Projektový tým je Koncepce, fáze vývoje a řízení

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Projektový tým je skupina lidí, na kterých závisí jeho úspěch. Dva hlavní úkoly, které se řeší při promýšlení nového nápadu, jsou: shromáždit tým, připravit jej na efektivní práci. Vzhledem k tomu, že organizace projektového týmu je důležitou a odpovědnou událostí, budeme se této problematice věnovat podrobněji.

Podstata pojmu

V závislosti na specifikách, typu a rozsahu uvažované iniciativy se práce mohou zúčastnit jak jednotliví odborníci, tak několik různých organizací. Všichni jsou členy projektového týmu v nejširším slova smyslu. Mezi zástupci iniciativní skupiny patří:

• investoři;
• přímí zákazníci;
• finanční podniky;
• designers;
• obchodní konzultanti;
• dodavatelé zdrojů a materiálů;
• různí dodavatelé.

Každý z nich něco předvádíurčité funkce, odpovídá za konkrétní část díla. Ze všech zaměstnanců je vybrána mikroskupina, která bude řešit určité problémy během vývoje a implementace inovativního nápadu.

Efektivní projektový tým jsou lidé přímo zapojení do implementace nové iniciativy, kteří jsou podřízeni projektovému manažerovi. Jeho vytvoření je předpokladem pro úspěšnou realizaci nápadu, který přispívá k vytvoření jedinečného produktu.

Důležité body

Projektový tým je tým, který vzniká před realizací iniciativy „do života“. Rozpustí se okamžitě po úspěšném dokončení svého úkolu.

Složení projektového týmu vybírají profesionálové, což je drahý a časově náročný proces. Aby bylo možné očekávat požadovaný výsledek, je nutné mezi členy skupiny vytvořit přátelské a fungující vztahy. V některých případech je ve firmě vytvořena pracovní skupina pro úsporu materiálových zdrojů. Účelem její práce je provést konkrétní úkol, který je v konkrétním okamžiku pro organizaci relevantní.

Operace

Struktura projektového týmu a jeho počet se liší v závislosti na specifikách realizované myšlenky.

Každý účastník zodpovídá za určitou část projektu, přičemž sleduje osobní zájmy.

Vytvoření projektového týmu nezahrnuje pouze formaciskupin, ale i společný trénink, komunikace. Tento přístup přispívá k dosažení požadovaného výsledku. Díky příznivému psychologickému klimatu mezi účastníky jsou rozhodnutí přijímána mobilní a vyvážená. Stejně smýšlející lidé berou v úvahu vnější a vnitřní faktory, takže proces zavádění nápadů do života se urychluje.

Princip stvoření

Jak se tvoří projektový tým? Tato skupina má řadu podstatných odlišností od stabilního týmu pracovníků. Protože vykonává určité funkce pouze v určitém časovém intervalu. Existují určité principy jeho formování. Pojďme se této problematice věnovat podrobněji.

Hlavní aktéři myšlenky (dodavatel a zákazník) vytvářejí své vlastní skupiny vedené profesionálními manažery. Po vzájemné dohodě stran je správcem správce ze strany zákazníka nebo zhotovitele.

Rozvoj projektového týmu přispívá k dosažení úkolu v co nejkratším čase. Manažerskou funkcí manažerů je vykonávat následující úkoly:

• při plánování implementace iniciativy;
• poskytování nápadu se správnými zaměstnanci;
• systematické sledování aktivit;
• motivovat zaměstnance k dosažení určitého výsledku.

Konkrétní realizace nápadu

Vedení projektového týmu je určeno s ohledem na specifika realizované iniciativy. To přímo ovlivňuje strukturu skupiny, početpotřebné specialisty, požadavky na jejich dovednosti a schopnosti.

Projektový tým je jednotný mechanismus, jehož koordinace určuje načasování nezbytných prací. Například, pokud má být plán implementován v oblasti zdravotnictví, tým bude potřebovat certifikované lékařské administrátory a lékaře.

Stavební tým projektu tvoří designéři, architekti, stavitelé, dodavatelé, bez kterých je těžké si představit toto odvětví ekonomiky.

Organizačně-kulturní prostředí

Externí faktory mají významný dopad na práci podniku. Mezi vnitřní prvky patří následující aspekty: soudržnost partnerů, kolektivní normy práce, rozdělení funkčních odpovědností, komunikační dovednosti.

Správné řízení projektového týmu pomáhá takové vlivy minimalizovat. Zásadním rozdílem mezi týmem a klasickým typem pracovního kolektivu je jeho fungování na bázi profesionality a obchodních kvalit, nikoli aplikace typického hierarchického principu.

Metody formování

Nové iniciativy se mohou objevit jak v rámci jedné organizace (společnosti), tak ve spolupráci několika malých firem najednou. Proto se sestavování projektového týmu provádí různými způsoby. Toto je důležitá podmínka.

V závislosti na cíli projektového týmu se používají určité nástroje a přístupy. Například, když podstata myšlenky souvisí s restrukturalizací, expanzí, modernizací v rámci konkrétního podniku, projektuje součástí každodenní práce manažera a profesionálů vybraných pro tuto práci.

Klasické

Manažer jmenovaný vedoucím společnosti kromě svých hlavních funkčních povinností také vede myšlenku, realizuje tento konkrétní plán.

