Definice pojmů front-, middle- a back-office. Co funguje v back office banky?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

„Všechny profese jsou potřeba, všechny profese jsou důležité“– všichni to známe z dětství. Faktem je, že v moderním světě je vše propojeno, takže se objevilo mnoho termínů cizího původu, jejichž význam je většině občanů neznámý. Realitní makléři, tvůrci obrázků, copywriteři, inspektoři - nemůžete okamžitě říci, co přesně tito lidé dělají. Totéž lze říci o specialistech back- a front-office. Kdo jsou, kde pracují, jaká je jejich přímá odpovědnost?

Definice Front Office finanční instituce

Tento termín se vztahuje na skupinu oddělení v organizacích odpovědných za práci se zákazníky nebo klienty. Front office specialisté jsou v popředí, to je tvář společnosti. Úspěch celé instituce závisí na jejich profesionalitě, kompetentnosti, vstřícnosti. V bankovním sektoru takoví pracovníci zpracovávají žádosti o zřízení vkladu nebo o získání úvěru, radí s případnými problémy, distribuují bankovní produkty apod. To znamená, že specialisté neustále doprovázejí klienta od jeho příchodu na pobočkubanky a před uzavřením transakce.

Co je back office?

Jedná se o provozní a účetní oddělení, které zajišťuje chod oddělení spravujících aktiva a pasiva společnosti. Back office je šedý kardinál. Klienti a zákazníci nedokážou ocenit práci jejích specialistů, přestože vynakládají velké úsilí na prosperitu podniku. Takové divize jsou v bankách, investičních společnostech, organizacích, které provádějí transakce na trzích cenných papírů. Zaměstnávají 3 až 15 lidí, počet zaměstnanců závisí na velikosti instituce.

Práce v back office banky zahrnuje přípravu manažerských reportů, provádění vypořádání cenných papírů a hotovosti při transakcích uzavřených front office. Její zaměstnanci se také zabývají sledováním dodržování limitů, vedením interní zprávy a poskytováním informací pro účetnictví. Specialista back office spolupracuje pouze s dodavateli, s klienty nespolupracuje.

Co dělá střední kancelář?

Tuto jednotku lze nazvat spojnicí mezi přední a zadní kanceláří. Jeho funkce jsou poměrně nejasné. Bankovní specialisté se podílejí především na sepisování a podepisování smluv, poskytování různých typů zpráv klientům, přijímání pokynů k výběru prostředků, nákupu a prodeji atd. Middle office je také odpovědný za koordinaci standardních formulářů a regulačních dokumentů s ostatními odděleními, vývoj metod provádění nových operací. Její specialisté ve většině případů pracují na zakázku předních pracovníků.

Jaké jsou povinnosti specialistů na back office?

Zaměstnanci finančních institucí musí sepisovat smlouvy o prodeji cenných papírů, vést evidenci transakcí. Specialista sleduje přeregistraci cenných papírů, protože musí být proveden převod vlastnictví na kupujícího z prodávajícího. Back office provádí tento postup na základě převodního příkazu obsaženého v evidenci držitele cenných papírů.

Nový vlastník musí obdržet všechny potřebné dokumenty a specialista zase řídí proces vypořádání mezi společnostmi prodávajícího a kupujícího. Zaměstnanec back office má obrovskou zodpovědnost, protože sebemenší chyba, která na první pohled vypadá jako drobná nepřesnost, může vést k problémům velkého rozsahu. V nejhorším případě společnost utrpí značné ztráty kvůli uznání transakce za neplatnou.

Porovnání předních a zadních kanceláří

Tato dvě oddělení jsou proti sobě. Front office je práce s klienty, tvář společnosti. Specialisté jsou vždy na očích, budoucnost organizace závisí na jejich profesionalitě a vynalézavosti. Back office pracuje ve stínu. Ne každý zná zaměstnance jednotky od vidění, ale stejně jako včely dělnice lopotí mnoho důležitých případů. Všichni specialisté pracují pro dobro společnosti, ale stále je důležité nakreslit čáru mezi jednotlivými odděleními, aby se odpovědnost některých nepřesunula na bedra jiných.

Front office a back-office mají různé funkce. První pracuje na zlepšení rychlosti služebzákazníků, zachování spolehlivosti obdržených informací, rychlá evidence tržeb. Druhá je zaměřena na analýzu prodeje, přípravu kartotéky zboží s cenami, cenový systém, kontrolu pohybu zboží ve skladech.

K oddělení divizí může dojít jak na softwarové, tak na hardwarové úrovni. Není mezi nimi jasná hranice, jde jen o systém pojmů. Oddělení back office a front office je nutné na psychologické úrovni. Vedoucí společnosti musí pochopit, že v prvním subsystému musí pracovat více profesionálních a zkušených specialistů než ve druhém, protože mají větší odpovědnost a obtížnější práci.