Vyplácení cestovních náhrad: co o tom potřebujete vědět?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Placení cestovních nákladů není jen příležitostí cestovat na náklady společnosti, ale také odpovědností, která ukládá řadu omezení svobody pohybu na straně zaměstnance. Někteří věří, že cestování zdarma a minimum práce je něco, o co je třeba usilovat, když zaměstnavatel přiděluje odpovědnost za úkoly mimo město nebo zemi. Jak cool: na konferencích si můžete odpočinout a trochu se nudit. Ne vše je však takové, jak se na první pohled zdá.

Co lze považovat za služební cestu?

Služební cesta je podle článku 167 zákoníku práce Ruské federace cesta na určitou dobu na náklady zaměstnavatele za účelem plnění služebních povinností mimo „zdi“kanceláře. Předpokladem je překročení státní hranice, to znamená, že cesta do jiného města není služební cestou. V tomto případě jsou dny odjezdu a příjezdu brány v úvahu jako povinné pro zahrnutí do tohoto cestovního období. Zaměstnanci zbývákancelář, ale rozvrh práce mimo zemi není stanoven odesílající společností.

Za služební cestu lze ve výjimečných případech považovat i cesty, které vyžadují cestu do sousedního města. Toto pravidlo platí pro pozice, které nezahrnují neustálou potřebu překračovat hranice, například pro řidiče taxi. Každý den může cestovat mimo město, ale čas strávený na cestě tam není považován za služební cestu. Jiná situace je u úředníků, kteří obsazují práci na úřadech a někdy potřebují vycestovat do jiného města, aby si zlepšili kvalifikaci a absolvovali kurzy. Veškeré náklady nese zaměstnavatel, protože je to v jeho kompetenci, a právo zaměstnance odmítnout testování a studium je zachováno.

Další cestovní rozdíly

Cestování do zahraničí zahrnuje některé výjimky z pravidel. Týkají se především času a časových nákladů. Předpokládejme, že je zaměstnanec vyslán do jiné země, kde musí týden pobýt, aby měl čas navštívit výstavu nebo se seznámit s novými produkty dodavatele. Let je zpožděn a zaměstnanec je nucen zůstat v jiné zemi s vlastními penězi:

• Zaplaťte za hotelový pokoj.
• Jezte.
• Použijte dopravu v rámci země/města.
• Mějte potřebné pomůcky pro péči a hygienu.

Všechny výdaje musí být doloženy šeky a účtenkami, aby bylo možné později, po návratu do práce, posílit materiální podporu provrácení peněz. Pokud se bavíme o cestě do jiného města, pak se cestovní náhrada platí pouze částečně - doprava a jídlo.

Za co přesně firma platí?

Společnost nese veškeré cestovní náklady jednoho nebo skupiny zaměstnanců. Cena zahrnuje nejen cestu, ubytování, vstupenky a návštěvy určitých muzeí či výstav. Cestovní příspěvek zahrnuje také povinné platby:

• Zdravotní pojištění.
• Osobní pojištění.
• Platba za zavazadla a jejich pojištění.
• Prohlášení o nárokované částce.
• Pojistné za pronájem auta (pokud zaměstnanec nemá osobní nebo firemní vozidlo).

Víkendy se berou také v úvahu, protože člověk je nucen být v souvislosti s příkazem k odchodu na úkol mimo pracovní dobu. Úhrada za pracovní cesty o víkendu se vypočítává samostatně a v účetní závěrce se promítne jako jednorázové nebo denní výdaje. To je nutné, aby člověk mohl něco jíst a pohybovat se. Zbytek přebytků (chody do divadel, muzeí, kaváren, restaurací, nákupy) si zaměstnanec zajistí sám.

Postup výplaty cestovní náhrady: kdy jsou peníze vydány a vráceny?

Nejprve by měl být vydán příkaz zaměstnanci, který je podle názoru nadřízených kompetentní ve věcech, které je třeba řešit v zahraničí. Musí se jednat o úředníky, kteří splňují určité povinnosti a splňují výběrová kritéria pro danou pozici. Jinými slovy, pokud zaměstnanec nezná cizincejazyk, jsou úřady povinny mu zaplatit tlumočníka, je-li to nutné pro jednání s vyzvoucí společností. Po kontrole objednávky ji zaměstnanec podepíše a nejpozději 24 hodin před odjezdem obdrží zálohu na objednání letenek a pronájem hotelu.

Důležité! Záloha musí být 50 % z částky přidělené na zájezd. Musí pokrýt veškeré výdaje, které jsou poskytovány během pobytu v zahraničí. Úhrada denních cestovních výdajů se nevztahuje na mobilní komunikaci a mobilní internetový provoz.

