Cestovní výdaje: platba, velikost, zaúčtování

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Za účelem plnění svých úředních povinností jsou zaměstnanci často vysíláni na služební cesty. Veškeré náklady spojené s cestou, ubytováním a stravováním hradí organizace. Přečtěte si více o tom, jak se vypočítávají a platí cestovní výdaje v roce 2018.

Legislativní nařízení

Denní příspěvek jsou výdaje zaměstnance spojené s jeho bydlením mimo místo bydliště. Podle Čl. 168 zákoníku práce Ruské federace musí tyto náklady uhradit zaměstnavatel ve výši předepsané v zákonné politice organizace.

Cestovní výdaje v Rusku nejsou odměnou za práci, ale kompenzačními platbami. Denní příspěvky nezávisí na výkonu pracovních funkcí zaměstnancem. I když tyto povinnosti nebyly během služební cesty splněny kvůli prostojům, podnik musí stále platit diety.

Na legislativní úrovni existují normy pro cestovní výdaje, které nejsou zdaněny. Podle Čl. 217 daňového řádu, pokud výše náhrady nepřesáhne 700 rublů za pracovní cesty v tuzemsku a 2500 rublů za pracovní cesty do zahraničí, pakorganizace nemusí platit daně. To neznamená, že organizace nemá právo stanovit platbu nad rámec normy. Z rozdílu musíte pouze zaplatit daň. Pokud účetní politika podniku uvádí výši cestovního příspěvku na úrovni 1 000 rublů, měla by být z rozdílu sražena daň z příjmu fyzických osob (1 000 - 700=300 rublů).

Platební postup

Denní příspěvek se proplácí za každý den strávený na služební cestě. Placené jsou i víkendy, nepracovní dny, svátky a cestovní dny. Pokud zaměstnanec odešel v neděli ráno a vrátil se o týden později v sobotu, musí být všechny víkendy za toto období (4 dny) kompenzovány. Legislativa nestanoví výplatu jednodenních denních diet, ale zaměstnavatel může podle svého uvážení takovou doložku zavést do účetního postupu. Zároveň je povinen vystavit před cestou zálohu.

Náhradné výdaje:

• pro cestování a nájemní bydlení;
• životní náklady (na diety);
• další výdaje vzniklé na pokyn nebo se svolením manažera, i když nebyly předem dohodnuty.

Příklad 1

Účetní politika společnosti stanoví platbu ve výši 45 eur (3 330 rublů) za den pobytu na zahraniční služební cestě a 700 rublů. - na území Ruské federace. Zaměstnanec byl nepřítomen 10 dní: od 1. do 10. července. Prvních 9 dní má nárok na platbu 45 x 9=405 eur (29 965 rublů). Denní návrat do Ruska se platí sazbou 700 rublů. V den platby předem byl směnný kurz eura 70 rublů a v den schválenípředběžná zpráva - 68 rublů. Spočítejte si výši cestovních výdajů.

Vzhledem k tomu, že zaměstnanec obdržel kompenzaci před cestou, přepočet vydaných částek bude proveden podle sazby vydávaných finančních prostředků:

• 405 x 70=28 350 rublů - na prvních 9 dní.
• Naběhlo celkem: 28 350 + 700=29 050 rublů
• Sazba nezdanitelných plateb podle zákona=9 x 2500=22 500 rublů.
• Rozdíl: 29 050 - 22 500=6 550 rublů – z této částky by měla být sražena daň z příjmu fyzických osob.

Dokumentace

Podkladem pro výjezd na cestu je písemná objednávka zaměstnavatele - objednávka. Organizace může používat jednotný formulář č. T-9 nebo vyvinout vlastní. Na dokladu musí být uvedeno místo, datum, účel cesty, číslo osvědčení, pracovní zařazení. Stejný zákon předepisuje výši denního příspěvku a další omezené platby.

Před cestou musí zaměstnanec obdržet zálohu a po návratu předložit zprávu o využití finančních prostředků a dokončeném úkolu. Na přípravu dokumentu jsou vyhrazeny tři dny. Organizace vytváří formulář zprávy sama. Kromě dokumentu by měly být přiloženy originály všech dokumentů se spotřebním materiálem.

Pokud manažer přijme práci zaměstnance, pak je účetní povinen zohlednit všechny výdaje v rozvaze. Pokud není účel cesty naplněn, pak lze část výdajů odečíst z příjmu zaměstnance. Pokud zaměstnanec utratil více peněz, než dostal z pokladny, pakdošlo ke změnám v cestovních výdajích, měli byste uhradit překročení. Nevyčerpanou částku je nutné vrátit do pokladny, jinak bude zůstatek stržen z příjmu zaměstnance.

