2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22
V pozici „Office Manager“vidí většina zaměstnavatelů zaměstnance, který vykonává poměrně širokou škálu povinností. Účelem zavedení tohoto útvaru do seznamu zaměstnanců je zajistit plynulý chod úřadu, případně i několika za to odpovědných služeb. Pokud nepotřebujete obyčejnou sekretářku, která odpovídá na hovory, přijímá poštu a návštěvy, pak je samozřejmě vedoucí kanceláře vedoucí, protože tento zaměstnanec potřebuje určité pravomoci a pravomoci. Bez toho nebude schopen efektivně plnit povinnosti, které mu byly přiděleny.
V rámci svého hlavního úkolu by seznam povinností, které musí manažer kanceláře plnit, měl pokrývat alespoň pět oblastí. Zároveň je třeba chápat, že kancelář není místností, kde sedí šéf, ale místem, kde se stále vykonávají administrativní a manažerské funkce. To znamená, že jejich kvalita a termíny budou záviset na tom, jak bude postavena práce vedoucího kanceláře.
Manažerské odpovědnosti. Patří sem plánování kanceláře, organizační struktura, řízení zaměstnanců, firemní kultura, rozvoj politik.komunikace s protistranami a kontrola nad jejím dodržováním.
Administrativní funkce. Pokrývají organizaci kancelářské práce, navazování vztahů mezi službami, rozdělování kancelářských prostor mezi zaměstnance.
Domácí povinnosti. Vedoucí kanceláře musí organizovat nákup kancelářského vybavení, psacích potřeb, spotřebního materiálu a vybavení domácnosti. Kromě toho musí zajistit úklid kanceláří, údržbu kancelářského vybavení, včasné placení účtů za energie, nájem atd.
Kontrolní povinnosti. Tato oblast činnosti zahrnuje provádění auditů, revizí, inventarizaci hmotného majetku, dokumentaci.
Hlášení. Zahrnují přípravu reportovací dokumentace (informací) pro manažera.
V závislosti na velikosti organizace může být tímto zaměstnancem jeden výkonný pracovník s manažerskými pravomocemi (u malých firem) nebo může vést celé oddělení. Zároveň by měl vedoucí organizace pochopit, že touha univerzalizovat zaměstnance, přičítat věci, které leží v kompetenci jiných služeb, do jejich povinností, není vždy oprávněná. Takovému zaměstnanci byste například neměli zatěžovat účetnictví, personální řízení atp. Takové míchání většinou negativně ovlivňuje kvalitu práce. Důvodem je skutečnost, že tyto odpovědnosti jsou mnohem širší než povinnosti vedení úřadu, prostupují celou organizací jako celkem. Proto při psaní životopisu musí dělat manažer kancelářezaměřit se spíše na pracovní zkušenosti a dovednosti ve výše uvedených pěti oblastech činnosti, než je mazat do příliš široké škály povinností, často nesouvisejících s chodem kanceláře. Zároveň by zaměstnavatel, který v této oblasti hledá kvalifikovaného zaměstnance, neměl zapomínat, proč tohoto zaměstnance potřebuje, a nepředkládat nadbytečné požadavky, které nesouvisí s hlavní funkcí.
Doporučuje:
Skladník: pracovní povinnosti, vykonávané funkce a pracovní podmínky
Pracovní povinnosti šatnáře - toto je výčet všech existujících požadavků ve vztahu k této profesi. Vycházejí z platné legislativy, zákoníku práce organizace a dalších předpisů. Zaměstnanec má kromě povinností i svá práva, ke kterým musí organizace přihlížet
Kolik si realitní kanceláře účtují za prodej bytu? Služby realitní kanceláře
Každý den proběhnou tisíce transakcí s nemovitostmi. Samozřejmě, že ne každý zná jemnosti a nuance postupů, které jsou nezbytné pro ziskový nákup nebo prodej bytů. A málokdo rozumí právnímu provádění dokumentace k nemovitostem
Práce ve společnosti Magnit Cosmetic: recenze zaměstnanců, pracovní podmínky, pracovní povinnosti a vlastnosti vykonávané práce
Vyhlídka na kariérní růst je jedním z lákavých slibů zaměstnavatelů. Podle zpětné vazby od zaměstnanců o práci v Magnit Cosmetic zde můžete skutečně dosáhnout určitých výšek za pár let, začít jako asistent prodeje a stát se ředitelem jednoho z obchodních řetězců. Je to pravda nebo ne? Pokusme se najít odpověď na tuto a mnoho dalších otázek
Správce systému – kdo je to? Kurzy správce systému
V tomto článku se blíže podíváme na to, kdo je správce systému, a také na povinnosti, které musí plnit
Účtování pracovní doby v souhrnném účetnictví. Souhrnné vyúčtování pracovní doby řidičů s rozvrhem směn. Přesčasové hodiny se souhrnným účtováním pracovní doby
Zákoník práce upravuje práci se sumárním účtováním pracovní doby. V praxi ne všechny podniky tento předpoklad využívají. Zpravidla je to způsobeno určitými obtížemi při výpočtu
