Outsourcing účetnictví je Vlastnosti, typy, výhody a ceny

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-17 18:44

V tomto světě se tak stalo, že nepřežije ten nejsilnější, nejchytřejší, největší, ale ten nejschopnější. Tato biologická zákonitost plně platí pro oblast podnikání. Pro zajištění trhu je nutné, aby příjmy společnosti převyšovaly náklady. A v tomto případě je důležitý každý okamžik a nuance. Co je tedy outsourcing účetnictví? Jak to ovlivní společnost?

Úvod

Začněte zde s definicí. Účetní outsourcing je forma spolupráce, při které jednotlivý specialista nebo celá společnost přebírá funkce vedení záznamů, správy dokumentů a také předávání požadovaných informací regulačním orgánům. Je považováno za opatření administrativního vytížení společnosti. S jeho pomocí můžete rychle zajistit fungování účetního systému. Kromě toho se sníží náklady na účetnictví a celému procesu je poskytnuta náležitá podpora. VTím se rozlišují následující typy služeb:

1. Příprava a provedení daňových a/nebo finančních výkazů.
2. Zpracování dokumentace.
3. Sledování implementace stávajících právních norem.
4. Včasné předložení požadovaných informací kontrolním orgánům.

Existuje názor, že využívání účetních služeb třetích stran je ekonomicky výhodné pouze pro malé podniky. Ale s kompetentní organizací vztahů jej mohou používat i středně velké podniky. Velké podniky preferují řízení samy. I když jsou mezi nimi tací, kteří využívají služeb převodu účetních funkcí na externí partnery.

Jaké jsou výhody outsourcingu účetnictví pro společnosti, které využijí této příležitosti?

Obecně to je:

1. Snížení nákladů na údržbu specialisty. Využití služeb společnosti je mnohem levnější než přilákat kvalifikovaného zaměstnance. Koneckonců, nemusíte platit měsíční mzdy, dovolenou nebo poskytovat sociální balíček. Také není potřeba kupovat účetní deníky, instalovat a udržovat specializované právní referenční systémy, organizovat pracoviště a mnoho dalšího.
2. Není problém najít kvalifikovaného zaměstnance. Zkušení účetní jsou drazí, ne každá firma si je může dovolit. Zatímco začínající specialisté se z důvodu nedostatku nebo malých zkušeností řídí touto metodouchyby a pokusy, které někdy stojí ještě víc než přilákání kvalifikovaného zaměstnance.
3. Stálost služeb. Personální účetní může jít na dovolenou nebo nemocenskou. Vzdálený specialista zpravidla nepracuje sám a vždy se za něj najde náhrada, která může pokračovat v práci.
4. Služební kompetence. Vzhledem k tomu, že práce probíhá většinou ve skupině, je možné řešit i ty nejsložitější a nestandardní situace.
5. Příležitost získat radu od kvalifikovaného specialisty, což vám umožní soustředit se na řešení klíčových problémů.

Obecně vysoká kvalita, přísná důvěrnost a pojištěné služby.

Nyní se na to podíváme podrobně

Jaký je outsourcing účetnictví? To je složitější otázka, než by se na první pohled mohlo zdát. Může zajistit přenos celého procesu nebo selektivní přenos. To znamená, že pouze některé účetní funkce jsou outsourcovány: příprava statistických výkazů, mzdové agendy a podobně. A tady se dostáváme k tomu, z čeho se ceny skládají.

Outsourcing účetních služeb není poskytován za pevnou sazbu. Náklady jsou ovlivněny daňovým systémem, počtem transakcí, obratem společnosti. Je třeba mít na paměti, že pokud dojde k chybě, ztrátě dokladů, poškození, pak odpovědnost většinou nese servisní firma, která účetnictví převzalaoutsourcing. Ale někdy to neusnadňuje. Při výběru organizace byste měli věnovat pozornost pracovním zkušenostem, získané pověsti, dostupnosti certifikátů a diplomů a také rozsahu poskytovaných služeb. Převod části nebo dokonce všech účetních funkcí není snadným krokem pro žádnou společnost. A než se pro něj rozhodnete, musíte se vypořádat se všemi detaily. Abyste lépe pochopili, co je outsourcing účetnictví, vedení záznamů na dálku, můžete se seznámit se zákonem č. 402-FZ. Byla přijata asi deset let po objevení se trhu v Rusku, takže byla schopna absorbovat zkušenosti z již docela aktivní činnosti.

