Správa. Vnitřní a vnější prostředí organizace: pojem, charakteristika a příklady

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Vnější a vnitřní prostředí organizace v managementu závisí na kombinaci ekonomických faktorů. Jedná se o konkurenceschopnost, ziskovost firmy, výkonnostní ukazatele přijaté strategie a podmínky pro další rozvoj. Pokud vám průmysl umožňuje vstoupit na nové trhy (zejména zahraniční), vnější prostředí vyžaduje strategické plánování a prognózování.

Interní prostředí: obecné pojmy

Interní prostředí organizace zahrnuje události, faktory, lidi, systémy, struktury a podmínky v rámci organizace, které jsou obecně pod kontrolou společnosti. Prohlášení o poslání a styl vedení jsou také posilujícími faktory. Obvykle souvisí s vnitřním prostředím organizace v managementu. A vnější prostředí bude záviset na akcích předchozího.

Je to tedy interní, kdo určuje organizační aktivity, rozhodnutí, chování a postoje zaměstnanců. Změny ve stylu vedení, organizačního poslání nebo kultury mohou mít významný dopad na společnost vcelkově.

Prostředí a jeho vlastnosti

Některé faktory mají původ mimo společnost, ale způsobují změny uvnitř společnosti. V zásadě jsou následující objekty a koncepty mimo kontrolu jakékoli organizace:

• Zákazníci.
• Soutěž.
• Ekonomika.
• Technologie.
• Politické a sociální podmínky.

Vnější prostředí manažerské organizace může mít významný dopad na její vnitřní prostředí, například její současné operace, růst a dlouhodobou udržitelnost.

Ignorování vnějších sil může vést k chybě. Je nezbytné, aby manažeři neustále monitorovali a přizpůsobovali se vnějšímu prostředí a pracovali na včasném provádění proaktivních změn, spíše než aby přijali reaktivní přístup, který může vést ke zcela jinému výsledku.

SWOT analýza

Interní a externí prostředí manažerské organizace stimuluje reakce manažerů na okolnosti a změny. Spoléhají na „skenovaná“data. Proces znamená sledování obou prostředí, aby se zjistily první známky toho, co by mohlo být potřeba změnit. K řešení potenciálních příležitostí nebo hrozeb je třeba provést úpravy, aby bylo možné identifikovat silné stránky společnosti a řešit její slabé stránky.

Jedním běžným typem skenování prostředí je analýza SWOT, která se konkrétně zaměřuje na silné a slabé stránky, příležitosti a hrozby vnitřních a vnějšíchprostředí organizace. Stručně řečeno, management přichází na to, že analyzuje vše, co se děje kolem společnosti a v ní, stejně jako v práci personálu a spokojenosti zaměstnanců s jejich pozicí.

Manažer začne analyzovat vnitřní prostředí a studovat neefektivitu v rámci organizace. Pak musí vzít v úvahu vnější prostředí a věci, které se dějí mimo organizaci, ale ovlivňují její úspěšnou existenci.

Faktory ovlivňující ziskovost

SWOT-analýza doporučuje analyzovat komponenty, které mohou ovlivnit výkonnost společnosti. U každého z faktorů existuje několik okolností, které mohou změnit vnější i vnitřní prostředí řídící organizace. Příkladem je marketingové prostředí. Je to kombinace vnějších a vnitřních faktorů a sil, které ovlivňují schopnost společnosti spojit se se svými zákazníky a sloužit jim.

Prostředí obchodního marketingu

Vnitřní prostředí se liší podle společnosti a zahrnuje vlastníky, pracovníky, stroje, materiály atd. Externí je navíc rozděleno na dvě složky: mikro a makro.

1. Mikro nebo úkolové prostředí je také specifické pro podnikání. Skládá se z faktorů podílejících se na výrobě, distribuci a propagaci nabídky.
2. Makro nebo široké prostředí zahrnuje koncepty, které ovlivňují společnost jako celek.

Široké médium má šest složek:

• Demografický.
• Ekonomický.
• Physical.
• Technologické.
• Politické a právní.
• Sociokulturní.