Má plný přístup k požadovanému personálu, pravomoc koordinovat všechny akce, plánovat fáze práce. V obecné organizační struktuře společnosti se při promýšlení nové myšlenky vyčleňuje samostatná strukturální jednotka.

Tento model je klasickou formou, používá se především ve velkých podnicích. Předpokládá upřednostnění inovací před každodenními činnostmi, protože manažer se nedotýká typické hierarchie zavedené ve firmě. Manažer a členové hlavního týmu jsou na chvíli uvolněni ze svých přímých funkčních povinností. Kurátorem skupiny je jmenován vedoucí společnosti nebo jeho zástupce.

Smíšená forma

Je vhodný pro středně velké firmy. Podstatou vytvoření projektového týmu je, že inovace vede externí manažer. Je to on, kdo je zodpovědný za úspěch realizace nápadu. K dokončení úkolu, který mu byl přidělen, může takový specialista zapojit do projektu zaměstnance jiných oddělení. Rozdíl je v tom, že kromě práce na inovacích nadále plní hlavní povinnosti.

Pokud nápad realizuje několik společností najednou, zahrnuje projektový týmzástupci všech podniků, které mají zájem na úspěchu. Za standardní je považována taková organizace procesu, kdy je pro každý nápad vytvořena samostatná skupina účinkujících.

Základní přístupy k budování týmu

V současné době se používají čtyři základní principy:

• goal-setting;
• interpersonální;
• hraní rolí;
• problematické - orientační.

První zahrnuje stanovení konečného cíle jako vodítko pro práci projektového týmu, předběžné promýšlení způsobů, jak toho dosáhnout.

Interpersonální princip spočívá ve zvýšené pozornosti vůči vztahům mezi členy týmu. Úspěch práce přímo závisí na navázání komunikativních důvěryhodných vztahů, proto se projektový manažer často uchýlí k pomoci profesionálního psychologa.

Princip role je zaměřen na sdílení základních pravomocí mezi členy skupiny a dává každému člověku jeho vlastní práva a povinnosti.

Poslední princip přispívá k řešení všech sporných otázek v rámci společných sporů, což výrazně urychluje realizaci plánu a zvyšuje jeho efektivitu.

Kritéria výběru zaměstnanců

Zvláštní pozornost je věnována zkušenostem a profesionalitě lidí, kteří se budou podílet na vývoji a implementaci nových položek, které jsou pro společnost důležité. Zaměstnanci zapojení do projektu musí být proaktivní, připraveni převzít odpovědnost za svá rozhodnutí. Vítaná je chuť věnovat práci maximum času, ataké nezávislost při plánování fází činností.

Při vytváření projektového týmu nejsou kladeny žádné zvláštní požadavky na věkové složení. Aby se stmelil nový malý tým, organizuje vedoucí společné akce: dovolené, pěší výlety, firemní večírky.

Struktura je vyvinuta s přihlédnutím k funkcím prováděným specialisty a také ke vztahu mezi nimi. Mezi skupinové procesy, které ovlivňují efektivitu dosažení cíle, zaznamenáváme skupinový tlak, dynamické ukazatele, promýšlení společných rozhodnutí. Mezi faktory, které negativně ovlivňují rychlost projektu, zaznamenáváme chybějící jasně formulovaný cíl, pracovní plán, neustálé vnitřní konflikty a také nedostatek zdrojů a nezájem manažera o propagaci projektu.

V realitě naší země se při získávání cenných specialistů z jiných oddělení do týmu objevují různé konflikty mezi vedoucími oddělení a manažery. Největší potíže se objevují u mladých a nadějných zaměstnanců, kteří dostávají od hlavy odpovědný úkol. Problém v takových situacích by měl být vyřešen konstruktivním jednáním a management by měl klást správný důraz na tým.

Fáze formování a cyklus „života“

Od vzniku zajímavého nápadu až po jeho úspěšnou implementaci do reality prochází několik po sobě jdoucích fází najednou. V této době se navazují vztahy mezi soukromými obchodníky, budování benevolentní a efektivníspolupráce. Manažer sleduje procesy probíhající ve skupině, zastavuje konflikty a nedorozumění a orientuje účastníky ke konečnému výsledku.

Ve fázi orientace se provádí počáteční povrchní seznámení všech členů nové skupiny. Jsou ve stavu nejistoty a nejistoty ohledně svých silných stránek a schopností, takže je důležité, aby si vůdce v této fázi vytvořil správný postoj.

Manažer nejen orientuje své stejně smýšlející lidi, ale také odpovídá na otázky, tvoří seznam pravidel, cíl, metody, jak toho dosáhnout.

V procesu komunikace se objevují konflikty a neshody ohledně rozdělení funkcí v týmu. Vedoucí potřebuje zkrátit dobu trvání této fáze, aby rozdělil role mezi členy skupiny v co nejkratším čase.

Nadšení každého zaměstnance, jeho touha projevit iniciativu, nezávislost a originalitu při plánování hlavních fází činnosti přímo závisí na zájmu samotného manažera.

Ve fázi spolupráce se očekává navázání vztahů založených na důvěře, jasné rozdělení rolí a důsledná práce na zvážení pracovního plánu.

Pracovní fáze je čas, bezprostřední čas pro realizaci všech nápadů v reálném životě. Jeho trvání souvisí se specifiky uvažovaného nápadu a také s finančními možnostmi společnosti realizující projekt.

Poslední fází je posouzení efektivity projektu, úplnosti dosažení cíle stanoveného na začátku práce.