Ukázky vyplnění nákladního listu. Pravidla pro vyplnění nákladního listu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Činnost organizací v mnoha záležitostech podléhá pečlivé kontrole a řídí se mnoha pravidly. Jedním z nich jsou vzory vyplnění nákladního listu, faktury a další primární dokumentace. Aby činnost společnosti plně odpovídala požadavkům zákona, musíte se při vyplňování těchto dokumentů řídit stanovenými pokyny. Tento článek pojednává o vzorech vyplnění nákladního listu a dalších průvodních dokumentů, jejich účelu, struktuře a významu v činnosti organizací.

Primární dokumentace a její účel

Všechny operace v rámci činností společnosti musí být zdokumentovány a zohledněny v daňových, účetních a manažerských záznamech. V budoucnu budou všechna tato data systematizována, shrnuta, analyzována a používána různými uživateli pro různé účely. Nejdůležitější z nich je podávání zprávvýsledky finanční a ekonomické činnosti před regulačními orgány.

Kategorie primární dokumentace zahrnuje řadu dokumentů určených k evidenci určitých událostí v obchodním životě společnosti. Jejich charakteristickým znakem je plnění v době transakce nebo bezprostředně po ní. Primární dokumentace je důkazem, že operace byla skutečně provedena. Mezi takové dokumenty patří nákladní list, nákladní list (TTN), faktura, specifikace, příchozí a odchozí hotovostní příkaz a některé další dokumenty.

Postoupení nákladního listu

Přepravní list - primární předávací doklad, který je sestaven v okamžiku odeslání zboží kupujícímu dodavatelem. Důkaz, že zboží bylo prodáno. Musí být vystaven ve dvou nebo více vyhotoveních. Dodatečné doklady jsou vypracovány, pokud je zboží zakoupeno na úvěr nebo leasing, za účasti komisionáře, agenta, jakož i za použití státních dotací nebo rozpočtových prostředků. Jedna kopie má být ponechána u dodavatele, druhá je určena pro kupujícího, třetí - pro banku, jinou finanční instituci, zprostředkovatele, rozpočtovou instituci.

Jakýkoli obchodní provoz právnických organizací a podnikatelů musí být doprovázen nákladním listem. Formulář, vzorová náplň a vzhled dokumentu se mohou mírně lišit. Legislativa poskytuje několik možností registrace. Aleexistují také požadavky, které musí splňovat všechny šablony prodejních faktur.

Možnosti designu nákladního listu

Organizace mohou události začlenit do svých každodenních aktivit různými způsoby. To platí i pro vzory vyplnění přepravního listu. Níže je uveden seznam možností, které může firma využít:

• Pomocí oficiálního jednotného formuláře TORG-12. Proč znovu vytvářet kolo, když už bylo dávno vynalezeno? TORG-12 je vhodný pro organizace s jakoukoli právní formou, pracující ve všech oblastech a s jakýmkoliv zbožím. Současně byl vyvinut oficiální formulář s přihlédnutím ke všem požadavkům regulačních orgánů, s přáním firem na pohodlí a jednoduchost. Všechny verze elektronických databází 1C, které používají účetní pro práci s firemními záznamy, jsou vybaveny standardními formuláři TORG-12.
• Vývoj a schválení vlastního formuláře s ohledem na potřeby organizace a všechny zákonné požadavky. Některé organizace pro pohodlí interních uživatelů provádějí úpravy TN, doplňují jej o potřebné sloupce, tabulky a podrobnosti. To není zákonem zakázáno, pokud změny nemění podstatu dokumentu a přesto uspokojí uživatele informacemi, které hledají.
• Pro organizace, které jsou plátci DPH, je relevantní použití jednotného formuláře UPD (Universal Transfer Document), který současně plní roli nákladního listu a faktury. Pohodlí spočívá ve zmizenínutnost samostatného tisku faktury, což šetří čas, kancelářské prostory pro skladování papírů, materiálového majetku (papír a toner), snižuje riziko chyb a nesrovnalostí v balíku dokumentů pro jednu obchodní operaci a také riziko ztráty jeho součásti během skladování.
• Používejte elektronickou verzi dokumentů. Některé moderní společnosti již dávno přešly na elektronickou správu dokumentů. Požadavky na elektronické faktury jsou stejné jako na papírové faktury. Chcete-li používat tuto formu pracovního postupu, budete si muset pořídit elektronický podpis.
• Pomocí standardních časopisů-knih. Tiskárny produkují obrovské množství knih s formami primárních dokumentů, včetně nákladních listů. Jednotliví podnikatelé preferují tento vzor plnění, protože nevyžaduje speciální znalosti v oblasti účetnictví a používání výpočetní techniky. Týká se to podnikatelů, jejichž pracovní proces nemá s kancelářskými činnostmi mnoho společného – obchodníků s tržnicemi, cestujících podnikatelů a dalších.

