Zúčastněné strany projektu. Autoři a vedoucí projektu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Mnoho společností, které chtějí úspěšně konkurovat na dnešním trhu a být úspěšné ve svém úsilí, používá projektovou metodu. Umožňuje vám získat hotový vysoce kvalitní produkt v omezeném čase. Aby byl tento proces efektivní, musíte znát jeho podstatu, specifika a implementační prvky.

Definice pojmu

Slovo „projekt“pochází z angličtiny. projekt, z lat. projektus "hozený dopředu, vyčnívající" a má několik významů v závislosti na oblasti, ve které je aplikován. V managementu se jedná o časově omezený podnik, jehož účelem je vytvořit nový, jedinečný produkt, službu nebo výsledek. Realizace tohoto souboru činností zajišťuje získání výhod pro hlavní zainteresované strany projektu (zákazníci, investoři, dodavatelé). Tuto formu práce hojně využívají stavební, strojírenské, podnikové softwarové či marketingové společnosti, určité skupiny lidí i úspěšné firmy se k této metodě při své činnosti uchylují.osobnost.

Funkce

Jde o projekt, nikoli o soubor úkolů, které je třeba provést, pokud činnost, která má být provedena, má řadu charakteristik, konkrétně:

• časově omezená (koncipovaná událost má datum zahájení a datum přijetí konečného výsledku nebo se jako výsledek očekává určitý produkt nebo služba);
• jedinečnost je jedním z hlavních charakteristických rysů jeho implementace, přičemž může být nová pouze pro organizátora nebo účastníky projektu, nikoli pro všechny zaměstnance;
• limit finančních prostředků a dalších zdrojů potřebných k provedení tohoto procesu (čas, peníze, práce, technická podpora).

V životě běžného člověka může být projektem přestěhování do jiného města, koupě nového domu, hledání práce, zahájení podnikání atd., v podnikání je to vytvoření nového produktu, rozšíření trhu, zahájení nové reklamní kampaně, vytvoření nových výrobních kapacit. Právě tato metoda vám umožňuje dělat nové kroky v činnostech organizací nebo jednotlivců, takže ji účastníci projektu využívají při vývoji jakýchkoli inovací.

Klíčoví účastníci procesu

Tato kategorie zahrnuje lidi (organizace), kteří mají přímý prospěch z implementace zamýšleného podniku. Patří mezi ně:

• Iniciátoři – lidé, kteří argumentují potřebou projektu. Mohou to být zaměstnanci jakékoli úrovně ve společnosti i mimo ni.
• Sponzoři jsou především zaměstnanci vyššíchodkaz společnosti, kteří dohlížejí na její průběh ze strany zákazníka. Dohlížejí na realizaci tohoto souboru činností a zajišťují zdroje financování projektů, materiální a další druhy podpory a také získávání plánovaných přínosů pro organizaci. Sponzoři jmenují manažera, který proces povede, poskytne mu všechny potřebné finanční prostředky a bude o postupu akcí podávat zprávy vrcholovému vedení (CEO, představenstvu atd.).
• Projektový manažer je manažer odpovědný za implementaci daného podniku. Jeho úkoly jsou: kontrola nad dosažením konečného výsledku včas, úspora úrovně limitu poskytovaných zdrojů a vysoká kvalita finálního produktu nebo služby. Denně se zabývá projektem, řídí akce týmu, kontroluje plnění stanovených požadavků, zohledňuje a odsouhlasuje přání všech zainteresovaných stran, v případě potřeby získává asistenci administrátora popř. dočasně vytvořený tým specialistů pro řešení úkolů.

Tito účastníci projektu se nakonec stávají vlastníky finálního produktu (výsledku), proto diktují své požadavky na projekt, financují jej investováním vlastních či cizích prostředků a také uzavírají smlouvy s dodavateli potřebné pro plánovaný aktivity.

Realizátoři plánu

Členy plánovacího týmu jsou jednotlivci nebo subjekty, které se podílejí na podniku, nebo ty strany, kteréjejichž zájmy mohou být ovlivněny dosažením cíle.