Zbývající polovina částky bude použita k přepočtu zbývajících výdajů, které budou považovány za nepředvídané nebo dodatečné. Zaměstnanec na ně zajišťuje šeky a až po příjezdu domů může počítat s náhradou ztrát. Byl například zajištěn řidič, který zajišťuje dopravu. Pro něj je přidělena samostatná cestovní náhrada na opravu stroje, výměnu dílů, zásoby a tankování. Jiný zaměstnanec nemůže požadovat náhradu nákladů na dopravu, protože je zajištěn transfer a osobní řidič.

Jiný případ, pokud byly letenky objednány, ale let byl zpožděn. Pracovník byl naléhavě zavolán zpět a musel si za své peníze koupit jízdenky na autobus. Poté jsou náklady proplaceny. Když nejsou vůbec žádné peníze, společnost je pošle na účet příjemce nejrychlejším a nejpohodlnějším způsobem.

Kdy je to pro cestovatele výhodné?

Cestování za prací není vždy spojeno s osobními výdaji. Tady jepřípady, kdy vysílající strana proplácí náklady na jídlo a zaměstnanec zůstává „v plusu“. Týká se to okamžiků, kdy hostitelská strana hradí veškeré stravné v rámci hotelu, kde je osoba ubytována, nebo utracené z osobních peněz (host dorazí do domu/apartmánu). Zároveň je občanovi vráceno 50 % poskytnutých nákladů na stravu bez nutnosti předkládání účtenek za nákup potravin nebo hotového jídla v restauracích a kavárnách.

To je stanoveno zákonem a je to způsobeno tím, že člověk má právo odmítnout jídlo, které je pro něj ze zdravotních důvodů nežádoucí. Může si tedy koupit něco podle svého vkusu a potřeb, ale platba za dny cesty bude probíhat zákonem stanoveným způsobem. Někdy mohou být výdaje proplaceny po vzájemné dohodě zaměstnance a šéfa.

Vyplácení cestovních náhrad: cestování a komunikace o víkendech

Pokud je člověk nucen vykonávat o víkendech pracovní aktivity, např. uzavírání smluv nebo jejich podepisování, musí být mobilní komunikace placena. Tyto nepředvídané, ale očekávané výdaje mohou být částečně nebo plně uhrazeny na základě společné dohody. V praxi se často stává, že zahraniční pracovní cesta může zahrnovat nejen jiné časové pásmo, ale i dny v týdnu nebo roční období.

1. Pokud byl zaměstnanec vyslán do USA, kde je neděle považována za pracovní den, pak budou výdaje za daný den proplaceny ve 100% výši. Nicméně nedůvěra by měla být zanedbána, protože i to bude muset být prokázáno.
2. Pokud je cestovatel na cestě do Jižní Afriky, zohledňuje se také sezónnost a změna ročních období. Například „od zimy do jara“létat s kufry zimního oblečení je dodatečný náklad vyměnitelného spodního prádla pro teplé období. Platba za úschovu zavazadel je rozdělena na polovinu, pokud se strany dohodnou: zaměstnanec si mnoho věcí nebere - platí vedoucí, vinou zaměstnance je přebytek - náklady na to.

Totéž se děje v jiných případech, kdy dochází k neshodám a kontroverzním otázkám ohledně nákladů. Někdy z proplacení cestovních dnů vyplývá její výjimečný výskyt vinou společnosti, ale tato skutečnost by měla být také prokázána zaměstnanci. Je důležité vzít v úvahu některé další okolnosti, které ovlivňují oddělení povinností.

Mzdy

Musí šéf vyplácet mzdu, když je zaměstnanec v zahraničí? Jedná se o kontroverzní problém, protože zaměstnanec již vykonává svou činnost a dostává srážky. Na druhou stranu tráví volný čas, který by mohl trávit s rodinou nebo na dovolené z práce. A místo toho je nucen pracovat o víkendech, ale pouze na úkor srážek za cestu.

Vzhledem k tomu, že příspěvek na víkendové cesty je pouze částečný, měli byste zaměstnanci platit člověkohodiny, přičemž jeho příspěvek k rozvoji společnosti oceňujete základní sazbou podle podepsané pracovní smlouvy. Mzda nesmí ovlivnit další cestování, pokud je to v nejlepším zájmu společnosti, aosoba je povinna plnit své pravomoci. Motivem ale může být zrcadlová situace, kdy přesčas na pracovní cestě může ovlivnit výši paušálu. To znamená, že denní dávka podle části 1 Čl. 168 zákoníku práce Ruské federace, se přičítají k platové sazbě.

Co ovlivňuje příspěvek na diety v různých organizačních strukturách?

