2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 10:22
Abyste mohli jasně definovat pracovní povinnosti sekretářky, musíte vědět, o koho přesně jde. Ostatně na tuto pozici se lze dívat z více úhlů. Známý je například tajemník-referent jako zaměstnanec úřadu, generální tajemník jako vedoucí (vedoucí) určité organizace, státní tajemník jako státní úředník, tajemník jako diplomatická osoba, tajemník vedoucího jako zaměstnanec a další možnosti. Nejčastěji se pod touto pozicí rozumí zaměstnanec, který plní úkoly (úkoly) jak ředitele podniku, tak jednotlivých vedoucích jeho strukturálních útvarů. Ukazuje se, že oficiální povinnosti tajemníka se v tomto případě omezují na provádění jednorázových úkolů k vyřešení organizačních a technických problémů.
Co musí sekretářka vědět a dělat
Sekretářka musí denně vykonávat následující funkce:
- Přijměte informace od podřízených a přeneste je manažerovi.
- Zajistěte telefonickou komunikaci vedoucího. V jeho nepřítomnostipřijímat informace a poté je upozornit ředitele.
- Přijímat a uchovávat záznamy telefonních zpráv.
- Vytvořte podmínky pro běžnou práci hlavy: sledujte potřebu psacích potřeb a kancelářského vybavení.
- Pomoc s organizací produkčních porad a porad. Informujte účastníky o datu, místě a čase akce. Shromážděte potřebné materiály, zajistěte účast přítomných a pořiďte zápis z jednání.
- Provádějte kancelářskou práci v podniku. K tomu musí tajemník přijímat, systematizovat příchozí korespondenci a předkládat ji vedení k posouzení. Poté na základě uděleného víza předejte dokumenty účinkujícím proti podpisu. Povinnosti tajemníka také zahrnují kontrolu nad postupem, načasováním a výsledky jejich provádění.
- Proveďte tisk a reprodukci dokumentů.
- Organizovat přijímání návštěv u šéfa společnosti a pokud možno vytvářet podmínky pro rychlé řešení problémů.
Aby mohl zaměstnanec vykonávat tyto zdánlivě jednoduché pracovní povinnosti sekretářky, musí znát:
- celkové složení vedení podniku a jeho strukturálních divizí;
- charta, personál a struktura podniku, jeho profil, vyhlídky rozvoje a specializace;
- normativní dokumenty pro řádné vedení záznamů;
- pravidla pro používání kancelářského vybavení a komunikace;
- pravidla VTR, OT, požární bezpečnosti a průmyslové hygieny;
- pravidla organizace práce v práciumístění;
- normativní a právní úkony, příkazy, usnesení, příkazy k plánování, účetnictví a řízení kvality odvedené práce.
Úřední specifika
Pokud mluvíme o specifičtější, užší specializaci, pak je situace poněkud odlišná. Vezměte si například povinnosti sekretářky-úřednice. Samotný název pozice jasně definuje aspekt vykonávané práce. Obvykle má každý podnik již popis práce, který uvádí oblasti činnosti specialisty na vedení záznamů. Pokud taková instrukce neexistuje, je lepší ji vytvořit. K tomu byste měli použít kvalifikační příručku, která obsahuje přibližné vzorky. Poté musí být standardní verze dokončena ve vztahu ke konkrétní organizaci s přihlédnutím ke specifikům a interním vlastnostem. Obecně by se v povinnostech sekretářky měly jasně vysledovat 3 hlavní směry:
- Práce s korespondencí. Příjem, zpracování moderními způsoby a včasné odeslání.
- Správná interní dokumentace.
- Registrace, přísné účtování a přenos dokumentů do archivu k uložení.
Vlastnosti práce referenta
V některých podnicích je taková pozice zavedena do stavu, který zahrnuje širokou škálu povinností: od „referenčního pultu“až po „asistenta ředitele“. Takový specialistamusí mít široký rozsah znalostí a dobře ovládat situaci. Povinnosti referenta tajemníka se mírně rozšiřují v důsledku navýšení pravomocí. Obecně se jedná o obvyklou práci sekretářky, ale slovo „referent“doplňuje standardní seznam. Zejména asistent tajemníka může samostatně přijímat návštěvy k určitým otázkám. Díky určitým informacím je schopen samostatně se rozhodovat. Kromě toho referent vykonává odpovědné pokyny vedoucího ohledně ekonomické činnosti organizace (podniku). Někdy je náměstek tajemníka pověřen vedením personálních záznamů. To se provádí pouze tehdy, když vám celkový objem práce umožňuje vykonávat další povinnosti.
Doporučuje:
Jaké jsou povinnosti HR manažera?
Nyní je těžké si představit moderní společnost bez pozice HR manažera. Co takový zaměstnanec dělá? „Kádry rozhodují o všem“– toto známé tvrzení v naší době neztratilo svůj význam. Hledání a výběr personálu však není jediným úkolem HR manažera. Co ještě dělá personalista, se dozvíte z článku
Kdo je dispečerem posunu na železnici a jaké jsou jeho povinnosti
Přemýšleli jste někdy o tom, kde se formování vlaků z jednotlivých vozů odehrává a kdo to má na starosti? V tomto článku se můžete seznámit se zásadami organizace práce na seřaďovacích nádražích a zjistit, kdo je tím, kdo řídí vše, co se děje
Finanční analytik – kdo je to? Jaké jsou povinnosti
V moderním světě se objevilo takové množství profesí, že je někdy dokonce těžké si představit, co dělá odborník v určitém oboru. A protože nejdůležitějším odvětvím jsou finance, práce s nimi přitahuje velké množství uchazečů o vysoké školy a jejich absolventů. Povolání „finančního analytika“tedy vyvolává mnoho otázek o své podstatě a úkolech
Jaké jsou povinnosti ostrahy? Pracovní povinnosti a odpovědnost ostrahy
Povolání hlídače je dnes poměrně populární. A to vše proto, že se v těchto dnech otevírá stále více obchodů a obchodních center, ve kterých je nutné zajistit bezpečnost jak zaměstnanců a zákazníků, tak zboží a peněz na patřičné úrovni. Navíc továrny, různé městské instituce a řada dalších objektů neustále potřebují služby ostrahy. Nabízíme dnes podrobně zjistit, co je součástí povinností hlídače
Jaké jsou hlavní povinnosti vojáka. Všeobecné povinnosti vojenského personálu
Povinnosti vojáka jsou jasně upraveny zákonem. Podobné normy jsou stanoveny nejen pro důstojníky, ale také pro vojáky, které by měly být brány v úvahu při vstupu do armády
