Popis práce správce úřadu: povinnosti, funkce a práva

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Na většině veřejných míst je první osobou, kterou potkáte, jakmile překročíte práh, recepční. Tyto specialisty si najímají hotely, kosmetické salony, restaurace a samozřejmě kancelářské instituce. Mají mnoho povinností, od komunikace s hosty a partnery až po zpracování dokumentace.

Funkce

Sluší se říci, že administrátor je velmi všestranná profese, která může zahrnovat všestranné povinnosti. Výhodou pro začátečníky je, že nevyžaduje žádné hluboké znalosti v konkrétní oblasti.

Potenciální zaměstnavatelé věnují větší pozornost osobním kvalitám. Případný kandidát na pozici správce kanceláře by měl být středně společenský, umět navazovat kontakty s různými lidmi a správně vyjadřovat vlastní myšlenky. Výhodou bude i zájem o zvolený obor.aktivity a schopnost zvládat stres. Posledně jmenovaná kvalita se budoucímu správci jistě bude hodit. Bude muset komunikovat s velkým množstvím návštěvníků, mezi nimiž jistě nastanou konflikty. I v takových situacích však musí být správce schopen zůstat zdvořilý.

Je třeba poznamenat, že v závislosti na náborové politice společnosti mohou existovat požadavky na vysokoškolské vzdělání, schopnost pracovat s kancelářským vybavením atd.

Rozvrh práce na této pozici je obvykle dán otevírací dobou provozovny, protože ráno ji otevírá a večer zavírá administrátor. Při nepřetržité práci pro zaměstnance je však sestaven harmonogram směn. Kanceláře v tomto režimu zpravidla nefungují.

Za pozornost také stojí fakt, že administrátor a office manager jsou různé profese. Vedoucí kanceláře vlastně dohlíží na ostatní zaměstnance. Správce na rozdíl od něj tuto funkci nevykonává. Vykonává pouze své vlastní funkce a v případě potřeby komunikuje s ostatními zaměstnanci kanceláře.

Hlavní odpovědnosti

Správce kanceláře musí na pracovišti vykonávat značné množství úkolů, které mu zadá vedení. Pojďme si je stručně vyjmenovat.

• Příjem a následná distribuce telefonních hovorů. Při jednání musí správce zaznamenat informace a předat je zaměstnancům. V případě potřeby by měl hovorpřesměrovat na jiné oddělení.
• Povinnosti správce kanceláře zahrnují klauzuli vyžadující, aby zaměstnanec poskytoval potenciálním klientům prvotní rady.
• Potřeba zpracovat příchozí i odchozí dokumentaci.
• Zveřejňování pracovních inzerátů na specializovaných portálech a personálních agenturách. Mezi povinnosti správce kanceláře také patří vedení úvodních pohovorů s potenciálními kandidáty.
• Nákup psacích potřeb a spotřebního materiálu potřebného k zajištění hladkého provozu kancelářského vybavení.

Kromě výše uvedených povinností je správce kanceláře ve skutečnosti neustále v kontaktu s lidmi. Jde jak o potenciální zákazníky, tak o stávající zaměstnance společnosti. Je to tento specialista, kdo je zodpovědný za plánování zaměstnanců.

Práva

Počet práv je na rozdíl od povinností mnohem menší. Co tedy dělá pokyn správce kanceláře?

• Jednat jménem společnosti a zastupovat její zájmy v interakci s jinými podniky.
• Pro komunikaci s ostatními zaměstnanci v rámci přidělené pravomoci.
• Podávejte návrhy ke zvážení, jak zlepšit výkonnost organizace.

Funkce správce Office

Tento specialista by měl být na pracovištiprovádět značné množství úkolů, které mu byly přiděleny:

• Příprava kanceláře.
• Udržovat pořádek.
• Obsluhování návštěvníků.
• Telefonní služba.

Ve skutečnosti může být počet funkcí více. Záleží na seznamu pracovních povinností správce kanceláře v konkrétní instituci.

Příprava kanceláře

Plnění přidělených funkcí zpravidla začíná přípravou na nový pracovní den. Správce po příchodu na své pracoviště zkontroluje práci kancelářského vybavení, dostupnost spotřebního materiálu a psacích potřeb. Dále se specialista musí seznámit se seznamem návštěvníků a vytvořit podmínky pro jejich setkání.

Správa objednávky

Administrátor by se neměl přímo podílet na úklidu a jiných činnostech k udržení pořádku v kanceláři. Mezi jeho povinnosti však patří nutnost koordinovat práci personálu údržby. Musí naplánovat úklid a také uvést jeho trvání.

Zákaznický servis

Povinnosti administrátora spočívají také v jednání s návštěvníky o čase návštěvy a jejich koordinaci s vedoucím. Harmonogram návštěv by měl být sestaven tak, aby nedocházelo k překrývání a nikdo nemusel ztrácet čas čekáním. Administrátor se navíc musí setkat s návštěvníky. Je to on, kdo vytváří prvnídojem.

Telefonní služba

Tato funkce je přiřazena administrátorovi, aby osvobodila manažera od vyjednávání a neodváděla jeho pozornost od pracovního postupu. Zaměstnanec může některé problémy vyřešit sám nebo si sjednat schůzku s návštěvou v souladu s harmonogramem vedoucího. Při výkonu těchto funkcí musí zaměstnanec zajisté zachovávat mlčenlivost a nesdělovat cizím lidem informace, které má k dispozici.

Ukázka

Popis práce správce kanceláře může obsahovat různé položky v závislosti na požadavcích konkrétní organizace. Zpravidla v něm však budou předepsány standardní podmínky, které jsou brány jako vzor.

• Obecná ustanovení.
• Kvalifikační požadavky. Případnému správci zpravidla stačí střední odborné vzdělání. Zkušenosti budou určitě výhodou.
• Odpovědnosti. Bez této položky není úplný popis práce.
• Práva. Správce má například právo podávat návrhy na zlepšení činnosti podniku.
• Dodatečná ustanovení, která mohou zahrnovat položky, které nejsou zahrnuty v jiných sekcích.

Je zvykem poskytnout novému zaměstnanci ke kontrole popis práce, kterou musí potvrdit svým podpisem.

Pracoviště

Poučení o ochraně práce pro správce úřadu klade určité požadavky na pracovní podmínky. Pracoviště by například mělo být umístěno tak, aby se zaměstnanci cítili pohodlněplnit své vlastní povinnosti. Zpravidla se nachází vedle kanceláře manažera a umožňuje vám sledovat ostatní zaměstnance.

Musíte pochopit, že při plnění povinností musí administrátor, stejně jako ostatní zaměstnanci, často používat kancelářské vybavení. Proto musí být umístěn tak, aby byl dostupný pro krátkodobé použití.

Jedním z důležitých úkolů, které nejsou jasně uvedeny v popisu práce administrátora, je fungovat jako spojovací článek mezi přímým nadřízeným a podřízenými. Zaměstnanec by se proto měl snažit vytvořit příznivé prostředí a navázat kontakty s dalšími specialisty. Je důležité nejen správně předat pokyny vedoucího, ale také umět kontrolovat přesnost jejich provádění.

Z tohoto důvodu se schopnost spojit se s ostatními stává důležitým faktorem pro dosažení úspěchu na této pozici. To platí jak pro vedoucí, tak pro podřízené. Co se týče osobních kvalit, za docela důležité jsou považovány organizace a odolnost vůči stresu, které vám umožní řídit ostatní zaměstnance a zůstat v klidu i při jednání s konfliktními návštěvníky.