Ukázka regulace interakce mezi odděleními, příklady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Každý podnik má místní dokumenty upravující jeho aktivity. Jednou z nejvýznamnějších je regulace interakce mezi odděleními (ukázka dokumentu bude popsána níže). Pro vedoucího organizace je to efektivní nástroj řízení. Podívejme se podrobně na ukázkovou regulaci interakce mezi odděleními.

Požadavky

Jaké by mělo být nařízení? V procesu činnosti je nevyhnutelná interakce mezi odděleními účetní a ekonomické služby, personalisty a zúčtovacím a plánovacím útvarem, dalšími strukturálními jednotkami podniku. Kontakt zaměstnanců by měl zároveň zajistit realizaci stanovených úkolů v co nejkratším čase. Umělci by měli mít k dispozici především vzorek regulace interakce mezi odděleními. Pokud osoba odpovědná za jeho vývoj napíše všechna ustanovení, ale podřízení nebudou ničemu rozumět, nebude mít dokument žádný význam. V tomto ohledu tvoří vzorový předpisinterakcí mezi odděleními, je třeba vzít v úvahu tři klíčové zásady:

1. Dokument je sestaven na základě modelu obchodních procesů. Kvalita předpisů bude přímo záviset na důkladnosti systému.
2. Struktura dokumentu je určena procesním modelem. Všechny body schématu musí být uvedeny v předpisech.
3. Předávání informací probíhá oficiálním, suchým jazykem. V textu dokumentu se doporučuje používat krátké jednoduché věty. Ustanovení by měla být formulována jednoznačně. Všechny zkratky a termíny musí být vyhláskovány.

Cíle

Ukázka regulace interakce mezi odděleními poskytuje:

1. Ustavení a udržování pořádku při přípravě dokumentace, efektivní kontakt mezi konstrukčními celky.
2. Prevence konfliktních situací v týmu. Pokud jsou předem stanovena schémata interakce pro práci, podíl účasti jednoho nebo druhého zaměstnance na procesech nevzniknou.
3. Rychlý vstup do týmu nováčků. Nařízení pomáhá pochopit strukturu interakcí, naznačuje, které dokumenty bude zaměstnanec používat, které služby bude kontaktovat.
4. Kontrola disciplíny.
5. Rychlejší převod případů na jiného zaměstnance (při odchodu nebo na dovolené).
6. Prevence ztrát finančních, lidských a časových zdrojů.

Struktura

Jaká je regulace interakce mezioddělení lze považovat za správně vypracované? Dokument obvykle obsahuje následující části:

1. Obecná ustanovení.
2. Definice, termíny a zkratky.
3. Popis procesů.
4. Odpovědnost.
5. Ovládání.

Jako zdroje definic mohou sloužit legislativní akty, GOST a další dokumenty. Mezi posledně jmenované patří zejména nařízení ministerstev, ministerstev, nařízení vlády. Současně by měly být v předpisech pro interakci mezi odděleními zahrnuty odkazy na regulační dokumenty, jejichž ustanovení byla použita. Vzorek pro zdravotnická zařízení zejména obsahuje údaje o nařízeních Ministerstva zdravotnictví a sociálního rozvoje, Ministerstva zdravotnictví kraje.

Aplikace

Obvykle obsahuje grafický model obchodního procesu. Je znázorněn jako diagram skládající se z několika bloků. Grafický obrázek lze vytvořit pomocí počítačových softwarových produktů. Schémata odrážejí konkrétní postup pro provádění určitých úkolů. Vizualizace je pohodlnější než text. Diagram jasně ukazuje začátek procesu a každou fázi, vztah mezi nimi a konečný výsledek. Tento model je často používán tvůrci předpisů pro interakci mezi odděleními společnosti podle 223-FZ. Schéma zdůrazňuje takové klíčové parametry, jako jsou výstupy a vstupy, účastníci a klienti. Pokud se začátečník s takovým modelem seznámí, okamžitě pochopí specifika procesu a bude připraven realizovat konkrétní úkol.

Pokyny

V první fázi je potřeba určit předmět dokumentu a odpovědné osoby, tedy kdovypracovává a jaké předpisy. Zejména interakce mezi účetními odděleními probíhá podle jasného schématu, zakotveného v legislativě. V této strukturální jednotce je vždy nejdůležitější osoba odpovědná za dodržování požadavků na podávání zpráv. Může se stát osobou odpovědnou za vypracování předpisů pro interakci mezi odděleními. Vzorový dokument by měli projednat všichni zaměstnanci. K tomu je organizována valná hromada. Pokud dokument upravuje proces, ve kterém se střetávají zájmy více než dvou oddělení, pak je důležité zapojit do diskuse klíčové zaměstnance. Osoba odpovědná za vývoj by měla vysvětlit kolegům důležitost implementace pravidel.

