AHO specialista – kdo to je? Správní a ekonomický úsek: struktura, zaměstnanci, management

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Každý, kdo má pracovní zkušenosti, chápe, jak důležité je, když společnost řádně udržuje životně důležitou činnost a zajišťuje bezpečnost zaměstnanců. Pojďme zjistit, kteří zaměstnanci by měli být zahrnuti mezi zaměstnance společnosti, aby byl pobyt pohodlný.

Proč vzniká AXO

Nejprve si ujasněme, že AHO je administrativní a ekonomické oddělení. Obvykle se takové strukturální jednotky vytvářejí ve velkých podnicích s rozvětvenou strukturou ekonomické činnosti. V malých firmách může funkce celého oddělení vykonávat jedna osoba. Hlavní funkcí zaměstnanců tohoto oddělení je kompetentní organizace administrativních a ekonomických činností, minimalizace nákladů společnosti na zajištění její životně důležité činnosti a vytváření pohodlných podmínek pro pobyt na pracovišti.

Struktura oddělení

Jak již bylo zmíněno výše, zaměstnanec AHO je pozice typická spíše pro velkou organizaci, kde tvoří samostatnou strukturální jednotku a vytváří pozicio AXO.

V mnohatisícových podnicích v rámci AHO lze přidělovat parcely, skupiny.

V rámci oddělení lze tedy rozlišovat sektory:

1. Plánování a kalkulace, jejichž hlavním úkolem je plánovat výdaje a určit jejich proveditelnost.

2. Materiál a zdroje – řídí přijímání spotřebního materiálu.

3. Sociální zabezpečení - vytváří podmínky pro pohodlnou existenci zaměstnanců společnosti.

Hlavní úkoly oddělení

Tato jednotka má přiděleno poměrně hodně úkolů, ve velké organizaci málokdy slyšíte otázku: „AHO specialista - kdo to je?“

Všichni členové týmu chápou, že zaměstnanci oddělení řeší důležité problémy, jejichž řešení přispívá k efektivnímu fungování podniku:

• úklid;
• údržba interiéru a budovy;
• vytváření pohodlných pracovních podmínek.

Administrativní a ekonomické oddělení. Funkce

Vzhledem k tomu, že úkoly před touto strukturní jednotkou mohou být velmi různorodé, ale tak či onak souvisí s poskytováním ekonomických služeb na správné úrovni, lze identifikovat následující funkce:

• zajistit řádnou údržbu prostor podniku;
• monitorování správného provozu zařízení;
• plánování rekonstrukcí, oprav budov;
• provádění plánovaných oprav, jehokontrola a přijetí;
• zkrášlení budovy a její fasády, terénní úpravy;
• odhad nákladů;
• provedení veškeré potřebné dokumentace;
• poskytování kancelářských pracovníků vše, co potřebují k efektivní práci.

Na základě toho můžeme dojít k závěru, že práce v AHO vyžaduje dodržování velkého množství pravidel a předpisů a je neoddělitelně spojena s vysokou mírou odpovědnosti za výkon práce.

Na právech

Nyní si promluvme o tom, jaká práva má specialista AXO (už jsme se rozhodli, kdo to je). Také v tomto odstavci bude uvedeno, kdo je odpovědný za plnění povinností zaměstnanců oddělení.

Podle očekávání tento odstavec zahrnuje vše, co souvisí s kontrolou dodržování různých norem, požadavků na uchování majetku společnosti, který je v provozu.

Oddělení může také kontrolovat správné skladování majetku ve skladu, vyžadovat zprávy o používání kancelářského spotřebního materiálu.

Samozřejmě právem této strukturální jednotky je zastupovat zájmy společnosti v interakci s různými institucemi (opravárenské, stavební organizace), pokud je potřeba řešit problémy v rámci její působnosti.

Na základě výsledků kontrol může vedoucí ACS prostřednictvím vedení iniciovat vydání příkazu k uložení kázeňského trestu za škodu na majetku.

O interakci

Specialista AHO (kdoje to manažer nebo řadový zaměstnanec, to je jedno) při své práci bezesporu buduje oficiální vztahy s kolegy z jiných oddělení. To je nezbytné pro kvalitní výkon funkcí.

Zaměstnanec správního oddělení přijímá od zaměstnanců jiných stavebních úseků žádosti o nákup věcí nezbytných k práci (kancelářské potřeby, psací potřeby apod.), dále hlášení o škodách na majetku, písemná vysvětlení o příčiny poruch.