Malá odbočka

Outsourcing účetnictví je přístup k optimalizaci obchodních procesů. Umožňuje vám soustředit se na hlavní podnikání, snižuje finanční rizika a náklady. První společnosti poskytující tyto služby se objevily v Ruské federaci na začátku 21. století. I když v některých jiných zemích je tradice používání takových řešení mnohem běžnější. V západní Evropě tak takové služby využívá 86 procent malých a středních podniků. A v USA se toto číslo obecně rovná 92 %. V samotné Ruské federaci je vznik a rychlý rozvoj tohoto trhu způsoben potřebou společností se zahraničním kapitálem podávat zprávy v souladu s mezinárodními standardy.

Podpora účetnictví (outsourcing) si dnes získala širokou oblibu mezi různými organizacemi různých forem vlastnictví. V roce přijetí regulačního zákona tak připadlo 44 % všech případů převodu funkcítato oblast. Ve finančním vyjádření se tato částka odhadovala na pět až deset milionů dolarů. Nyní tento trh roste o 6–8 % ročně a jeho objem se odhaduje na miliardy rublů. A není se čemu divit, protože v době krize chce mnoho společností snížit finanční náklady a získat kvalitní účetnictví. Proto přecházejí na externí službu. Dalším významným faktorem, který ovlivňuje oblíbenost služby v Ruské federaci, je neustálé posilování státní správy v oblasti daní. Pravidelně můžete pozorovat komplikaci výkaznictví a účetnictví, nárůst pokut i za drobné chyby.

Co dalšího je v Rusku?

Vzhledem k tomu, že bylo nastoleno téma Ruské federace, pojďme to dotáhnout do konce a pořádně zvážit, co je to účetní podpora. Outsourcing umožňuje společnostem a jednotlivcům snížit rizika a získat spolehlivé poskytovatele služeb. Pokud se budeme bavit o odvětvové struktuře, pak ji nejvíce využívá sféra obchodu. Tvoří čtvrtinu příjmů outsourcingových společností. Na druhém místě je ropný a plynárenský průmysl. Finanční sektor uzavírá trojici.

Navíc je třeba upozornit na účetní poradenství. I když neexistují žádné účetní problémy, je užitečné pravidelně komunikovat se zkušenými odborníky, abyste poznali nuance neustále se měnící daňové legislativy. Přece jen se snad zavedl jistý benefit. Zejména potřebují účetní outsourcing pro jednotlivé podnikatele amalé podniky, kdy údržba dalšího specialisty nedává smysl kvůli malému obratu nebo malému vytížení. Totéž lze říci o firmách, které chtějí své zaměstnance osvobodit od rutinní práce za přítomnosti velkého množství podobných operací. Kromě toho lze náklady na outsourcing odepsat do nákladů. V tomto případě bude DPH odečitatelná. V průměru vám využití outsourcingu umožňuje dosáhnout snížení nákladů o 25–30 procent!

Jak víte, že vše bude dobře provedeno?

Nedostatečně dobré provedení je metlou moderního podnikání. Jak poznáte, že práce bude odvedena dobře? Vzhledem k tomu, že zde funguje trh, mají samotné společnosti zájem na udržení vysokých standardů. A protože všechny probíhající obchodní procesy jsou zpravidla již dlouho vypracovány, řešení složitých i jednoduchých rutinních problémů se provádí velmi rychle. Klientovi je přitom velmi často navíc nabízena podpora několika specialistů současně: právníků, odborníků na pracovní a daňovou legislativu. Kromě toho mají sami zájem rychle reagovat na změny v regulačním rámci a přizpůsobovat se měnícím se podmínkám, aby si udrželi svůj vlastní podíl na trhu a zvýšili jej.

Odpovědnost za výsledek

Při uzavření smlouvy o outsourcingu účetnictví, jejíž vzor lze obvykle nalézt na webových stránkách společnosti, nese každá strana určitézávazky. Pro podniky využívající externí služby je zde největší zájem o odpovědnost za výsledek. Za způsobení újmy při poskytování účetní podpory v důsledku chyb, opomenutí, ztráty a poškození dokladů, neúmyslného porušení platných právních předpisů je dle platné legislativy odpovědná servisní společnost. Tento bod by měl být prostudován podrobněji, ale obvykle outsourcing přebírá všechna rizika a odškodní za pokuty a penále uložené finančním úřadem. Tím docílí situace, kdy má mimořádný zájem eliminovat jakoukoli možnost jejich vzniku. Zatímco pokud účetní udělá chybu, pak společnost sama musí zaplatit pokuty a sankce.

Soukromí

Zadavatel a jeho klient jsou plnohodnotnými obchodními partnery. Jejich zájmy jsou stejné. Proto mezi nimi musí být uzavřena dohoda o utajení veškerých informací, které získají uzavřením smlouvy o outsourcingu účetních služeb. Děje se tak, aby se předešlo případným ztrátám a poškození zájmů obsluhovaného klienta. Vzorem spolehlivosti je v tomto případě velká a známá společnost British Petroleum. V roce 2002 uzavřela servisní smlouvu. A žádné ztráty v souvislosti s tím neobdrželi dodnes. Pro zajištění důvěrnosti se používají různé možnosti k minimalizaci možného úniku dat.

