Event management je řízení organizace akcí. Event management a jeho vývoj v Rusku

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Event management je soubor činností prováděných za účelem vytváření hromadných a firemních akcí. Zároveň jsou první z nich vyzýváni, aby poskytovali silnou podporu reklamním společnostem, zatímco ti druzí jsou zaměřeni na posílení ducha uvnitř korporací.

Správa událostí je známá také pod jiným názvem – „správa událostí“. Jeho hlavním úkolem je zorganizovat z obyčejné akce rozsáhlou akci, na kterou se bude po jejím skončení ještě dlouho vzpomínat.

Trocha historie

Pokud vezmeme v úvahu tento pojem v překladu z angličtiny, pak je to událost, událost. Z primárních zdrojů je známo, že první zábavné akce se objevily na počátku 19. století. V té době začal prodej vstupenek na různé soutěže v profesionálním sportu. Přitom olympijské hry např. ve starověkém Řecku nebo různé soutěže ve starověkém Římě lze zařadit i mezi zábavu.

Manažer kultovní akce Joe Goldblatt dokazuje, že profese organizování různých zábavných akcí sahá až do 20.století (1955 – otevření Disneylandu). Tomuto vynikajícímu člověku lze důvěřovat, protože je zakladatelem International Community of Event Management. Vyvinul také první školicí kurzy na světě a profesionální certifikační program v této oblasti.

Aktuální stav správy událostí

Jak víte, moderní společnost má dvě hlavní charakteristiky – masovou výrobu a spotřebu. Byli to oni, kdo ovlivnil neustále rostoucí potřebu event marketingu.

Jak víte, moderní společnost má dvě hlavní charakteristiky – masovou výrobu a spotřebu. Byli to oni, kdo ovlivnil neustále rostoucí potřebu event marketingu.

V Rusku se správa událostí neprosadila hned. Takže v SSSR byl tento typ služeb dlouhou dobu zajišťován státem a měl na starosti i pořádání velkolepých svátků (například olympiády).

Profesionální event-společnosti v Rusku zahájily svou činnost teprve v 90. letech 20. století. Vzhledem ke specifikům této oblasti činnosti se ukázalo, že většina specialistů byla ze showbyznysu. Některé akce se proto v těchto letech konaly ne ve jménu přinášení výhod, ale pro obvyklou show.

S rozvojem firemní kultury neustále rostla poptávka nejen po event marketingu, ale také po profesionálech event managementu. Nejen, že musí být kreativní, ale také musí ovládat různé nástroje a znalostioblasti psychologie. V moderních agenturách tohoto směru jsou ve státě kvalifikovaní zaměstnanci, kteří jsou schopni zorganizovat jakoukoli akci. Lze také předpokládat, že toto odvětví služeb se bude nadále rozvíjet.

Důvod pro takové události

Jak tedy může událost začít? Důvody, které jsou „předehrou“, po níž se organizace akcí provádí, mohou být zcela odlišné. V závislosti na povaze a cílech je třeba vyzdvihnout tyto akce: semináře, soutěže, doškolovací kurzy, setkání a setkání a také výročí. Mezi akce řízené event managementem patří: fundraising (shromažďování finančních prostředků pro konkrétní účely), blahopřání, ceremonie, oslavy, sportovní soutěže, koncerty a hudební vystoupení, ale i hromadné oslavy. Hlavní věcí v tomto procesu je správné využití každé příležitosti a organizace dovolené s maximálním přínosem.

Ze zkušenosti je známo, že organizace akcí, i těch nejmenších, může vyžadovat značné náklady a úsilí (materiální i intelektuální). Proto je pro vysoce kvalitní školení nezbytná jasná představa o konečných cílech, záměrech a požadovaném veřejném protestu. Teprve po obdržení úplných odpovědí na tyto otázky můžete zahájit přímo správu událostí. Během plánování je však třeba vzít v úvahu určité klíčové body, o kterých bude pojednáno níže.

Rozpočet

Tento termínjsou určeny náklady na budoucí události. Například dobře organizovaný firemní večírek stojí až 20 tisíc konvenčních jednotek. A další rozsáhlá akce (například koncert vynikajícího interpreta) je úplně jiný event management. Jedná se o svátek nejvyšší úrovně s doplňkovými organizačními akcemi: tisková konference, tiskové rozhovory a televizní přenosy. Náklady na takovéto rozsáhlé akce jsou často obrovské.

Akční plán

Neméně důležitou fází, na které je organizace akce založena, je plán. Sestavení konkrétního seznamu problémů, které je třeba vyřešit, a určení načasování umožní nejen správně zorganizovat konkrétní dovolenou, ale také optimálně sestavit odhad nákladů na ni.

Personál

Vyřízení personální otázky je prostě nutné, aby práce na organizaci akcí probíhala správně. V počáteční fázi je tedy nutné určit počet umělců, zvukařů, specialistů na osvětlení pracujících na konkrétní dovolené. Je nutné jasně porozumět tomu, kolik lidí se bude podílet na dodávce zařízení, přípravě území a také vyjednávání s dodavateli.

Přilákání sponzorů

Organizace a pořádání akcí se často provádí sponzorsky. Někdy se však firemní dovolená v podniku koná samostatně. Vše závisí na rozsahu konkrétní strany.

Získání pozornosti veřejnosti

Jeden z nejdůležitějších úkolůvyřešit event management znamená získat potřebné veřejné pobouření. Proto je při plánování akce nutné si přesně představit, v jakých objemech a jakou odezvu na konkrétní událost je žádoucí získat.

Outsourcing

Této otázce v každém případě čelí začínající event manager nebo vedoucí marketingu. Pořádání akcí širšího rozsahu je svěřeno profesionálům. Ačkoli taková dovolená může firmu stát o něco více, specializovaná agentura se vyhne většině potíží tím, že převezme plnou zátěž veškeré práce.

