Mentoring jako metoda školení zaměstnanců. Pomozte mladým profesionálům v nových zaměstnáních

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Enterprise mentoring je uznáván jako jedna z nejúčinnějších a nejúčinnějších metod používaných pro školení nových zaměstnanců.

Rysem současné situace ve světě podnikání lze nazvat vážné potíže s výběrem profesionálního personálu. Najít hotového specialistu, který se může okamžitě pustit do práce, je téměř nemožné. Mentoring, jako metoda školení zaměstnanců, umožňuje prakticky vzdělávat zaměstnance se specifickými znalostmi a dovednostmi, které jsou relevantní pro konkrétní společnost. Mnoho velkých podniků přechází na tento způsob budování týmu. Tato technika se stává obzvláště důležitou v případech, kdy zaměstnanci podniku jsou mladí lidé s minimálními pracovními zkušenostmi.

Co je mentoring

V závislosti na velikosti organizace a také na specifikách a složitosti ekonomických činností (výroba, obchod, služby, konzultace) může manažer najímat pracovníky s malými nebo žádnými zkušenostmi. V procesu školení vysoce kvalifikovaný odborník (to jementor) poskytuje nováčkovi informace nezbytné pro práci.

Jeho povinností je také sledovat proces asimilace těchto znalostí, formování potřebných dovedností a obecně chuť pracovat. Po dokončení školení složí mladý specialista atestaci a může mu být povoleno vykonávat pracovní funkce.

Význačným rysem mentoringu je, že celý proces probíhá přímo na pracovišti, dotýká se reálných situací a ilustruje celý pracovní proces. To znamená, že takové školení obsahuje minimum teorie a zaměřuje pozornost studenta na praktickou stránku činnosti.

Interní a externí škola ve firmě

Pojem „mentoring“se nejčastěji používá v souvislosti s pojmem „učící se společnost“. Toto je název organizací a podniků, které reagují vysokou rychlostí a efektivitou na vznikající změny ve své obchodní oblasti. Vytvářejí nové technologie, studují a získávají dovednosti a znalosti a extrémně rychle integrují nový vývoj do výrobního (obchodního, poradenského či jiného) procesu. Účelem těchto akcí je transformovat hlavní podnikání za účelem udržení a zlepšení konkurenceschopnosti.

Nedílnou součástí tohoto procesu je neustálé zvyšování kvalifikace a profesionality personálu. Pro efektivní a kvalitní školení zaměstnanců slouží dva systémy:

1. Externí škola poskytujeorganizace jakéhosi školicího střediska na území podniku nebo mimo jeho zdi. Zde mohou zaměstnanci podniku, kteří jsou vyškoleni „od nuly“nebo si zdokonalují své dovednosti, navštěvovat školení, semináře nebo přednášky vedené vlastními školiteli nebo pozvanými odborníky.
2. Vnitřní škola je více individuální způsob učení. Mladý specialista využívá na svém pracovišti pokyny, rady a doporučení zkušenějšího pracovníka. Výhodou interní školy je předávání individuálních zkušeností a postřehů.

Kdo je mentor a jaký by měl být

Mentoring jako metoda školení personálu zahrnuje předběžné školení samotného instruktora. Může je vybrat pouze vedoucí, specialista nebo manažer, který prošel výběrem, byl zařazen do skupiny mentorů a splňuje řadu požadavků:

• Současná úroveň kompetencí odpovídá profilu pozice, kterou zastává.
• Opatrný při vykonávání své práce, stejně jako ve vztahu k ostatním pracovníkům.
• Pracovní zkušenosti v této organizaci po dobu alespoň jednoho roku.
• Zkušenosti s výkonem jejich profesních povinností po dobu alespoň tří let.
• Mít osobní touhu stát se mentorem.
• Dobrý výkon v MVO.

Když podnik potřebuje vyškolit nové zaměstnance, manažer vybere kandidáta a podepíše příkaz k mentorství. Podle tohoto dokumentupozději se provedou všechny akce k přiřazení stážisty ke konkrétnímu instruktorovi, nahromadění poslední odměny a zapsání nového zaměstnance ve státě po jeho úspěšném zaškolení.