Nákladní list: pokyny k vyplnění

TN musí nutně splňovat požadavky daňové služby. Proces jeho evidence se řídí ustanoveními účetních a regulačních právních aktů řídících orgánů. Tento dokument musí obsahovat řadu požadovaných podrobností:

• číslo a datum dokumentu;
• jména a adresy (skutečné a právní) odesílatele a příjemce;
• TIN,běžný účet, informace na základě probíhající transakce (dohoda, specifikace, jejich číslo a datum);
• seznam odeslaných položek, množství každé položky, měrné jednotky, cena za jednotku, celková částka za položku, celková částka za celý seznam, procento DPH a její peněžní hodnota;
• příjmení a iniciály osob odpovědných za probíhající operaci: kdo odeslal ze skladu, kdo dal objednávku, kdo to přijal;
• Při použití při aktivitě vytiskněte strany (některé PI fungují bez tisku).

Nákladní list

Dalším dokumentem standardního balíčku pro obchod je nákladní list. Používá se v případě účasti na procesu prodeje-pořízení inventárních položek vlastní autodopravy nebo cizích dopravců. Je nutné jak uhradit náklady na pohonné hmoty a maziva, tak potvrdit legálnost nákladu v procesu přepravy policisty dopravní policie a prokázat oprávněnost poskytování přepravních služeb.

Organizace v současnosti používají dvě formy nákladních listů paralelně. Formy a vzor plnění se zcela liší. Složení detailů je téměř totožné, ale v dokumentu se odráží odlišně. Nejdůležitějším rozdílem mezi formuláři TTN a 1-T je absence oddílu se seznamem zboží ve druhém.

Pravidla pro vyplnění nákladního listu

Komodita-Konosament obsahuje dva oddíly. První obsahuje následující informace o dohodě:

• datum a číslo dokumentu;
• odesílatel a příjemce, jejich skutečné adresy, bankovní spojení, informace na základě transakce;
• místo, kam je zboží doručeno;
• sekce tabulky se seznamem zboží, jeho cenou, počtem míst, dostupností a typem balení, měrnými jednotkami, hmotností;
• příjmení a iniciály úředníků, kteří povolili a provedli uvolnění zboží, jejich podpisy a pečeť odesílající společnosti;
• pozice, příjmení a iniciály, podpis dopravce;
• pozice, příjmení a iniciály, podpis osoby, která zboží převzala a pečeť příjemce.

Druhá část TTN obsahuje informace o voze provádějícím přepravu a jeho řidiči. Tato část formuláře musí obsahovat:

• značka, model, registrační číslo vozu;
• Celé jméno řidiče, jeho podpis ve sloupcích o převzetí nákladu k přepravě, s uvedením počtu sedadel a při dodání nákladu příjemci;
• další informace informující o vlastnostech nákladu – toxicita, výbušnost, radioaktivita atd.

Rozdíly nového formuláře 1-T

Při vlastní přepravě používají organizace výše popsaný vzor vyplnění TTN. Konosament formulář 1-T se používá v případech, kdy je náklad přepravován organizací třetí strany nebo soukromým řidičem. Bez toho není možné existenci prokázatsmluvního vztahu s řidičem, resp. přepravní společností, nelze odepsat náklady na úhradu jejich služeb v účetnictví a daňovém účetnictví.

Hlavní rozdíl mezi těmito dvěma formuláři je v tom, že formulář 1-T neobsahuje sekci o zboží a podrobné informace o přepravovaném nákladu. Můžete v něm zadat pouze počet míst, vlastnosti nákladu a balení a také deklarovanou hodnotu.

Čím se řídit při vyplňování?

Níže je uveden seznam legislativních rozhodnutí týkajících se provedení výše uvedených dokumentů:

• Nařízení vlády č. 272 ze dne 15. dubna 2011 – schválení formuláře 1-T.
• Dopis Ministerstva financí ze dne 6. listopadu 2014 - o uznání smluvního vztahu mezi dopravcem a zákazníkem;
• Dopis Federální daňové služby ze dne 21. března 2013 – o používání formulářů TTN při výpočtu daně z příjmu;
• Výnos Státního statistického výboru č. 132 ze dne 28. prosince 1998 – schválení formuláře TORG-12.

Proč je nutné správně vyplnit primární dokumenty?

Každá komerční organizace působí za účelem zisku. Z jeho výše je povinna odvádět státu daně a další odvody. Výpočet jejich výše zcela závisí na správnosti primární dokumentace. Pokud došlo k chybám nebo byla zjištěna porušení, organizace může být následně vystavena velkémudaně, než se očekávalo. Pokud jsou například dokumenty potvrzující výdaje, které má organizace právo odečíst od základu daně, nesprávně provedeny, Federální daňová služba je nemusí uznat. V tomto případě bude muset organizace nést náklady z vlastní kapsy, a nikoli jejich zahrnutím do konečných výrobních nákladů.

Sankce za absenci nebo nesprávné vyplnění dokumentů

Nedostatek kopií primárních dokumentů může způsobit vlnu neplánovaných kontrol ze strany Federální daňové služby. Za každé zjištěné porušení může být uložena pokuta. Pokud daňová služba spatřuje v chybách nebo nedostatku dokumentace podvod, zločinný úmysl nebo pokus o daňové úniky, bude organizace čelit nepříjemnějším důsledkům – pokutám, daňovým sankcím, správní a trestní odpovědnosti stanovené v článcích příslušných zákoníků.