Nomenklatura záležitostí organizace: vyplňování vzorku. Jak vytvořit nomenklaturu záležitostí organizace?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Každá organizace v procesu práce čelí velkému toku dokumentů. Smlouvy, statutární, účetní, interní dokumenty… Některé musí být uchovávány v podniku po celou dobu jeho existence, ale většinu certifikátů lze po skončení platnosti zničit. Aby bylo možné rychle porozumět shromážděným dokumentům, je sestavena nomenklatura záležitostí organizace. Ukázky tohoto dokumentu a algoritmus pro jeho konstrukci budou diskutovány níže.

Účel

V každé organizaci jsou vytvořeny stovky dokumentů. Každým dnem se hromadí, pracovníci se postupně nahrazují. V určitém okamžiku je obtížné najít objednávku z doby před dvěma lety. Aby se takovým situacím předešlo, je vytvořena nomenklatura případů.

Definice

Případ je dokument týkající se jednohoproblém, oblast činnosti. Číselník případů je seznam, který obsahuje seznam otevřených případů s uvedením doby jejich uložení. S jeho pomocí můžete správně organizovat pracovní postup. Nomenklatura případů obchodní organizace, jejíž vzorek bude probrán níže, je sestaven za tímto účelem:

• systematizace seskupování dokumentů, která zajišťuje jejich rychlé vyhledávání a bezpečnost;
• přidělení registračního čísla podle klasifikace případů;
• vypracování soupisu dokumentů pro trvalé, dlouhodobé a osobní uložení (včetně aktů zničení).

Nomenklatura případů se používá při výběru dokumentů k archivaci a zničení. Tuto multifunkční referenci potřebuje každá organizace pro zefektivnění kancelářské práce. V tomto případě nezáleží na formě vlastnictví organizace. Pokud lze v předpisech a rezolucích nalézt vzorovou nomenklaturu případů lékařské organizace, bude muset být analýza otevřených případů soukromé organizace sestavena nezávisle.

Vyžadováno nebo vynuceno?

Sestavení tohoto seznamu je zajištěno „Pravidly pro práci archivů“. Je povinný pro organizace, které vytvářejí archiv jako samostatnou službu. Tento seznam kromě státních a městských institucí zahrnuje také některé komerční struktury, jako jsou notářské kanceláře.

Všechny ostatní instituce potřebují vytvořit nomenklaturu případů, aby systematizovaly práci s dokumenty, protože podniky všech foremmajetku jsou povinni zajistit bezpečnost archivních odkazů. To je stanoveno federálním zákonem č. 125. Podrobný seznam úkolů by měl být spuštěn nebo aktualizován ve čtvrtém čtvrtletí kalendářního roku.

Struktura

Číselník případů by měl obsahovat všechny podané případy, kromě tištěných publikací: výpisy zaměstnanců, potvrzení o práci, časopisy, účetní knihy, veškerou dokumentaci strukturálních divizí, korespondenci strukturálních divizí atd. Dokumentace s omezeným přístupem musí obsahovat nadpis „Síla“. Adresář by měl obsahovat soubory dočasných provizí, divizí. Ale například odborová organizace je nezávislá organizace. Jeho zaměstnanci se samostatně podílejí na tvorbě adresáře. Archiv musí rovněž obsahovat názvy nevyřízených případů likvidovaných podniků, jejichž právním nástupcem je stávající organizace.

Ukázku vyplnění nomenklatury záležitostí organizace můžete vidět níže.

Dnes mnoho podniků vede dokumentaci v elektronické podobě. Některé zprávy nejsou ani vytištěny na papírové podobě. Na konci každé části uveďte, jaké záznamy jsou vedeny elektronicky, uveďte počet souborů a nezbytná klíčová slova pro vyhledávání. Některé instituce vytvářejí samostatnou elektronickou nomenklaturu případů pro komerční organizaci. Vzorek a algoritmus pro jeho vyplnění musí plně odpovídat přijatým standardům.

Kde začít?

Odpovědnost za sestavení adresáře ve velkých institucích nese dokumentační služba(sekretariát, úřad), a v malých - tajemník, další jmenovaná osoba. V komerčních organizacích tuto funkci plní personální oddělení, ve kterém vzniká většina dokumentů. Vzhledem k tomu, že informace musí pocházet ze všech strukturních jednotek, je účelnější začít s vypracováním objednávky o nomenklatuře případů v organizaci. Ukázka takové objednávky je uvedena níže.

ABC LLC

20.11.2017 Moskva

Pro účely systematizace, ukládání a účtování dokumentace

OBJEDNÁVKA:

• Schválit a uvést do oběhu nomenklaturu souborů společnosti od 01.01.2018.
• Vedoucí strukturálních divizí pro zajištění tvorby případů ve schválené podobě.
• Pošlete sekretářce do strukturních oddělení výpisu z příručky k práci.

