Projektový management – co to je? Výhody a nevýhody

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2024-01-17 18:44

Projektové řízení je nedílnou součástí moderního systému řízení v Rusku. Mnoho tuzemských i zahraničních firem využívá projektový management ke zlepšení kvality produktů a služeb, snížení nákladů, zvýšení zisku. Co je projektové řízení a jaké jsou jeho hlavní výhody?

Co je to projekt?

Pojem „projekt“lze interpretovat zcela odlišnými způsoby. První možnost zahrnuje definici projektu jako souboru dokumentace, podle kterého je možná stavba budovy nebo stavby. Tento článek se bude zabývat druhým významem slova „projekt“.

Existuje mnoho definic projektu, i když se všechny shodují na jedné věci: projekt je myšlenka, která zahrnuje realizaci konkrétního věcného úkolu v omezeném časovém období. Zároveň se hlavní rysy projektu nazývají:

• Jedinečnost (projekt je něco, co vzniká poprvé).
• Časově omezené (projekt má vždy termíny pro jeho realizaci).
• Účelnost (projekt je vždy realizován za účelem řešení konkrétních problémů, vyjádřených zpravidla v kvantitativních jednotkáchměření).

Pokud jsou splněny všechny tři podmínky, lze soubor aktivit nazvat projektem.

Programy a portfolia

Projekty jsou často seskupeny do programů a portfolií. Programy jsou zároveň souborem projektů, které spojuje společný cíl. Například program na zlepšení kvality vzdělávání obyvatel může zahrnovat projekty na zvýšení platů učitelů o 20 %, výstavbu 15 nových škol, vydání 26 nových učebnic v základních předmětech.

Portfolio projektů sdružuje projekty financované z jednoho zdroje bez ohledu na jejich cíle. Portfolio projektů Společnosti N může například zahrnovat charitativní projekty, výstavbu nové firemní kanceláře, oslavu výročí ředitele a zvýšení ročního obratu o 10 %.

Projekty v portfoliích a programech by také měly mít tři hlavní vlastnosti popsané výše.

Základní principy projektového řízení

Vzhledem k dynamicky se rozvíjejícímu trhu s technologiemi určenými k usnadnění procesu řízení je obtížné pojmenovat konkrétní metody, které plně vystihují projektové řízení.

Řízení projektu zahrnuje mnoho přístupů a nástrojů a je založeno na následujících základních principech:

• Zaměřené na výsledek. Tento princip je určen významem pojmu „projekt“. Projektové řízení není jen řízení kvality, je to účelný soubor vzájemně propojených akcí.
• Princip „designového trojúhelníku“. Vprojektové řízení by se mělo řídit vzájemnými závislostmi mezi: načasováním, rozpočtem, kvalitou projektu. Změna jednoho z faktorů vede ke změně ostatních, což z nich dělá strany stejného trojúhelníku.



• Účtování životního cyklu projektu. Životní cyklus projektu začíná vytvořením samotné myšlenky vytvoření projektu a končí uplynutím časového období uvedeného v projektu. Životní cyklus projektu zpravidla končí v okamžiku, kdy začíná životní cyklus produktu, který je výsledkem projektu.
• Procesní přístup k řízení. Tento princip zahrnuje hodnocení projektu jako souboru procesů, které jsou vzájemně propojeny a vrcholí průběžnými výsledky v podobě polotovarů nebo důležitých dokumentů. Tento přístup vám umožňuje ovládat projekt bez takzvaných „slepých zón“.

Metody povzbuzování účastníků projektu

Pobídkám účastníků projektu je obvykle věnována zvláštní pozornost, když je projektový management vybrán k provádění konkrétních úkolů. Projektové řízení obvykle zahrnuje hmotné a nehmotné motivační mechanismy.

Hmotné pobídky zahrnují bonusy, pokuty, dodatečné platby za předčasné dokončení dílčích úkolů.

Nehmotné metody motivace zahrnují certifikáty a disciplinární dary ve formě volna a také soutěž mezi účastníky projektu v rámci konkurenční soutěže.

Hlavní fáze projektového řízení

Řízení projektu probíhá ve fázích životního cyklu projektu a ve fázích složitosti řízení. Vztah mezi fázemi a fázemi je uveden v tabulce níže.

PHASES:	Cost Management	Správa splatnosti	Správa obsahu	Řízení rizik
STAGES:	1	2	3	4
Zahájení	Předběžný odhad financování	Předběžný odhad harmonogramu projektu	Definice klíčových úkolů	Předběžná analýza možných negativních faktorů
Plánování	Výpočet rozpočtu a hledání zdrojů financování	Výpočet harmonogramu projektu	Výpočet cílů projektu	Výpočet úpravy rizika
Implementace	Financování projektu po etapách	Monitorování implementace plánu	Sledování dosahování průběžných ukazatelů	Sledování změn klíčových řidičů
Uzávěrka	Odhad zisku/ztráty	Leg/vedoucí skóre	Posouzení dokončení/nesplnění cílů projektu	Analýzachyby

Oblasti projektového řízení tedy zahrnují finanční, personální a strukturální oblasti organizace.

Rozsah projektového řízení

Struktura projektového řízení zahrnuje rozdělení veškeré práce organizace do projektů, které jsou časově a cíleně omezené. Zároveň se u každého projektu vytvoří tým a tým projektových manažerů, kteří manažerovi podávají zprávy o průběhu svého projektu.

V tomto ohledu se projektový management používá zpravidla v organizacích různých odvětví a velikostí s širokou škálou současně realizovaných zakázek. V malých podnicích však projektový management využívá i k řešení konkrétních problémů modernizace výroby nebo například zavedení nového produktu.

