Odměna za práci na služební cestě: pravidla, předpisy, papírování, kalkulace a platby

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Mnoho společností vyžaduje, aby zaměstnanci kvůli řešení mnoha pracovních problémů pravidelně cestovali. Každý zaměstnavatel i zaměstnanec by přitom měl vědět, jak funguje odměňování na pracovní cestě. K tomu se bere v úvahu mzda specialisty ve společnosti, délka pracovní cesty a další faktory. Pokud dojde k porušení pravidel pro výpočet platby, může být společnost hnána k administrativní odpovědnosti z důvodu porušení ustanovení zákoníku práce.

Koncept služební cesty

Služební cesty jsou reprezentovány odjezdem zaměstnance do jiného města nebo země na příkaz vedoucího. Jejich hlavním účelem je realizace určitých zakázek, navazování kontaktů s jinými firmami nebo řešení různých problémů s dodavateli či zákazníky. Délka takových cest závisí na jejich účelu.

Služební cesty jsou nejčastěji vyžadovány k vyřešení důležitých problémů pro společnost:

• budování vztahů s jinými společnostmi;
• kontrola nad aktivitamipobočky;
• nutnost podepsat novou smlouvu;
• účast na výstavách nebo prezentacích.

Zaměstnanec, který odjel na služební cestu, zůstává v zaměstnání a průměrná mzda se nesnižuje. Zaměstnavatel je dále povinen uhradit odborně veškeré výdaje spojené s touto cestou. Proto mzdu za služební cestu vypočítává účetní oddělení.

Koho lze poslat na služební cesty?

K vyslání zaměstnance na služební cestu stačí, aby vedoucí vydal zvláštní příkaz. Na jejím základě musí specialista vykonat konkrétní zadání v jiném regionu Ruska nebo dokonce v jiném státě. K tomu musí mít zaměstnanec odpovídající dovednosti a zkušenosti.

Zároveň existují někteří specialisté, které nelze vyslat na služební cestu. Patří mezi ně zaměstnanci společnosti:

• těhotné ženy;
• občané s malými dětmi;
• nezletilí pracovníci;
• lidé pečující o postižené děti nebo nemocné příbuzné.

Výše uvedení odborníci mohou vyrazit na služební cesty pouze s písemným souhlasem a pro vyslání na služební cestu nesmí existovat žádné zdravotní kontraindikace.

Koncept cestovních náhrad

Odměna za práci na pracovní cestě musí probíhat podle určitých pravidel. Finanční prostředky, které občan obdrží, se nazývají cestovní náhrady. Natyto zahrnují platby:

• Denně. Jsou reprezentovány výdaji nutnými pro život a stravování občana v jiném městě nebo zemi. Prostředky jsou poskytovány výhradně předem, proto je před odesláním na cestu musí obdržet odborník. K převodu prostředků je nutné, aby vedoucí vydal příslušný příkaz. Peníze lze vydat v hotovosti nebo převodem na bankovní kartu zaměstnance. Po návratu musí občan sepsat protokol, který je předán účetnímu. Jsou v něm uvedeny veškeré výdaje, které občan během cesty vynaloží, musí si tedy uschovat veškeré šeky, jízdenky či jiné platební doklady. Pokud je dříve přijato příliš málo peněz, jsou přiděleny další prostředky.
• Platba během služební cesty. Představuje ji přímý plat občana při pracovní cestě. Za těchto podmínek se finanční prostředky vypočítávají a načítají současně se mzdou za všechny ostatní dny v měsíci. Odměna při pracovní cestě se převádí v obecném pořadí, a to v den výplaty mzdy ve firmě.

Výpočet platu se mírně liší a je to způsobeno tím, že občan je nucen trávit nejen všední dny, ale i víkendy v jiném městě.

Nuance časového rozlišení

Při určování výše odměny na pracovní cestě musí účetní zohledňovat některá pravidla, která jsou pravidelně navyšována z důvodu zavádění změn legislativy. K těmtopravidla zahrnují:

• Denní příspěvek nesmí překročit 700 rublů, pokud cesta nezahrnuje překročení státní hranice.
• Pokud plánujete navštívit jinou zemi, pak se tato částka zvýší na 2,5 tisíce rublů.
• Povoleno platit diety v cizí měně, ale výpočet zohledňuje směnný kurz v den, kdy byly prostředky přímo převedeny zaměstnanci společnosti.
• Pokud odborník samostatně získá měnu v jiné zemi, musí účetnímu předat potvrzení o směně, a pokud tento dokument chybí, použije se kurz centrální banky v době vydání finančních prostředků.
• Pokud pracovní cesta netrvá déle než jeden den, denní příspěvek se nevyplácí.
• Všechny výdaje vzniklé zaměstnanci na cestě nepodléhají dani z příjmu fyzických osob ani pojistnému.
• Společnost může přidělit denní dávky přesahující 700 nebo 2500 rublů, ale z přebytečné částky je vyžadována daň z příjmu fyzických osob.
• Postup při výpočtu odměny zaměstnance na pracovní cestě má obdobné momenty jako při výpočtu náhrady mzdy za dovolenou.
• Platy se lidem na služební cestě přičítají pouze v pracovních dnech, ale na dovolené se finanční prostředky načítají na základě celých kalendářních dnů.

