Co je to ERP systém? Plánování podnikových finančních zdrojů

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Stále více podniků různých velikostí po celém světě se snaží zavést do své práce nejvýkonnější nástroj pro správu známý jako ERP systém. Jeho použití je navrženo tak, aby zavedlo efektivní řízení a plánování všech strategicky důležitých obchodních procesů pro organizaci, aby optimalizovalo fungování hlavních výrobních a pomocných zařízení.

Koncept ERP a ERP systémů

Obchodní strategie ERP (EntERPrise Resource Planning) je integrací všech oddělení a procesů organizace: výrobních zařízení, finančních, personálních oddělení a oddělení profilu klientů a mnoha dalších. Taková kombinace je primárně zaměřena na optimalizaci distribuce různých zdrojů v rámci podniku.

Pokud dříve šlo o čistě marketingový koncept, dnes je ERP systém nejčastěji chápán jako třída specializovaných softwarových nástrojů. V širokém slova smyslu se jedná o metodiku plánování a řízení všech podnikových zdrojů. Historicky byla strategie ERP vytvořena na základě svých předchůdců:

• MRP – plánování požadavků na materiál.
• MRP II - plánovánívýrobní zdroje.

Naproti tomu ERP systém lze použít pro velmi velké podniky, často geograficky distribuované. V tomto případě mluvíme o plánování podnikových zdrojů, protože věnuje pozornost nejen výrobě, ale také komplexnímu finančnímu plánování. Nezbytnou vlastností ERP systému je také možnost jeho použití v naprosto jakémkoli podniku, bez ohledu na specifika práce, včetně těch, kteří se nezabývají výrobní činností. Vzhledem k tomu, že jde o softwarový produkt, je třeba poznamenat, že je vybaven výkonnější sadou technických prostředků, které usnadňují nebo nahrazují rozhodovací proces.

Účel ERP systému v podniku

Pro rozhodnutí o radikální změně v činnosti své společnosti, související se zavedením systému řízení informací a implementací nové obchodní strategie, si musí management jasně uvědomit nutnost tohoto kroku, který by měl být vyjádřen v následujících klíčových bodech:

• neochota přijmout současný stav věcí;
• existence potřeby využití moderních technologií k posílení pozice podnikatelského subjektu na trhu v konkurenčním prostředí;
• očekávání významných přínosů z implementace.

Použití ERP systému má především přispět k úspěšné implementaci podobné obchodní strategie, jejíž realizace by měla zajistit efektivníplánování a řízení podnikových zdrojů. K tomu je potřeba optimalizovat práci jejích útvarů, a to dosáhnout maximální konzistence mezi nimi a snížit administrativní náklady. Toho lze dosáhnout prostřednictvím výhod, které informační systém poskytuje. Toto je:

• Zvýšení transparentnosti obchodních procesů.
• Řešení problémů s organizací a hledáním správných informací.
• Zlepšete spolehlivost a relevanci dat.
• Zvýšení rychlosti pracovního postupu mezi odděleními.
• Organizace jednotného informačního prostoru mezi centrálou a vzdálenými pobočkami.
• Snížení času potřebného k dokončení dokumentace a odstranění případných chyb.
• Zvýšení rychlosti rozhodování na všech úrovních.

ERP-systém poskytuje zvýšení konkurenceschopnosti objektu, a to nejen zavedením efektivnějších obchodních procesů do jeho práce. Jeho použití by také mělo vést ke snížení celkových nákladů podniku. Pokročilé nástroje pro plánování, modelování a analýzu pomáhají optimalizovat zdroje výrobních činností, finančního sektoru a také práce skladu, dopravy a dalších oddělení.

Hlavní funkce práce

V různých společnostech, dokonce i ve společnostech zabývajících se stejnou činností, mohou všechny obchodní procesy probíhat zcela odlišným způsobem. Standardizované schéma práce, které podnikový manažerský informační systém nabízí, se může výrazně lišit od zde používaného dříve. Tímtodůvod považovat jej pouze za softwarový produkt je zásadně špatný, protože jeho implementace vyžaduje od společnosti rozsáhlé interní změny v podobě reorganizace stávajících obchodních procesů.

