Co je online pokladna a jak funguje?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Podle zákona musí mít registrační pokladnu všichni, kdo se zabývají maloobchodem a něco prodávají. V poslední době se však objevil nový koncept – online pokladny. Změny federálního zákona od roku 2017 zavazují všechny maloobchodníky k výměně konvenčního zařízení za internetovou pokladnu. V tomto ohledu mají podnikatelé spoustu otázek, odpovědi na ně zajímají zejména zástupce malých a středních podniků. Je možné se obejít bez online pokladny? Musí všichni přejít na nové standardy? Co se stane, když společnost nové požadavky ignoruje? A vůbec, co je to online pokladna? Pokusme se porozumět tomuto obtížnému tématu a odpovědět na všechny otázky.

Změny v legislativě

Jak je uvedeno výše, všechny maloobchodní podniky musí mít registrační pokladnu. Donedávna byl tento požadavek povinný, ale mnozí ho ignorovali a do práce podle zákona nijak nespěchali. Kontrolovat každého nebylo možné, a tak se mnoho transakcí a prodejů realizovalo přes „šedé“účetnictví, tedy bez řádné kontroly ze strany státu a v podstatě mimo zákon. Zákonodárci se kvůli tomu rozhodli zpřísnit kontrolu a provést některé změny. Nyní tedy každý, kdo něco obchoduje a prodává (zboží nebo služby), musí mít online pokladnu. To pomůže státním službám blíže a přesněji sledovat účtování výnosů, doplnit rozpočet země, obnovit pořádek v oblasti online obchodu a internetových obchodů a samozřejmě to ochrání spotřebitele (kupující) před podvody ze strany prodejců.

Takové dobré úmysly přinesly skutečný chaos a mezi podnikatele zasely paniku. Pokud jste vše udělali a děláte podle zákona, tak se samozřejmě nemáte čeho bát. Hlavní je pochopit všechny novinky a pochopit, co je podstatou online pokladen. Níže se budeme zabývat typy podniků, pro které je jeho použití povinné nebo alternativní.

Co je online pokladna

Online pokladna se prakticky neliší od běžného – na první pohled se tak může zdát. Ve skutečnosti je zde jeden zásadní rozdíl, kvůli kterému bylo vše odstartováno. Takové pokladny jsou napojeny na World Wide Web a mohou předávat informace a informace o uskutečněných transakcích regulačním orgánům pomocí internetu. Přístup k internetu otevírá další možnosti. Nově můžete například automaticky upozornit kupujícího e-mailem nebo SMS, že u vás zakoupil zboží (fakticky vystavit elektronickou verzi šeku). Otázka „Co je online pokladna?“navzdory tomu zmátlo mnoho podnikatelůže v tomto konceptu není nic zvlášť nového.

Někteří si mysleli, že jde o speciální pokladnu, která je vytvořena na státním portálu nebo tak nějak. Ve skutečnosti tomu tak zdaleka není. Jediné, co musíte udělat, je prozkoumat nové online pokladny a připojit se stejně jako u běžné pokladny. Zde jsou samozřejmě některé nuance, kterým není těžké porozumět.

Jak funguje online pokladna

Nebudeme zabíhat do technických detailů a detailů, ale odpovíme pouze na hlavní otázky, které straší podnikatele, kteří jsou nuceni upgradovat svá zařízení. Mimochodem, nemusí to dělat 100% podnikatelé, ale jen někteří z nich, ale o tom si povíme trochu později.

Online pokladna funguje s pomocí internetu. V tomto ohledu je potřeba napojení na globální web, protože bez něj se smysl používání nové pokladny zcela ztrácí. Internet pro online pokladnu je nezbytností a zřídit si síť pro sebe naštěstí nebude těžké. Každý majitel prodejny má právo vybrat si poskytovatele. Pro online pokladnu je vhodný jak bezdrátový internet, tak mobilní sítě 2G nebo 3G.

A teď dobrá zpráva: práce nové online pokladny se téměř neliší od práce vašeho starého dobrého automatu, pokud jste ho samozřejmě měli. Všechny hlavní procesy zůstávají nezměněny, refundace na online pokladnách probíhají dostatečně rychle a bez zbytečného papírování. Novinkou je zde pouze fiskální pohon. Toto je zařízení, které umožňuje přenos.data online. To je vše. Připojení online pokladny je samostatný problém, který vyžaduje další objasnění, takže k němu přejdeme ihned poté, co zjistíme, zda potřebujete online pokladnu nebo ne.

Kdo ji potřebuje

Ti, kteří dnes mají (nebo by měli mít ze zákona) starodávnou pokladnu, se bez online pokladny neobejdou. Jste-li majitelem kadeřnictví, ateliéru, dopravní společnosti, prodáváte zájezdové balíčky nebo vstupenky na koncerty, exkurze či jiné akce, přijímáte-li online platbu za své zboží nebo služby, musíte mít nový typ pokladny.