Účetní potřebuje získat přesné informace o tom, kolik dní zaměstnanec strávil na služební cestě.

Legislativní nařízení

Platba za práci během pracovní cesty by měla být provedena na základě ustanovení čl. 167 TK. Označuje, že vedoucí společnosti je povinen ponechat zaměstnanci své pracoviště, ataké pokrýt všechny výdaje spojené s cestou.

Proto je nezákonné převádět pouze platy bez různých příplatků.

Postup výpočtu se řídí čl. 139 TK a PP č. 749. Pokud účetní společnosti poruší zákon, pak společnost a úředníci mohou nést administrativní odpovědnost.

Jaký plat se vyplácí?

Odměna za pracovní cesty by se podle zákoníku práce Ruské federace měla vypočítat na základě průměrného výdělku zaměstnance za rok. Kromě přímé mzdy jsou zaměstnanci přiděleny další finanční prostředky. Patří sem výplaty:

• náhrada životních nákladů v jiném regionu nebo zemi;
• finanční prostředky určené na provádění pracovních činností na služební cestě;
• platba za dopravu.

V některých společnostech dochází k platbě za dny na pracovní cestě bezprostředně před cestou, ale pouze určitou část této částky je povoleno uhradit předem a zbytek finančních prostředků je převeden po pracovní cestě. Platba není vždy představována přesně definovanou částkou, protože výdaje jsou ovlivněny různými faktory, mezi které patří směnný kurz, náklady na ubytování a letenky a také délka cesty.

Zaměstnanec vracející se ze služební cesty musí vyplnit zvláštní zprávu. Uvádí všechny vynaložené prostředky a zakoupené položky a všechny výdaje musí být doloženy příslušnými platebními doklady. Na základě zprávy, finplatba za pracovní cestu na základě průměrné mzdy zaměstnance.

Jaké dny se platí?

Před výpočtem byste měli určit, kolik dní bude zaměstnanec na pracovní cestě. Odměna za práci na pracovní cestě v den pracovního volna není časově rozlišována, proto se berou v úvahu pouze dny, kdy společnost pracuje přímo, pro které je zohledněn rozvrh práce podniku.

Účetní při výpočtu musí použít časový rozvrh. To platí zejména v situaci, kdy společnost používá plovoucí pracovní rozvrh. Dovolená na služební cestě se neplatí, ale každá organizace může v případě potřeby zaměstnancům samostatně načítat finanční prostředky.

Postup výpočtu

Proces stanovení mzdy zaměstnance, který je dlouhodobě na pracovní cestě, zahrnuje účetní provedení několika po sobě jdoucích úkonů. V průběhu řízení je vhodné využít ustanovení o odměňování pracovních cest, které mohou být založeny přímými společnostmi a zajištěny příslušnou objednávkou.

Proces výpočtu je rozdělen do fází:

• určuje, kolik pracovních dní stráví zaměstnanec na služební cestě;
• vypočítá výši platu, který by specialistovi připadl, pokud by během zúčtovacího období pokračoval v práci ve společnosti;
• ukazuje, kolik dní je zahrnuto do výpočtu;
• vypočítá průměrný výdělek za období, kdy bude specialista pobývatslužební cesta.

Při výpočtu odměny řidičů na pracovní cestě jsou zohledněny dodatečné výdaje, které bude muset zaměstnanec na pracovní cestě nést. To zahrnuje náklady na benzín, ubytování v různých hotelech nebo hostincích a také náklady nutné k provedení pokynů vedení společnosti. Všechny tyto výdaje jsou stanoveny mzdovými předpisy.

Funkce platby finančních prostředků

Při výpočtech mohou účetní používat různé způsoby a metody výpočtu mezd pro lidi, kteří jsou na služební cestě. Mezi vlastnosti tohoto procesu proto patří:

