PDCA-cycle – filozofie neustálého zlepšování podnikání

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

PDCA-cyklus (Demingův cyklus) je jedním ze základních pojmů moderní teorie řízení. Je také základem řady norem ISO 9000, které se používají po celém světě pro řízení kvality v podnicích všech velikostí a typů.

Definice

PDCA Demingův cyklus je technologie pro neustálé zlepšování procesů v podnikání a v jakékoli jiné oblasti činnosti. Název této metody je zkratkou 4 anglických slov, což znamená logický sled fází zlepšování:

• P – Plán (plán);
• D – Dělat (dělat);
• C - Kontrola (kontrola, analýza);
• A – Jednat (akt).

Všechno je logické a jednoduché: nejprve si musíte promyslet akce. Poté jsou provedeny podle plánu. Třetím krokem je analýza získaných výsledků. A konečně poslední fáze - Act - zahrnuje zavedení konkrétních změn ke zlepšení procesu a/nebo stanovení nových cílů. Poté znovu začíná fáze plánování, ve které je třeba vzít v úvahu vše, co bylo provedeno předtím.

Schematicky je řídicí cyklus PDCA znázorněn jakokolo, což demonstruje kontinuitu tohoto procesu.

Nyní se podíváme na každý krok podrobně.

Plán (plán)

Prvním krokem je plánování. Je nutné jasně formulovat problém, poté určit hlavní oblasti práce a přijít s nejlepším řešením.

Častou chybou je vytvořit plán založený na subjektivních odhadech a předpokladech vedení. Bez znalosti základních příčin problému je možné v nejlepším případě neutralizovat jeho důsledky, a to pouze dočasně. Jaké nástroje k tomu lze použít?

Metoda "5 proč"

Byl vyvinut již ve 40. letech, ale popularitu si získal o 30 let později, kdy jej začala aktivně používat Toyota. Jak se taková analýza provádí?

Nejprve musíte formulovat a zapsat problém. Pak si položte otázku: "Proč se to děje?" a napište všechny důvody. Poté musíte udělat totéž pro každou odpověď. Pak postupujeme podle stejného vzoru, dokud se neobjeví otázka "Proč?" nebude dotazován 5krát. Zpravidla je to pátá odpověď, která je skutečným důvodem.

Ishikawa Diagram

Tato metoda vám umožňuje graficky znázornit vztahy příčiny a následku jakýchkoli jevů v podnikání. Pojmenován po svém tvůrci, chemikovi Kaora Ishikawa, a je široce používán v managementu.

Při sestavování diagramu existuje 5 pravděpodobných zdrojů problémů: lidé, materiály, prostředí (prostředí), zařízení a metody. Každý z nich zase může obsahovat podrobnější důvody. Například,práce zaměstnanců závisí na úrovni dovedností, zdraví, osobních problémech atd.

Posloupnost konstrukce Ishikawova diagramu:

1. Nakreslete vodorovnou šipku doprava a ke špičce napište dobře definovaný problém.
2. Šikmo směrem k hlavní šipce znázorňují 5 hlavních influencerů, o kterých jsme hovořili výše.
3. Pomocí malých šipek zobrazte podrobné důvody. Podle potřeby lze přidat menší větve. Toto se provádí, dokud nebudou sepsány všechny pravděpodobné příčiny.

Poté jsou všechny obdržené možnosti zapsány do sloupce, od nejrealističtější po nejméně.

"Brainstorm"

Skupinová diskuse s odborníky a klíčovými pracovníky, ve které je úkolem každého účastníka pojmenovat co nejvíce potenciálních příčin a řešení problému, včetně těch nejfantastičtějších.

Po teoretické analýze je nutné najít skutečná faktická data potvrzující, že příčiny problému jsou správně identifikovány. Nemůžete jednat podle tušení („s největší pravděpodobností…“).

Pokud jde o samotné plánování, i zde jsou důležitá specifika. Je důležité stanovit termíny, nastínit jasnou posloupnost akcí a měřitelných výsledků (včetně průběžných), ke kterým by měly vést.

Udělejte (Udělejte)

Druhou fází cyklu PDCA je realizace plánu, realizace změn. Nejčastěji je vhodnější nejprve implementovat rozhodnutí přijatá vv malém měřítku, proveďte "test v terénu" a zkontrolujte, jak funguje na malé ploše nebo objektu. Pokud dojde ke zpoždění, zpoždění, je důležité pochopit, co je důvodem (nerealistické plánování nebo nedostatek disciplíny ze strany zaměstnanců). Navíc se zavádí zprostředkující kontrolní systém, který umožňuje nejen čekat na výsledky, ale neustále sledovat, co již bylo uděláno.

Zkontrolovat

Zjednodušeně řečeno, nyní musíme odpovědět na jedinou otázku: „Co jsme se naučili?“. Cyklus PDCA znamená neustálé hodnocení dosažených výsledků. Je potřeba hodnotit pokrok oproti stanoveným cílům, určit, co funguje dobře a co je potřeba zlepšit. Provádí se především kontrolou zpráv a další dokumentace podniku.

Pro úspěšnou implementaci Shewhart-Demingova cyklu (PDCA) v podnikání je nutné zavést pravidelné podávání zpráv o odvedené práci a diskutovat o výsledcích se zaměstnanci. Ideálním nástrojem k tomu je zavedení klíčových ukazatelů výkonnosti KPI, na jejichž základě je vybudován systém motivace a odměňování nejproduktivnějších zaměstnanců.

Akt

Posledním krokem je vlastně akce. Zde může být několik možností:

• provést změnu;
• odmítněte rozhodnutí, pokud se ukázalo jako neúčinné;
• zopakujte znovu všechny fáze cyklu PDCA, ale zaveďte určitéúpravy.

Pokud něco funguje dobře a lze to replikovat, je třeba řešení standardizovat. Za tímto účelem jsou v podnikové dokumentaci provedeny příslušné změny: pracovní předpisy, pokyny, kontrolní seznamy pro kontrolu pracovního výkonu, programy školení zaměstnanců atd. Paralelně by měla být posouzena možnost zavádění vylepšení do jiných obchodních procesů, kde mohou nastat podobné problémy..

Pokud vypracovaný akční plán nepřinesl očekávané výsledky, musíte analyzovat důvody neúspěchu a poté se vrátit do první fáze (plán) a zkusit jinou strategii.