Podle míry zapojení do tohoto typu činnosti existují tři hlavní skupiny podobně smýšlejících lidí:

• Hlavním týmem jsou zaměstnanci (organizace), kteří se přímo podílejí na realizaci plánu.
• Rozšířený tým – profesionálové, kteří nepřímo poskytují odbornou pomoc.
• Stakeholdeři projektu (interní i externí) – organizace nebo zaměstnanci, kteří ovlivňují zástupce první a druhé skupiny, aniž by se zapojili do přímé interakce s přímými účastníky. Provádějí vlastní úpravy průběhu procesu nebo přímo pociťují dopad realizace plánu na své aktivity.

Možní účastníci v podniku

Někdy jsou zapojeni externí jednotlivci nebo organizace, aby byl tento soubor událostí úspěšný. Jmenovitě:

• Investoři jsou lidé, kteří investují do projektu například formou půjček. Někdy je investorem zákazník, jinak jsou to banky, fondy a další velké společnosti.
• Dodavatelé - strany, které převezmou závazky k provedení práce v souladu s dohodou (smlouvou). Může to být buď část úkolů, nebo celý projekt. Vyčlenit hlavního dodavatele a subdodavatele, který s ním vstupuje do smluvního vztahu a poskytuje část sjednaných služeb.
• Dodavatelé – zainteresované strany projektu, poskytující zákazníkovi potřebné materiály, technické vybavení atd.
• Vládní orgány - správní aparát osady,která monitoruje plnění sociálních, environmentálních, komunitních a vládních požadavků.
• Spotřebitelé – lidé, kteří kupují hotové výrobky nebo využívají konečný výsledek, který určuje touhu po produktu nebo službě a poskytuje po nich poptávku.

Možnost účasti těchto stran na projektu závisí na jeho typu, typu, rozsahu a stupni složitosti. Práce manažera musí nutně pokrývat všechny zainteresované strany a zajišťovat koordinaci jejich požadavků.

Kdo na proces dohlíží?

Autoři projektů jsou zpravidla specialisté (architekti, projektanti, stavitelé) a manažer zajišťuje realizaci plánovaného podniku. Jedná se o zaměstnance manažerské úrovně, vedoucího oddělení. Mezi jeho povinnosti patří sledování včasného provádění plánu, využívání dostupných zdrojů a kvality konečného produktu.

Priorita je prvním aspektem, protože vám umožňuje vyhnout se překročení nákladů a problémům v průběhu práce. Proto je při řízení projektu vždy kladen důraz na podnikový plán.

Funkce projektového manažera

Efektivita podnikového řízení přímo závisí na správném rozdělení moci mezi prosté umělce, klíčové členy týmu a manažera. Pravomoci a funkční odpovědnosti za posledně jmenované jsou určeny buď zákazníkem, nebo projektovou chartou (pokud je prováděna v rámci společnosti).

KMezi hlavní povinnosti manažera patří:

• Uspořádejte koncepční strukturu a vytvořte tým řízení podniku.
• Vyhledejte potřebné finanční prostředky a zdroje pro jeho realizaci.
• Analýza dopadu zúčastněných stran projektu na postup procesu.
• Školení personálu nezbytného k plnění úkolů, jeho motivace.
• Formování zadání a odpovědnosti pro všechny účastníky, stanovení úrovně odpovědnosti týmu projektového managementu.
• Vypracování obchodního plánu a harmonogramu, výpočet rozpočtu a rozpočtování, analýza možných rizik a hledání způsobů, jak je eliminovat.
• Sledování realizace všech typů prací podle plánu.
• Podepisování smluv o provádění úkolů, sledování jejich plnění a včasné uzavření.
• Navázání komunikace mezi manažerským týmem a ostatními účastníky projektu.
• Příjem reportovacích materiálů a jejich analýza.
• Komunikace se zákazníkem za účelem poskytnutí všech informací, které ho zajímají, a také získání informací o přáních nebo požadavcích na konečný výsledek.
• Monitorování práce všech účastníků projektu a jeho včasné uzavření.

Rozsah funkčních povinností manažera je poměrně velký a pouze se specifickými znalostmi a pečlivou organizací svých činností může zajistit úspěch podniku.

