Rozpočet projektu. Druhy a účel rozpočtu. Fáze projektu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Rozpočtování projektu by mělo být chápáno jako stanovení nákladů na ty práce, které jsou realizovány v rámci určitého schématu. Navíc hovoříme o procesu tvorby rozpočtu na tomto základě, který obsahuje stanovené rozdělení výdajů podle nákladových položek, druhu prací, doby jejich realizace nebo dalších položek.

Vytvoření struktury rozpočtu

Jak se připravuje předběžný rozpočet projektu? Jejich struktura je odhalena prostřednictvím účtové osnovy, která zohledňuje náklady na konkrétní program. K jeho určení zpravidla stačí mít tradiční účetní odhad.

Rozpočet je považován za nákladový plán nebo nákladovou záložku. To znamená, že po předběžném plánování musíte pochopit, kolik, kdy a za co přesně budou finanční prostředky vyplaceny. Proto je v tomto případě možné použít jakýkoli způsob prezentace ztrát. Je však třeba mít na paměti, že musí splňovat praktické požadavky zúčastněných stran,zájem o ně, stejně jako zavedené standardy. Kromě toho musí odpovědět na otázky, které zajímají investory projektu.

Formuláře prezentace rozpočtu

Plánované i skutečné rozpočty mají určité formy prezentace. Mezi nimi je tedy důležité poznamenat následující:

• plány, což jsou druhy nákladových plánů;
• matice rozdělení ztrát;
• sloupcové grafy výdajů;
• podobné grafy kumulativních ztrát;
• spojnicové grafy kumulativních nákladů v průběhu času;
• zobrazení struktury ztráty kruhového typu.

Za zmínku stojí, že v různých fázích vývoje projektu je relevantní odlišný návrh projektu a pracovní dokumentace. Faktem je, že mluvíme o vývoji různých typů rozpočtů. Liší se od sebe jak požadovanou přesností, tak účelem. Stojí za zmínku, že rozpočtová marže se s postupem projektu mnohem zmenšuje.

Odrůdy a účel rozpočtů

Omezení chyby lze argumentovat údaji z níže uvedené tabulky. Zvažte tedy účel a hlavní typy rozpočtů.

Fáze projektu	Financování	Destination	Chyba, %
Koncepce designu. Hlavní myšlenka v rozšířené podobě	Rozpočtová očekávání. Přesné datum	Pokročilé plánování potřeb hotovosti a plateb	25-40
Zdůvodnění investic (studie proveditelnosti)	Prozatímní rozpočet	Zdůvodnění nákladových položek, plánování přilákání a následné využití financí	15-20
Výběrová řízení, jednání a dohody. Pro každou fázi zvlášť	Aktualizovaný rozpočet	Plánování vyrovnání s dodavateli a dodavateli	8–10 %
Vypracování pracovních dokumentů. Každá fáze má svůj vlastní výpočet	Konečný rozpočet	Direktivní omezení využívání zdrojů	5–8 %
Implementace a dokončení projektu	Skutečný rozpočet	Řízení nákladů (jinými slovy účetnictví a následná kontrola). Rozpočet projektu a odhady nákladů

Rozpočet projektu a odhad nákladů

Je zajímavé poznamenat, že rozpočet projektu je podobný odhadu provozních nákladů jednoho obchodního prvku společnosti. Hlavní rozdíl je zde v tom, že jej tradičně pokrývá celý, tedy od začátku do konce. Rozpočet obchodní jednotky se zase tvoří ročně nebo čtvrtletně. Pro co nejefektivnější kontrolu by měla být rozdělena na dvě složky: přímé náklady a nepřímé náklady.ztráta.

První typ rozpočtu je klíčovým nástrojem pro řízení a kontrolu pro projektové manažery a také pro ředitele funkčních jednotek, kteří se na něm podílejí. To zahrnuje náklady (cestovní náklady, mzdy atd.) každého, kdo je součástí programového týmu. V tomto případě každý ze subjektů plní samostatné úkoly.