• V případě potřeby může být účtován příplatek až do výše průměrné mzdy občana. Často se stává, že se po pracovní cestě ukáže, že zaměstnanec dostal mnohem méně peněz, než by dostal, kdyby pracovní cestu opustil a pracoval v kanceláři. V tomto případě se mohou obrátit se stížností na inspektorát práce. Aby se předešlo konfliktům se zaměstnanci, je účtován příplatek. Jeho velikost může být různá, protože hlavní podmínkou je potřeba zaplatit takové množství finančních prostředků, které se rovná průměrnému platu občana. To platí zejména v případě, že se na služební cestě používá mzda za práci. Vzhledem k tomu, že občan nemá prakticky žádné výsledky činnosti, může se při standardním výpočtu ukázat, že je mu vyplácen příliš malý plat, a proto se do průměrného příjmu vyplácí dodatečná platba. Toto rozhodnutí činí samotní představitelé společností, protože je to nezajímáke zhoršení finanční situace zaměstnanců, kteří souhlasí se služební cestou.
• Platební dny volna. Specialista organizace často potřebuje odjet na služební cestu jen na několik dní. V tomto období je potřeba udělat hodně práce. V tomto případě mohou dva dny připadnout na víkend. Mzda na pracovní cestě v den pracovního volna se podle zákona nevyžaduje, ale ve skutečnosti v tomto období občan neodpočíval, ale pracoval. V tomto případě je dvojnásobná mzda přidělena vedoucím podniku. Místo takové platby může vedení nabídnout příležitost vzít si v budoucnu volno.
• Pravidla pro mzdy pro pracovníky na částečný úvazek. Specialisté často kombinují několik zaměstnání najednou, takže ve firmě pracují na částečný úvazek. Po převedení občana na hlavní pozici nastávají potíže s výpočtem jeho průměrného výdělku, pokud jede na služební cestu. V tomto případě by měla být zohledněna období, kdy občan pracoval na částečný úvazek. Za těchto podmínek bude částka platby dostatečně nízká, aby vedení mohlo uložit příplatek.

Vzhledem k výše uvedeným bodům je správný výpočet mezd pro osoby odcházející na služební cesty považován za poměrně specifický a složitý proces. Při jeho provádění musí účetní vzít v úvahu ustanovení ruské legislativy. Pokud se dopustí závažných pochybení, může zaměstnanec sepsat stížnost na inspektorát práce. V tomto případě může být společnost činěna administrativně odpovědnou.

Jak se proplácí dovolená?

Pokud je zaměstnanec společnosti nucen pracovat na služební cestě i o víkendu, pak by měl být odškodněn. Chcete-li to provést, můžete vybrat jednu z možností:

• v budoucnu bude mít zaměstnanec možnost vzít si volno v kterýkoli den;
• Placená práce o víkendech dvojnásobek.

Pro převod dvojité platby je vedením společnosti vystavena odpovídající objednávka. Uvádí funkci a celé jméno zaměstnance, který byl vyslán na pracovní cestu. Je uvedena země a region, kde byl, období cesty a důvod cesty.

Aby se předešlo dvojím situacím, doporučuje se ve společnosti kompletně konsolidovat vnitřní regulační akt, na základě kterého se provádí správný výpočet mezd zaměstnancům nuceným pracovat o víkendech při pracovní cestě. To výrazně zjednoduší práci účetní.

Jak lze převádět prostředky?

Platbu lze provést dvěma různými způsoby:

• poskytnutí finančních prostředků ve formě hotovosti vydané zaměstnanci před cestou na pokladně společnosti;
• převod peněz na bankovní kartu, která je platem.

Pokud je základní mzda převedena na bankovní účet, platba za pracovní cestu se obvykle provádí stejným způsobem.

Jaké zapojení se používá?

Účetní musí správně odrážet různé související transakceodměna zaměstnance na pracovní cestě. K tomu se používají příspěvky:

• D71 K50 - vydání peněz na základě zprávy zaměstnanci organizace na pokrytí výdajů vzniklých během pracovní cesty;
• D71 K50 - výplata náhrady zaměstnanci, pokud během cesty utratil nejen přijaté finanční prostředky, ale i své vlastní peníze, proto předloží účetnímu zprávu se všemi svými výdaji;
• D50 K71 - vrácení peněz zaměstnancem, pokud má po pracovní cestě peníze navíc.

Zaměstnanec musí organizaci hlásit všechny vzniklé výdaje, na které sestavuje zálohovou zprávu. K ní jsou připojeny různé platební doklady potvrzující výdaje. Patří mezi ně účtenky, šeky nebo vstupenky. Pokud jsou zjištěny nepřiměřené náklady, může organizace odmítnout vyplacení kompenzace. Ve výdajové dokumentaci jsou často faktury, ve kterých je přidělována DPH. Za takových podmínek může být daň přijata k odpočtu.

Závěr

Služební cesty jsou vyžadovány v různých společnostech, protože pouze služební cesty mohou řešit různé problémy, uzavírat nové smlouvy nebo kontrolovat práci poboček. Firemní specialisté vyslaní na služební cesty musí dostávat denní a správně vypočítané mzdy.

Při výpočtu mezd se zohledňuje průměrný plat občana za odpracovaný rok. Potíže přitom mohou nastat, pokud zaměstnanec ve firmě pracuje krátkou dobu nebo byl převeden pod státnedávno. V tomto případě je přiřazen příplatek až do výše průměrného výdělku. K tomu je nutné správně sestavit účetní zápisy.