Zástupce vedoucího oddělení: funkce a odpovědnosti, kvalifikace, osobní kvality

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

V tomto článku chceme představit jednu z vedoucích pozic, která je dostupná téměř v každé větší organizaci. Jedná se o zástupce vedoucího oddělení. Zvažte popis práce, povinnosti specialisty. Pozici rozebereme i z pohledu uchazeče - potřebné osobní a profesní kvality, přibližný životopis, vzdělání, pracovní zkušenosti.

Obecná ustanovení

A začneme popisem práce zástupce vedoucího oddělení. Dokument obsahuje řadu zásadních obecných ustanovení. Pojďme je rozebrat:

1. Zástupce vedoucího oddělení – vedoucí pozice. Specialista na kategorii "top manager".
2. Na pozici jsou přijímáni občané s vyšším odborným vzděláním (ve směru souvisejícím s činností firmy zaměstnavatele). Pracovní zkušenosti konkrétně v oboru – minimálně 3 roky.
3. Jako jmenování do funkce zástupce vedoucího oddělení a odvolání z ní- výsada ředitele organizace nebo podniku. Přijetí a propuštění se provádí podle příkazu podepsaného tímto úředníkem na základě opatření vedoucího tohoto oddělení.
4. Zástupce vedoucího oddělení odpovídá vedoucímu oddělení.
5. Po dobu nepřítomnosti tohoto úředníka na pracovišti (dovolená, nemocenská, mateřská dovolená atd.) přechází jeho povinnosti na zaměstnance jmenovaného vedením předepsaným způsobem. Tento zaměstnanec dočasně přebírá povinnosti zástupce vedoucího odboru (ředitele). Nese také plnou odpovědnost za jejich (povinnosti) neúplné, nesprávné plnění nebo za jeho ignorování.

Základní požadavky na specialistu

Zástupce vedoucího oddělení (vedoucí oddělení) by měl znát následující:

• Příkazy, příkazy, další směrnice a normativní úřední pokyny týkající se oblasti jejich činnosti.
• Základy ochrany práce, ekonomika, organizace práce, personální management.
• Pracovní legislativa Ruské federace.
• Pravidla pracovních vnitřních předpisů zaměstnávající organizace.
• Pravidla a normy bezpečnosti, požární ochrany, průmyslové hygieny.

Speciální požadavky na specialistu

Popis práce zástupce vedoucího oddělení není univerzální dokument. Další kvalifikační požadavky na specialistu se liší podle toho, které oddělení,organizace, ve které pracuje. Vezměme si například oddělení materiální a technické podpory.

Specifické požadavky na „zástupce“jsou následující:

• Znáte základy organizace technické a materiální podpory, nakládky a vykládky.
• Znáte pravidla a postupy pro příjem a odesílání zboží, objednávání vhodných vozidel a kontejnerů.
• Umět správně sestavit úřední dokumentaci pro příjem a odeslání zboží, jakož i pro jeho reklamaci v případě nedodržení dodacích podmínek, technických požadavků zaměstnávající firmy.
• Znáte aktuální předpisy, pravidla pro rozsah dodávek produktů, normy pro spotřebu paliva nebo suroviny, zásoby, nástroje, materiály atd.
• Uvědomte si podmínky přepravy a skladování produktů vaší společnosti nebo partnerů.

Pracovní povinnosti

Tato část popisu práce zástupce vedoucího oddělení také nebude univerzální. Jeho obsah je jedinečný pro každou z oblastí činnosti společností a jejich divizí. Zveme vás, abyste se seznámili s přibližným obsahem sekce pro stejný příklad (zástupce oddělení technického a materiálního zabezpečení organizace):

• Řízení práce podřízeného oddělení při sestavování kalkulací potřeb firmy nebo podniku na suroviny a materiály (v případě výrobní linky činnosti).
• Zajištění vedoucího svého oddělení pro schvalování plánovacích dokumentů, projektůdle potřeby firmy na jakékoliv materiály, suroviny, produkty v konkrétním časovém období (například na další kalendářní rok).
• Analýza pohybu výrobků, materiálů ve skladech společnosti.
• Přizpůsobení a kontrola potřeb výrobních oddělení společnosti v materiálových zdrojích (včetně změny rozsahu výkonu).
• Příprava výkonné rozvahy pro materiály pro výrobu hlavní kategorie zboží, stanovení odchylek na základě přítomnosti/nepřítomnosti potřebných materiálů.
• Příprava návrhů vedoucímu jeho oddělení (technická a materiálová podpora) na materiály, které jsou ve skladech bez pohybu - pokud možno jejich úspěšné využití, realizace.
• Přímá účast v provizi za inventarizaci surovin, materiálů ve skladech společnosti.
• Příprava statistických výkazů o pohybu a využití materiálových zdrojů již schválenými způsoby a formami.
• Podílení se na zavádění opatření pro hospodárné využívání surovin, materiálů, zařízení snížením nákladů na jejich nákup, dodání a skladování.
• Kontrola nad aktivitami podnikových dílen (pokud existují) pro použití, skladování a účtování tam dostupných hmotných aktiv.