Koncepční rysy těchto systémů přímo souvisí s jejich podstatou. Připomeňme, že metodika ERP zahrnuje konsolidaci všech životně důležitých oddělení podniku za účelem organizace efektivního řízení jeho zdrojů. Takové spojení je realizováno v rámci informačního systému prostřednictvím existence jediné veřejné databáze. Informace vstupují do úložiště pouze jednou a následně mohou být opakovaně zpracovávány a využívány různými interními i externími spotřebiteli. Oproti reálnému životu v tomto případě klesá čas a úsilí zaměstnanců firmy na rozhodování. Je třeba také poznamenat, že ERP systém není automatizovaným systémem řízení procesů, ale integrovaným informačním systémem založeným na jejich abstraktním modelu, do kterého informace vkládají živí lidé.

Struktura databáze, stejně jako provoz softwarového balíku jako celku, musí být uspořádány tak, aby odrážely činnost všech oddělení bez výjimky. Tento přístup umožňuje monitorovat celkový soubor zdrojů a obchodních procesů podniku téměř v reálném čase, a tedy provádět jejich operativní a strategické řízení.

Jedním z hlavních úkolů ERP systémů jeoptimalizace procesu plánování a kontrola realizace plánu. Vestavěné inteligentní algoritmy výrazně zjednodušují jeho řešení pro své uživatele. Například plánování a řízení výrobního podniku má mnoho specifických rysů spojených s heterogenitou jeho součástí. Takže v jednom závodě mohou být dílny, které fungují jak nepřetržitě, tak diskrétně. Z tohoto pohledu by měl být implementovaný systém třídy ERP univerzální a obsahovat co nejširší spektrum specializovaných modulů.

Vzhledem k tomu, že dnešní moderní podniky jsou často geograficky rozmístěny, je velmi důležité, aby pobočky vzdálené od hlavní kanceláře měly plný přístup ke společnému datovému skladu informací. To je realizováno nejpokročilejšími síťovými technologiemi podílejícími se na vývoji ERP systémů, které také umožňují rozlišovat uživatelská přístupová práva k informacím v nich uloženým.

Funkčnost systémů třídy ERP

Když už mluvíme o funkcích, nesmíme zapomínat, že jakýkoli produkt třídy ERP je systém řízení podniku jako celek. Rozsah jeho schopností bude záviset především na rozsahu a vlastnostech provozu zařízení, pro jehož potřeby je využíván. Zvažte klasickou sadu funkcí:

Produkce

• Udržování specifikací návrhu a procesu pro vyrobené zboží nebo služby za účelem stanovení množství požadovaného materiálu a mzdových nákladů.
• Výkres výrobních plánů.
• Plánování a řízení technických kapacit podniku v různých aproximacích: od jednotlivých jednotek po dílny a výrobní sdružení.

Finance

• Provozní účetnictví, finanční, manažerské, daňové účetnictví a controlling.
• Správa podnikových aktiv, včetně dlouhodobého majetku, cenných papírů, bankovních účtů atd.
• Komplexní plánování finančních zdrojů podniku a kontrola jeho výsledků.

Logistika

• Tvorba plánovaných ukazatelů požadovaných objemů materiálů, surovin, dílů, komponentů v souladu s výrobními plány.
• Řízení dodávek a prodeje: účetnictví pro protistrany, vedení registru smluv, řízení dodavatelského řetězce, implementace plánování skladů a účetnictví.

Personál

• Řízení náborového procesu.
• Provozní personál a personální evidence, personální obsazení, mzdy.
• Plánování pracovních sil.

Marketing a reklama

• Udržovat prodejní plány.
• Správa cen na různých typech trhů s cílem vytvořit adekvátní celkovou strategii podniku, transparentní politiku pro kalkulaci nákladů na zboží: účtování slev a speciálních prodejních podmínek.
• Plánujte a kontrolujte probíhající propagační a marketingové aktivity.

Projekty. Hlášení

• Poskytování široké škály standardizovaných formulářů pro účetní, finanční a manažerské výkaznictví a také flexibilní mechanismusvytvořit vlastní.
• Návrh celkové strategie: krok za krokem plánování nezbytných pro úspěšnou implementaci načasování, materiálních, finančních a lidských zdrojů.
• Sledování klíčových ukazatelů výkonnosti projektu.

