Typy a funkce manažerského řízení

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Proces řízení se skládá z pěti funkcí: plánování, organizace, personální obsazení, řízení a kontrola. Kontrola je tedy součástí kontrolního procesu.

Kontrola je hlavní cílová funkce managementu v organizaci: proces porovnávání skutečného výkonu se zavedenými firemními standardy. Každý vedoucí musí sledovat a vyhodnocovat činnost svých podřízených. Manažerská kontrola pomáhá včas přijmout nápravná opatření ze strany manažera, aby se předešlo nepředvídaným okolnostem nebo finančním ztrátám pro společnost.

Základní kontrolní proces zahrnuje tři kroky:

• Nastavení standardů.
• Měření výkonu podle těchto standardů.
• Oprava odchylek od norem a plánů.

V rámci celkového strategického plánu organizace stanovují lídři cílejednotek ve specifických, přesných a provozních podmínkách, které zahrnují plánování výkonu se skutečnými výsledky.

Standardy, se kterými bude porovnáván skutečný výkon, lze odvodit z minulých zkušeností, statistik a benchmarkingu (na základě osvědčených postupů v oboru). Pokud je to možné, standardy jsou vyvíjeny na bilaterální bázi, spíše než aby vrcholové vedení rozhodovalo jednostranně na základě cílů organizace.

Proč je nezbytná manažerská kontrola?

Kdyby zaměstnanci vždy dělali to, co je pro organizaci nejlepší, nebylo by potřeba kontroly a řízení. Je však jasné, že lidé někdy nejsou schopni nebo ochotni jednat v nejlepším zájmu organizace a je třeba zavést řadu kontrol, které zabrání nežádoucímu chování a podpoří žádoucí akci.

I když jsou zaměstnanci náležitě vybaveni, aby svou práci dělali dobře, někteří se rozhodnou ne, protože individuální cíle a cíle organizace nemusí být úplně stejné. Jinými slovy, neexistuje žádné sladění cílů. V takových případech je třeba podniknout kroky ke zvýšení motivace a produktivity zaměstnanců.

Efektivní organizace je taková, ve které manažeři rozumí tomu, jak řídit a kontrolovat. Účelem kontroly jako koncepce a procesu je pomáhat motivovat a vést zaměstnance v jim přidělených rolích. Porozuměnísystémy řízení procesů a řízení jsou zásadní pro dlouhodobou efektivitu organizace.

Bez dostatku kontrolních systémů může organizaci zaplavit zmatek a chaos. Pokud však kontrolní systémy dusí organizaci, může trpět nedostatkem podnikatelských inovací.

Neadekvátní kontrola implementace manažerských rozhodnutí může vést ke snížení produktivity nebo minimálně ke zvýšení rizika špatných finančních výsledků. V krajním případě, pokud výkon není monitorován, může dojít k organizačnímu selhání.

Funkce efektivního systému řízení

Efektivní systém řízení podniku je integrovaná sada procesů a nástrojů pro řízení, které pomáhají sladit firemní strategii a roční cíle s každodenními aktivitami, monitorovat výkon a iniciovat nápravná opatření.

Systém řízení managementu je nepřetržitý proces zlepšování výkonu stanovováním individuálních a kolektivních cílů, které jsou v souladu se strategickými cíli organizace, plánováním výkonu k dosažení těchto cílů, revizí a hodnocením pokroku a rozvojem znalostí, dovedností a schopností lidí. Kontrolní systém by se měl zaměřit na výsledky.

Efektivní systém řízení má následující vlastnosti:

1. Pomáhá dosahovat organizačních cílů.
2. Usnadňuje optimální využití zdrojů.
3. Celkově se zlepšujevýkon organizace.
4. Motivuje a zvyšuje morálku zaměstnanců.
5. Kontrola také vytváří disciplínu a pořádek.
6. Jasně definované a srozumitelné metriky výkonu.
7. Zajišťuje budoucí plánování revizí standardů.
8. Strategické cíle platí pro všechny úrovně organizace.
9. Efektivní ovládání minimalizuje chyby.
10. Posílení managementu a zapojení zaměstnanců.
11. Dosáhněte prioritních cílů rychleji.

