Ukázka typického popisu práce pro archiváře

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Pozice zaměstnance archivu se nazývá archivář. Hlavním úkolem specialisty v této oblasti je zavést vlastní práci archivu a oběh dokumentace v něm. Takoví odborníci jsou potřeba všude tam, kde je velká fluktuace úředních dokumentů, zejména v organizacích souvisejících s pojišťovnictvím, finančnictvím a zejména ve státních podnicích. Hlavním dokumentem, na který se musí nový zaměstnanec odvolávat, je popis práce archiváře.

Obecná ustanovení

Přijmout nebo propustit archiváře může pouze vedoucí podniku. A v první řadě se musí odvolávat na současnou legislativu země. V pokynu musí být uvedena osoba, která je přímým nadřízeným specialisty zastávajícího tuto pozici.

Pro práci archiváře musí člověk získat počáteční odborné vzdělání a poté může být přijat na pozici i bez praxe v této oblasti. Existuje možnost, žečlověk se středním nebo všeobecným vzděláním získá práci, ale pak musí absolvovat speciální školení v tomto směru. Na této pozici nejsou vyžadovány zkušenosti.

Co potřebujete vědět

Z popisu práce podnikového archiváře vyplývá, že zaměstnanec musí mít určité znalosti: je povinen prostudovat předpisy, pokyny a celý seznam právních dokumentů souvisejících se správou archivů v této organizaci. Kromě toho musí vědět, jak dokumenty uchovávat, používat a také podle jakých standardů jsou přijímány a předávány. Jeho znalost by měla zahrnovat jednotný státní systém kancelářské práce. Kromě toho musí rozumět tomu, jak jsou popisy dochovaných dokumentů sestavovány, které z nich je třeba uchovávat trvale a které pouze dočasně, a také vypracovávat akty týkající se jejich zničení.

Popis práce asistenta archiváře znamená, že musí vědět, jak jsou spisy zakládány, podle jakých pravidel jsou připravovány pro následné použití a uchování, jak jsou v podniku vedeny záznamy a připravovány zprávy. Tato osoba musí rozumět struktuře společnosti, kde pracuje, a také pravidlům pro používání zařízení a všech technických prostředků nezbytných k provádění práce v archivu. Kromě toho musí znát všechna vnitřní pravidla a zákony organizace, včetně ochrany práce, požární bezpečnosti, rutiny atd.

Odpovědnosti

Popis práce archiváře rozpočtové institucepředpokládá, že musí vykonávat určité funkce: provádění prací souvisejících s archivní činností, uchovávání dokumentace, která vstupuje do archivu, evidenci došlých dokumentů, vypracovávání číselníku a ověřování správnosti spisových věcí před jejich podáním. do archivu. Pokud je taková potřeba, zašifruje úložné jednotky, zorganizuje umístění pouzder a zanese je do registru.

Popis práce archiváře zdravotnického zařízení naznačuje, že musí připravit souhrnné popisy uložené dokumentace, distribuovat ji do dočasných a trvalých jednotek. Musí vést záznamy a okamžitě zničit dokumenty, jejichž platnost již vypršela, a vyvinout systém, pomocí kterého bude možné rychle a snadno požadovaný dokument najít.

Další funkce

Kromě toho jeho oficiální povinnosti vyžadují jeho přítomnost při zkouškách pro hodnotu dokumentů nejen pro vědu. Musí zajistit, aby dokumenty zůstaly neporušené, v případě potřeby s nimi provést restaurátorské práce. Tento specialista také zajišťuje, že archiv má všechny nezbytné podmínky pro běžné ukládání dokumentů.

Archivář musí sledovat plnění pravidel požární ochrany a používat moderní technické prostředky pro práci s dokumenty. Je povinen na žádost zaměstnanců a návštěvníků organizacevydávat kopie nebo originály archivní dokumentace, vystavovat certifikáty s využitím informací dostupných v archivu a připravovat zprávy o své práci.

Práva

Popis práce lékařského archiváře naznačuje, že má určitá práva. Může si vyžádat a obdržet dokumenty, které se týkají jeho pracovní činnosti. V případě potřeby může spolupracovat s odborníky z jiných oddělení podniku nebo z jiných organizací, pokud mu to pomůže při řešení jeho kompetentních problémů. Je-li taková potřeba, může zastupovat zájmy své společnosti v jiných organizacích ve všech záležitostech, které se přímo týkají práce archivu.

Odpovědnost

Popis práce archiváře předpokládá, že je odpovědný za neplnění svých povinností a nekvalitní práci, za poskytování nepravdivých nebo zkreslených informací o provedených úkolech, za odmítání plnit příkazy svých nadřízených.

Kromě toho je odpovědný za situace, kdy byly zjištěny přestupky, porušení bezpečnosti nebo jiná jednání ohrožující běžný provoz podniku a zaměstnanec je nenahlásil a nepřijal žádná opatření k odstranění problému. Za porušení norem pracovní kázně je odpovědný archivář.

Pracovní podmínky

Popis práce archiváře naznačuje, že vedení organizace by mělo určovat hodiny jeho práce v souladu s pracovními podmínkamilegislativa. V případě potřeby mu firma musí zajistit pracoviště zohledňující všechny normy a standardy a také vše potřebné pro služební cesty, včetně místních. Má také právo podepisovat dokumenty v rámci své pravomoci.

Závěr

Hlavním dokumentem, o který by se měl specialista přijatý na tuto pozici opírat, je popis práce archiváře. Bez ohledu na to, ve které organizaci pracuje, jsou práva, povinnosti, funkce a znalosti prakticky stejné a mohou se lišit v závislosti na potřebách konkrétního podniku a na tom, jaké úkoly přiděluje management svým zaměstnancům.

Taková práce vyžaduje pozornost, vytrvalost, znalost pravidel pro bezpečnost důležitých dokumentů, znalost posuzování hodnoty určitých dokumentů a také schopnost systematizovat, rychle vyhledávat a šifrovat dokumenty. Důležitým faktorem je také práce s lidmi, protože profese archiváře obnáší vydávání a přijímání různé dokumentace, kontrolu správnosti jejího sestavení a pravosti. Správně a spolehlivě plnit pracovní povinnosti na této pozici bude schopen pouze pozorný člověk, který je připraven pracovat s velkým množstvím informací a zastupovat zájmy společnosti v jiných organizacích.