Popis procesů

Jeho objem bude záviset na složitosti interakce. Pokud je proces jednoduchý a zaměstnanec odpovědný za něj dobře rozumí všem fázím implementace, může sám sestavit schéma práce s jinými strukturálními jednotkami. Poté by měl dokument projednat se zbytkem účastníků. Pokud je obchodní proces složitý, pak každý zaměstnanec vyvíjí svou vlastní část modelu. Poté jsou všechny projekty sestaveny a prodiskutovány. V rámci seznámení se základním dokumentem mohou všichni zainteresovaní zaměstnanci navrhovat určité opravy a doplnění. Poté jsou pravidla interakce mezi odděleními společnosti převedena na vedoucího.

Statement

To lze provést přímo. V tomto případě hlava sama podepisuje pravidla interakce mezioddělení společnosti. Vzorový dokument lze schválit i nepřímo. V tomto případě vedoucí vydá rozkaz. Evidenční údaje správního aktu se zapisují do schvalovacího razítka.

Specifika práce odpovědné osoby

V některých organizacích je pozice manažera kvality zajišťována ve státě. V praxi byly vyvinuty určité fáze přípravy dokumentů. Musí je dodržovat vedoucí, který sestavuje pravidla interakce mezi odděleními. Příklad základních kroků:

1. Definujte procesy.
2. Sestavení grafu.
3. Podrobný popis.
4. Skládání textu.

Odpovědný specialista studuje rozvrh zaměstnanců v různých odděleních. To je nezbytné pro sestavení popisu standardních situací obsažených v předpisech pro interakci mezi odděleními. Příklad: "Čerpací stanice je kontrolována pomocí technických prostředků jako… Po dokončení kontroly je vygenerována zpráva."

Definování konečného cíle

Osoba odpovědná za vypracování předpisů musí mít představu o všech procesech, znát povinnosti zaměstnanců, mít odpovídající kvalifikaci a úroveň profesionality. Účel dokumentu by měl být zaměstnancům jasný. V opačném případě bude implementace předpisů pro zaměstnance další zátěží.

Optimalizace a design

Komplexní studie procesů probíhajících v podniku vám umožní identifikovatslabá místa. Analýza situací, výsledků, operací umožňuje optimalizovat činnosti. To nám zase umožňuje vytvořit několik scénářů dalšího vývoje. Podnik tedy může nechat vše tak, jak je, vytvořit nový model práce nebo opravit ten starý.

Nuance

Je důležité, aby každý zaměstnanec jasně chápal, co musí dělat a jak dosažené výsledky ovlivní jeho výdělky. Proto je nutné nařízení před jeho schválením projednat. Klíčovou roli při přípravě dokumentu má samozřejmě vedoucí pracovní skupiny (projektu). Úkolem tohoto specialisty je klást kritické otázky. Musí být schopen předložit jasný procesní model. Každý účastník vidí obrázek na vlastní oči. Musí existovat společné porozumění. Každý účastník musí vysvětlit odpovědnost při vytváření předpisů. Ve většině případů jsou týmy k implementaci takového dokumentu skeptické. V závislosti na složitosti procesu trvá zavedení předpisů 4–12 měsíců.

Úvodní funkce

Chcete-li zavést nové nařízení, musíte:

1. Uznávat předchozí dokumenty jako neplatné.
2. Zaveďte nové místní zákony k aktivaci nařízení.
3. Vypracujte dokumenty potřebné k aplikaci schválených pravidel.
4. Upravte nebo implementujte nové moduly automatizovaných informačních bází.
5. Vytvářejte formy nestandardizovaných dokumentů.
6. Změnit nebo doplnit personální obsazenírozvrh.
7. Najděte kandidáty na nové pozice, jmenujte nebo převeďte pracovníky.
8. Naučte účinkující nová pravidla.
9. Oslovujte zaměstnance.
10. Proveďte zkušební implementaci nařízení.
11. Opravte text na základě výsledků experimentálního provedení.
12. Uveďte do praxe konečnou verzi dokumentu.
13. Definujte postupy pro kontrolu kvality předpisu.