Pokud ale opravujete boty, vyrábíte klíče a zámky, prodáváte ručně vyráběné zboží, pronajímáte bydlení k dlouhodobému nebo krátkodobému pronájmu, pak vás zákon stále osvobozuje od povinného používání online pokladny. Do této kategorie šťastných spadají také ti, kteří prodávají noviny a časopisy, zmrzlinu, nealkoholické nápoje, zeleninu a ovoce.

Individuální podnikatelé (IP) dočasně (do 1. července 2018) možná nebudou s přechodem na online pokladny spěchat. Majitelé různých platebních systémů a jednotliví podnikatelé, kteří pracují ve zjednodušeném daňovém systému (UTII nebo PSN), nebo se zabývají prodejem zboží pomocí prodejních automatů, si také zatím nemohou instalovat online pokladnu.

Kde to získat

Co je tedy online pokladna, zhruba jsme na to přišli, nyní musíme odpovědět na další důležitou otázku: kde ji získat? Opět zde není nic složitého. Proces pořízení nové pokladny se neliší od toho, jak to dělali podnikatelé před rokem či pěti lety. Jak již bylo uvedeno výše, technické vybavení modernizovaných CCP se s výjimkou jednoho zařízení téměř neliší od starých zařízení. Jediný způsob, jak získat novou online pokladnu, je tedy jednoduše si ji koupit.

Nebudeme propagovat jednotlivé služby a společnosti, které se na tom podílejí, ale pro každý případ vám připomínáme, že v této věci musíte zůstat ostražití a nenaletět na návnadu podvodníků. Nakupujte zboží u důvěryhodných prodejců a před zaplacením si jej pečlivě prostudujte. Je důležité, aby v dokladech do pokladny byla poznámka „Splňuje 54-FZ.“

Cena internetových pokladen se liší v závislosti na funkčnosti, velikosti a rozsahu zařízení. Minimální cena tedy začíná od 13 000 rublů, maximální cena je asi 75 000 rublů.

Připojení

Další důležitou otázkou, kterou nelze ignorovat, je připojení online pokladny. Pokyny pro tento proces jsou rovněž uvedeny v normativních aktech a upraveny zákonem, takže zde nemohou existovat výjimky ani nejednoznačné výklady. Stačí se řídit jednoduchým algoritmem, aby bylo vše správně.

Prvním krokem tedy bude uzavření formální dohody s provozovatelem fiskálních dat (zkráceně OFD). Jedná se o nového účastníka vašeho vztahu s regulačními úřady, díky kterému budou dostávat informace o transakcích v reálném čase. OFDukládat, přenášet a zpracovávat informace v souladu s 54. federálním zákonem a zaručit úplnou důvěrnost údajů. Velká pozornost je věnována bezpečnosti, operátoři pracují na speciálním softwaru, který šifruje informace. To prakticky eliminuje šance na její únos.

Společnost nebo jednotlivý podnikatel může při výběru provozovatele fiskálních dat narazit na řadu potíží. Faktem je, že tato role není přidělena nějakému zvláštnímu orgánu, ale různým společnostem, které mají všechny potřebné licence (včetně od Roskomnadzor) a mají vybavení požadované zákonem. Výběru OFD je tedy třeba věnovat zvláštní pozornost a řídit se jednoduchými doporučeními: u potenciálního partnera se musíte informovat o jeho technických možnostech, funkčnosti, možnosti přijímat upozornění a kontrolovat zasílané informace. Upřesněte kompetence zhotovitele, nezapomeňte si ujasnit, co přesně bude zahrnuto do ceny služeb. Bylo by docela užitečné vyžadovat předložení všech potřebných dokumentů a licencí umožňujících provozovat tento typ činnosti.

Po výběru OFD se k němu musíte připojit. Je to velmi jednoduché: stačí přejít na webové stránky společnosti a nechat tam žádost ve speciálním formuláři. Po jednoduchých manipulacích vás bude kontaktovat manažer, který zodpoví všechny vaše dotazy a sepíše smlouvu k podpisu. V některých případech organizace místo smlouvy využívá nabídku, která rovněž splňuje požadavky zákona a do určité míry usnadňuje procespodpis smlouvy.

Od tohoto okamžiku probíhají všechny procesy automaticky: shromažďování, uchovávání, zpracování a přenos dat provádí operátor, kterého si vyberete. Výše uvedené procesy nemusíte zavádět ani kontrolovat – to dělají profesionálové pod dohledem státu.

Registrace

Po zakoupení nové nebo upgradu staré pokladny a uzavření smlouvy s provozovatelem fiskálních dat musíte přistoupit k poslednímu důležitému kroku, bez kterého se neobejdete – registraci online pokladny. K čemu to je? Vzhledem k tomu, že veškeré údaje o tržbách musí být evidovány státem a být zcela transparentní, jste povinni je předávat finančnímu úřadu. Pokud dříve bylo možné některé operace skrýt, nyní je to téměř nemožné. Do vteřiny po prodeji produktu nebo služby a vystavení šeku na online pokladnách bude mít finanční úřad tyto informace v plném rozsahu.

