Typy schůzek: protokol, struktura a obsah

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Je nemyslitelné si představit práci jakékoli organizace bez obchodní komunikace. Správně postavená komunikace mezi zaměstnanci vám umožňuje hladce a rychle řešit úkoly.

V organizacích existuje mnoho typů setkání a každé z nich má své vlastní charakteristiky a úkoly. Znalost takových nuancí pomůže usnadnit diskusi o obchodních otázkách. Tento článek vám řekne o typech schůzek, pomůže vám pochopit, proč se konají a jak se zaznamenávají v kancelářské práci.

Cíle obchodních jednání

Hlavním cílem pořádání jakéhokoli typu schůzek a setkání je vyvinout konkrétní konstruktivní řešení naléhavých problémů a zvážit naléhavé obchodní problémy. Během kolektivního setkání mají zaměstnanci možnost sdílet názory, nápady nebo podat návrh na nejlepší řešení problémů s vyššími manažery.

Jakýkoli druh obchodních jednání vám umožní vidět komplexní obrázek o situaci v organizaci, určit její silné a slabé stránky. Je třeba poznamenat, že při účasti v tomto formátuobchodní komunikace je rychlá adaptace nových zaměstnanců společnosti nebo podniku.

Úkoly

U všech typů schůzek lze rozlišit následující úkoly:

• řešení aktuálních problémů a problémů;
• integrace činností oddělení v souladu se strategickým cílem společnosti;
• hodnocení společnosti a jejích jednotlivých strukturálních divizí;
• udržování a rozvoj firemní politiky.

Abyste pochopili, v jakém formátu uspořádat takovou obchodní událost, musíte se rozhodnout, který z výše uvedených úkolů jí bude odpovídat, a poté můžete pochopit, do jaké klasifikace bude patřit.

Typy a klasifikace

Schůzka jako typ obchodní komunikace může mít různou formu konání, která určuje její předmět a seznam přítomných úředníků.

Hlavní klasifikace schůzek by měla být zvýrazněna:

1. Oblast vlastnictví. Zde můžeme rozlišit takové typy setkání, jako jsou administrativní (které zajišťují projednání problematických otázek), vědecká (semináře a konference, jejichž účelem je projednávat aktuální vědecká témata), politická (zabezpečující setkání členů jakékoli politické strany a hnutí) a smíšené typy.
2. Měřítko. Zde se rozlišují mezinárodní, kde jsou zapojeni specialisté z jiných zemí nebo zahraniční partneři, národní, regionální i městské.
3. Pravidelnost. V jakémkoli formátu schůzky může býttrvalé nebo pravidelné.
4. Podle místa – místní nebo cestovní.

A také všechny typy setkání lze rozdělit následovně:

1. Poučné, poskytující direktivní formát chování, kdy nadřízený vůdce předává informace přímo svým podřízeným, které se pak rozcházejí a jsou přenášeny podél vertikály moci. Nejčastěji při takové obchodní komunikaci zaznívají příkazy generálního ředitele, které mohou výrazně ovlivnit chod podniku, a mohou to být i normy chování nebo důležité inovace.
2. Provozní (kontrolní místnosti). Účelem tohoto typu setkání je získat informace o stavu věcí v organizaci nebo podniku. Tok informací v tomto případě směřuje od podřízených podřízených k vedoucím odborů nebo generálnímu řediteli. V zásadě se na operativních poradách projednávají otázky týkající se implementace cestovních map, plánovaných činností, strategických a operačních plánů. Důležitým rozdílem mezi provozní (dispečerskou) poradou a všemi ostatními je to, že se konají pravidelně a mají pevný seznam účastníků. Za zmínku také stojí, že během schůzky nemusí být žádný program.
3. Problematické. Taková schůzka je svolána v případě naléhavé potřeby učinit rozhodnutí o dokončení úkolů v krátkém čase nebo k vyřešení globálního problému podniku.

Kromě všech výše uvedených lze samostatně vybrat jeden z nejoblíbenějších typů výrobyschůzky - plánování. Zpravidla se denně nebo jednou týdně koná taková akce, na které je přítomen vedoucí katedry a přímí účinkující, kteří dostávají úkoly na daný den a diskutují o postupu jejich plnění.

Tématem schůzky zaměstnanců podniku na schůzce mohou být jakékoli problémy, které vyvstanou v průběhu podniku, přičemž průběh diskuse může být věnován změnám vnějšího prostředí v kterou konkrétní organizace provozuje.

Organizování schůzky

Jakýkoli druh setkání, bez ohledu na jeho formát, vyžaduje pečlivou přípravu, protože jeho účinnost závisí na tomto okamžiku. Nejprve musíte určit následující body:

• target;
• diskutované problémy;
• nastavení úkolů pro zaměstnance (na základě funkčnosti a podřízenosti);
• kroky pro dokončení úkolů.

V dnešní době je většina schůzek vedena velmi průměrným způsobem, čímž se ztrácí jejich smysl a zadané úkoly lze plnit špatně. Proto je nesmírně důležité promyslet si celý průběh takových obchodních schůzek a vybudovat pracovní diskusi tak, aby nezabrala jen čas, ale měla zpětnou vazbu od týmu.