Proces manažerské kontroly reguluje činnost společností tak, aby skutečný výkon odpovídal předem stanovenému plánu. Efektivní kontrolní systém umožňuje manažerům vyhnout se okolnostem, které přinášejí společnosti ztráty.

18 manažerských kontrolních funkcí

Řízení managementu je jakýkoli proces, nástroj nebo systém, který je nastaven tak, aby managementu umožnil regulovat aktivity společnosti v souladu s jejími cíli.

Controlling se provádí na nižší, střední a vyšší úrovni managementu. Na každé úrovni se bude řízení lišit: vrcholový management se bude podílet na strategickém řízení, střední management na taktickém řízení a nižší úroveň na operačním řízení.

Následují funkce řízení rozhodování managementu:

1. Strategie plánování. Proces stanovení akčního plánu k dosažení cílů.
2. Ovládánípožadavky. Formální dokumentace plánů jako požadavků a řízení změn těchto plánů podle potřeby.
3. Finanční kontrola. Sledování a účtování rozpočtu společnosti.
4. Řízení výkonu. Proces domluvy se zaměstnanci na souboru cílů a hodnocení jejich výkonu vůči těmto cílům.
5. Kontrola práce. Sledujte zaměstnance, abyste zvýšili produktivitu, efektivitu a kvalitu práce.
6. Řízení programů a projektů. Probíhá změna.
7. Kontrola rizik. Opakovaný proces identifikace, analýzy a eliminace rizika.
8. Kontrola zabezpečení. Identifikace a eliminace bezpečnostních hrozeb a implementace způsobů, jak snížit různá rizika.
9. Kontrola shody. Implementace procesů, postupů, systémů, auditů, měření a zpráv v souladu se zákony, předpisy, normami a vnitřními zásadami organizace.
10. Metriky a přehledy. Výpočet a komunikace smysluplných měření výkonnosti organizace.
11. Benchmarking. Iterativní proces srovnávání výsledků s průmyslem společnosti, konkurenty nebo aktuálními osvědčenými postupy.
12. Neustálé zlepšování. Proces měření výkonu, jeho zlepšování a opětovného měření.
13. Kontrola kvality. Zajištění, že výstupní produkty splňují specifikace. Například implementace procesu testování produktu na výrobní lince.
14. Zajištění kvality. Zajištění kvality je proces prevence budoucích selhání kvality. Například praxe vyšetřování základních příčin všech selháníhledat produkční vylepšení.
15. Automatizace. Zvyšte produktivitu, efektivitu a kvalitu pomocí automatizace.
16. Správa dat. Praxe shromažďování informací, které mohou být užitečné v budoucnu, stejně jako analýza dat.
17. Správa zásob. Správa zásob a účetnictví, aby se předešlo nedostatkům nebo přebytkům.
18. Správa aktiv. Kontrola aktiv, jako jsou výrobní zařízení, infrastruktura, stroje, software a duševní vlastnictví.

Typy ovládání a jejich vlastnosti

Organizace potřebují kontroly, aby zjistily, zda byly jejich plány splněny, a v případě potřeby podniknou nápravná opatření. Hlavní cíle kontroly manažerských rozhodnutí:

1. Přizpůsobení se změnám. Řídicí systém dokáže předvídat, monitorovat a reagovat na měnící se podmínky prostředí.
2. Minimalizace chyb. Produktivní řízení a účetnictví omezí počet chyb, které se vyskytují v činnostech firmy.
3. Minimalizace nákladů a maximalizace zisku. Pokud je organizace řízení řízení efektivně implementována, může snížit náklady a zvýšit produktivitu.

Podniky instalují řídicí systémy v řadě různých oblastí a na různých úrovních řízení. Odpovědnost za kontrolu manažerských rozhodnutí je rozsáhlá. Existují různé klasifikace a charakteristiky této řídicí funkce. Jeden z nejběžnějších vypadá takto:

1. Dopředná kontrola, známá také jako dopředná kontrola, se zaměřuje na zdroje, které organizace získává ze svého prostředí. Kontroluje kvalitu a množství těchto zdrojů, než se dostanou do organizace.
2. Monitoring se zaměřuje na udržování standardů kvality a kvantity produktu nebo služby v procesu transformace.
3. Konečná kontrola, známá také jako kontrola zpětné vazby, se zaměřuje na výsledky organizace po dokončení transformačního procesu. I když konečná kontrola nemusí být tak účinná jako předběžná nebo současná, může vedení poskytnout informace pro budoucí plánování.