Jak probíhá registrace do skupiny mentorů

Vzhledem k tomu, že práce s personálem je poměrně složitý proces a jeho výsledky mají významný vliv na produktivitu firmy, je k výběru a školení mentorů přistupováno s maximální odpovědností. Spolu se schopnostmi a přáním zaměstnance ucházejícího se o roli mentora rozhoduje o zařazení do skupiny personalista po dohodě s přímým nadřízeným zaměstnance.

Stává se to, když si šéf prostuduje přihlášku podanou samotným zaměstnancem v písemné nebo elektronické podobě (záleží na uspořádání firemního portálu). Kromě toho může manažer nezávisle vybrat a doporučit určitého zaměstnance a kandidát na mentory má šanci být zapsán do skupiny na základě výsledků ročního hodnocení zaměstnanců.

V rámci skupiny mentoři absolvují školení zaměřené na systematizaci a harmonizaci mentorského procesu. Je jim prezentován obsah, styl a správné pořadí prezentace vzdělávacího materiálu.

Proč jsou mentoři vyloučeni ze skupiny

Zaměstnanci, kteří jsou mezi instruktory, musí plnit své povinnosti na správné úrovni, jinak budou vyloučeni. Důvody pro tak radikální akci ze strany vůdců mohou být následující faktory:

• Zaměstnanec nevykazuje osobní pokrok, jeho kompetence se nerozvíjí.
• Více než 20 % nových zaměstnanců společnosti, na které dohlížel tento mentor, neprošlo onboardingovým programem.
• Specialista není schopen vykonávat své přímé pracovní povinnosti ve vysoké kvalitě.
• V průběhu jednoho roku si na tohoto zaměstnance stěžovalo více než 30 % stážistů.

Zapojení mentora

Mentoring jako metoda školení personálu ukládá instruktorovi a praktikantovi určité povinnosti, ale zároveň jim je dána možnost uplatnit řadu práv.

Kromě realizace jejich aspirací a schopností je specialistovi, který je studentovi přidělen, vyplácena peněžní odměna. Aby však mentor tyto peníze získal, musí dobře vykonávat všechny své funkce a počkat, až bude dokončen proces školení zaměstnanců a absolvována certifikace. Je běžnou praxí vyplatit náhradu dva měsíce poté, co personalista posoudil znalosti nového zaměstnance a schválil jeho zápis.

Taková opatření jsou zcela oprávněná, protože cílem mentoringu je předat zkušenosti a vychovat zaměstnance užitečného pro podnik. Společnost nemá zájem přijít o peníze kvůli neschopnosti mentorů, nedbalosti, lenosti nebo nedbalosti studentů.

Význam správného stanovení cílů

Jedním z nejdůležitějších úkolů, které vysoce kvalifikovaný odborník jako mentor vykonává, je vytvoření obrazu výsledku v mysli a představivosti stážisty.

Z čehoto, jak dostupný a srozumitelný bude cíl sdělen, závisí na skutečnosti, že jeho dosažení pro studenta bude. Správná formulace navíc může inspirovat adaptabilního zaměstnance k náročnějším úkolům.

Relevantnost a přiměřenost stanovených cílů lze posoudit jejich porovnáním s následujícími kritérii:

• Specific.
• Měřitelné.
• Dosažitelné.
• Význam.
• Vázané na konkrétní datum.

Konkrétní cíle

Pro každého vůdce nebo mentora je práce s personálem především založena na principu specifičnosti při formulaci úkolů, odpovědností a požadovaných výsledků.

Současně s konkrétností je cíl stanoven z pozitivní pozice. Bylo by například špatné žádat o rozložení titulní stránky bez červené a černé.

Na rozdíl od toho bude správnější úkol vytvořit několik možností rozvržení podle šablony, kterou zaměstnanci znají.

Mentoring jako metoda školení zaměstnanců by měl být založen na pozitivních prohlášeních bez částice „ne“. Bylo prokázáno, že to podvědomí nevnímá, takže existuje vážné riziko, že dostanete přesně ten výsledek, kterému jste se tak chtěli vyhnout (rozložení v červené a černé).