Marketingové prostředí společnosti se skládá z aktérů a stran mimo marketing, kteří ovlivňují její schopnost řídit je z hlediska budování a udržování úspěšných vztahů s cílovými zákazníky. (Philip Kotler)

Princip úpravy vnějších vztahů 1 – Soutěž

Pokud vaše firma není monopolní, budete muset bojovat s konkurencí. Když začnete podnikat a vstoupíte na trh se svým produktem, bojujete proti zavedeným a zkušenějším společnostem ve stejném odvětví.

Jakmile budete úspěšní, budete se muset vypořádat s novými firmami, které se vám snaží ukrást zákazníky nebo vám konkurovat. Může posílit pozice nebo vás zlomit. Například v soutěži s Amazonem mnoho menších obchodů zavřelo. Pokud by faktory vnějšího a vnitřního prostředí organizace byly objeveny dříve, každý by se mohl stát konkurenceschopným.

Přizpůsobení zásad 2 – Změny veřejné politiky

Změny ve vládní politice mohou mít obrovský dopad na podniky. Tabákový průmysl je klasickým příkladem. Vnější a vnitřní prostředí organizace cigaretových společností od 50. let bylo změněno vlivem vlády. Byli povinni dávat na své výrobky varovné štítky, ztratili právo inzerovat v televizi. Navíc pro kuřáky zbývá stále méně míst,kde mohou legálně kouřit.

Podíl kuřáků v Rusku se snížil téměř na polovinu, což mělo odpovídající dopad na příjmy odvětví. Vzhledem ke koncepci vnějšího a vnitřního prostředí organizace je třeba říci, že první s sebou nese změny ve druhém. Existují nezávislé okolnosti, které nelze "porazit".

Faktor interního rozvoje 1 – Zaměstnanci

Pokud nejste podnikatel s jedním mužem, jsou vaši zaměstnanci důležitou součástí interního prostředí vaší společnosti. Musí odvádět dobrou práci. Manažeři musí být schopni pracovat se zaměstnanci na nižší úrovni a řídit ostatní části interního prostředí.

I když jsou všichni zaměstnanci schopní a talentovaní, vnitřní politika a konflikty mohou zničit dobrou společnost. Tyto faktory vnějšího a vnitřního prostředí organizace je potřeba identifikovat. Toto je jeden z rysů personální politiky podniku.

Interní faktor 2 – Finance

I při velkých úsporách může být nedostatek finančních prostředků rozhodujícím faktorem, zda firma přežije nebo ne. Když jsou finanční zdroje příliš omezené, ovlivňuje to počet lidí, které můžete najmout, kvalitu vybavení a efektivitu reklamy, kterou musíte zorganizovat.

Pokud takové potíže nenastanou, existuje větší flexibilita pro rozvoj a expanzi podnikání. Za takových podmínek je snazší přežít krizi nebo neplánovanou inflaci.

Metody vnitřního a vnějšího prostředí organizace

Když jsou stanoveny všechny faktory, musíte přejít k metodám analýzy silných a slabých stránek. To doporučuje systém SWOT. Získané konečné indikátory budou využity při přípravě strategického plánování, po kterém se stanou optimální platformou pro vytvoření taktické expanze podniku.

SNW-analýza se liší od SWOT v pokročilejším systému taktiky, který se zaměřuje na silné stránky. První se používá pro vyspělé země, kde je samotná firma důležitým principem budování podnikání. Druhá analýza se používá v méně rozvinutých zemích, kde může dojít k zániku podnikání vlivem státu.

Existují také dvě různé analýzy (STEP a PEST) zaměřené na činnost státu a zároveň malých podniků.

1. Varianta STEP analýzy se používá v USA, Rusku, Africe a zemích s velkým územím. Čína používá jinou metodu analýzy, protože některé oblasti jsou zde vymezeny na právním základě. Technologický faktor je upřednostňován jako indikátor pokroku.
2. PEST analýza se používá k analýze vnějších charakteristik podniku. Dotýká se faktorů, jako je politika a ekonomika světových vůdců. Právě na nich závisí rozvoj „malé“země.