Podle jiné klasifikace se kontrola dělí do dvou širokých kategorií – regulační a normativní kontrola, přičemž v rámci těchto kategorií existuje několik typů. Typy manažerské kontroly jsou uvedeny v následující tabulce.

Regulační kontrola	Regulační kontrola
Byrokratické Finanční Kvalita	Příkaz Organizační

Následující části popisují každý typ a podtyp kontroly v manažerských činnostech.

Regulační kontrola

Regulační kontrola vychází ze standardních provozních postupů, což vyvolává kritiku tohoto typu implementace manažerské kontroly jako zastaralého a kontraproduktivního. Znamená to úplnou a úplnou kontrolu nadvšechny oblasti organizace.

S tím, jak se podniky v posledních letech staly agilnějšími, díky zploštění organizačních hierarchií a rozšíření hranic, kritici poukazují na to, že regulační dohled může dosažení cíle spíše brzdit. Klíčem z hlediska kontroly organizace rozhodnutí managementu je soulad kontroly s organizačními cíli.

Byrokratická kontrola

Byrokratická kontrola vychází z linií pravomocí, které závisí na pozici v organizační hierarchii. Čím vyšší je úroveň podřízenosti, tím větší bude mít osoba právo diktovat svou politiku. Byrokratické kontroly dostaly špatný rap, a to právem. Organizace, které příliš spoléhají na vztahy velení, brání flexibilitě v případě nepředvídaných situací. Existují však způsoby, jakými mohou manažeři učinit společnost tak flexibilní a reagovat na požadavky zákazníků jako kterákoli jiná forma organizace řízení managementu.

Jak zachovat řetězec velení při zachování flexibility a schopnosti reagovat v systému? Přesně tuto otázku musí vyřešit byrokratická kontrola. Jedním z řešení jsou standardní provozní postupy, které delegují odpovědnost na nižší hierarchii ve společnosti.

Finanční kontrola

Finanční kontroly řídí klíčové finanční cíle, za které jsou odpovědní manažeři. Takové systémy řízení a kontroly jsou běžné mezi firmami organizovanými jako více strategických obchodních jednotek (SBU). SBUje produkt, služba nebo geografická linie, která má manažery, kteří jsou výhradně odpovědní za zisky a ztráty. Jsou odpovědni vrcholovému vedení za dosažení finančních cílů, které přispívají k celkové ziskovosti společnosti.

Tato kategorie řízení manažerských rozhodnutí ukládá limity výdajů. U manažerů musí být zvýšení výdajů odůvodněno zvýšením příjmů. Pro vedoucí oddělení je udržení rozpočtu obvykle jedním z klíčových ukazatelů výkonu.

Úlohou finanční kontroly je tedy zlepšit celkovou ziskovost a zároveň udržovat přiměřené náklady. Aby se zjistilo, jaké náklady jsou nezbytné, některé firmy porovnají výsledky jiných firem ve stejném odvětví a poté provedou analýzu řízení a kontroly. Toto srovnávání poskytuje data, která umožňují určit, zda jsou náklady v souladu s průměry v odvětví.

Kontrola kvality

Kontrola kvality popisuje míru variace v procesech nebo produktech, která je považována za přijatelnou. U některých firem je standardem absence vad, tedy absence jakýchkoliv změn. V ostatních případech je přijatelná statisticky nevýznamná odchylka.

Kontrola kvality ovlivňuje konečný výsledek produktu nebo služby nabízené zákazníkům. Když si podnik trvale udržuje vynikající kvalitu, zákazníci se mohou spolehnout na atributy firemního produktu nebo služby, ale takévytváří zajímavé dilema. Přílišná kontrola kvality stávajících produktů může snížit reakci na jedinečné potřeby zákazníků.