Specialisté jednající v souladu s přijatými pravidly nejprve vypracují obecný koncept. A teprve poté s využitím svého tvůrčího potenciálu nabídnou nápad, který by maximálně vyjádřil individualitu a podstatu budoucí akce.

Dalším krokem je výběr vhodného vybavení a prostor. Poměrně důležitým bodem v tomto procesu je vytvoření hotového scénáře. Specialisté těchto agentur budou organizovat jednání s dodavateli, vyhledávat profesionální zvukaře a moderátory. Také profesionálové najdou způsoby, jak ušetřit na některých maličkostech, ale zároveň jim ve svátečním shonu nic neunikne.

Organizace akcí bude efektivnější se zapojením specialistů z příslušné agentury, zejména v oblasti public relations. Například komunikační agentury, které mají dlouhodobé kontakty s médii, mohou dosáhnout veřejnostirezonance mnohem rychlejší. K dosažení cílů používají profesionálové různé způsoby šíření informací: direct-mail, venkovní reklama a zprostředkování informací cílovému publiku pomocí speciálních zdrojů. Moderní velké ruské společnosti tak stojí před potřebou zorganizovat dovolenou za účasti profesionálů.

Srovnání se západní praxí

Na Západě je event management poměrně novým typem podnikání, nelze mu věnovat více než dvacet let. Pozornost ruských podnikatelů upoutala tento druh podnikání až v polovině 90. let. V tomto období došlo k novému rozvoji domácího hospodářství a začala se určitým způsobem zušlechťovat různá práce. Event manager se stal jedním z nejvyhledávanějších specialistů na komunikačním trhu. Počet agentur, které tyto typy služeb poskytují, neustále roste a masové akce začínají získávat evropskou orientaci nejen v Moskvě, ale i ve velkých centrech.

Organizace akce jakéhokoli rozsahu by však měla brát v úvahu zvláštnosti domácí mentality: když hostinu - tak až do rána. Taková šíře ruské duše někdy vytváří určité potíže, ale výsledek to nijak neovlivňuje.

Je také nutné poznamenat, že tato oblast činnosti má široké vyhlídky. Zároveň je také předčasné tvrdit, že takový trh služeb je plně vytvořen. Často přítomnost nízkých cen na úkor kvality ve firmách s tímto typemčinnost je způsobena neexistencí kultury event managementu v různých společnostech. Mnoho lidí si tedy pamatuje, že je třeba oslavit Nový rok nebo výročí společnosti několik dní před akcí. Ale ve skutečnosti by odpovídající náklady měly být zahrnuty do odhadu na minimálně dalších šest měsíců takové oslavy.

Kurzy řízení událostí

Bohužel neexistují žádné vzdělávací instituce, kde by byli takoví specialisté vyškoleni. Tuto profesi obvykle ovládají umělci, psychologové, inzerenti a učitelé. Ve většině případů se k profesi „event manager“dostanou lidé bez speciálního vzdělání. Kurzy jsou vhodné pouze pro ty, jejichž témata rezonují se základy event managementu. Bohužel je jich dnes také velmi málo.

Event-agentury se často samy zabývají přípravou svých zaměstnanců. K tomu se najímají stážisté. A ti nejlepší z nich jsou již zapsáni ve státě.

Požadavky na kandidáta

S jistotou lze říci, že práce manažera této kategorie je jeho životním stylem. Proto člověk, který si zvolil toto povolání, musí mít vlastnosti, které přímo rezonují s jeho profesní činností.

Potřebné osobní vlastnosti manažera událostí:

- otevřená a veselá povaha, společenská schopnost, stejně jako vznešený vzhled;

- kreativní a umělecké schopnosti;

- analytické a kreativní myšlení;

- vysoký výkon a odolnost vůči stresu;

-vůdčí vlastnosti;

- organizační schopnosti;

- připravenost k sebezdokonalování.

Na základě výše uvedeného výčtu vlastností můžeme dojít k závěru, že povaleči a flegmatici by se na tuto oblast neměli vztahovat.

Lidé v této profesi by měli mít umělecké a kreativní nadání. Důležitou roli v tomto případě však hrají i organizační schopnosti. Manažer musí správně stanovit priority a dosáhnout cíle za každou cenu. Musí mít také schopnost pracovat s obrovským množstvím informací a talent přesvědčování.

Může se tedy zdát, že tento event management je velmi složitá věc. Kde studovat v tomto případě také není zcela jasné. Jedna věc je jistá - pokud má člověk alespoň polovinu kvalit, které jsou uvedeny v tomto článku, může se již pokusit pomoci zorganizovat akci, například v podniku, kde pracuje. A pokud to dělá dobře a dělá to rád, pak už můžete své služby nabízet i jiným společnostem.

Hlavní směry správy událostí

Profesionálové PR businessu dnes vyzdvihli následující oblasti event managementu: organizace interních firemních akcí zaměřených na posílení ducha podniku; rozsáhlé propagace.

V každém jednotlivém případě však specialisté postupují od úkolů, které potřebují vyřešit. Přesné uvedení cíle vám pomůže vybrat ze široké nabídkynástroje ve formě, která je vhodná v konkrétním případě. Zvažte příklad.

Například farmaceutická společnost objednala eventovou agenturu na oslavu svého pátého výročí. Oslava tohoto rozsahu především pomáhá posílit firemního ducha. Proto byl jako nejlepší varianta zvažován odchod týmu do country klubu. Jako docela vhodný komunikační prostředek byly zvoleny týmové soutěže a sportovní štafetové závody a vrcholem dovolené bylo poskytnutí možnosti pro každého vidět město z balónového koše.