Cíle a odpovědnosti oddělení nákupu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Proč potřebujeme nákupní oddělení? V každé organizaci je toto oddělení zastoupeno v té či oné podobě. A jeho práce přímo ovlivňuje efektivitu celé organizace jako celku. Pojďme se blíže podívat na to, jak práce oddělení ovlivňuje výsledky organizace.

Cíle oddělení

Oddělení nákupu je oddělení, které se specializuje na nákup zboží od dodavatele za nejvýhodnějších podmínek pro společnost.

Práce oddělení má přímý dopad na veškeré aktivity společnosti. Za sortiment, za prodej, naplněnost skladů, dostupnost potřebného zboží, efektivní využití pracovního kapitálu.

Cíle nákupu lze seřadit na základě globálních cílů společnosti, ale celkový seznam často vypadá asi takto:

• určit potřebu společnosti pro konkrétní produkt;
• nakupujte zboží za nejlepší možnou cenu;
• podporovat vysoký obrat;
• vytvořte podmínky pro včasné přijetí zboží;



• hodnotitkvalita produktu a nákup nejvyšší kvality;
• udržovat vztah s dodavatelem nebo dodavateli;
• efektivně spolupracovat se zbytkem společnosti;
• Efektivně mějte přehled o zakoupeném zboží;
• monitorujte obrat a získejte pro společnost maximální užitek.

Hlavní funkce

V různých organizacích se funkce nákupního oddělení mohou navzájem výrazně lišit. Přesto existují funkce a odpovědnosti, které budou charakterizovat oddělení v téměř každé společnosti:

• Monitorování trhu dodavatelů;
• sledování dostupnosti zboží na skladě;
• včasné doplňování sortimentu;
• hledejte nejlepší dodavatele a ceny;
• vyjednávání s dodavateli;
• kontrola doručení a nákladní přepravy zboží;



• příjem zboží;
• kontrola kvality zakoupeného zboží;
• stížnosti, je-li to nutné.

Další funkce nákupního oddělení, které mohou nebo nemusí být přítomny v organizaci – v závislosti na jejích specifikách a struktuře:

• správa sortimentu;
• shromažďování informací o konkurentech;
• zapojení dodavatelů do marketingové organizace.

Struktura

Struktura nákupního oddělení je postavena v závislosti na:

• velikost organizace;
• industries;
• počet jednotek sortimentu v obratu;
• počet dodavatelů;
• jejich geografickou polohu.

V závislosti na typu organizace může být nákupní oddělení řízeno centrálně nebo regionálně.

Zpravidla se jedná o maticovou strukturu skládající se z vedoucího (vedoucího, ředitele) oddělení nákupu a manažerů (specialistů) pro nákup.

Průměrný počet položek nebo kategorií na manažera je asi 7, ale může se lišit v závislosti na objemu výroby nebo obratu.

Povinnosti oddělení a jeho zaměstnanců

Pro efektivní práci nákupního oddělení je nezbytné jasné rozdělení odpovědností nákupního oddělení mezi jeho zaměstnance.

Hlavní odpovědností vedoucího oddělení je zajistit kontinuitu a stabilitu dodávek potřebného zboží optimalizací práce oddělení a koordinací činností zaměstnanců. Také vedoucí nákupu musí mít představu o všech uzavřených smlouvách a kategoriích, aby mohl organizovat a pokračovat v efektivní práci oddělení i v nepřítomnosti některého ze zaměstnanců.

Povinnosti manažerů nákupu nebo běžných specialistů oddělení zahrnují organizaci dodávek zboží, sledování přepravy nákladu, kontrolu plateb za nakoupené šarže a plánování nákupů.

Efektivní bude model, kdy má každý kupující svou vlastní oblast odpovědnosti, která se skládá ze seznamu článků nebo kategorií produktů.

Požadavky na zaměstnance

Vzhledem k povinnostem zaměstnanců a funkcím oddělení si můžete vytvořit seznam požadavků naideální kandidát na pozici kupujícího.