AHO nejen dohlíží na ostatní útvary nad plněním rozsahu jím svěřených záležitostí, ale také vypracovává plány realizace oprav v prostorách na základě standardů poskytovaných finančními a účetními službami.

Strukturní jednotka navíc spolupracuje s oddělením personální administrativy (vyžadování personálního obsazení, získávání informací o pracovních cestách zaměstnanců) a právním oddělením (požadující konzultační pomoc při sepisování smluv).

O odpovědnosti

Nyní je třeba se dotknout oblasti odpovědnosti, kterou specialista AHO nese. Kdo se rozhodne toto kontrolovat, měl by vědět, že za výkon funkcí je plně odpovědný vedoucí správního a ekonomického oddělení.

Mezi jeho povinnosti patří mimo jiné organizace práce zaměstnanců jemu svěřené stavební jednotky. Manažer zajišťuje kvalitní a včasnou přípravu dokumentace, správu dokumentů. Za výkon zaměstnanci odpovídá vedoucí AHOprůmyslová disciplína. Oblast odpovědnosti ostatních zaměstnanců ekonomického oddělení je určena náplní práce, o které bude stručně pojednáno v tomto článku.

Popis práce vedoucího AHO

Zaměstnanci, kteří se nepodílejí na správě osobních dokumentů, si pravděpodobně nebudou myslet, že určený pokyn musí splňovat určité požadavky.

Přesto je. Dokument musí bezpodmínečně obsahovat uvedení kvalifikace vedoucího oddělení a požadavky na pracovní zkušenosti. Na pozici manažera jsou zpravidla přijímáni specialisté s vyšším vzděláním (v našem případě může být vzdělání technické nebo ekonomické), praxí (minimálně tři roky jako specialista, 1-2 roky jako manažer).

Vedoucí oddělení musí znát všechny místní předpisy, příkazy pro organizaci, které regulují její činnost, a také být dirigentem firemní kultury přijaté ve společnosti.

V každé pracovní náplni, ať už jde o vedoucího, inženýra ACS nebo jiného zaměstnance, je nutné uvést požadavky na znalost norem a pravidel BOZP, požární bezpečnosti.

Dokument musí také obsahovat informace o tom, kdo je přímým nadřízeným zaměstnance, který jej zastupuje v době nemoci.

Odpovědnost na pozici „náčelníka AHO“má v mnoha ohledech něco společného s funkcemi oddělení, čemuž se nelze divit. Přesto je označme:

• zajištění kvalitních služeb a dodržování předpisůa pravidla SNiP pro stav budovy a vnitřních prostor;
• rozpočet, plánování renovace;
• poskytování zaměstnancům společnosti nezbytným nábytkem, spotřebiči, inventářem, vedení jejich účetnictví pro podnik, organizování racionálního využívání materiálů;
• provádění řízení prací na zlepšení území;
• organizace služeb na příslušné úrovni schůzek, konferencí a jiných akcí;
• vedení zaměstnanců jednotky, která mu byla svěřena.

Informace o právech jsou také vyžadovány v popisu práce. Zde bychom měli hovořit o předkládání projektů na zlepšení služeb pro management, seznámení se s dokumenty upravujícími činnost společnosti, informování managementu o nedostatcích v hospodářské činnosti. V rámci řízení zaměstnanců může úředník podávat návrhy na povýšení / potrestání svých specialistů.

Sekce odpovědnosti obsahuje informace o nutnosti řádně plnit své povinnosti a dobře se starat o majetek svého zaměstnavatele.

Další pozice v oddělení

Struktura AHO předpokládá existenci dostatečně velkého počtu zaměstnanců v ní: mohou to být inženýři, specialisté, asistenti.

V závislosti na složitosti organizace mohou být vedoucí, starší, mladší specialisté, asistenti. Náplň práce je samozřejmě v tomto případě předepsána přímo pro konkrétní pozici a organizaci,znamená jasné rozdělení odpovědností.

Samostatně by se mělo říci o povinnostech těchto zaměstnanců jako domovník, uklízeč, kteří se zabývají uvedením území a prostor do řádného stavu. Jejich práce není nijak zvlášť obtížná, ale zahrnuje také určitou míru odpovědnosti.

Z výše uvedeného můžeme usoudit, že práce zaměstnanců AHO spočívá v kompetentním plánování a poskytování zdrojů zaměstnancům. Specialisté by zároveň neměli dovolit nadměrné výdaje a mimořádné události.

Práce v AHO tedy není o nic méně zodpovědná než na jiných pozicích.