Hlášení dokumentu: typy, forma, vzor a design

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22

Řádná dokumentace je důležitá pro každou organizaci, protože vám umožní kvalifikovaně se zapojit do hlavní činnosti a nebát se daňových a jiných auditů. Vykazovací dokumenty se připravují v různých typech a formách. Typy dokumentace se liší v závislosti na typu společnosti, jejím oboru podnikání a mnoha dalších faktorech.

Obecný koncept

Výkazový dokument odráží soubor ukazatelů s výsledky práce společnosti za zvolené období. Výkaznictví může obsahovat tabulky s účetními, statistickými a dalšími údaji. Zpráva je výsledkem práce na účtování informací.

Výkazy jsou sestavovány podle formulářů doporučených Ministerstvem financí a Státním statistickým úřadem. Mohou to být souhrny pro konkrétní průmyslová odvětví i pro územní oblasti – okresy, regiony, v rámci celé ekonomiky.

Vykazované dokumenty lze klasifikovat podle typu, období, množství dat, stupně zobecnění.

Odrůdy

Podle typu se přehledy dělí na:

• accounting;
• statistical;
• provozní.

Účetnictví jsou systematizované údaje o majetkuorganizace, její finance, výsledky práce. Vykazovací účetní doklady jsou připraveny podle účetních informací.

Statistická data se připravují podle statistických, účetních a provozních záznamů.

Operativní reporting se připravuje na základě provozních materiálů pro určité časové intervaly – týden, měsíc, desetiletí atd. Tyto informace vám pomohou udržet provozní kontrolu nad pracovními procesy ve vaší organizaci.

Frekvence přípravy ohlašovacích dokumentů může být:

• inter-roční – za den, pět dní, deset dní, měsíc, čtvrtletí, půl roku.
• roční je shrnutí roku.

Vnitroroční statistické výkazy jsou aktuální a účetnictví je středně pokročilé.

Stupeň zobecnění informací ve výkazech se může lišit. V závislosti na tomto indikátoru jsou přehledy:

• primární – jsou sestavovány přímo organizací;
• konsolidované – připravené vyššími institucemi.

Jakékoli hlášení musí poskytovat spolehlivé údaje o aktivitách organizace, její finanční situaci, výsledcích práce a jakýchkoli změnách v těchto informacích.

Vzhled a obsah

Formy ohlašovacích dokumentů jsou schváleny státními předpisy.

Každá společnost vede interní reporting, který poskytuje informace o realizaci plánů, pokyny od vedení. Tyto zprávy připravují specialisté z různých oddělení společnosti a předkládají je vedení. Taková dokumentace můžebýt nazýván hlášením nebo pomocí.

Hlášení v rámci institucí se podávají ve volné formě. Odesílají se na papírových listech nebo na hlavičkovém papíře organizace.

V přehledu jsou vyžadovány následující údaje:

• název organizace;
• název strukturální jednotky nebo oddělení společnosti;
• název dokumentu;
• jeho datum a číslo;
• title;
• přímý text s výsledky práce;
• signature;
• schválení nebo usnesení.

Text zprávy obsahuje kompletní informace o provedené práci, analýze výsledků činnosti. Jsou vyvozeny závěry, v případě potřeby jsou předloženy návrhy. Ke zprávám jsou často připojeny vysvětlující poznámky. Datum zprávy musí být v souladu se souhlasem manažera.

Služební cesty

Samostatným typem hlášení jsou hlášení dokladů pro hotelové ubytování v případě služebních cest specialistů.

Cestovní náklady zahrnují náklady na pronájem hotelového pokoje. Společnost je ze zákona povinna uhradit zaměstnanci veškeré výdaje za hotelový pokoj.

Zaměstnanec, který se vrátil ze služební cesty, předloží jeden z těchto dokumentů:

• account;
• check;
• receipt.

Který z těchto dokumentů bude nejsprávnější a nebude vyvolávat otázky daňových úřadů?

Pokud hotel nepoužívá pokladní zařízení, pak zaměstnanec hotelumusí vyplnit speciální formulář. Můžete to nazvat různými způsoby: účtenka, šek, voucher.

Požadavky na formulář

Každý hotel má svůj vlastní formulář, ale vydaný podle schválených požadavků. Oznamovací doklady pro ubytování splňují následující požadavky:

• sestava obsahuje podrobnosti (název organizace, její číslo, série, adresa, DIČ, pečeť);
• samotný formulář je vytvořen v tiskárně nebo pomocí automatizovaných systémů, které jsou chráněny před neoprávněným přístupem a uchovávají informace po dobu pěti let;
• číslo dokumentu a série jsou přiřazeny.

Pokud zaměstnanec předložil dokument, který nesplňuje schválené požadavky, a společnost jej přijala a provedla, v případě nároků daňových zaměstnanců bude organizace moci hájit své náklady u soudu.

Pokud má hotel pokladnu

Hotely mají obvykle pokladny. Pak se nevyplňují ohlašovací doklady k ubytování a zaměstnanci je vystaven pokladní doklad. Je to on, kdo mluví o skutečnosti registrace a platby za hotelový pokoj.

K šeku může být přiložena faktura nebo jiný dokument, který poskytuje informace o registraci určitého zaměstnance.

Pokud byla zaměstnanci místo šeku vystavena účtenka a pokladní příkaz, mohou v takové situaci nastat problémy na straně daňových specialistů při sestavování hlášení. Společnost samozřejmě může své zájmy hájit u soudu, ale tento postup není příliš jednoduchý.

Účtenky za PKO jsou poskytovány i jako podklady pro hotelové ubytování. Jsou také akceptovány a obvykle nezpůsobují zbytečné otázky. Účtenky jsou považovány za oficiální dokumenty, které potvrzují přijetí peněz vedením hotelu.

V případě chybějících dokumentů

Existují také situace, kdy zaměstnanec nepředloží ani jeden dokument. Poté si účetní vyžádá od hotelu potvrzení o pobytu konkrétní osoby. A samotná společnost by měla mít informace o době cesty tohoto zaměstnance.

Takové nuance mohou vést ke sporům s daňovými úředníky, které se obvykle řeší u soudu ve prospěch organizace.

Situace nedoložení dokladů lze vysvětlit tím, že zaměstnanec nebydlel v hotelu, ale v pronajatém bytě. V tomto případě společnost hradí náklady na pronájem bydlení, zaměstnanec nenese žádné náklady, což znamená, že mu nejsou kompenzovány.

Účetní si často kladou otázku – jak tedy zohlednit náklady na zdanění? Společnost může při zdanění svých zisků vykazovat výdaje vynaložené na pronájem obydlí, ale pouze za období, kdy v něm její zaměstnanec skutečně bydlel. Výdaje ve všech ostatních obdobích budou považovány za nepřiměřené výdaje a nebudou daňovými úřady akceptovány.

Příprava reportovacích dokumentů je důležitým a zásadním momentem v činnosti každé organizace. Zpravidla to provádějí účetní pracovníci nebo vedoucí strukturálních oddělení.firmy. V případě potíží můžete využít služeb třetích stran.