Rizika

Většina řečí byla o výhodách. Ale nejsou jen oni. Jako u každé činnosti existují určitá rizika, která mohou ovlivnit prováděné procesy. A je potřeba o nich vědět a mít je stále na paměti, a ne slepě vychvalovat outsourcing účetnictví. Dohoda o doprovodu by s nimi měla počítat, aby později nedošlo ke zklamání. Takže krátký seznam:

1. Riziko ztráty reputace. Je spojena zpravidla s neuspokojivým poskytováním služeb ze strany outsourcingu. Například ztráta dobré pověsti u finančního úřadu.
2. Riziko úniku informací. Když jsou účetní funkce převedeny na organizaci třetí strany, vždy dojde k bezpečnostnímu problému. Je to zvláště důležité z hlediska ztráty soukromí.
3. Provozní riziko. Vzniká použitím nedokonalé technologie nebo nekompetentností.
4. Riziko snížené odezvy. Vyjadřuje se poněkud opožděnou reakcí na určité problémy.
5. Osobní riziko. Nyní je legální využívat výhradně klasický účetní outsourcing. Agenturní práce je zakázána a výrazně omezená je i externí práce. Vzhledem k tomu, že takové omezení bylo zavedeno relativně nedávno (v roce 2016), existuje, byť malá, ale šance setkat se s firmou, jejíž činnost v oblasti účetnictví není licencována.

Kolik to stojí?

ANyní se podívejme na otázku ceny. Outsourcing účetních služeb je hodnocen v závislosti na mnoha různých parametrech. Nejdůležitější a nejběžnější jsou daňový systém, počet zaměstnanců a také obchodní transakce provedené v daném období. Je těžké přesně říci, kolik stojí outsourcing účetních služeb v Moskvě. Přibližné ceny v rozmezí vypadají asi takto:

Počet dokumentů za měsíc	Obecný systém	Zjednodušené zdanění
Až 10	5000 rublů za měsíc	3000 RUB
Od 11 do 30	9000	6700 RUB
Od 31 do 50	15000	12000 RUR

I když se nejedná o úplné náklady na outsourcing účetnictví. Ceny v Moskvě se mohou velmi lišit. Podívejme se na jiný systém. Pouze to bude založeno na obratu společnosti. Přibližná cena v tomto případě je:

Obrat společnosti	Náklady na údržbu za měsíc
Až 250 tisíc rublů	3500
Až 500 000	5000
Až 1 milion	5500
1–2 miliony	10000
2–3 miliony	13 000
3–4 miliony	14 000

Při diskuzi o ceně je zároveň potřeba si ujasnit, co všechno obsahuje základní balíček. Mezi nejčastější a žádané momenty patří podpora 1C, běžné účtování podle všech registrů, příprava zálohových reportů, tvorba knih nákupů, prodejů a pokladen, vedení personální evidence, mzdové agendy, ostatní odměny, ochrana zájmů a. partnera na finančním úřadě, platební příkazy a doručování informací do controllingových služeb.

Závěr

Jak vidíte, jedná se o ziskový byznys – outsourcing účetních služeb. Smlouva umožňuje zobrazit všechna rizika a upevnit vztah v právní rovině. Tento přístup umožňuje výrazně snížit náklady (což je mimořádně výhodné pro malé firmy), zajišťuje včasné podání všech informací a předchází pokutám a dalším sankcím, které mohou být udělovány finančními úřady. Při výběru společnosti by se ale nemělo zapomínat na pozornost a opatrnost. Ostatně na tom hodně záleží. Pokud k této záležitosti přistoupíte nedbale, můžete později mít spoustu problémů. Navíc porušení důvěrnosti a poskytování údajů konkurentům není nejhorší problém. Koneckonců, k provádění outsourcingu účetnictví nepotřebujete získat speciální licenci. A záruka kvality služeb, ale i prácenikdo nemůže dát.

Můžete se soustředit pouze na zkušenost obchodní struktury, její stávající pověst, diplomy a certifikáty a také na rozsah poskytovaných služeb. Naštěstí v době internetu není těžké tohle všechno zjistit. Můžete navštívit stránky outsourcerů nebo dokonce speciálních organizací, které sledují jejich činnost. Zároveň byste měli věnovat pozornost tomu, kolik společností spadá do jejich jurisdikce, protože příliš mnoho z nich negativně ovlivňuje kvalitu služeb. Smlouvu o outsourcingu účetních služeb je vhodné prostudovat dlouho před podpisem, jejíž vzor by měl být na webu společnosti nebo odborníka, který se vám líbí.