Zahraniční služební cesty

Při mezinárodních cestách je datem překročení hranice první den zahraniční pracovní cesty a při cestě do Ruské federace se platí podle sazby stanovené pro tuzemské pracovní cesty. Výpočty se provádějí podle značek pohraničních orgánů v pasu.

Pokud se zaměstnanec vydá na zahraniční cestu, bude si muset zakoupit měnu hostitelské země. Tuto funkci může organizace převzít tím, že v místních aktech předepíše platbu peněžních prostředků v cizí měně. Dolary a eura lze směnit v jakékoli bance v zemi, na rozdíl od vzácnějších národních jednotek. To by mělo být zohledněno při vypracovávání místních aktů. Pokud je organizace připravena hradit cestovní výdaje v cizí měně, je lepší vyměnit za dolar nebo euro.

Účtování takových částek v účetních záznamech se stále provádí v rublech, ale s přihlédnutím k následujícím funkcím:

• pokud je zálohová platba převedena na rublovou kartu, měla by být částka vypočtena podle směnného kurzu platného v den platby;
• pokud je platba provedena v hotovosti, měl by být použit směnný kurz rublů uvedený v potvrzení o nákupu měny.

Počet dní

Skutečná délka pobytu na služební cestě je určena cestovními doklady, tedy jízdenkami. Pokud by zaměstnanec jel na pracovní cestu autem, tak počítejtednů může být na poznámce, kterou je povinen po návratu poskytnout. Kromě toho by měly být připojeny všechny dokumenty potvrzující použití dopravy (nákladní list, účty, účtenky, šeky atd.).

Jednodenní výlety

Neexistuje žádná zákonem stanovená minimální doba pro služební cestu. Úkol vedoucího lze splnit za jeden den. Jak mohu v tomto případě získat zpět náklady? Proces dokladování pracovní cesty není závislý na době jejího trvání. Účetní oddělení musí sestavit objednávku, vyznačit do výkazu práce a vystavit zaměstnanci zálohu. Po návratu je povinen nahlásit vynaložené výdaje, rozdíl vrátit do pokladny organizace. Na krátké cesty se žádné diety neposkytují. Nechat zaměstnance bez peněz však není dobrý nápad. V tomto případě mu zaměstnavatel může vyplatit určitou částku, například 50 % dlužné náhrady denně. Tato kompenzace je osvobozena od daně.

země SNS

Cesty do zemí SNS se berou v úvahu samostatně. Vzhledem k tomu, že při překračování hranic není v pasu razítko, je lhůta určena cestovními doklady. Dnem odjezdu je datum odjezdu vozidla a dnem příjezdu je den, na který připadá čas příjezdu vozidla do rodného města. Výši výplaty určuje zaměstnavatel. Nezdanitelné částky náhrad zůstávají stejné - 700 a 2500 rublů. Zpoždění na cestě se hradí rozhodnutím vedoucího, pokud existují dokumenty potvrzující skutečnost nucenéhozpoždění.

Příklad 2

Zaměstnanec jede na 3 dny na služební cestu.

• 10.08.17 ve 22:10 jel zaměstnanec vlakem do Astany.
• 11.08.17 v 11:00 vlak dorazil do Astany. To znamená, že zaměstnanec překročil hranice již 11.08.17.
• 11.08 a 12.07 měl zaměstnanec službu.
• 12.08 - vlak do Ruska odjíždí v 15:05.
• 12.08 ve 23:40 vlak dorazil do Ruska. To znamená, že zaměstnanec překročil hranice již 12.08.17.

Denní povolenka v Ruské federaci ve výši 700 rublů byla naúčtována za 10. a 12. srpna. Za 11. srpna by měla být naúčtována platba ve výši 2 500 rublů. Celkem za dobu pracovní cesty zaměstnanec obdrží: 700 x 2 + 2500=3900 rublů

Operace v BU

Vyúčtování cestovních výdajů v roce 2018 probíhá stejně jako dříve na základě hlášení předem. Částky výdajů se promítají do nákladového účetnictví, protože pracovní cesta je pracovní cestou.

Předpokladem pro cestu je předběžné vystavení zálohy. Účetní může vydávat prostředky z pokladny nebo převádět na bankovní kartu. Záloha se vypočítává na základě doby trvání cesty a přibližných nákladů na pracovní cestu. V BU se tato operace provádí následovně:

• Dt 71 Ct 50 - výdej zúčtovatelných částek z pokladny.
• Dt 71 Ct 51 – převod zúčtovatelných částek na kartu.