Je třeba si uvědomit, že při zdůvodňování nákladových položek se berou v úvahu následující body:

• náklady na zakoupené materiály;
• částka vynaložená na výrobu;
• náklady na odchylky od běžného používání technologie;
• částka vynaložená na uvedení produktu do provozu;
• cena dodávky;
• ostatní výdaje.

Přímé náklady typu by měly být uvedeny následovně:

• v členěné podobě - přesně podle struktury projektu na úroveň proveditelných úkolů;
• zahrnout týdenní výdaje na platy zaměstnanců, materiál (vyrobený na základě smlouvy nebo zakoupený) a další pro každou složku a úkol projektu střední hodnoty;
• zahrnuje režijní náklady přímo související s platbou za materiál a práci;
• sečte se podle různých úkolů prováděných zúčastněnými subjekty;
• poskytněte rezervy pro správu (jinými slovy ponechte určitou rezervu nákladů a času pro každý případ).

Význam rozpočtového procesu

Rozpočetprojekt vyvíjí značný tlak na jeho manažery i oddělení. Faktem je, že předkládá takovou alternativu: pokud dodržíme rozpočet, jednáme efektivně, ale pokud ho překročíme, práce se udělá špatně.

Tento požadavek však často neplatí pro skutečné rozpočtování projektu. Faktem je, že rozpočty se tvoří a realizují pod určitým tlakem řady faktorů, subjektivních i objektivních.

Například projektový manažer, který je najat, je často nucen přijmout rozpočty vypracované a přijaté bez jeho účasti, i když se mu zdají nereálné. V opačném případě může být zaměstnanci odepřena smlouva. Pokud však souhlasí s rozpočtem, který zjevně nedodržuje dané termíny, stejně jako disponibilní zdroje, pak jakmile dosažení určitých výsledků vyžaduje vynaložení více, než je plánováno, je zaměstnanec nucen tento problém i přes to vysvětlit skutečnost, že původně byl rozpočet nastaven na extrémně nízkou úroveň.

Je třeba si uvědomit, že projektové rozpočtování může být racionální. V tomto případě je účelem rozpočtu především stanovit skutečné náklady na projekt pro firmu. Pokud tedy projektový manažer přijme rozpočet, který výrazně překračuje 15-20% chybovost přijatelnou pro fázi zdůvodnění nákladů (informace z výše uvedené tabulky), je velmi pravděpodobné, že se situace neomezí pouze na vysvětlení struktury důvody pro vrcholový managementtento přebytek. V tomto případě projektový manažer pravděpodobně přijde o práci.

Jak se tomu vyhnout?

Aby se takové situaci zabránilo, M. Thomsett, americký vědec, navrhuje manažerům, aby si vytvořili vlastní rozpočty projektů. Poukazuje však na řadu důvodů pro toto chování:

• Odpovídáte za podávání zpráv o budoucích nákladech projektu a schopnosti utratit svůj rozpočet. To nebude možné, pokud budete pracovat s předem stanoveným rozpočtem.
• Jako projektový manažer byste měli přesněji než kdokoli jiný vědět, kolik konkrétní projekt stojí. Rozpočet, který nastavíte, je považován za peněžní cíl. Měl by vás uspokojit podle následujících parametrů: poskytovat příležitost měřit úspěšnost projektu a být způsobem, jak měřit kompetence manažera (tedy vás).
• Musíte počítat s určitými povolenkami v rozpočtových liniích. To je zásadní, pokud do hry vstoupí budoucí zdůvodnění konkrétních nákladů. Nutno dodat, že předpoklady jsou porovnávány s možnostmi pro aktuální období, přičemž se nebere v úvahu možné komplikace. Pouze když budete mít možnost porovnávat na této úrovni, bude rozpočtový proces fungovat podle plánu.