Po stanovení opatření pro implementaci dokumentu vedoucí vydá příkaz. Je třeba poznamenat, že vzhledem k délce trvání akcí se datum schválení a přímého vstupu nařízení v platnost bude lišit. Podívejme se dále na hlavní chyby, kterých se zaměstnanci dopouštějí při sestavování dokumentu.

Nesoulad s praxí

Tvorbou předpisů je důležité pověřit zaměstnance, který přímo souvisí s pracovní činností v podniku. Předpokládejme, že organizace se stala velmi velkou. Vedení si může dovolit vytvořit speciální službu, mezi jejíž úkoly bude patřit řešení rozvojových problémů. V souladu s tím oddělení stanoví úkol popsat všechny procesy podniku. Ale účel této akce je pro ně nedůležitý. Pokud předpisy vytvářejí lidé, kteří se nepodílejí na skutečných činnostech, pak zaměstnanec, který je řídí, nebude schéma realizovat. Proto nemá smysl pracovat s dokumentem.

Nedostatek flexibility

Mnoho odpovědných osob usiluje o maximumdetail. Tento stav je způsoben neznalostí rozdílů mezi přípravou předpisů a popisem reálných výrobních procesů. Je-li úkolem automatizovat operace, jejich detailování má zaměstnancům pomoci. Potřeba regulací vzniká, když je do výroby zapojeno mnoho lidí. Jejich činy jsou často duplicitní, ale každý si tu či onu operaci vykládá po svém. Nařízení má za cíl řešit spory. Je třeba mít na paměti, že zaměstnanci organizace musí mít určitou svobodu jednání, která jim umožňuje činit jedno nebo druhé rozhodnutí v závislosti na situaci. Zákazníkovi lze například odpovědět okamžitě místo po nějaké době.

Velký objem a složitost textu

Za optimální se považují předpisy skládající se z 5–7 stran. Jeho obsah by měl být zároveň prostorný, ale stručný. Nedoporučuje se používat složité, vícečlenné věty. Text musí být srozumitelný. Kromě toho byste měli věnovat pozornost podmínkám. Neměli byste nahrazovat pojmy synonymy, používat zkratky bez dekódování.

Interakce mezi informační bezpečností a IT odděleními

V současné době jsou v mnoha podnicích kontakty na tyto služby velmi obtížné. Potíže jsou spojeny s vnitřními konflikty oddělení IT a informační bezpečnosti. Existuje několik možností, jak zajistit jejich efektivní spolupráci. První a nejjednodušší je přítomnost zaměstnanců (jeden nebo více), kteří se specializují na informační bezpečnost v rámci služby informačních technologií. Pravidla interakce mezi IT odděleními aIB v tomto případě odráží typické přístupy ke spolupráci. Organizace práce se uskutečňuje na základě převládajícího stereotypu, že informační bezpečnost je součástí poskytování informačních technologií. Pokud mezi těmito službami v podniku nejsou žádné konflikty, může manažer uvažovat o uspořádání služby bezpečnosti informací jako samostatné struktury oddělení IT. V souladu s tím bude nutné vyčlenit více zdrojů, včetně finančních, na zajištění takových aktivit.

Typický vzorek

Obecná ustanovení specifikují:

1. Účel dokumentu. Zpravidla existuje taková fráze: "Současné nařízení určuje postup …".
2. Rozsah. Nařízení se může vztahovat na pracovníky nebo zařízení.
3. Regulační dokumenty, podle kterých byl zákon vypracován.
4. Pravidla pro schválení, úpravu, zrušení předpisů.

V části "Termíny, zkratky, definice" jsou uvedeny pojmy použité v dokumentu. Všechny zkratky musí být napsány. Termíny by měly být uvedeny v abecedním pořadí. Každý koncept je uveden na novém řádku v jednotkách. h. Definice termínu je uvedena bez slova „toto“, prostřednictvím pomlčky. V části "Popis procesu" je uveden podrobný popis. Je vhodné zavést pododstavce. Každý z nich bude odpovídat konkrétní fázi. Ve stejné části jsou uvedeni zaměstnanci podílející se na provádění určitých operací. Jsou popsány nejen akce, ale také jejich výsledek.

Odpovědnost a kontrola

Předpisy by měly obsahovat informaci o možnosti uplatnění sankcí vůči osobám, které ustanovení nedodržují. Odpovědnost je povolena zákonem. Může být trestní, správní nebo disciplinární. Je povinné uvést celé jméno a pozici zaměstnance, který sleduje provádění předpisů.