Společnost interpretů

Pro realizaci projektu manažer vytvoří 2skupiny zaměstnanců: projektový tým a manažerská vazba. Konečný výsledek do značné míry závisí na kvalitě práce provedené těmito dvěma organizačními strukturami.

Projektový tým – to jsou specialisté a/nebo organizace, které vykonávají práci v rámci podniku a jsou odpovědné vedení za jejich implementaci a kvalitu. Tato skupina se vytváří po dobu plánovaných aktivit. Může zahrnovat interní i přitahovaný pracovní personál (skupiny).

V manažerském týmu jsou zaměstnanci první skupiny, kteří jsou přímo spojeni s dohledem nad procesem a přijímáním manažerských rozhodnutí. Úspěch podniku, množství rizik a problémů, které vznikají v průběhu řešení problémů, závisí na tom, jak manažer správně vybírá účinkující v této skupině.

Zaměstnanci na manažerské úrovni jako nikdo jiný nesou odpovědnost za realizaci své náplně práce, jejíž rozsah může být různý: od přípravy dokumentu až po hotový dílčí projekt. Někdy vedoucí podniku shromáždí skupinu klíčových pracovníků (subtým), která se vytvoří v souladu s balíčky nezbytných prací nebo dílčích projektů.

Aby byla zajištěna realizace stanoveného plánu včas, je nutné, aby každý zaměstnanec znal rozsah svých funkčních povinností, požadavky na vykonávanou práci, míru osobní odpovědnosti, načasování a formy podávání zpráv o své činnosti.

Identifikace účastníků projektu

Jakýkoli soubor akcí je zaměřen na dosažení konečného výsledku. Konečný produkt je vizí zákazníka. Při zahájení akce je těžké říci, zda výsledek splní očekávání. Aby bylo plánování úspěšné, musí být identifikovány zdroje nejistoty. Příčinou neúspěchu jsou často nesplněná očekávání od projektu, který musí v průběhu práce provést změny. Iniciátory takových změn jsou často zúčastněné strany projektu. Příkladem mohou být sponzoři, dodavatelé, úřady atd. Mají právo předložit svá přání ohledně výsledků, které se mohou navzájem lišit.

Pokud výše uvedené osoby nebo organizace mohou ovlivnit průběh projektu a manažer to nevěděl nebo nevzal v úvahu, pak jejich zásah změní chod celého plánovaného podniku a bude mít k provádění úprav po cestě. V práci manažera by neměly být žádné nedostatky.

Existuje několik způsobů, jak identifikovat zástupce nebo společnosti, pro které může mít realizace záměru význam:

• Klasifikace, tj. vyčlenění všech podniků, skupin, osob, které mají jakýkoli vztah k projektu. Patří sem: sponzoři, zákazníci, dodavatelé, uživatelé produktů, manažeři, konkurenti, vedoucí pracovníci, obchodní partneři, média, úřady atd. Zde je sestaven kompletní seznam všech možných zúčastněných stran a zda je pro ně určena výhoda.
• Nominace, jejíž podstatou je, že lídr určí hlavního zainteresovaného, například sponzora, šéfa společnosti, který sestaví seznam všech účastníků, v jejichž síleovlivnit chod podniku.
• Dokumentace ke studiu.

Úspěch podniku a počet problémů, které vzniknou, závisí na úplnosti definice zúčastněných stran projektu.

Kontrola nad implementací plánu

Plnění plánu je sledováno pořádáním týmových schůzek, jejichž členové informují o množství vykonané práce a zároveň uvádějí, kolik času je ještě potřeba k včasnému dokončení úkolů. Tyto údaje jsou kontrolovány podle kalendáře. Pokud se předpokládá zpoždění, zvažují se různé možnosti řešení problému a jedna z nich se vezme k provedení. Stejnými způsoby je problém vyřešen s odchylkou od množství poskytnutých prostředků a zdrojů a také od konečné úrovně kvality.

Implementace projektu je dobrou cestou pro organizace, jejichž aktivity směřují k rozvoji firmy. Znalost součástí procesu návrhu vám umožní dosáhnout dobrých výsledků s minimálními náklady v krátkém čase a koordinovaná interakce se zúčastněnými stranami projektu otevírá nové obzory pro podnikání.