Vytvoření, sledování a realizace finančního plánu

Musíte vědět, že rozpočty projektů se tvoří, sledují a provádějí odděleně od finančního plánu jednotek zapojených do podnikání,společnost jako celek.

Má to důvody:

• Projekty nemají tendenci se opakovat. Rozpočty oddělení a pododdělení se tvoří každoročně. Často se revidují každých šest měsíců nebo častěji. Projekty končí svou existenci ihned po jejich realizaci. Faktem je, že doba realizace programu není vázána na fiskální rok. Revize rozpočtu je nežádoucí. Výjimkou jsou případy, kdy jsou v úvodní verzi nalezeny hrubé chyby nebo když se dramaticky změní prostředí (v něm je implementován konkrétní projekt).
• V rukou manažera - přímá kontrola nad plněním rozpočtu. Stojí za zmínku, že finanční plány oddělení a divizí zpravidla závisí na vztahu, který se vyvíjí mezi několika službami: prováděcí oddělení stanoví limit nákladů jednomu nebo druhému oddělení na základě informací poskytnutých jiným oddělením; o personálu a systému však rozhoduje vrcholový management. Projekt naopak využívá rozpočet ve dvou směrech: využití těch zdrojů, které jsou k dispozici (úspěchy a personál), které jsou již k dispozici a rozpočet oddělení, a omezené využití zdrojů externího typu které jsou dočasně přitahovány. Najmutí dalšího zaměstnance má v každém případě za následek fixní náklady; další jednotka personálu pro projekt, obvykle zaměstnávající síly již ve službě.
• Úspěch plnění rozpočtu přímo souvisí s bezvadným dodržováním akčního plánu projektu a také s harmonogramem využití zdrojů. Skládá se také zv závislosti na tom, jak dobře manažer naplánoval realizaci jednotlivých fází, a také na tom, zda zaměstnanci účastnící se projektového týmu dodržují stanovený harmonogram. Pokud se realizace konkrétní etapy nebo díla jako celku opozdí kvůli potřebě např. lidských nebo časových zdrojů, než bylo původně stanoveno, ovlivňuje to nějakým způsobem nepříznivě rozpočet, tj. zvýšení nákladů na provedení projektové práce.

Podobná pravidla, alespoň v ideální situaci, by měli používat manažeři všech oddělení společnosti, kteří mají vlastní rozpočet. Stojí za to vědět, že každý z nich je zodpovědný za nepřekročení rozpočtové úrovně, a tedy za překročení výdajů. V praxi však toto pravidlo striktně dodržuje pouze menšina firem. Na druhou stranu jen několik společností umožňuje ředitelům oddělení nastavit výši rozpočtu, která je skutečně potřebná pro projekt, který se v oddělení provádí.

Výběrová řízení, jednání a dohody

Dále je vhodné zvážit kulminační fázi projektu: organizaci výběrových řízení, speciální místa a také uzavření dohod o spolupráci a partnerství.

Výběrovým řízením je třeba rozumět výběrové řízení, při kterém se realizuje výběr dodavatelů obchodovatelných výrobků a služeb. Komunální a státní zákazníci vykonávají svou činnost v rámci 44-FZ „O smluvním systému v terénunákupy zboží, prací, služeb zajistit stát. a komunální potřeby.“

Státní korporace, organizace provádějící regulované činnosti, přirozené monopoly fungují podle zákona 223-FZ „O zadávání zboží, prací, služeb některými typy právnických osob. osob“(například výběrová řízení na výstavbu).

Speciální místa

Obchodní struktury fungují v rámci platné civilní legislativy na území Ruské federace. Informace o svých plánech zveřejňují na stránkách výběrových řízení. Právo účastnit se zadávání zakázek mají fyzické i právnické osoby, které plně splňují požadavky zákazníka a ruské legislativy.

Existují různá výběrová řízení: otevřená (tj. pro všechny účastníky), například otevřené výběrové řízení, žádost o cenovou nabídku, elektronická aukce, žádost o návrhy; uzavřené (tedy pro omezený počet osob), například limitované aukce a soutěže. Nákupy lze provádět v elektronické i papírové podobě.