Zpětná vazba

Další kategorie povinností vedoucích oddělení. V našem příkladu útvary materiálně-technického zabezpečení. Povinnosti vedoucího personálního oddělení zde samozřejmě budouostatní.

Zpětná vazba znamená obdržení „zástupce“od jiných strukturálních divizí společnosti nebo organizace:

• Výrobní oddělení podniku. Výrobní plány, jak pro aktuální, tak pro příští období činnosti, pro výpočet potřeby určitých materiálových zdrojů.
• Sklady oddělení technického / materiálového zásobování. Informace o stavu hmotného majetku, jeho pohybu na skladě.
• Vedoucí technických oddělení společnosti. Míry spotřeby materiálů, surovin pro výrobu konkrétního typu výrobků. Stejně jako změny v designu, výrobě, struktuře, složení zboží, které vyžadují přepočet potřeby surovin nebo jiného materiálu.

Práva specialistů

Práva zástupce oddělení personální, materiální podpory, spolupráce, plateb a převodů budou stejná – bez ohledu na specializaci úředníka.

Tato sekce obsahuje následující - práva na:

• Seznámení s projekty ředitele podniku nebo organizace, které se přímo či nepřímo týkají práce oddělení.
• Předloží k posouzení vedení podniku, společnosti, firmy řadu návrhů na zlepšení vlastních činností, které jsou uvedeny v náplni práce náměstka.
• V mezích své působnosti upozornit vedoucího vlastního oddělení na zjištěné nedostatky, nedostatky v práci tohoto konstrukčního celku. A také předkládat návrhy na jejich vymýcení, vyhýbání se jim atd.
• Implementujtenezbytná interakce s vedoucími a jejich zástupci ostatních strukturálních divizí organizace.
• Schvalovat, podepisovat oficiální dokumentaci v rámci své kompetence.
• Udělejte návrhy, jak povzbudit významné zaměstnance vaší vlastní jednotky. Stejně jako ukládání sankcí (podle ruského zákoníku práce) ve vztahu k těm, kteří porušili pracovní a/nebo výrobní kázeň.
• Požadujte od vedoucího vaší strukturální jednotky, ředitele celé organizace, pomoc při implementaci jejich pracovních práv a plnění úředních povinností.

Odpovědnost úředníka

Zástupce vedoucího, vedoucí oddělení bude odpovědný za přijatá rozhodnutí, podepsané dokumenty a smlouvy, nesprávně provedenou práci nebo nečinnost.

Z pracovního práva vyplývá pro tohoto úředníka následující odpovědnost:

• Za nesprávné plnění nebo neplnění svých pracovních povinností, které jsou stanoveny náplní práce zástupce. V rozsahu, který stanoví pracovní legislativa Ruské federace.
• Za přestupky při výkonu jejich pracovních činností. Limity odpovědnosti jsou omezeny správní, trestní a občanskoprávní legislativou Ruské federace.
• Za způsobení materiální škody společnosti-zaměstnavateli. Limity odpovědnosti jsou upraveny pracovní a občanskou legislativou Ruska.

Shrnutízástupce

Existuje mnoho životopisů od uchazečů o pozici zástupce vedoucího oddělení a na burzách práce a v reakci na nabídky organizací. Ve skutečnosti dnes není nutné mít určité dovednosti při sestavování takových dokumentů: můžete najít spoustu šablon, vzorků, příkladů, kde je docela kompetentní, informativní a stručné zadat informace o sobě, vzdělání, kariéře. Mnoho pracovních burz dokonce nabízí standardní formuláře životopisu k vyplnění.