Výplata denního cestovního příspěvku nezávisí na zemi a místě bydliště osoby. Podle rozhodnutí Nejvyššího soudu č. CAS 05-151 ze dne 26.04.2015 jsou denní diety hrazeny v plné výši až do odjezdu. Pokud byly překročeny, musí je vedení uhradit. Jedná se o „kapesné“nutné k výkonu práce mimo trvalé místo zaměstnání v souvislosti s pracovními chvílemi nebo služebními úkoly. Za zmínku stojí, že peníze jsou hrazeny ze souhrnného rozpočtu, který tvoří státní fond.

Pokud zaměstnanec patří k rozpočtové organizaci, má samostatný fond, ze kterého na takové výdaje pocházejí peníze. Hovoříme o ministerstvu vnitra - sociální a zdravotní aspekty této organizace plně zajišťuje stát, který nemá nic společného s pojišťovacími fondy a zajišťuje občany pracující na nevládních pozicích.

V tomto případě úhrada cestovních výdajů v rozpočtových institucích zcela závisí na typu státní správy a zásobování jednotek. Pokud jde o vojenskou službu, jsou srážky poněkud vyšší než v nestátních strukturách nebo soukromých obchodních firmách. „Jelikož povinnost a úkol pro zaměstnance je úkolem země, pak nákladyzemě platí.“

Cestovní daně

Pro aktuální vykazované období platí následující zákon: pro organizace neexistují žádné minimální a maximální limity, to znamená, že každá společnost si může stanovit vlastní limit plateb, aby mohla poskytnout zaměstnance na jeden den mimo pracoviště. Pokud však odejde na několik hodin, denní příspěvek je vyplacen v plné výši, protože se nejedná o výhodu, ale o pokrytí nákladů.

Malé podniky se snaží omezit na denní dávku 700 rublů, protože tato částka není zdaněna v souladu s odstavcem 3 čl. 217 daňového řádu Ruské federace. Daň z příjmu fyzických osob bude muset být sražena z částky, která tvoří rozdíl přesahující stanovené minimum.

Důležité! Pokud je zaměstnanec vyslán do zahraničí, je nezdaněný limit 2 500 rublů. Úhrada cestovních výdajů v rozpočtové instituci se provádí přesně stejným způsobem.

Příklad výpočtu srážek z denních plateb

Předpokládejme, že pan Petrov jel na služební cestu na 5 dní, z toho 2 dny připadaly na víkend. Má nárok na 1000 rublů za každý den strávený v jiném městě, jak rozhodly úřady. Z těchto 5 000 rublů není zdaněna částka 5700=3 500 rublů. Zbývajících jeden a půl tisíce podléhá zdanění a placení pojistného.

Při cestě do zahraničí na stejných 5 dní dostává člověk 3 000 rublů za den. Z 15 000 rublů zůstává částka 2 500 rublů, která podléhá dani z příjmu fyzických osob apříspěvky. V tomto případě v žádném případě není vyžadováno předkládání šeků a účtenek.

Jaké dokumenty je třeba předložit?

Okamžitě se vyplatí začít s dopravou – pokud cestujete soukromým autem, účtárna vystaví nákladní list, kde jsou vystaveny šeky a potvrzení o zaplacení PHM a dalšího spotřebního materiálu. Lístky na letadla, vlaky a autobusy si uschovejte až do návratu domů. Cestovní pas se značkami hraničního přechodu by měl být také zkopírován pro připojení k nákladnímu listu. Pro cesty po městě v rámci země musíte vydávat zprávy o přidělení - toto je list, který odráží seznam služebních povinností.

Pokud byl hotel rezervován osobně zaměstnancem, měli byste si předem zjistit, zda má formulář č. 3-G pro vystavení hostům. V opačném případě bude ubytování na náklady zaměstnance, protože takové organizace KKM nepotřebují. Při vydávání memoranda (pro rozpočtové organizace) byste měli dodatečně připojit vstupenky s datem odjezdu a příjezdu. Výplata cestovních náhrad o víkendech může být vynucena, pokud je sepsán místní zákon a podepsána objednávka ve formuláři T-9. Tyto dokumenty mají přednost před zákony, kterými se řídí účetní. Nejprve je třeba je vzít v úvahu, aby nedošlo k přeplacení cestovních náhrad.

Hlavním rozdílem mezi rozpočtovými a soukromými podniky je povinné zajištění zaměstnance, který je „vinou“vedení mimo zemi. Je důležité udělat vše pro to, aby zaměstnanec mohl včas a pečlivěsplnit všechny úkoly společnosti. Soukromé firmy se o takové platby zajímají jen zřídka, protože vždy je třeba vyplnit další dokumentaci a odečíst daňové platby. Předem si proto ověřte vše, co bude vystaveno a podepsáno na vaše jméno. Zjistěte si také, které organizace mimo město či zemi příslušné dokumenty vydávají. Někdy je docela obtížné získat jízdenku ve veřejné dopravě, abyste prokázali, že jste cestovali na služební cestě.