Regulační kontrola

Namísto spoléhání se na standardní zásady a postupy organizace, jako tomu bylo u předchozích typů controllingu, regulační kontrola řídí chování zaměstnanců a manažerů prostřednictvím obecně uznávaných vzorců chování.

Normativní kontrola rozhoduje o tom, nakolik je určitý typ chování správný a jiný méně. Například smoking může být přijatelným oblečením pro předávání cen pro americké obchodníky, ale zcela nemístné na předávání cen pro Skoty, kde formální kilt více odpovídá místním zvyklostem. Nebyl však přijat žádný psaný dress code.

Rozdíl mezi regulačním a normativním systémem kontroly manažerských rozhodnutí je tedy formalitou. Regulační kontrola je neformální systém řízení, na rozdíl od regulační kontroly.

Příkazové ovládání

Tato organizace kontroly nad manažerskými rozhodnutími se v mnoha společnostech stala běžnou záležitostí. Týmové normy jsou neformální pravidla, díky nimž si členové týmu uvědomují své povinnosti vůči kolegům.

Zatímco úkol týmu je obvykle formálně zdokumentován, způsoby interakce účastníků procesu se obvykle vyvíjejí v průběhu času, když tým prochází fázemi růstu. Dokonce i vedení je neformálně dohodnuto: někdyjmenovaný vůdce může mít menší vliv než neformální vůdce. Pokud má například vedoucí veřejného mínění více zkušeností než formální vedoucí týmu, členové týmu se pravděpodobně obrátí na vedoucího mínění s žádostí o radu, která vyžaduje specifické dovednosti nebo znalosti.

Týmové normy mají tendenci se vyvíjet postupně, ale jakmile se vytvoří, mohou mít silný dopad na chování společnosti.

Organizační kontrola

Normy založené na organizační kultuře jsou také typem normativní kontroly. Organizační kultura zahrnuje sdílené hodnoty, přesvědčení a rituály konkrétní organizace. Tento typ kontroly tedy spočívá ve správném sladění norem a cílů.

Formální a neformální systémy řízení

Už dříve bylo zmíněno, že regulační kontrola a všechny její poddruhy patří do formálního kontrolního systému, zatímco normativní kontrola patří do neformálního. Níže uvedená tabulka popisuje rozdíly mezi těmito dvěma řídicími systémy.

Formální systém řízení	Neformální systém správy
Organizace má jasné postupy, pravidla a pokyny pro vysvětlení různých požadavků na management Motivují vedení i podřízené k plnění zadaných úkolů tak, aby bylo dosaženo operačních cílů v optimálním časovém horizontu Slouží ke koordinaci chování nadřízených a podřízených	Organizace se vyznačujeneformální a nepsané procesy pro dohled nad vedením Jejich cílem je zajistit vyšší motivaci zaměstnanců a zajistit řádnou implementaci cílů a strategií organizace Neformální systémy řízení také zvyšují soulad cílů
Příkladem formálního systému by mohla být pravidla a pokyny používané oddělením lidských zdrojů pro funkce, jako je nábor a rozvoj zaměstnanců.	Příkladem neformálního kontrolního systému je loajalita k organizaci a respekt k organizační kultuře jako stylu chování zaměstnanců.

Široké kategorie regulačního a regulačního dohledu jsou přítomny téměř ve všech organizacích, ale relativní důraz každého typu se liší. V rámci regulační kategorie jsou byrokratické, finanční a kvalitativní kontroly. Normativní kategorie zahrnuje příkazové a organizační normy. Obě kategorie norem mohou být účinné. Úkolem managementu je uvést chování zaměstnanců do souladu s cíli organizace.

Proto lze efektivní manažerské kontroly dosáhnout několika různými způsoby. Kontrolní systémy jsou navrženy tak, aby shromažďovaly data a využívaly tyto informace k tomu, aby organizaci pomohly dosáhnout jejích cílů. Systém se zaměřuje na efektivitu různých organizačních prvků, odlidská činnost k finančním výsledkům.

Zavedený monitorovací systém může společnosti přinést skutečné výhody – upozorňovat na problémy, plánovat nové strategie a zajistit lepší koordinaci mezi různými odděleními a divizemi.