Abyste pochopili systém makroekonomického dopadu, musíte studovat ekonomiku jiných států.

Organizace správy prostředí

Řízení změn lze definovat jako systémový přístupk transformaci procesů, systémů, struktur, technologií a hodnot za účelem nápravy nedostatků a nesrovnalostí v organizaci. To zahrnuje řadu aktivit, které pomáhají účastníkům přejít od jejich současného způsobu práce k zamýšlenému.

V podnikání se změnou rozumí jakákoli změna v tradičním způsobu práce. Může to být dodatek, změna zásad, procesu, metody nebo čehokoli jiného, co by mohlo přímo nebo nepřímo ovlivnit organizaci.

Důvody pro provedení změn mohou být přirozené (tj. přežití, růst nebo expanze). Mohou být také reaktivní, tedy adaptovat se na měnící se prostředí. Zvažte některé z nich:

• Řízení změn zahrnuje pečlivé plánování a implementaci strategií a zároveň konzultace a zapojení lidí, kterých se změna týká. Pomáhá organizaci implementovat, řídit a sledovat změny a umožňuje členům organizace přijmout změny ve stávajícím prostředí.
• Uvědomění si potřeby. Pouze stanovením toho, co se bude zlepšovat (tj. proces, produkt, technologie, metoda). To vyžaduje tým, který zahájí proces a povede.
• Naléhavost přimět zaměstnance a ostatní členy organizace, aby si uvědomili důležitost změny a jejích výhod. Toto je důležitý krok, který by měl být zvážen a upozorněn na něj všechny zúčastněné strany. Stranám s alternativními nápady by navíc měla být poskytnuta stejná příležitost prezentovat své názory, názory anávrhy na stejné téma.
• Bariéry. Odpor ke změnám je jednou z hlavních překážek řízení změn. Někdy může vedení získat podporu pouze od několika lidí a jiní mohou být odolní vůči změnám. Aby bylo možné efektivně implementovat strategii změny, musí být bariéry včas odstraněny.
• Povědomí. Změna musí začínat vizí budoucnosti, protože zainteresovaným stranám objasňuje budoucí cíle organizace. Proto je nutné vytvořit a sdělit tuto vizi dotčeným stranám, aby věděly, proč se tak děje.

Jednou z nejlepších taktik, jak zvýšit zájem a morálku týmu, je vytvořit malé, snadno dosažitelné milníky, které posílí morálku a spokojenost zaměstnanců. Dlouhodobé cíle by však neměly být opomíjeny, protože právě ony ovlivňují přijetí změn ve vnějším i vnitřním prostředí podnikové organizace. Změny často selžou, protože jsou předčasně prohlášeny za úspěšné.

Musí být správně implementovány. Musíme chvíli počkat, než zjistíme mezery nebo nedostatky.

Proč potřebujeme analýzu PEST

Toto je nástroj určený k identifikaci aspektů vnějšího prostředí. Mohou ovlivnit strategii organizace. Řízení interního a externího prostředí je nemožné bez strategie a použití stejného formátu na úrovni konkurence.

STEP-analýza pomáhá dosáhnout dobréhovýsledek, pokud jsou pravidelně používány různé odhady tvarového faktoru. Fixní ukazatele dynamického růstu, které ovlivňují vyhlídky na rozvoj podnikání. Výsledkem je model reakce společnosti na novou strategii, která dokáže přizpůsobit společnost souhrnu identifikovaných faktorů v makroprostředí.

Charakteristiky dobré firemní organizace

Zaměstnanci musí být vyškoleni, aby úspěšně integrovali změny do své každodenní rutiny. Monitorování změn by mělo podporovat probíhající mechanismus, který sleduje, zda jsou změny implementovány správně.

Řízení změn se týká procesu vývoje a implementace podnikových strategií, plánů a postupů, které vycházejí z různých vnitřních a vnějších prostředí organizace. Charakteristikou kompetence se rozumí soubor výjimečných dovedností, strategií, pohybů nebo technologií, které rozlišují mezi lídrem a průměrným hráčem v odvětví. Je to zásadní zdroj konkurenční výhody pro firmu nad jejími konkurenty.