Projektový management ve stavebnictví

Ve stavebnictví je použití metodiky projektového řízení obzvláště důležité. Ve firmách, které plní funkce zákazníka nebo dodavatele, projektový management využívá přirozeného dělení práce na projekty (podle produktového principu, to znamená, že stavba každé budovy je samostatný projekt), a struktura vrcholového managementu prakticky nevyžaduje vážnou restrukturalizaci.

Řízení projektové organizace se také často provádí podle projektového principu, úspěšně s využitím již vytvořených týmůdesignéři jako projektový tým.

Řízení projektů ve státních strukturách

Řízení projektů ve státní správě je poměrně nový trend naší doby. Programově-cílový způsob řízení, který se rozvíjel od sovětského období, má nyní podobu projektového řízení v celé zemi. Nyní se pro řešení strategicky důležitých úkolů pro stát využívají programy, které zahrnují jednotlivé projekty s cílovými indikátory a termíny realizace. Samotná metodika pro správu takových programů však stále není ideální a vyžaduje modernizaci a aktualizaci.

Zkušenosti s implementací projektového řízení v regionu Belgorod

Projektová veřejná správa se osvědčila po celém světě. V Rusku jsou zkušenosti s aplikací této technologie v regionu Belgorod.

Tento rozsáhlý experiment ovlivnil téměř všechny aspekty státní služby v regionu Belgorod. Mezi hlavní prvky patří školení projektového managementu, organizační a metodická podpora, kontroly na místě, motivace, hodnocení kompetencí zaměstnanců, odborné komise pro přezkoumání projektu.

Projektové řízení regionu Belgorod nyní zahrnuje kolegiální orgány projektového řízení:

• Mezirezortní komise pro řízení projektových aktivit.
• Odvětvové odborné komise, které rozhodují o otevření/uzavření projektů.
• Regionální projektová kancelář, která kontroluje dodržování metodikyprojektový management.

One Stop Shop

V rámci přechodu na projektové řízení přešel region Belgorod v roce 2010 na koordinaci investičních projektů prostřednictvím systému „one window“, dnes dobře známého v Moskvě. Roli tohoto okna právě plní jedna z nově zaváděných služeb – krajská projektová kancelář. Nyní, přesně měsíc po podání žádosti do projektové kanceláře, obdrží podnikatelský subjekt schvalovací dokument.

Automatizovaný informační systém "Řízení projektů"

Informační a technická podpora pro řízení projektů v regionu Belgorod je realizována prostřednictvím automatizovaného informačního systému (AIS) "Project Management". Toto je webová aplikace bez softwaru, která pro projekty, portfolia a programy plní následující funkce:

• Údržba registru (databáze).
• Plánování.
• Rozpočet.
• Monitorování implementace na regionální a komunální úrovni.
• Rozdělení pravomocí a odpovědností týmu.
• Změnit obsah.
• Systém upozornění na nadcházející a nadcházející události pro projekty.
• Tok dokumentů.
• Automatické analytické hlášení.
• Integrace s elektronickou vládou regionu Belgorod.

Výhody a nevýhody projektového řízení

Popsané zkušenosti se zaváděním projektového řízení v regionu Belgorod se ukázaly jako úspěšné. Efekt těchto změn se projevil především vzvýšení tempa růstu hrubého regionálního produktu o 0,1 % (více než 3 miliardy rublů), zkrácení doby schvalování projektu (o 2 měsíce u každého projektu) a zvýšení míry rozvoje investic do regionu o 23 %. Nejdůležitějším výsledkem je však formování projektového myšlení mezi zaměstnanci, kteří aktivně analyzují a snaží se problém řešit, někdy i pomocí nestandardních inovativních metod.

Motivace a restrukturalizace manažerské struktury umožnily získat pozitivní efekt nejen pro státní správu, ale také pro podnikání, vytvoření příznivého investičního klimatu a odstranění překážek podnikání.

Obyvatelstvo regionu se nyní aktivně podílí na výběru a kontrole realizace důležitých strategických projektů. Pro lidi je projektový management příležitostí využívat vysoce kvalitní služby a vysokou mobilitu.

Přes všechny výhody struktury projektového řízení má tento přístup také nevýhody.

Především přechodné období. Projektovému týmu trvá určitou dobu, než bude spolupracovat a vykonávat své funkce jako dobře koordinovaný mechanismus.

Zadruhé, při implementaci projektového řízení v podniku může být hledání dobrého projektového manažera zpožděno. Na osobnostní a profesní kvality projektového manažera jsou kladeny velmi vysoké požadavky: komplexní kvalifikace, úplné ponoření se do projektu, zkušenosti s projektovým řízením požadovaných specifik.

Za třetí nevýhodu projektového řízení lze považovat nutnostrozdělení firemních zdrojů mezi projekty. V „chudých“firmách to nemusí být vůbec proveditelné. Projektoví manažeři budou muset „bojovat“o financování a personál, což je nepřijatelné v podmínkách naprosté kontroly všech fází životního cyklu projektu.

Jednou z nejdůležitějších nevýhod cesty projektového řízení v organizaci je zaměstnávání členů projektového týmu a projektového manažera po dokončení projektu. Jak víte, pracovní vytížení týmu je nejdůležitějším pravidlem úspěšného podnikání a v případě projektové práce se pravidelně objevují skupiny specialistů „visících ve vzduchu“, kteří najednou ztrácejí svou stálou pracovní zátěž.

Shrneme-li výše uvedené, můžeme dojít k závěru, že projektové řízení je nedílnou součástí moderního obchodního prostoru a studium jeho základů je prostě nezbytné pro kompetentní rozhodování managementu jak na státní úrovni, tak v rámci jednoho podniku.