Které podniky mohou používat ERP systémy

Na první pohled se může zdát, že systémy této třídy jsou určeny výhradně pro velká průmyslová odvětví, protože se vyznačují spíše vysokou složitostí struktury toků zdrojů a procesů různých typů. Existují však situace, kdy použití tříd MRP nebo MRP II nemusí být pro malý podnik dostatečné. Dnes na trhu můžete zakoupit softwarové produkty s různými schopnostmi. V závislosti na rozsahu podniku, kde je lze efektivně využít, existují těžká, střední a lehká řešení.

Pokud jde o nevýrobní organizace, systémy třídy ERP jsou použitelné i pro ně. Pro takové podniky nebude stačit příliš široká funkčnost. V současné době existují malé integrované nebo místní varianty systémů, které mohou vyhovět potřebám obchodních společností nebo organizací působících v sektoru služeb. Je třeba také poznamenat, že mnoho vývojářů nabízí svým zákazníkům a průmyslové produkty.

O metodách klasifikace

Nejzřejmější vlastností, podle které lze klasifikovat všechny systémy podnikového řízení ERP, jerozsah organizace, kde mohou být použitelné. Z tohoto hlediska je v závislosti na počtu pracovních míst obvyklé přidělovat řešení pro:

• Velké korporace (přes 10 tisíc lidí).
• Středně velké korporace (od 1 000 do 10 000 lidí).
• Střední podniky (od 100 do 1 tisíce lidí).
• Malé firmy (méně než 100 lidí).

Důležitým znakem systematizace takovýchto informačních produktů je funkčnost. V závislosti na realizovaném objemu prováděných úkolů existuje následující obecně uznávané rozdělení na:

• Velký integrovaný.
• Průměrná integrace.
• Finanční správa.
• Místní.

Místní verze je obvykle jednotný krabicový informační produkt úzkého zaměření s relativně malými celkovými náklady. Nejčastěji pokrývá jeden nebo více bloků z oblasti financí organizace nebo její účetní činnosti. Takové systémy jsou vhodné pro malé výrobní nebo obchodní společnosti.

Finančně-manažerský systém podnikového managementu najde uplatnění především v nevýrobních organizacích, především obchodu nebo pracujících při poskytování služeb. Kromě financí a účetnictví jsou zde zahrnuty také moduly řízení logistiky.

Integrované informační systémy mohou být v závislosti na měřítku cílového objektu střední nebo velké. Pokrývají všechny obchodní procesy podnikových struktur, jmenovitě interakci s dodavateli a spotřebiteli,výroba finálního produktu, materiálové a finanční toky, personální vztahy, zásobování, skladování a marketing, realizace projektů a mnoho dalších.

Trh moderních ERP systémů

Všechny softwarové produkty prezentované dnes na domácím trhu lze rozdělit do dvou hlavních kategorií: ruský a importovaný. Rozdíly mezi nimi nejsou jen v místě vytvoření, ale také ve funkčnosti.

Výkonný západní vývoj slouží jako standardy pro to, co se běžně nazývá systémy třídy ERP. Nejjasnějšími příklady jsou produkty SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Všechny je lze použít na cíle jakékoli úrovně, včetně těch velmi velkých. Jejich použití ruskými společnostmi však může být často obtížné kvůli možnému výskytu následujících problémů:

• Nepřipravenost podniků na seriózní reorganizaci stávajících obchodních procesů. Rozsah takových změn lze jen těžko zveličovat. Obchodní procesy zahraničních systémů řízení podniků se zásadně liší od těch, které se běžně používají u nás.
• Nedostatečný počet specialistů schopných implementovat projekt implementace importního ERP systému v Rusku s náležitou úrovní kvality.
• Vysoké náklady na používání takových řešení.

Navzdory obecnému zaostávání za západními analogy moderní ruský vývoj postupně zvyšuje svou funkčnost. Jsou plně přizpůsobeny práci domácích podniků. a lze je úspěšně implementovatpokud v konkrétním případě není vyžadováno široké pokrytí podnikových procesů, ale stačí pouze nastavit účetnictví v některých oblastech činnosti pomocí ERP systému. Příklady pokročilého domácího vývoje jsou produkty 1C a Galaktika.