Další zaúčtování cestovních výdajů závisí na účelu cesty. Náklady budou účtovány do nákladového účetnictví jednotky, jejíž problémy směřují.rozhodnout zaměstnance. Například:

• Dt 20 Kt 71 – zaměstnanec byl vyslán na cestu za účelem práce se zákazníkem.
• Dt 44 Kt 71 – cesta souvisí s prodejem zboží.
• Dt 08 Ct 71 – zaměstnanec jede na služební cestu, aby dokončil transakci týkající se prodeje majetku.
• Dt 28 Kt 71 – nutnost služebních cest za účelem vrácení vadných výrobků.
• Dt 19 Kt 71 – účtování DPH na zálohové částky.
• Dt 68 Ct 19 – odpočet daně na faktuře.

Vrácení nevyčerpaných prostředků se odráží v následujících transakcích:

• Dt 50 Kt 71 – platba předem na pokladně.
• Dt 51 Kt 71 - vložení zůstatku prostředků na běžný účet.
• Dt 70 Kt 71 – zadržování zůstatku zálohy ze mzdy.

Částku si můžete ponechat, pouze pokud uplynul více než měsíc a zaměstnanec proti této operaci nemá námitky. V opačném případě se zaměstnavatel bude muset obrátit na soud.

UST, sociální příspěvky a další daně

Podle federálního zákona č. 216 „o změně daňového řádu Ruské federace“od 1. 1. 2008 náhrada cestovních výdajů přesahujících 700 rublů. a 2500 rublů. za každý den pracovní cesty na území Ruské federace a v zahraničí podléhají dani z příjmu fyzických osob, UST a sociálním příspěvkům. Výši kompenzací si stanoví sám zaměstnavatel. Bez ohledu na jejich velikost je základ daně z příjmu snížen o skutečnou výplatu náhrady.

Pro daňové účely zahrnují výdaje organizace:

• Cesta pracovníka doobě strany.
• Pronájem ubytování včetně doplňkových služeb v hotelu (kromě nákladů na obsluhu v barech, na pokoji, za využití wellness).
• Vydávání a vydávání víz.
• Vstup do vozidla.

Funkce výpočtů

Zaměstnanec není povinen hlásit, kde diety použil. Federální daňová služba však může zkontrolovat spravedlivý výpočet částky na základě doby trvání cesty. Mohou to být dokumenty potvrzující cestu, ubytování nebo cestovní doklad.

Během pracovní cesty se mohou vyskytnout výdaje, které nebyly předem dohodnuty. Například náklady na balení zavazadel. Náhrada těchto nákladů je přípustná pouze v případě, že možnost jejich kompenzace je uvedena v místním zákoně a existuje-li důkaz, že operace byla provedena pro účely výroby. To znamená, že bylo nutné zabalit dokumenty, majetek organizace. V opačném případě bude nutné tyto výdaje připsat k příjmu zaměstnance s následnou srážkou daně z příjmu fyzických osob.

Náhrada stravy nesouvisí se služebními cestami. Rozumí se, že zaměstnanec si tyto výdaje hradí samostatně ve výši denního příspěvku. Vedení však může v místních zákonech kromě denního příspěvku stanovit i náklady na zaplacení jídla a z těchto částek srazit daň z příjmu fyzických osob. Pokud náklady na ubytování v hotelu, let nebo cestování zahrnují náklady na jídlo, pak se daň nesráží.

Situaci, ve které je zájezd iniciován objednávající organizací, zvážíme samostatně. Strany se na tom velmi často shodujíúhrada bude vycházet ze skutečných nákladů. Organizace však může vyslat na služební cestu pouze své zaměstnance. A v tomto případě zákazník nevede účetní výdaje, protože se to považuje za platbu za služby jiné organizace (exekutora). V tomto případě by smlouva mezi podniky měla uvádět, že náhrada těchto výdajů bude zahrnuta v ceně zboží, jakož i požadavky na dokumenty a lhůty pro jejich předložení. U jízdenek a jiných kontrol si zákazník může zkontrolovat pouze správnost kalkulace nákladů. Pokud je dodavatel zapojen do obecného daňového systému, pak náklady na služby podléhají DPH. Pokud je zákazníkem zahraniční společnost, daň se nevrací.

Závěr

Pokud je zaměstnanec vyslán na služební cestu, měly by mu být proplaceny cestovní výdaje. Denní příspěvek je stanoven zaměstnavatelem a je stanoven v místních zákonech. Denní dávka se vyplácí za každý den na pracovní cestě, včetně dnů pracovního volna, svátků. Před cestou musí zaměstnanec naúčtovat a zaplatit zálohu. Po cestě podává zprávy o všech zúčtovatelných částkách. Nevyčerpané částky musí být vráceny do pokladny a překročení výdajů musí být zaměstnanci kompenzováno ihned po schválení zprávy o cestě.