Zaměstnanci nákupního oddělení by měli mít následující dovednosti, znalosti a osobní vlastnosti:

• Schopnost analyzovat informace. Výběr dodavatele by měl být založen na mnoha kritériích. Toto je nejlepší cena, geografická výhoda a sladění logistiky dodavatelské společnosti a vaší organizace.
• Znalost principů tvorby cen.
• Znalost právního rámce pro zadávání zakázek.
• Schopnost sepisovat a uzavírat smlouvy.
• Schopnost vyjednávat. Někdy je velmi důležité sestavit individuální podmínky s dodavatelem pro vaši společnost. Snížení ceny dodavatele nebo využití zdrojů dodavatele pro propagační akce, produktová školení pro jejich zaměstnance, splátky produktů a následné platby, to vše může sloužit jako dobrá konkurenční výhoda mezi podobnými společnostmi.
• Schopnost udržovat obchodní vztahy.
• Schopnost plánovat své aktivity.

Motivace kupujících a manažer nákupu

Motivační systém nákupního oddělení by měl být postaven tak, aby zaměstnanec pracoval maximálně efektivně. Zároveň by však neměly být předkládány protichůdné požadavky a požadavky, které přesahují schopnosti zaměstnance.

K implementaci měsíčního motivačního systému potřebujete:

• Vytvořte model KPI pro oddělení. Jde o ukazatele jako plnění plánu nákupu, obratovost, rentabilita tržebzboží, přítomnost a nepřítomnost prošlého zboží.
• Vytvořte model klíčových ukazatelů výkonu pro každého zaměstnance na základě kritérií, jako je cenový rozdíl organizace ve srovnání s konkurencí, dostupnost požadovaného produktu, kvalita zakoupeného produktu, uvedení nových značek na trh, jednotlivec podmínky dodavatelů a další.
• Na základě modelu KPI se vypočítá prémie. Navíc bude efektivní vyplácet bonus sestávající ze dvou částí: bonus za výkon oddělení a bonus za osobní plnění plánů.

Současně musí mít každé kritérium KPI vlastnosti jako:

• měřitelnost;
• transparency;
• kritérium plánování by mělo být vytvořeno s ohledem na trendy na trhu.

To znamená, že kupující si může na přání nezávisle vypočítat výši svého pojistného.

Odměna vedoucího oddělení může být založena na ukazatelích celého oddělení a může zahrnovat i výkonnostní ukazatele každého zaměstnance jednotlivě.

Příplatek řadového zaměstnance oddělení nákupu by přitom měl činit asi 50 % z celé mzdy a odměna vedoucího oddělení asi 30–40 %. Zbytek je plat, protože ne všechny výkonové ukazatele oddělení lze vázat na činnost konkrétního zaměstnance.

Spadá prodej do odpovědnosti kupujícího

Při výpočtech KPI nákupního oddělení můžete použít takové kritérium, jako je obrat nakoupeného zboží - poměr tržeb k jeho aktivům.

Zdá se, že kupující by mělzabývat pouze nákupem zboží, ale přesto kvalita nakupovaného zboží, jeho cenová atraktivita pro konečného spotřebitele či klienta společnosti výrazně ovlivňuje realizaci plánu prodeje.

Proto množství a kvalita prodeje z poloviny závisí na dobře provedených nákupech.

Místo nákupního oddělení ve struktuře organizace

Úkoly, které řeší nákupní oddělení v souladu s moderními marketingovými trendy, by měly být řešeny v tomto pořadí:

• Nejprve je vytvořena prodejní strategie (hotový produkt nebo zakoupené zboží).
• Pokud je nákupní oddělení v podniku, je rozhodnuto o výrobní strategii.
• A teprve poté je vyvinuta strategie nákupu potřebného zboží, surovin nebo komponentů.

Vedoucí nákupu je často podřízen přímo generálnímu řediteli společnosti.

Mezi nákupním oddělením a marketingovým a obchodním oddělením musí být také účinná komunikace. Bez toho zůstane mnoho snah o vytvoření nákupního oddělení, zlepšení jeho struktury a motivace bez řádného výsledku.

Pokud je v holdingu nebo organizaci implementován systém správy kategorií, musí kupující spolupracovat s manažerem kategorií. Zároveň je nutné vymezit oblast odpovědnosti každého specialisty tak, aby motivační systém zůstal transparentní a srozumitelný pro každého.