Místo toho, aby mluvil o tom, co nedělat, dobrý mentor dá stážistovi správný a jasný kurz.

Co znamená pojem „měřitelný cíl“

Charakteristika správnácílem se stává možnost jeho kvantitativního či kvalitativního měření. K tomu použijte různé parametry a míry: kusy, listy, procenta, rubly, metry.

Příkladem nesprávně formulovaného úkolu je známá anekdota, jejíž sůl je v závěrečné větě armádního praporčíka: „Kopat odtud až do svítání.“

Adekvátním cílem by bylo uskutečnit deset nevyžádaných hovorů denně nebo vyjednávat se třemi lidmi.

Dosažení cíle: opravdu na tom záleží

Budování důvěry studentů ve vlastní schopnosti a kompetence je jednou z funkcí, které mentor vykonává. Mentoring by pro zkušené zaměstnance neměl být způsob, jak se prosadit na úkor nováčků.

To je důvod, proč dobrý manažer, když zadává stážistovi úkol, porovnává jeho složitost se schopnostmi studenta. Tady není žádná naděje na štěstí nebo zázrak

Specifikem stanovení adekvátního cíle je, že by měl stážistu motivovat k další činnosti, což znamená, že by to mělo být obtížnější, než je zvyklý. Nadměrná složitost zároveň děsí nejisté studenty.

Nejlepším popisem cílů, které spadají do „zlatého průměru“mezi složitým a jednoduchým, by byla fráze „obtížné, ale proveditelné“. Postupem času se bude úroveň obtížnosti cílů pro účastníka zvyšovat, protože získává nové znalosti a musí je umět aplikovat.

Nastavení termínu pro dokončení úkolu

Vágní formulace při stanovování cílů je jedním z hlavních faktorů vyvolávajících neúspěch úkolu resp.jeho špatný výkon.

Nová práce musí mít především konečný termín a také čas pro doručení nebo odsouhlasení průběžných výsledků.

Extrémně neprofesionální uvádět hrubý odhad termínu splatnosti, například „do konce měsíce“nebo „příští týden“. Úkol dokončit layout do 15. září zní mnohem jasněji a konkrétněji.

Význam cíle

Nová práce se pro stážistu stává výzvou a ne obtížnou povinností, pouze když je pro něj zajímavá. Kvalifikovaný mentor s vědomím, že potřebuje studenta motivovat, zformuluje cíl tak, aby se stal důležitým pro samotného interpreta.

Mentor má k dispozici pouze nefinanční motivaci, peněžní odměny ani sankce od stážistů nejsou dostupné. Proto uměním dobrého manažera je pevně a trvale zaujmout studenta v pracovním procesu.

Příklad špatného nastavení cíle: „Potřebuji, abyste udělal toto rozložení.“Student nechápe, proč by měl tento úkol dělat, vnitřně se brání.

Požadavek na vytvoření tohoto rozložení má radikálně opačný účinek a v případě dobrého výsledku bude celý tým vědět o přednostech stážisty.

Zpětná vazba jako mentorský nástroj

V procesu učení není úlohou instruktora pouze mechanicky předat školenému potřebné informace, ale také kontrolovat jejich správnou a úplnou asimilaci.

Použití zpětného chodukomunikace, může manažer analyzovat úroveň vnímání žáka, jeho chyby, nedostatky a bludy. Náprava výkonu pracovní funkce se provádí diskusí a jemným navrhováním správného směru, tedy konstruktivní kritikou.

Jakýkoli komentář by měl být strukturován takto:

1. Mentor popisuje situaci, která je předmětem diskuse (úkol, projekt, týmové chování, dodržování firemní etiky).
2. Potom vyjádří svůj postoj k ní a jejím následkům.
3. Manažer vysloví svá přání ohledně budoucích výsledků studentova jednání za stejných (podobných) okolností. Může také nabídnout jednodušší chování pro dosažení nejúčinnějšího pracovního postupu.

V každém případě by chování mentora vůči adaptivním zaměstnancům mělo být založeno na taktu, trpělivosti a diplomacii.