Obsah a typy obchodních dopisů

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Obchodní dopis je jedním z nejdůležitějších prostředků komunikace v obchodním světě mezi zástupci různých organizací. Vyznačuje se přísným, přesným, formálním stylem.

Obchodní dopis

Nyní, v době internetu, význam obchodní korespondence neklesl, ale jednoduše se změnila média – z papírových na elektronická – a zrychlila se. Proto je nesmírně důležité, aby každý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání, stejně jako lidé na vedoucích pozicích, uměl správně sestavit různé druhy obchodních dopisů.

To ho navíc částečně charakterizuje jako profesionála, který rozšiřuje jeho kariérní možnosti. Proto je tak důležité, aby každý člověk, kterému není jeho kariéra lhostejný, znal pravidla pro vedení obchodní korespondence a zohlednil její různé druhy. A obsah obchodních dopisů, stejně jako jejich kvalita, bude záviset na profesionalitě dopisovatele.

Pomocí obchodní korespondence se problémy řeší, prezentujíprojednávají se nároky, smlouvy, eskortují se cennosti a dokumenty.

Obchodní styl

Styl obchodních dopisů by měl být přesný a neměl by umožňovat různé výklady slov. Musí existovat přísná úřední podřízenost, i když se jedná o dopis příteli. Opakování (v omezeném množství) lexikálních razítek je povoleno a dokonce vítáno. Různé typy obchodních dopisů se zpravidla týkají několika problémů, omezených na obchodní témata. Tón je používán pouze neutrálně, neumožňuje osobní hodnocení a nepřiměřenou emocionalitu.

Obchodní korespondence je vždy oficiální, často je registrována a evidována.

Typy písmen

Rozvoj podnikání, informační technologie ovlivňuje obchodní psaní a jeho typy a nutí je nabývat nových forem. K dnešnímu dni se rozlišují následující typy písmen:

1. Komerční a obchodní témata. S pomocí podnikání řešit ekonomické, organizační, právní záležitosti. Objem těchto zpráv je od několika řádků po několik stránek. Komerční řeší problémy prodeje služeb nebo zboží a zásobování. Toto jsou požadavky, nabídky, stížnosti.
2. Dopisy vyžadující odpověď (jako jsou žádosti, odvolání, žádosti, stížnosti, návrhy) a nevyžadující (obsahují již popsané události a skutečnosti – doprovody ekvivalentní stvrzenkám, potvrzení).
3. Existují takové d



smrková písmena: pravidelná a kruhová – mají jednoho odesílatele aněkolik příjemců s nižším hodnocením.

4. Za standardní je považována korespondence, která obsahuje hotové formuláře dokumentů, vzory. Takto prezentované typy obchodních dopisů se nazývají regulované. Pokud odesílatel napíše zprávu sám od sebe, pak je to neregulované.
5. Když dopis odhaluje jedno téma, nazývá se jednoaspekt, pokud jich je několik - vícestranný.
6. Odděleně umístěte typy obchodních dopisů, které odrážejí individuální informace pro adresáta: blahopřání, poděkování, kondolence, doporučení, doprovody.

Obsah obchodního dopisu

1. Odvolání určené k upoutání pozornosti, zájmu, navázání úrovně kontaktu. Odvolání může být podle pozice, příjmení, křestního jména a patronyma nebo zobecněné.
2. Úvod do podstaty dopisu, objasnění účelu nebo důvodu dopisu, sestávající z popisu, odkazu, poděkování, blahopřání, nároků atd.
3. Hlavní část (musí mít obchodní korespondenci). Typy obchodních dopisů pro různé účely obsahují hlavní informace, návrhy, požadavky, pozvánky, žádosti, objednávky. Obsahuje zdůvodnění, přísně chronologická prohlášení, analýzu problémů, strukturované zisky nebo možné ztráty.
4. Všechny typy obchodních dopisů by měly mít závěr skládající se ze závěrů, návrhů, dohod, odmítnutí, varování. Například: připomenout, nabídnout, zeptat se, varovat.
5. Standardní závěrečné fráze,určeno k nastavení pro další spolupráci, časový limit, případné odmítnutí. Také konečné odvolání podléhá systému společenských hodnot a priorit.

Doporučení pro psaní písmen

1. Dopis by měl být gramotný a snadno čitelný, nehromadit slova a používat lexikální jednotky, jejichž přesný význam není znám.

2. Všechny typy obchodních dopisů by neměly být příliš velké, je lepší informace co nejvíce zredukovat a strukturovat.

3. V procesu čtení by měl adresát cítit respekt, individualitu dopisu, vlastnictví tématu, pozitivní infuzi autora.

4. V procesu psaní je důležité uzavřít dohody o čase, termínech, podmínkách kontaktů a smluv. To lze provést ve formě seznamu možností nebo hlavních otázek.

5. Taktní, profesionální, benevolentní tón dopisu jistě připraví příjemce na pozitivní a rychlou odpověď.

Jednou ze součástí úspěšného podnikání je dodržování pravidel obchodní korespondence, která tvoří minimálně 80 % veškeré dokumentace organizací. Přísné dodržování všech norem zdůrazňuje právní hodnotu obchodních dopisů a zajišťuje rychlé dosažení obchodních cílů.