Schůzky

Je třeba poznamenat, že velké firmy a organizace, které se snaží získat určitý podíl na trhu a rozvíjet svou společnost s cílem dosahovat velkých zisků, dělají velkou sázkudiskutovat o důležitých otázkách právě prostřednictvím schůzek. Z praxe úspěšných manažerů si můžete vytvořit následující sadu pravidel, jak se připravit na schůzku:

Nejprve je určen seznam účastníků. Mělo by být jasné, koho na schůzku pozvat a jakou roli na ní bude hrát. Často se stává, že pozvané osoby nemusí problematice rozumět a jsou pozvány „pro každý případ“, ale v tu chvíli by mohly plnit své pracovní povinnosti a neztrácet čas.

Je důležité připravit agendu. Pokud je schůze naplánována, je předem vypracován program, který uvádí otázky, které je třeba projednat, a také určuje hlavní řečníky. Je důležité si uvědomit, že tento dokument by měl být zaslán osobám odpovědným za přípravu informací a těm, kteří budou přítomni, aby všichni účastníci mohli připravit zprávy, návrhy a doplňující otázky. V případě potřeby může být agenda upravena.

Hlavní a strategické otázky by měly být umístěny do popředí jednání. Mluvčími o těchto otázkách musí být nutně osoby (vedoucí oddělení, úseků, workshopů), které jsou osobně odpovědné za realizaci jakýchkoli strategických aktivit společnosti.

Důležité body

Je důležité mít na paměti, že každé setkání má dvě hlavní fáze – přípravu na něj a samotné konání. První fáze zahrnuje určení relevance podnikáníjsou uvedeny sbírka, úkoly, hlavní a vedlejší cíle, sestavuje se seznam účastníků a řečníků, připravují se zprávy, prezentace a zpráva podle tématu nebo předem definované agendy. Druhá fáze zahrnuje realizaci předem plánovaného průběhu schůzky, naslouchání zprávám a diskuzi o aktuálních a strategických otázkách.

Pokud je při takové obchodní komunikaci nutné rozhodnout, co a komu ze zaměstnanců udělat, pak můžeme vyzdvihnout třetí fázi - rozhodování. Rozhodnutí zpravidla přijímá předseda, který schůzi předsedá, na základě vlastního uvážení nebo diskusí či společným hlasováním.

Ukázkový plán setkání

S jasným plánem před sebou může každý manažer vést schůzku efektivně a efektivně, což vám umožní získat zpětnou vazbu od zaměstnanců a nastavit jim správné úkoly. Tento plán může zahrnovat následující:

• uvítací řeč;
• poslech zpráv a sčítání za určité časové období (čtvrtletí, týden, půlrok, měsíc);
• pokrytí aktuálních problémů relevantních pro firmu;
• návrhy pro slyšení pro řešení problémů (brainstorming);
• posouzení navrhovaných možností a diskuse o jejich implementaci;
• kumulace možností;
• hlasování pro přijetí jedné či druhé možnosti;
• určení hranic při řešení problémů (určení toho, kdo je odpovědný, načasování, metod a metod).

Nahrávání

Velkýněkteré typy schůzek je potřeba zafixovat na papíře (dokumentu), čemuž se říká protokol. Uchovávání tohoto druhu dokumentace vám umožňuje legitimizovat přijatá rozhodnutí. A také díky protokolu můžete vždy sledovat průběh realizace činností a v případě neplnění úkolů určit, kdo je za to zodpovědný.

Píchání zpravidla provádí tajemník vedoucího, který je předsedou schůze. Tuto funkci však mohou často provádět i jiní pracovníci.

Funkce a úkoly tajemníka

Před zahájením obchodních jednání by se sekretářka měla seznámit se seznamem pozvaných a seznamem projednávaných záležitostí. Je však třeba poznamenat, že pokud se schůzka koná pravidelně, pak je to tento úředník, kdo shromažďuje veškerou dokumentaci (seznamy, plány, program atd.) a pomáhá vedoucímu připravit se na schůzku.

Nejprve a v případě potřeby může tajemník požádat osoby, které se objeví, o vyplnění registračního listu, kde budou uvedena jejich celá jména. a pozici. To bude potřeba při sepisování protokolu. Poté sekretář oznámí program jednání, kterým začíná schůze. Dále, když přítomní začnou diskutovat o problémech, tajemník zaznamená průběh této události. Na konci jednání tento úředník připraví hotovou verzi zápisu, poté jej podepíše s předsedou a vše zašle zúčastněným osobám.

Je nesmírně důležité, aby tajemník při sestavování uhradil splatnostvěnovat pozornost vzhledu zápisu z jednání. Musí obsahovat záhlaví, místo konání, seznam účastníků, projednávané problémy a přijatá rozhodnutí.

Závěr

Z výše uvedených informací je zřejmé, že pořádání porad v podnicích je nesmírně důležité. Vždy je však na místě připomenout, že kvalitní příprava na takové akce nese více než 50 % klíče k úspěchu v pokrytí informací, stanovení cílů a jejich kvalitní realizaci.