CEO Ivanov N. A.

Pro instituce v některých oblastech činnosti již ministerstvo vypracovalo vzorky nomenklatury záležitostí organizací. Tato nuance by měla být vyjasněna před vytvořením adresáře. Vzorové nomenklatury by měly být vyplněny přesně v souladu s danou vzorovou nomenklaturou případů organizace. Ostatní instituce mohou tyto průvodce použít k sestavení jednotlivého dokumentu.

Podpůrná dokumentace

Při vývoji formuláře adresáře by se komerční organizace měly zaměřit na:

• "Pravidla archivů" (rozhodnutí federálního archivu ze dne 06.02.02);
• § 5 vyhlášky č. 477 ze dne 15.06.2009 „o schválení pravidel práce v kanceláři“.
• Pokyny pro kancelářskou práci.
• Seznam archivních dokumentů.

Měli byste si také prostudovat personální tabulku, chartu, místní zákony, předpisy o rozděleních, pravidla, normy, pokyny, soupisy případů. Obsahují odkazy na relevantní dokumenty. Nejprve se sestaví vzorky nomenklatury záležitostí organizace podle divizí, aby se pak vytvořil obecný adresář. Někdy se uplatňuje spíše funkční než strukturální princip. To znamená, že distribuci neprovádějí oddělení, ale funkce.

Jak vytvořit vzorovou nomenklaturu záležitostí organizace?

Tvar adresářů je uveden v příloze č. 8 "Pravidel pro práci s archivy". Referenční knihy jsou sestaveny na hlavičkovém papíře organizace. Hlavní část zprávy je prezentována ve formě tabulky a skládá se z 5 sloupců:

• index případu;
• title (svazky, části);
• číslo (svazky, díly);
• doba použitelnosti, číslo artiklu na seznamu;
• poznámka.

Index

Index je digitální označení strukturální jednotky v rámci podniku. Například: 04-06, kde 04 je pořadové číslo personálního oddělení, 06 je pořadové číslo případu. Index se může skládat ze tří dvojic čísel, např.: 04-03-08, kde 04 je kód finančního a ekonomického oddělení, 03 je označení účetního oddělení, 08 je číslo případu. Index může být číselný, abecední nebo smíšený.

Nadpisy

Nadpisy jsou rozděleny podle důležitosti dokumentů. Za prvé, organizačníadministrativní dokumentace (počínaje vyššími celky a přechází ke strukturním celkům). Poté jsou uvedena pravidla a předpisy vypracované samotnou organizací. Dále jsou zohledněny plány a zprávy (roční, čtvrtletní, měsíční). Návrhy administrativních dokumentů jsou umístěny za hlavními dokumenty. Případy stejného typu (například osobní karty zaměstnanců) se vyplňují v abecedním pořadí.

Nadpis by měl shrnovat obsah dokumentu. Použití obecných formulací jako „různé“, „korespondence“, „došlé / odchozí dokumenty“není povoleno. Záhlaví případu obsahuje následující prvky:

• název dokumentu nebo typ podaného případu, pokud je dokument součástí velkého objemu;
• autor dokumentu (název organizace nebo oddělení);
• adresát (od kterého jsou dokumenty přijímány nebo komu budou dokumenty zaslány);
• shrnutí/esence (například „Otázky k certifikaci“);
• název území;
• datum/období;
• označte, pokud soubor obsahuje kopie jiných dokumentů, nikoli jejich originály.

Objem každého obalu by neměl přesáhnout 250 listů. Pokud se předpokládá, že pouzdro bude objemné, pak je rozděleno na části a svazky. Třetí sloupec na konci kalendářního roku udává počet skutečně zahájených případů.

Čtvrtý sloupec uvádí podmínky uchovávání dokumentů podle Pravidel. Musí je dodržovat jak vládní, tak komerční organizace. Pokud dokument není v Pravidlech, pak jeho termínskladování by mělo být určeno na základě seznamu. Odpočítávání úložní doby začíná 1. ledna následujícího roku po jejím zřízení. Pokud byl certifikát vydán v roce 2016, odpočítávání by mělo začít od 01.01.2017.

Aktualizace seznamu

Každoročně se při přenosu souborů do archivu odešle podrobný seznam. Takto vypadá aktualizovaná vzorová nomenklatura případů pro pobočku bezpečnostních organizací:

V průběhu roku jsou všechny dokumenty seskupeny podle schváleného formuláře. Pokud potřebujete přidat dříve nepoužitou sestavu, vygeneruje se nová hlavička. A proces se opakuje podle výše popsaného algoritmu.