Při hledání práce zástupce vedoucího oddělení je důležité nezapomenout o sobě uvést následující osobní údaje:

• Typ zaměstnání, na který jste připraveni: plný/částečný úvazek, ochota cestovat, práce na směny.
• Bydlení, možnost přestěhování.
• Věk, rodinný stav.
• Údaje o vzdělání: celý název vysoké školy nebo středního odborného vzdělávacího zařízení, fakulty a specializace, pro kterou bylo školení realizováno. Bakalář, magistr nebo specialista. Forma vzdělávání je prezenční, seminární, kombinovaná, distanční. Pokud má žadatel červený diplom nebo jiné rozdíly ve vzdělání, pak je vhodné si to uvědomit (zejména u mladých profesionálů).
• Informace o doplňkovém vzdělávání, absolvovaných seminářích a školeních, rekvalifikačních / pokročilých kurzech. Prezentuje se podle následujícího plánu: název vzdělávacího centra, směr školení, název kurzu, počet hodin, diplom. Samozřejmě je důležité uvést pouze to, co je relevantní pro práci před námi.
• Znalost cizího jazyka(kategorie podle mezinárodního standardu).
• Mít řidičský průkaz (kategorie).
• Osobní vlastnosti uchazeče.
• Zkušenosti. Ať už hledáte práci na policejním útvaru (náměstek, vedoucí PČR) nebo v informačním, obchodním, výrobním prostředí, všude bude tento bod nejdůležitější a nejzásadnější. Zaměstnavatel mu bude v životopise věnovat velkou pozornost. Každá manažerská pozice totiž vyžaduje, aby uchazeč měl pracovní zkušenosti, navíc úspěšný a produktivní. Místa předchozího zaměstnání jsou uvedena v obráceném chronologickém pořadí, od nejnovějšího po nejstarší.
• Očekávaný plat. Zkušení zájemci zde zpravidla nepíší konkrétní čísla a omezují se na skromné "po dohodě".

Osobní kvality specialisty

Tento sloupec v životopise není pro personalistu hlavní. Je to však důležité pro samotného žadatele. K úspěšné práci zástupce vedoucího oddělení pomáhají určité osobní vlastnosti, typy charakteru – investigativní, personální, obchodní a marketingové.

Obecné charakteristické vlastnosti pro úředníky jsou následující:

• Odolnost proti stresu.
• Vysoká míra odpovědnosti.
• Přesný.
• Zdraví.
• Organizační talent.
• Sociabilita, schopnost najít přístup k různým lidem.
• Otevřenost novým znalostem a zkušenostem.
• Iniciativa.

Sloupec "pracovní zkušenosti"

Již jsme si řekli, že tato sekce je nejdůležitější v životopise uchazeče o manažerskou pozici. Proto by měl specialista věnovat jeho vyplňování velkou pozornost. Poskytované informace by měly být stručné a výstižné. Pozornost čtenáře se soustředí pouze na důležité detaily v kariéře. A hlavně – údaje musí být výhradně pravdivé. Je možné, že personální manažer kontaktuje bývalého zaměstnavatele zástupce vedoucího oddělení lidských zdrojů, aby ověřil správnost některých skutečností v pracovní biografii.

O každém minulém pracovišti jsou informace uvedeny následovně:

• Doba zaměstnání. Časové období je uvedeno stejným způsobem jako v sešitu.
• Celý pracovní název.
• Celý název organizace, stručné informace o její činnosti – banka, hutní společnost atd.
• Oficiální webové stránky, e-mailová adresa, telefonní číslo odpovědné osoby, které umožní HR manažerovi přístup k vašemu bývalému zaměstnavateli.
• Typ zaměstnání: plný/částečný úvazek, směny, služební cesty.
• Profesionální dovednosti používané při plnění pracovních povinností.
• Seznam úspěchů na tomto pracovišti.

Podívejme se na malý příklad:

• Vedoucí oddělení spolupráce.
• PJSC "Procurement-Omsk".
• Obor činnosti: nákup, zásobování.
• Pracovní období: 3.10.2010-5.08.2014. Celková doba: 3 roky 9 měsíců.
• Použitý profesionáldovednosti: nákup produktů, organizace a plánování podle nomenklatury nákupních činností; řízení rozpočtu společnosti, kontrola nákladů; předsmluvní/smluvní práce s partnery, rekultivační činnost; výběr dodavatelů, posouzení jejich konkurenceschopnosti; hledejte alternativní partnery.
• Úspěchy na pracovišti: optimalizace výrobních nákladů, snížení podnikových nákladů, stabilní zajištění materiálních potřeb společnosti po celý pracovní život.

Zástupce vedoucího oddělení – pozice, která je typická pro různé podniky a organizace. Náplň práce náměstků se tedy bude lišit v obsahu sekcí. Při hledání práce jsou však relevantní obecné normy pro psaní životopisu s uvedením informací o pracovních zkušenostech.