Zápis z valné hromady účastníků LLC. Pravidla designu

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Zápis z valné hromady účastníků LLC je nesmírně důležitý dokument. Požadavky na sestavení OSU protokolu nejsou na legislativní úrovni pevně dané, nicméně zvyklosti obchodního obratu a kancelářské práce diktují určitá pravidla pro jeho sestavení.

Povinné vedení záznamů

Za prvé, zápis ze setkání účastníků LLC je povinným dokumentem potvrzujícím samotnou skutečnost, že se setkání konalo (a povinnost konání a počet povinných setkání za rok je upraveno zákonem a, v některých případech stanovami společnosti).

Za druhé, ve formě protokolu jsou všechna rozhodnutí o aktivitách podniku formalizována.

Zápis z valné hromady LLC je uchováván v podniku a musí být poskytnut k nahlédnutí každému členovi společnosti na jeho první žádost.

Za vedení protokolů je zpravidla jmenován ředitel podniku, který se musí odrazit v jeho popisu práce.

Co se odráží v protokolu

Protokolvalnou hromadu účastníků LLC pořádá tajemník schůze nebo předseda GMS.

Odráží se v protokolu:

• datum a čas zahájení schůzky;
• typ OS;
• kvorum a legitimita OS;
• agenda OS;
• řeč (abstrakt) účastníků, otázky, diskuse, doplnění;
• výsledky hlasování o určitých otázkách;
• rozhodnutí přijatá JSU.

Zápis z valné hromady účastníků LLC podepisují všichni členové společnosti nebo předseda valné hromady a tajemník. Protokol je prošit povinným číslováním stránek, zapečetěný razítkem podniku.

Je třeba poznamenat, že protokol OS nemusí obsahovat seznam všech účastníků osobně, ale v tomto případě musí být jeho povinnou přílohou registrační list účastníků s údaji o jejich pasu a osobním podpisem každý z nich. Registrační list je vypracován ve volné formě a spojen s protokolem.

Další možností by bylo vést protokol. V tomto případě jsou stránky časopisu očíslovány, sešity a zapečetěny pečetí společnosti. Doba uchovávání takového deníku není omezena žádným regulačním aktem.

Doporučujeme také vést záznamy o práci sčítací komise. Vlastní sčítací komise je volena rozhodnutím schůze, skládá se z předsedy a alespoň jednoho člena komise. Protokol podepisuje předseda a je uložen společně s protokolem OS.

Pro úpravu všech důležitých bodů v postupu vedení zápisu se doporučuje vypracovat a implementovat „Nařízení o postupu vedení zápisu OS“, které stanoví postup při sestavování, úpravě, odvolání, ukládání protokolů. Taková pozice je schválena vedoucím podniku nebo je předložena k projednání OS (velmi vzácné).

Všechny protokoly OS musí být uchovány až do likvidace společnosti a poté přeneseny do archivu k uložení.

Jeden účastník – jak sestavit protokol?

Co když je ale v LLC pouze jeden člen? Je vedení zápisu povinné nebo stačí k doložení rozhodnutí účastníků? Zákon nečiní pro takové společnosti výjimku. Zápis z valné hromady účastníků LLC se v tomto případě formou a obsahem nijak neliší od zápisu s velkým počtem účastníků.

Rád bych také poznamenal, že protokol je pouze technickým způsobem formalizace rozhodnutí účastníků. V případě soudního sporu tedy bude právně způsobilá uznat, že rozhodnutí, a nikoli zápis z výroční schůze účastníků LLC, není v souladu se zákonem. Nedostatky ve vedení záznamů se však mohou stát důvodem pro prohlášení rozhodnutí za nezákonné.