Pro registraci online pokladny u finančního úřadu můžete použít dva způsoby. První je obvyklá, papírová, byrokratická. S běžnou aplikací musíte jít do nejbližší pobočky Federální daňové služby. Zaměstnanci služby jej do tří pracovních dnů zkontrolují a zařízení zaregistrují. Vzorovou aplikaci lze nalézt na internetu nebo v samotné Federální daňové službě. Pro úsporu času a nervů je však lepší využít druhý způsob – registrovat pokladnu přes internet. Chcete-li to provést, musíte se zaregistrovat naoficiální webové stránky Federální daňové služby, zadejte svůj osobní účet a vyplňte elektronickou žádost, ve které uveďte sériové číslo své pokladny a fiskálního disku.

Poté, co finanční úřady tato čísla zkontrolují a ujistí se, že existují, přidělí vám speciální registrační číslo, které nesmíte nikomu sdělovat. Bude nutné jej zadat do online pokladny. Všude se to dělá jinak, proto si před pokusem o náhodné zadávání čísel do polí pečlivě prostudujte návod od výrobce pokladny. Pokud jste na vše přišli a udělali to tak, jak má, tak si vaše zařízení samo vytiskne registrační zprávu. Bude obsahovat speciální údaje, které bude nutné zadat ve vašem osobním účtu na webu daňové služby do samostatného pole. Po kliknutí na tlačítko „Dokončit“bude proces registrace pokladny u konce – můžete v klidu pracovat.

Výhody

Poté, co poslanci Státní dumy předložili novely legislativy, které změnily přístup k provozu a používání všech registračních pokladen, projevila řada podnikatelů svou nespokojenost. Zpočátku nikdo pořádně nechápal, co tyto inovace znamenají a co je to online pokladna. Poté, co čas uplynul a bylo jasné, že se nepředpokládají žádné radikální změny, nadšení trochu opadlo a mnoho podnikatelů dokonce dospělo k závěru, že online pokladna je více dobrá než špatná.

Mezi výhody nových registračních pokladen z obchodního hlediska například není potřeba údržbatechnologie, protože stejný „magický“fiskální akumulátor vymění přímo prodejci.

Dalším nesporným plusem je snadná registrace pokladny: není třeba stát ve frontě a čekat týden na připojení, stačí vyplnit jednoduchý formulář na webu Federální daňové služby a podle pokynů připojte zařízení sami v několika krocích. Zatřetí, zaměstnanci daňové inspekce už nebudou chodit na kontroly, protože veškeré informace dostávají sami automaticky přes internet. To je jednoznačné plus, protože tento přístup téměř úplně eliminuje složku korupce (daňové úřady na vás nebudou moci vyvíjet nátlak a požadovat peníze a přisuzovat neexistující porušení vašeho podnikání).

Pro ostatní tyto výhody nejsou. To platí pro ty, kteří jsou zvyklí pracovat v nelegálních schématech, uplácet státní úředníky a skrývat své skutečné příjmy. Vše musí být spravedlivé a požadavek na pořízení online pokladen je dalším krokem k vyvedení malých a středních podniků ze stínu.

Co se stane, když nepřijdete k online pokladně?

Od února do července 2017 vzrostl počet online pokladen v Rusku desetinásobně, ale ne všem podnikatelům se podařilo přejít na nové vybavení ve stanovený čas. Mnohým se to navíc nechtělo a někteří podnikatelé, kteří mají ještě čas do roku 2018, dokonce uvažují o tom, že na online pokladny nepřejdou. Za to jim budou hrozit tresty a tresty. Pokud je přestupek spáchán poprvé, pak bude majitel firmy potrestán v podobě pokuty. Pro jednotlivé podnikatele bude jeho velikost činit až 50 % získaného zisku, ale ne méně než 10 000 rublů, pro LLC - od 75 do 100 % příjmů, ale ne méně než 30 000 rublů. V případě opakovaného porušení (pokud příjmy přesáhly jeden milion rublů) budete po dobu 90 dnů zbaveni práva podnikat. Pokud je příjem nižší než 1 000 000 rublů. – opět dobře.

Co se týče používání pokladen s přestupky (např. vaše pokladna není evidována v souladu se zákonem, nemáte fiskální disk, dochází k umělým výpadkům v online platbě, pokladna ano netisknout stvrzenky zavedeného formuláře), za to čekáte na pokutu od 1 500 do 10 000 rublů.

Abyste se nenechali nachytat a nedělali si problémy, nejlepším řešením je udělat vše podle zákona a co nejdříve si pořídit online pokladnu, pokud jste tak ještě neudělali.

Závěry

Online pokladny jsou tedy opravdu užitečným nástrojem pro každou firmu. Transparentní a srozumitelné transakce, zastavují korupční schémata a pomáhají státu vykonávat přesnější kontrolu obchodních aktivit. Prozkoumali jsme samotný koncept a návod online pokladny a zjistili jsme, že se prakticky neliší od běžného zařízení. Při nákupu zařízení byste neměli mít žádné zvláštní potíže, protože pokyny pro připojení a registraci jsou zcela jasné. Přejděte na novou pokladnu, abyste v budoucnu neměli problémy se zákonem a neplatili vysoké pokuty za chybějící pokladnu nebo její nesprávnostoperace.