Pohled do budoucnosti – ERP II

Koncept ERP II, který se objevil před nějakou dobou, byl výsledkem zlepšení metodiky ERP. Mezi hlavní úkoly zde zůstává plánování a správa podnikových zdrojů. Rychlý rozvoj internetu, který inicioval vznik nové metodiky, však zanechal své stopy a tradiční podnikání se zčásti elektronizovalo. ERP II je kombinací klasického systému řízení podniku se specifickými řešeními online obchodu.

Nyní je nesmírně důležité komunikovat se svými protistranami prostřednictvím sítě. K tomu existují dvě důležité oblasti: řízení dodavatelského řetězce a řízení vztahů se zákazníky. Vnitropodnikové informace přestávají být pouze takové, dostávají se do vnějšího prostředí a stávají se základem pro spolupráci s dalšími podnikatelskými subjekty. Nový koncept je v tomto případě formulován jako řízení zdrojů a vnějších vztahů podniku. Kromě ideologického přeorientování získaly systémy ERP II své vlastní technologické prvky.

Řešení problému s výběrem systému

Výběr softwaru této úrovně je mimořádně zodpovědný proces. Špatné rozhodnutí v této otázce, zejména u velkých projektů, můžeznamená působivé časové a finanční náklady při absenci očekávaného výsledku.

Efektivní implementace rozsáhlého systému, který by měl například zajistit efektivní řízení výrobního podniku, si od něj nutně vyžádá reengineering podnikových procesů. Je důležité předejít situaci, kdy by program na konci implementační procedury sbíral nevyužitá data nebo neřešil potřebné úkoly. Z tohoto důvodu je lepší přizvat ke spolupráci na realizaci projektu tým odborníků, kteří se v této věci osvědčili.

Existuje určitý seznam kritérií, na základě kterých může projektový tým po dohodě s administrativou cílové společnosti učinit optimální, cenově výhodné rozhodnutí o výběru softwarového produktu:

• Soulad technických a funkčních možností systému s hlavními cíli podniku.
• Celkové náklady na vlastnictví se musí vejít do rozpočtu přiděleného pro tento účel. Kromě nákladů na nákup systému to zahrnuje provozní a další typy nepřímých nákladů.
• Implementovaný informační systém třídy ERP musí splňovat všechny obecně uznávané technické požadavky, to znamená, že musí být škálovatelný, spolehlivý, odolný proti případným poruchám, mít antivirovou a antihackerskou ochranu.
• Dodavatel musí zajistit následnou údržbu a podporu nainstalovaného softwaru.

Proces implementace třídních systémů ERP

Zavedení ERP systémů v podnicích doprovází implementaci stejnojmenných strategií v nich. Tato procedura v závislosti na měřítku cílového objektu obvykle trvá několik týdnů až několik let. Organizace se může zapojit do implementace sama nebo využít pomoci společností, které se na to specializují. Můžeme rozlišit hlavní fáze tohoto procesu:

1. Primární organizace. Zde je nutné definovat strategické cíle, záměry a označit očekávaný efekt implementace pro konkrétní organizaci. Na základě těchto údajů bude možné sestavit technický plán projektu.
2. Vývoj projektu. V této fázi jsou analyzovány současné aktivity organizace: její strategie propagace, obchodní procesy. Na základě jeho výsledků se sestaví model systému a provedou se vhodná upřesnění pracovního plánu.
3. Realizace projektu. Jelikož jsou pravidla pro vedení obchodních procesů diktována implementovaným ERP systémem, jsou zde transformována podle jednotných požadavků. V případě potřeby se provádí vývoj formulářů pro podávání zpráv a algoritmů pro přenos dat z dříve používaných účetních programů. Pokud je v předchozích fázích odhalena nedostatečnost systémových funkcí pro objekt, je dokončena. Končí školením uživatelů a předběžným testováním.
4. Uvedení do provozu. Během používání jsou identifikovány a odstraněny možné chyby a závady.

SystémSpráva třídy ERP dnes není jen kopií drahého softwaru nainstalovaného na všech počítačích v organizaci, ale také hlavní hnací silou slibné obchodní strategie. Jeho výběr by měl vycházet z existujících potřeb a možností cílového objektu. Další úspěch celého podnikání jako celku závisí na správnosti učiněného rozhodnutí a provedení kroků pro následnou realizaci.