Je třeba mít na paměti, že taková akce vyžaduje seriózní přípravu, zejména právní, finanční a technickou. To je nezbytné pro zajištění aplikace a plnění smlouvy. Manažeři by proto měli zpočátku připravit své zaměstnance pro týmovou práci, protože konečný výsledek závisí na soudržnosti operací prováděných zaměstnanci.

Hlavní fáze realizace výběrového řízení

Schematicky lze účast na takových akcích znázornit následovně: Analýza trhu → Výběr a další příjemelektronický podpis → Registrace → Vyhledání místa výběrového řízení → Příprava finančního zajištění → Otevření zvláštního účtu (toto je nutné pro účastníky zakázky dle 44-FZ) → Příprava a následné podání přihlášky k účasti na zakázce → Přímá účast ve výběrovém řízení. Posledním krokem je samozřejmě dosažení výsledku.

Podívejme se na hlavní fázi předloženého seznamu: účast například ve stavebním výběrovém řízení. Půjde o elektronickou aukci pod 44-FZ. V předem stanovenou dobu začíná zákazník zvažovat přihlášky účastníků. Když je vaše žádost považována za způsobilou pro účast v aukci, měli byste vypočítat minimální cenovou hladinu, za kterou jste připraveni dodat stavební výrobek nebo poskytnout související služby, zorganizovat práce v rámci tohoto výběrového řízení.

Elektronická aukce probíhá v reálném čase. Účastník tak má do deseti minut po podání poslední nabídky na cenu právo učinit vlastní nabídku online v „aukčním kroku“: od 0,5 do 5 % z NMCC. Jinými slovy, krok, který lze učinit najednou, by neměl překročit 5 % počáteční maximální ceny smlouvy o partnerství (spolupráci) uvedené v oznámení.

Podle výsledků aukce je sepsán protokol. Poté, co je aukce považována za dokončenou, začíná fáze zvažování dalších částí žádostí.

Závěr

Takže jsme zvážili kategorii rozpočtování:účel a druhy rozpočtu, fáze projektu. Kromě toho jsme podrobněji rozebrali hlavní stage. Stojí za zmínku, že výběrové řízení může vyhrát i začátečník. Jak to uvést do praxe?

Elektronické obchodování zahrnuje přítomnost zákazníků, tedy peněz. Výběrové řízení však vylučuje neformální vztahy. Neexistuje způsob, jak se dohodnout. Nedodržení podmínek stanovených ve smlouvě může mít za následek ztrátu smlouvy, ztrátu finančních prostředků a ztrátu možnosti účastnit se dalších aukcí z důvodu diskvalifikace. Začátečníci tato pravidla často porušují kvůli banální nepozornosti.

Nejprve byste měli dostat do rukou výběrová řízení, která neobsahují přísná pravidla. Například při aukci komerčního záměru. Teprve poté je vhodné přejít k seriózním výběrovým řízením, které upravuje legislativa zadávání zakázek v souladu s 44-FZ a 223-FZ. Hlavní podmínkou vítězství není nic jiného než všímavost. V první řadě je potřeba myslet na kvalitu práce a ne na výši dohody.

Představte si, že jste stále vyhráli. Smlouvu máte ve svých rukou. Podaří se firmě bez problémů najít další kapacity a síly k jejímu naplnění? A pokud ne, kolik peněz bude stát najmutí pracovníků nebo pronájem vybavení? Zůstane obchod ziskový?

Sluší se připomenout, že mezi pochybeními uchazečů jsou ty klíčové jako nedodržení termínů, nepozorné prostudování dokumentace, pokusy o účast v mnoha výběrových řízeních současně, nefunkčnost technického plánu,obchodování se ztrátou. To vše může vést k nepříznivým následkům. Proto je nutné všem uvedeným nedostatkům předem předejít.