ve vztahu k různému majetku, takže je zvýrazněna kontrola hotovosti, dlouhodobého majetku, materiálu nebo jiných položek. V průběhu řízení se posuzují všechna aktiva a pasiva společnosti a jejích částí. Následující prvky podléhají ověření:

• fixní aktivafirmy používané k podnikání;
• nehmotná aktiva společnosti;
• různé finanční investice;
• zboží a materiály;
• probíhající práce;
• peníze na účtech a po ruce;
• cenné papíry a SSO;
• vyrovnání s protistranami, kupujícími, Federální daňovou službou, různými fondy a jinými dlužníky nebo věřiteli;
• rezervy;
• aktiva a pasiva podniku.

Kdy je nutná inventura materiálů? Taková kontrola se provádí při podezření, že najatí specialisté ve společnosti zneužívají své pravomoci, a proto je zjištěna krádež nebo nedostatek.

Ověřování se podrobuje nejen majetek ve vlastnictví společnosti, ale také cennosti, které se nacházejí na podrozvahových účtech. Podnik k nim nemá vlastnická práva, ale jsou používány v procesu práce na základě nájemní smlouvy nebo jiných dohod.

Procesní kroky

Provádění inventarizace majetku nutně zahrnuje provádění následných akcí. Proto je proces rozdělen do fází:

1. Vedoucí vydává příkaz o nutnosti inventury.
2. Je svolávána inventarizační komise, která by měla zahrnovat specialisty, kteří se nezajímají o výsledky auditu.
3. Určete časový rámec, během kterého bude postup prováděn.
4. Je vybrána nemovitost, která má být oceněna.
5. Materiálodpovědné osoby společnosti předávají potvrzení zaměstnavateli.
6. Vytiskněte si soupisy hodnot ve společnosti, vytvořené pro každou finančně odpovědnou osobu.
7. Provádí se přímá kontrola, která spočívá ve vážení, porovnání skutečného množství s údaji z dokladů, měření, počítání a dalších podobných akcích.
8. Informace ze soupisu zásob jsou porovnány s informacemi dostupnými v účetních dokladech, což umožňuje identifikovat případné nesrovnalosti
9. Vytvářejí se srovnávací výkazy, pomocí kterých je možné identifikovat příčiny nesrovnalostí.
10. Vypracovávají se výsledky kontroly, ke které se vypracovává příslušný akt.
11. Pokud jsou zjištěny nedostatky a jiné problémy, je ve společnosti provedeno šetření, jehož účelem je identifikovat pachatele.
12. Zjištění porušovatelé podléhají správní nebo trestní odpovědnosti v závislosti na povaze porušení.

Před okamžitou přípravou, podepsáním a předložením výročních zpráv Federální daňové službě je nutné provést inventarizaci. Proces inventarizace nutně končí zvláštní zprávou.

Pravidla hlášení

Na základě výsledků kontroly se vygeneruje zpráva. Obsahuje následující informace:

• datum inventury;
• údaje o členech inventarizační komise;
• období, během kterého byl zákrok proveden;
• doložitelný majetek společnosti;
• Zjištěné problémy a nedostatky;
• podpisy všech inspektorů.

Před přípravou ročních účetních závěrek je sice vyžadován inventář, ale každý vedoucí pracovník společnosti může zahájit proces bez dobrého důvodu. K tomu je vydán příslušný příkaz, po kterém jsou zaměstnanci podniku povinni postupovat podle tohoto postupu.

Odpovědnost inventarizační komise

Inventarizace je vyžadována zákonem, takže každá společnost musí vytvořit zvláštní orgán odpovědný za kontrolu a účetnictví. Říká se tomu likvidační komise. Má nějaké povinnosti:

• aplikace různých preventivních opatření zaměřených na ochranu majetku podniku;
• účast v různých sporech souvisejících s uložením nebo poškozením majetkových hodnot;
• kontrola správnosti přípravy různých dokumentů týkajících se majetku společnosti;
• zásoby na základě objednávky vedení společnosti;
• příprava zprávy o výsledcích auditu;
• provádění vyšetřování zaměřeného na identifikaci viníka různých porušení a problémů.

Všechny tyto činnosti by měli provádět výhradně zaměstnanci firmy, kteří se nezajímají o výsledky auditu.

Kdo je v provizi

Při sestavování komise se na práci obvykle podílejí tito specialisté:

• administrativní pracovníci;
• specialisté účetního oddělení;
• domácíauditoři;
• často jsou zapojeni i nezávislí odborníci;
• zástupci různých pozic dostupných v personálním obsazení organizace.

Pokud má společnost malé množství různého majetku, pak se často odpovědnost za provedení inventarizace přesouvá na komisi pro audit, pokud ve společnosti existuje.

Pokud se při kontrole ukáže, že chybí byť jen jeden člen komise, jsou výsledky řízení neplatné.

Odpovědnost za neskladové zásoby

Někteří majitelé firem záměrně odmítají audit z různých důvodů. Právní předpisy nestanoví odpovědnost za takové rozhodnutí. Federální daňová služba však může společnosti pokutovat, pokud se ukáže, že v přijatých finančních výkazech jsou nesrovnalosti nebo chyby.

Doporučení od odborníků

Při inventarizaci ve společnosti je vhodné použít určitá doporučení. Patří mezi ně následující:

• 10 dní před kontrolou vydá vedoucí příslušný příkaz, který se zaznamená do deníku.
• Je povoleno tvořit provizi nejen trvalou, ale i jednorázovou nebo pracovní.
• Pokud organizace používá velké množství zboží a materiálů, pak rozhodnutí o potřebě selektivní inventury činí manažer na základě aktuální situace ve společnosti.
• Do ověřování by měli být zapojeni všichni členové komise, jinak jsou výsledky snadno rozpoznatelnéneplatné.
• Do procesu jsou zapojeny zodpovědné osoby.
• Vedení firmy musí zajistit, aby proces probíhal rychle a snadno.
• Ověření může často trvat dlouho, zvláště ve společnostech, které používají velké množství materiálů nebo zasílají velké množství zboží.

Při inventarizaci musí členové komise zohlednit požadavky zákona.

Termíny splatnosti

Ředitel společnosti určuje, jak často bude kontrola prováděna. Zároveň jsou však zohledněna určitá doporučení, proto se inventura ve skladu provádí alespoň jednou ročně.

Obchody je nutné kontrolovat dvakrát ročně. Materiály a zboží jsou před vypracováním výročních zpráv bezchybně hodnoceny. Ověření se obvykle provádí do tří dnů, ale někdy je proces zpožděn o několik týdnů.

Závěr

Inventář je povinný proces pro každou společnost. Jedná se o porovnání dostupných materiálů a zboží s množstvím uvedeným v dokumentaci společnosti. Tento proces provádí speciální komise.

V právních předpisech nejsou žádné informace o odpovědnosti za odmítnutí provést inventuru, ale pokud daňoví inspektoři najdou chyby a porušení ve výkazech, bude společnost muset zaplatit značné pokuty.